Oatsome und Xentral: Vom Excel-Pain zum Zeit-Gain

Gründer*innen haben große Visionen. Noch größer sind nur ihre Herausforderungen. Food-Startups müssen erst einen dichten Vorschriften-Dschungel durchqueren und ihre Workflows strukturieren, bevor sie sich voll auf ihren Traum konzentrieren können – vorausgesetzt, sie verlieren sich nicht in ihren Workflows. Ein Risiko, das Oatsome nicht eingehen wollte. Erfahre, wie das Food-Startup seine Prozess-Fesseln gesprengt und sich mehr Zeit für das Kerngeschäft gesichert hat. Das Ergebnis: Viermal mehr Bestellungen und allein 2021 ein Umsatzwachstum von rund 80%.

Der größte Need für Food-Startups: Zeit und Struktur

Was haben Business-Prozesse und gesunde Ernährung gemeinsam? Sie funktionierten oft nur mit großem Aufwand und kosten enorm viel Zeit. Für ein ausgewogenes Frühstück und gesunde Snacks hat die Oatsome GmbH aus Frankfurt am Main eine Lösung parat – sie findet in jedem Terminkalender Platz und überzeugt selbst Fans des Snooze-Buttons: Smoothie Bowls und Bliss Balls, die nicht nur 100 % natürlich und vegan sind, sondern auch noch lange satt machen, lecker schmecken – und sehr viel Zeit sparen.

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Warum Excel-Tabellen deinen Workflow bremsen

Bei den eigenen Prozessen war das Zeitsparen dagegen eine echte Challenge: Die Tool-Landschaft der Foodies von Oatsome bestand vor allem aus Excel-Tabellen. Überblick, bequeme Stammdatenpflege und automatisierte Prozesse? Fehlanzeige. 

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In der Anfangsphase eines Unternehmens mag das Handling eines solchen Setups noch machbar sein. Doch spätestens mit dem ersten Wachstumsschub ist Chaos vorprogrammiert. Im schlimmsten Fall bleiben Umsatzchancen auf der Strecke oder die Customer Experience leidet durch fehlerhafte Rechnungen, Lieferverzögerungen und fehlerhafte Bestandsinformationen im Onlineshop. 

Dass Excel kein Tool ist, auf dem sich Business-Prozesse aufbauen lassen, wurde dem Frühstücks- und Snack-Startup schmerzlich bewusst. Denn nach und nach wurde die Produktionsplanung immer unübersichtlicher und kostete immer mehr wertvolle Zeit, die zunehmend in das Koordinieren der wachsenden Zahl an Tabellen floss.

Startup-Prozesse brauchen eine Schaltzentrale

Eine Software für das Enterprise Resource Planning (ERP) sollte helfen, die Business-Prozesse aufzuräumen und dem Oatsome-Team wieder Zeit für das Kerngeschäft zurückzugeben. In einem ERP laufen alle Geschäftsprozesse zusammen. Integrationen in verschiedene Tools wie Shopsysteme, Zahlungsanbieter oder Fulfillment-Software sorgen dafür, dass keine losen Enden entstehen und jeder Prozess sauber abgeschlossen wird. Information und Prozesse verknüpft ein ERP automatisiert und löst immer die richtige Aktion aus – zum Beispiel die Bestätigungs-E-Mail über den Versand der neuen Smoothie-Bowl-Lieferung.

Bei ERPs denken viele junge Food-Startups zuerst an Platzhirsche wie SAP und scheuen dann davor zurück, einen solchen Koloss zu implementieren Für sie gibt es eine neue Generation von ERP-Systemen, die so lean und flexibel sind, dass sie Startups von Anfang an Vorteile bringen und kompromisslos mit ihnen mitwachsen. 

Welche ERP-Software brauchen Food-Startups?

Die Wahl von Oatsome fiel auf Xentral: Die Cloud-basierte ERP-Software aus Augsburg überzeugte das Food-Startup mit schnellen Updates und einem Support, der direkt auf die Wünsche des Teams einging. Ein weiterer Pluspunkt war das flexible Abo-Modell – gerade für Startups in der Findungsphase ist das ein Must-have. 

Seit 2019 nutzt das Jungunternehmen die Software bereits. In Xentral verbindet das Team seitdem die verschiedenen Lager mit Produktionsstätten und sieht auf einen Blick den aktuellen Bestellbedarf. Auch das Mahnwesen und die Überwachung von Überweisungen laufen heute komplett über Xentral und sind wesentlich übersichtlicher als früher. Der große Pain der Stammdatenpflege aller Lieferanten und Produkte gehört ebenfalls der Vergangenheit an und funktioniert heute komfortabel in Xentral.

Informationen, die vorher in Zelle C48 in Sheet 2 der Excel-Datei 20180217_Stammdaten_neu_V1.xls versteckt waren, sind in Xentral schneller und einfacher zu finden und immer aktuell. Oatsome hat mittlerweile die Anzahl der Bestellungen von knapp 10.000 auf 40.000 Pakete im Monat vervierfacht und allein 2021 ein Umsatzwachstum von rund 80% im zweistelligen Millionenbereich hingelegt. Der wichtigste Benefit ist aber ein anderer, findet Philipp Reif, Gründer und Geschäftsführer von Oatsome: 

„Dadurch, dass alle Prozesse in einem Tool zusammenlaufen, erspart uns Xentral viel manuelle Arbeit und wir spüren so tagtäglich einen direkten Effekt: Wir haben mehr Zeit.“ 

Von der Last der Listen befreit

Wenn auch dein Team langsam an die Kapazitätsgrenze stößt oder sich mehr Zeit für neue Produkte, Kanäle und Märkte wünscht, brauchen deine Business-Prozesse ein Upgrade. Ein ERP bietet die Möglichkeit, Informationen, Tools und Kanäle einfach zu vernetzen. Dashboards wie die in den ERP Analytics verschaffen dir einen Überblick über deine Erfolge und zeigen, wo noch Optimierungsbedarf steckt. 

Für die Food-Branche ist ein leanes ERP wie Xentral optimal. Damit können Startups ihre ERP-Funktionen ganz einfach auf die individuellen Bedürfnisse und die strengen Regularien der Branche anpassen und jederzeit erweitern.

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