Order Management: Effiziente Auftragsabwicklung mit System

Falsche oder verspätete Lieferungen, Probleme bei der Zahlung oder unklare Informationen über den Bestellstatus frustrieren Kund:innen. Eine effiziente Bearbeitung von Aufträgen ist entscheidend, um die Kundenerwartungen zu erfüllen und die Kundenzufriedenheit zu steigern. Ein Order Management System automatisiert deine Auftragsabwicklung und legt den Grundstein für deinen Geschäftserfolg.

Das Wichtigste im Überblick

• Das Order Management umfasst alle Aktivitäten zur Auftragsabwicklung von der Auftragsannahme bis zur Rechnungsstellung. Aufgrund der Beteiligung unterschiedlicher Unternehmensbereiche ist eine zentrale Steuerung für einen reibungslosen Ablauf notwendig.

• Ein effizientes Order Management erhöht die Kundenzufriedenheit und trägt zum Geschäftserfolg bei.

• Mit Hilfe eines Order Management Systems automatisierst du Arbeitsabläufe und optimierst den Zeit- und Ressourceneinsatz. Damit kannst du dich auf die wichtigen Dinge konzentrieren.

Was ist Order Management?

Order Management bzw. Auftragsverwaltung beschreibt den Prozess der Erfassung, Verfolgung und Abwicklung von Kundenaufträgen.

Das Order Management ist zentraler Bestandteil der Lieferkette und umfasst alle Aktivitäten die zur Bearbeitung von Bestellungen nötig sind – vom Bestelleingang über die Lagerverwaltung bis hin zur Rechnungslegung und dem Retourenmanagement.

Warum macht ein Order Management System Sinn?

Ein effektives Order Management ist entscheidend für den Geschäftserfolg. Eine schnelle und korrekte Lieferung der gewünschten Produkte oder Dienstleistungen stärkt die Kundenzufriedenheit. Gerade im e-Commerce steigen die Erwartungshaltungen der Kund:innen hinsichtlich einer schnellen Lieferung.

Das Order Management umfasst eine Vielzahl von Arbeitsschritten, wie beispielsweise:

• Auftragserfassung

• Bestandsmanagement

• Auftragsbearbeitung

• Logistik und Versand

• Zahlungsabwicklung

• Kundenservice

Diese Arbeitsschritte betreffen mitunter unterschiedliche Abteilungen, sodass ein reibungsloser und effizienter Prozess unverzichtbar für eine korrekte Bearbeitung ist. Die steigende Komplexität der Auftragsabwicklung, das steigende Auftragsvolumen sowie die Erwartungshaltung im e-Commerce machen ein Order Management System (OMS) daher unverzichtbar.

Vorteile eines Order Management System

• Automatisierung: Ein Order Management System automatisiert die Arbeitsabläufe des Auftragsmanagements. Damit werden manuelle Fehler vermieden, die Datenqualität erhöht und Kosten gesenkt.

• Erreichbarkeit: Ein Auftragsmanagementsystem ist rund um die Uhr einsatzbereit, sodass jederzeit auf wichtige Informationen zugegriffen werden kann und Aufträge effizienter abgewickelt werden.

• Skalierung: Die Automatisierung des Order-to-Cash-Prozess sorgt für einen standardisierten Geschäftsprozess. Dies spart wertvolle Zeit und legt den Grundstein für weitere Prozessoptimierungen.

• Zentralisierung: Mit einem Order Management System schaffst du eine zentrale Steuereinheit für alle Abteilungen und brichst Datensilos auf.

• Echtzeit-Information: Daten im OMS werden in Echtzeit wiedergegeben, wodurch ein besserer Überblick entsteht, du schneller auf potenzielle Probleme reagieren und schnellere Entscheidungen treffen kannst.

• Effizientes Bestandsmanagement: Das Auftragsmanagement unterstützt dein Bestandsmanagement, indem du auf Echtzeit-Daten zugreifen und diese auswerten kannst. Damit stellst du deine Lieferfähigkeit sicher.

Schaffe eine zentrale Steuereinheit, automatisiere deine Auftragsabwicklung und wickle deine Aufträge schnell und präzise mit dem Xentral ERP ab!

Funktionen Order Management System

Ein Order Management System zentralisiert alle Arbeitsschritte der Auftragsabwicklung, sodass Informationen gebündelt und Prozesse automatisiert werden. Für einen effizienten und reibungslosen Prozessablauf sollte das Order Management System folgende Funktionen unterstützen:

• Erfassung der Lagerbestände in Echtzeit und über alle Kanäle hinweg

• Integration unterschiedlicher Lagerstandorte

• Saubere Abwicklung des Fulfillment-Prozess

• Übersichtliche Darstellung des Auftragsstatus

• Prognose der Lagerbestände

• Integration aller relevanten internen Prozesse wie beispielsweise Lagerhaltung und Buchführung

• Integration unterschiedlicher Zahlungsdienstleister und Währungen

• Schnittstelle zu externen Fulfillment-Dienstleistern

• Reibungslose Kommunikation des Auftragsstatus mit den Kund:innen

Der Weg einer Bestellung vom Kauf bis zur Auslieferung erscheint in der Theorie recht einfach. In der Praxis sind jedoch eine Vielzahl von Arbeitsschritten und die effiziente Zusammenarbeit unterschiedlicher Abteilungen notwendig, um Aufträge schnell und korrekt zu bearbeiten.

Wer heutzutage noch auf Zettel und Stift oder ausufernde Excel-Tabellen setzt, wird die hohen Kundenerwartungen im e-Commerce kaum erfüllen können. Damit dein Unternehmen den Ansprüchen gerecht wird und Kund:innen zufrieden stellt, solltest du auf eine passende Softwarelösung zurückgreifen.