Xentral – Das ERP-System für Startups

Es ist vollkommen normal, dass sich junge E-Commerce-Unternehmen auf sich und ihre ersten Schritte in der Welt des Online-Handels fokussieren. Wenn die aber gemacht und die ersten Artikel an den Mann bzw. an die Frau gebracht sind, wachsen mit den Aufträgen auch die eigenen Anforderungen. Plötzlich genügen die manuellen Workflows nicht mehr, um alle eingehenden Bestellungen zu dokumentieren, Ressourcen werden falsch dimensioniert und das Chaos ist vorprogrammiert.

Spätestens wenn das der Fall ist, solltest du dir Gedanken über den Einsatz eines ERP-Systems machen. ERPs (Enterprise Resource Planning) helfen dir dabei, alle Vorgänge in deinem Unternehmen zu steuern und zu dokumentieren. Dabei sind die Systeme keinesfalls nur Plattformen von Großunternehmen, es gibt auch eine ganze Reihe nützlicher Startup-ERPs. In diesem Beitrag zeigen wir dir, warum ein ERP-System so früh wie möglich Sinn macht und was Xentral als ERP für Startups auszeichnet.

5 Gründe, weshalb Startups schon früh ein ERP einführen sollten

Es gibt gute Gründe, warum sich Unternehmen auch schon in frühen Wachstumsphasen Gedanken um die Einführung von ERP-Systemen machen sollten. Hier sind einige von ihnen.

1. ERP-Systeme helfen dabei, Unternehmen zu organisieren: Wenn dein Team schon früh mit der Nutzung einer Unternehmenssoftware vertraut gemacht wird, kann es den Umgang mit dem Tool von Beginn an verinnerlichen und das System in allen Unternehmensbereichen einsetzen. Das sorgt dafür, dass alle Unternehmensstränge in einer Software gebündelt und analysiert werden können.

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2. Du sparst dir eine System-Umstellung: Unabhängig davon, wie du dein Geld verdienst: Jedes Unternehmen sammelt große Datenmengen, seien es Produkt-, Lieferanten-, Zahlungs- oder Kundendaten. Wenn du erst später auf ein Startup-ERP wechselst, musst du gesammelte Informationen migrieren. Das ist zwar technisch möglich, wird mit zunehmender Größe deiner Datensilos aber aufwendiger.

3. Ein Startup-ERP wächst mit: Die Funktionen eines ERP-Systems lassen sich idealerweise auf die Bedürfnisse von Anwenderinnen und Anwendern abstimmen. Das heißt zum einen, dass sie Nutzerinnen und Nutzer nicht von Beginn an mit ungewollten Features überfrachten, zum anderen lassen sich die Systeme aber auch erweitern, wenn die eigenen Anforderungen allmählich steigen.

4. Automatisierung beschleunigt dein Business: Jedes Unternehmen will so viele seiner Prozesse wie möglich automatisieren. Der Grund: Manuelle Geschäftsabläufe sind aufwendig und fehleranfällig. Mit einem ERP lassen sich tägliche Aufgaben in der Auftragsverarbeitung von selbst erledigen. Das spart Zeit und schafft Raum für die wirklich wichtigen Dinge.

5. ERPs schaffen Vertrauen: Ein ERP umfasst nicht nur die reine Warenwirtschaft. Das sog. CRM (Customer Relationship-Management) sollte immer fester Bestandteil deines Systems sein. Mithilfe von CRM-Funktionen kannst du die Beziehungen zu Kund:innen und Lieferant:innen pflegen und deinen Service verbessern. Das schafft Vertrauen und stärkt das Image deines Unternehmens.

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Auch Xentral-CEO Benedikt fing mal klein an

Besonders bei Unternehmen mit Warenwirtschaft, wie im E-Commerce und/oder produzierenden Gewerbe, müssen alle Ressourcen optimal geplant und koordiniert werden. Wer mit unabhängigen Tools und Dokumenten beginnt, kann die einzelnen Komponenten später nur unter immensem Aufwand integrieren – sie müssen immer wieder manuell synchronisiert und ausgewertet werden. Startups wollen in der Gründungsphase vor allem Kosten einsparen und ihre Flexibilität erhalten, weshalb sie sich oft mit einer Reihe von Freeware-Tools behelfen. Doch auch für Gründer:innen zahlt es sich aus, von Anfang an mit einem ERP-System zu arbeiten.

Xentral-CEO Benedikt Sauter stand als junger Gründer vor demselben Problem: Er benötigte ein professionelles ERP-System, das er sich aber nicht leisten konnte. „Als wir mit unserem Hardware-Unternehmen embedded projects 2008 an den Start gingen, musste ein ERP-System her, dass die aufwändige Warenwirtschaft überblickt“, erinnert sich Sauter. „Es gab kein geeignetes System oder es war schlichtweg zu teuer für uns als Startup. Also haben wir selbst ein Tool programmiert.“ – die Geburtsstunde des Cloud-ERP Xentral. Da Benedikt aus eigener Erfahrung weiß, wie kosteneffizient Startups in der Anfangsphase arbeiten müssen, bietet Xentral ein monatliches oder jährliches Abomodell. So lassen sich hohe Anfangsinvestitionen umgehen. Die Preismodelle Core, Growth und Professional ermöglichen dabei viel Flexibilität. Egal, ob du von deiner Garage aus als Solo-Entrepreneur durchstarten willst oder schon mehrere tausend Bestellungen pro Woche abwickelst, bei Xentral findest du den passenden Plan für dein Business.

Xentral – Das ERP-System für Wachstumsunternehmen

⁠Xentral bringt Gründer:innen auf Kurs: Egal ob Materialbeschaffung, Personalwesen, Marketing oder Vertrieb – im ERP-System laufen alle Daten zusammen und die Kennzahlen sind immer auf dem aktuellen Stand sowie jederzeit abrufbar. Gleichzeitig wird der Verwaltungsaufwand auf ein Minimum reduziert. Das spart Kosten und Zeit.

Je früher Gründer:innen ein ERP-System einführen, desto transparenter ist die Kosten- und Ressourcen-Übersicht. Für Startups bietet Xentral mit dem Core-Modell einen günstigen Einstieg mit allen Standardfunktionen für die Abbildung deiner Worfklows. Mit dem Growth-Modell erhältst du zudem Zugang zu den Pro-Apps der Unternehmenssoftware. 

Auch die Anbindung zu Online-Shop-Systemen wie WooCommerce, Shopware oder Shopify ist über den AppStore möglich. Startups wie Buah, FLSK und Pumperlgsund haben sich für das ERP-System von Xentral entschieden. „Mit Xentral haben wir nun ein System gefunden, das nicht nur unser CRM, sondern auch unsere Warenwirtschaft und die komplette Abwicklung unserer Online-Shop-Bestellungen übernimmt“, so Linda Dröge. „Neben dem maßgeschneiderten System haben wir immer einen persönlichen Ansprechpartner und müssen uns aufgrund der sympathischen Preisgestaltung nicht in eine unbezahlbare Anfangsinvestition stürzen.“

⁠Features, die in allen Versionen enthalten sind

• Adress- und Artikelverwaltung
• Angebot-/Auftragsmanagement und Online-Shop-Anbindung
• Bestellwesen und Warenannahme
• Rechnung, Gutschrift, Stornorechnung und eigene Nummernkreise
• Einfache Übersicht und Auswertung der Verkaufszahlen
• Einfache Zeiterfassung für Mitarbeiter:innen
• Import-/Export-Zentrale
• Lieferscheine, Lagerverwaltung
• Benutzerverwaltung, Drucker, Gerätschnittstellen
• Teammanagement mit Wiki, Aufgaben, Pinnwand, Korrespondenzen