ERP-System für die Food-Branche: Essentielle Funktionen & Nice-To-Have´s

ERP für die Food-Branche

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Elisabeth Büschler
Xentral FunktionenERPLebensmittel

Das muss ein ERP-System in der Lebensmittelbranche können

Funktionen wie Finanz- und Rechnungswesen, Stammdatenverwaltung und Lagerbestand gehören bei den meisten ERP-Systemen zur Standardausstattung. Für Unternehmen aus dem Food-Bereich sind einige weitere Funktionen unabdingbar, eine davon ist die Verwaltung des Mindesthaltbarkeitsdatums. Das ERP-System muss die „MHD-Markierung“ auf dem Etikett oder gut lesbar auf der Produktverpackung ermöglichen. In Kombination mit der Funktion des FEFO-Verfahrens (first expired first out) ordnet das ERP-System die Waren nach Verfallsdatum. Die Produkte werden dann hinsichtlich des Ablaufdatums für den Versand vorbereitet, mit der Priorisierung auf die früher ablaufenden Lebensmittel. Zusätzlich ist es in der Lebensmittelbranche wichtig, an die Führung der verschiedenen Chargen und einer transparenten Auflistung der enthaltenen Zutaten zu denken.

Wer daran denkt, im internationalen Handel tätig zu sein, der sollte im Vorfeld die landesspezifischen Anforderungen beachten und darauf achten, dass das ERP-System diese erfüllen kann.

Die Besonderheit: Bio-Zertifizierung und Öko-Nummern

Wer Produkte mit Bio-Zertifizierung besitzt oder plant, muss ein ERP-System wählen, dass die erweiterten Qualitäts-Anforderungen abdeckt, die damit einhergehen. Denn die Bio-Lebensmittelindustrie hat strenge Regelungen, was den Ausschluss von Geschmacksverstärkern oder von Zusätzen mit künstlichen Farb- und Aromastoffen betrifft. Das Unternehmen muss die Einhaltung der Vorgaben nachweisen können. Die Daten müssen im ERP-System abgebildet und im Notfall sofort abrufbar sein. Wer neben Bio-Produkte auch konventionelle Lebensmittel ohne Zertifizierung anbietet, muss darauf achten, dass die Lagerhaltung komplett voneinander getrennt wird.

Lieferanten von Bio-Produkten brauchen eine gültige Bescheinigung der Öko-Kontrollstelle. Das bedeutet auch, dass die Lieferscheine und Rechnungen die Code-Nummern der zuständigen Kontrollstelle enthalten müssen (DE-ÖKO-XXX). Das wird unter anderem bei einer Kontrolle berücksichtigt, die übrigens unangekündigt stattfinden.

Erweiterungsmöglichkeit des ERP-Systems

Bei der Wahl des passenden Warenwirtschaftssystems sollte man sich auch Gedanken über zukünftige Funktionen machen. Um Insellösungen und doppelte Stammdaten sowie überflüssige Arbeiten zu vermeiden, sollte die Wahl auf ein ERP-System fallen, dessen Lizenzmodell und Funktionen individuell erweiterbar sind. Anfangs gehören Funktionen wie Finanz- und Rechnungswesen sowie Anbindung an den Online-Shop, CRM und Lagerverwaltung in vielen Einsteiger-Versionen dazu. Unternehmen aus der Lebensmittelbranche sollten sich darum gut überlegen, ob zukünftig Bio-Zertifizierungen oder Lieferungen in andere Länder geplant sind und ob das ERP-System Funktionen und Schnittstellen für diese Planung anbietet.

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FAQ – Häufig gestellte Fragen zu ERP im Food-Bereich

Wie hilft ein ERP Food-Unternehmen?

ERP-Funktionen wie Stammdatenverwaltung, Warenwirtschaft und Rechnungswesen gehören zur Standardausstattung dazu und helfen durch die Automatisierung der Geschäftsbereiche, wertvolle Zeit zu sparen. Für Unternehmen im Food-Bereich sind noch weitere Funktionen wichtig, die ein vollumfängliches ERP abbilden muss.

Welche Funktionen muss ein ERP im Food-Bereich haben?

Der Handel mit Lebensmitteln ist streng reguliert, sodass auch ein ERP im Food-Bereich spezifische Funktionen abbilden muss. So ist beispielsweise die Angabe eines Mindesthaltbarkeitsdatums sowie die Ordnung der Waren nach Verfallsdatum wichtig. Weiterhin sind Funktionen wie eine getrennte Chargenführung und Warenwirtschaft für Bio-Produkte relevant. Bio-Zertifizierungen und Öko-Nummern müssen vom ERP abgebildet werden können.

Worauf sollte ich bei der Auswahl eines ERP-Systems achten?

Gängige ERP-Systeme bieten einen Katalog an Standardfunktionen, die dir bei der Automatisierung deiner Geschäftsprozesse helfen. Achte bei der Wahl deiner Software allerdings auf deine momentanen und künftigen Anforderungen. Unternehmen aus der Lebensmittelbranche sollten auf ein System setzen, dass Anforderungen wie Bio-Zertifizierung etc. gut abbilden können. Zustätzlich sollte dein ERP flexibel erweiterbar sein.

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Elisabeth Büschler
Sie begeistert sich für innovative Brands und Content – und ist deshalb bei Xentral mit seinen mehr als 1.700 Startups und KMU goldrichtig. Ihr Antrieb ist es, die Xentral-Community mit hilfreichen Inhalten auf das nächste Business Level bringen.

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