Order Management System (OMS): Definition, Vorteile und Arten

Das Wichtigste im Überblick

• Order Management Systeme können viele verschiedene Funktionen für die Optimierung der Auftragsabwicklung haben. 
• Sie haben viele Vorteile, darunter zum Beispiel die Kostensenkung und die Effizienzsteigerung. 
• Es gibt mehrere Arten von B2C und B2B Order Management Systemen mit unterschiedlichen Funktionsumfängen und Möglichkeiten. 
• Welches OMS zu deinem Unternehmen passt, hängt von verschiedenen Faktoren ab. 

Was ist ein Order Management System (OMS)?

Ein Order Management System (OMS) ist eine Softwarelösung für die zentrale Verwaltung und Abwicklung von Kundenaufträgen beginnend mit der Auftragsannahme bis hin zum Retourenmanagement. 

Als All-in-One Lösung für die gesamte Auftragsabwicklung können Order Management Systeme verschiedene Funktionen haben: 

• Bestellverwaltung für die Erfassung und Bearbeitung von Bestellungen aller Vertriebskanäle
• Bestandsmanagement für die Überwachung von Lagerbeständen mehrerer Standorte
• Auftragsabwicklung für alle auftragsbezogenen Prozesse (z.B. Kommissionierung, Verpackung, Versand)
• Liefermanagement für die Abwicklung des Versands 
• After-Sales für die Kundenbetreuung und das Retourenmanagement
• Berichterstattung für zielgerichtete Auswertungen und Analysen

Über welche Funktionen ein OMS genau verfügt, hängt von der Art des Systems und dem gebuchten Leistungsumfang ab. Welche Arten es gibt und wie du das richtige OMS für dein Unternehmen findest, erfährst du in diesem Artikel. 

Lesetipp: Bevor du tiefer in Order Management Systeme einsteigst, möchtest du erst einmal mehr über Order Management erfahren? Hier findest du alles Wichtige zum Thema. 

Vorteile eines Order Management Systems

• Mehr Effizienz: Ein OMS erleichtert und automatisiert die Auftragsabwicklung. Dadurch schaffst du mehr Aufträge in der gleichen Zeit. 
• Reduzierte Kosten: Ein OMS senkt die Betriebskosten durch die bessere Kontrolle der Lagerbestände und die Optimierung der Versandprozesse.
• Skalierbarkeit: Ein OMS unterstützt dich dabei, dein Unternehmen zu skalieren. 
• Mehr Kundenzufriedenheit: Ein OMS hilft dabei, die Durchlaufzeit zu verkürzen und die Kundenerfahrung zu verbessern. 
• Zentrale Verwaltung: Das OMS verhindert Datensilos und sorgt für eine einheitliche Datenbasis. 
• Echtzeit-Information: Im OMS greifen alle Mitarbeitenden in Echtzeit auf stets aktuelle Daten zu. 

OMS im Fulfillment-Prozess

Fulfillment ist der gesamte Prozess der Auftragsabwicklung. Er umfasst alle Schritte im Rahmen eines Kundenauftrags: Bestellannahme, Lagerhaltung und Kommissionierung, Verpackung, Versand und Retourenmanagement. 

Lesetipp: Alles über Fulfillment erfährst du in unserem Ratgeber.

Ein Order Management System ist elementar für das Fulfillment. Es unterstützt vom ersten bis zum letzten Schritt des Fulfillments, indem es die Bestellungen verwaltet, die Auftragsabwicklung automatisiert, bei der Lagerhaltung und dem Versandmanagement unterstützt und die Verwaltung der Retouren optimiert. 

Unterschiede und Arten von Order Management Systemen

Wenn du ein OMS in deinem Unternehmen implementieren möchtest, kannst du aus verschiedenen Arten und verschiedenen Funktionen wählen. Wir zeigen dir die wichtigsten Unterschiede.

Eigenständiges vs. unternehmensweites OMS 

Ein eigenständiges OMS funktioniert losgelöst von allen anderen Systemen und Bereichen deines Unternehmens. Es unterstützt dich im Bereich des Order Managements mit den Basisfunktionen der Auftragsverwaltung. Da es jedoch nicht mit anderen Systemen und Unternehmensbereichen verbunden ist, sind Automatisierungen nur in sehr begrenztem Maße möglich.

Im Vergleich dazu ist ein unternehmensweites OMS mit dem gesamten Unternehmen verbunden. Du kannst damit das volle Potenzial eines OMS ausschöpfen, Automatisierungen nutzen und auch übergreifende Prozesse aufeinander abstimmen. Dafür ist die Implementierung jedoch deutlich aufwendiger als bei einem eigenständigen OMS. 

Lokales vs. Cloud-basiertes OMS

Bei einem lokalen OMS betreibst du das Order Management System On-Premises – also auf deinen eigenen Servern. Das ist besonders sicher, da du Serverstandort, Sicherheitsrichtlinien und alle anderen Anforderungen selbst festlegst. Jedoch setzt das eine entsprechende IT-Infrastruktur und eine laufende Wartung voraus – und das kann hohe einmalige und laufende Kosten verursachen. 

Anders ist es bei Cloud-basierten OMS. Das System und alle Daten werden in der Cloud des Anbieters betrieben. Du benötigst keine eigenen Server, sodass du ohne Eingangsinvestition loslegen kannst. 

Automatisiertes vs. manuelles OMS

Bei einem automatisierten OMS kannst du viele verschiedene Automatisierungsmöglichkeiten, beispielweise für die automatische Rechnungserstellung nutzen. Dadurch bewältigst du selbst hohe Bestellaufkommen mit vergleichsweise geringem Personalaufwand. 

Im Gegensatz dazu musst du bei einem manuellem OMS alle Schritte manuell durchführen. Das kostet Zeit und ist fehleranfällig.

Integriertes vs. isoliertes OMS

Ein integriertes OMS ist über Schnittstellen in alle relevanten Unternehmensbereiche und Systeme integriert. Dadurch arbeitest du stets in allen Systemen mit der gleichen Datenbasis. Wenn du etwas in das OMS eingibst, werden die Änderungen automatisch ins ERP, CRM oder deine Warenwirtschaft übernommen. Das ist zwar bei der Implementierung etwas mehr Aufwand, dafür hat es im Arbeitsalltag zahlreiche Vorteile. 

Anders ist es bei isolierten Order Management Systemen. Sie bilden ein Datensilo innerhalb deines Unternehmens. Alle Informationen, die zwischen den Systemen ausgetauscht werden müssen, musst du manuell synchronisieren. Das kostet Zeit und Nerven und kann schnell zu Fehlern führen. 

Checkliste zur Auswahl eines Order Management Systems

Du bist noch nicht sicher, welches OMS zu deinem Unternehmen passt? Unsere Checkliste hilft dir dabei, bei der Auswahl strukturiert vorzugehen.

• Anforderungen definieren: Halte fest, welche Anforderungen das OMS im Arbeitsalltag erfüllen muss. Unterscheide dabei zwischen Muss- und Kann-Anforderungen. 
• Ziele formulieren: Überlege, was du mit der Implementierung eines OMS erreichen möchtest. Definiere dafür konkrete, messbare Ziele. Mögliche Ziele könnten sein, die Kosten des Fulfillments um 10 % zu reduzieren oder die Durchlaufzeit von der Bestellung bis zum Versand auf weniger als einen Tag zu senken. 
• Demos buchen und Angebote einholen: Schau dir verschiedene Systeme in einer Demo an. Die meisten Anbieter bieten dafür kostenlose Demos oder sogar gratis Testzeiträume an. 
• Möglichkeiten sortieren: Sortiere die eingeholten Angebote und angesehenen Demos sinnvoll, wie gut sie zum Unternehmen passen. Berücksichtige dabei neben der Erfüllung deiner Anforderungen auch Aspekte wie Support, Antwortzeiten und Datensicherheit.