Wenn Food-Startups wachsen: Der Weg von Excel über ein ERP System hin zur EDI Integration.

6 Minuten Lesedauer
Geschrieben von Xentral ERP Software GmbH
am
Ein Gastartikel von Procuros

1. Erstmal loslegen – Warenwirtschaft per Excel-Tabelle. 

Wer ein Food-Startup gründet, beginnt meist erst einmal klein – wenige Mitarbeitende, geringer Bekanntheitsgrad und meist begrenzte Nachfrage sind typisch für die ganz frühe Phase. Für den täglichen Betrieb sind häufig einfache Werkzeuge in Nutzung, deren eingeschränkte Funktionen zu diesem Zeitpunkt noch vollkommen ausreichen. Für das Management von Bestellungen, der Warenwirtschaft oder der Finanzplanung kommen oft einfache Excel-Sheets zum Einsatz. Der Vorteil: Excel ist nicht nur eine günstige Software, sie ist auch leicht zu bedienen und weit verbreitet. 

Mit dem Anstieg des Wachstums, nimmt jedoch die Komplexität des Geschäfts schnell zu: Die Nachfrage steigt, Produkte müssen in großen Mengen vorproduziert und gelagert werden. Zudem kommt es vielmals zu einer Erweiterung der Produktpalette, sowie die Listung im stationären Einzelhandel steht bei vielen Startups an. Kurzum: Das Business erweitert sich und Excel-Sheets stoßen aufgrund der gestiegenen Komplexität an ihre Grenzen. 

Das hat mehrere Gründe: So ermöglicht Excel seinen Nutzern nur, gänzlich statisch zu arbeiten – das automatisierte Abbilden von Prozessen ist nicht möglich. Außerdem sind Geschäftsprozesse nur extrem begrenzt abbildbar und tiefere Analysen oder Forecasting können nur bedingt durchgeführt werden. Auch Sicherheitsfunktionen sucht man bei Excel vergeblich. 

2. Prozesse einführen – Der Weg zum ERP System. 

Mit wachsendem Erfolg eines Startups wird eine neue Stufe der Professionalisierung von Abläufen erforderlich – Standardisierung und Skalierbarkeit ist essenziell für schnelles Wachstum. Hier kommen nun ERP Systeme (Enterprise Resource Planning) ins Spiel. Ein ERP ist ein IT-System, das alle Prozesse einer Firma bzw. eines Startups strukturiert abbildet und somit die Geschäftssteuerung erleichtert. ERP Systeme sind heutzutage weit verbreitet – zu den bekanntesten gehören Xentral, SAP Business One, Oracle Netsuite, Weclapp oder Microsoft Dynamics 365.

ERP Systeme bieten eine Reihe von Vorteilen: Das ERP System ist in der Lage, interne Workflows zu automatisieren. Außerdem sorgt es für Datentransparenz und bündelt die wichtigsten Funktionen an einem Ort – vom Lager über die Finanzen bis hin zu Supply Chain, Vertrieb, etc. So können beispielsweise Lagerbestände oder Trackinginfos im ERP System stets aktuell gehalten werden und Aufträge, Rechnungen und Lieferscheine ganz einfach generiert werden. Die Möglichkeit Daten gezielt auszuwerten, ist ein weiterer Vorteil von ERP Systemen. 

Was manche Startups bei der Einführung eines ERP Systems zögern lässt, sind die damit verbundenen Lizenzgebühren sowie der Aufwand für Einrichtung und Datenpflege. Glücklicherweise gehen moderne Cloud-ERP Systeme wie z.B. Xentral sehr genau auf die Bedürfnisse von Startups ein. So bieten viele Anbieter kostenlose Testphasen an und die ersten Arbeitsschritte im System werden auch ohne tiefes IT-Know-how ermöglicht und intuitiv erklärt. Hier kommen häufig auch Wizzards zum Einsatz, die eine Abfrage starten und selbständig Informationen hinterlegen. 

Auf welche Erfolgsfaktoren sollte bei der Einführung eines ERP Systems geachtet werden? 

Für die erfolgreiche Einführung des ERP Systems hat sich eine Reihe von Best Practices bewährt:

  1. Stammdaten – Zu Beginn sollte besonders darauf geachtet werden, dass Stammdaten der Produkte wie Maße oder die EAN (European Article Number) korrekt und vollumfänglich eingepflegt werden – denn sie sind das Herzstück für einen fehlerfreien Ablauf.
  2. Parallelbetrieb – In einem zweiten Schritt sollten die ersten Aufträge dann parallel zum bisherigen Prozedere über das ERP System laufen. So können beide Prozesse miteinander abgeglichen werden um zu erkennen, ob einzelne Einstellungen korrekt vorgenommen wurden. Erkenntnis lässt sich so zum Beispiel zu falsch ausgewiesenen Steuersätzen auf der Rechnung, etc. erlangen. 
  3. Logistikschnittstelle – Im nächsten Schritt wird die Schnittstelle zum eigenen Lager bzw. zu einem Fulfillment-Dienstleister eingerichtet. Mithilfe von Testaufträgen erfolgt dann eine Prüfung, inwieweit der Lieferschein korrekt an Lager bzw. Fulfillment-Dienstleister übermittelt wird und der Versand der Ware ohne Fehler gelingt. 

 

Mit Lean-ERP Systemen wie Xentral ist es möglich, neue ERP-Software auch ohne technisches Know-how einzuführen – je nach Umfang in wenigen Tagen oder Wochen, Schritt für Schritt. Bei klassischen ERP-Systemen kann das mehrere Jahre dauern. Falls aber in Profis investiert werden soll, bzw. etwas Budget verfügbar ist, kann 

kann es sinnvoll sein, erfahrene Entwickler und Berater miteinzubeziehen – besonders wenn es um die Einrichtung der Schnittstellen geht. Unterstützung in allen Belangen rund um das ERP System können Partner wie 4foodies bieten. Das Team verfügt über jahrelange Erfahrung darin, strukturierte Prozesse und die passende IT-Infrastruktur bei Startups zu implementieren.  Dadurch lässt sich der größtmögliche Nutzen aus dem ERP System ziehen und der ROI der Systemeinführung wird maximiert.

3. Vernetzung mit Partnern – EDI verbindet ERP Systeme.

Bleibt ein Food-Startup auf Wachstumskurs, so gewinnt die enge Vernetzung mit Handelspartnern wie dem LEH (Lebensmitteleinzelhandel) weiter an Bedeutung. So ist es mittlerweile möglich, ERP Systeme dank des EDI Formats (Electronic Data Interchange) miteinander zu verbinden, um Bestelldokumente direkt untereinander auszutauschen. Bisher ist diese Möglichkeit maximal unterschätzt und viel zu wenig im Einsatz. Dieses Vorgehen hat viele Vorteile: Geschäftsprozesse werden so ganzheitlich automatisiert – ein Food-Startup kann zum Beispiel ohne manuelles Zutun Bestellungen direkt im ERP System empfangen. Auch ausgehende Rechnungen und Lieferscheine werden digital an den LEH übermittelt. 

Dadurch können nicht nur Fehler bei der Dateneingabe vermieden werden, sondern Startups erfüllen gleichzeitig die digitalen Vorgaben von Handelspartnern, die von ihren Lieferanten heute eine EDI-Vernetzung fordern. Außerdem ist es dank EDI Integration möglich, Prozesse durch kürzere Geschäftszyklen zu optimieren. In Zahlen bedeuten automatisierte Prozesse via EDI eine 80%ige Zeitersparnis gegenüber der manuellen Dateneingabe. Außerdem fallen bis zu 90% weniger Fehler während der Auftragsabwicklung an. Gerade für Startups, die ihre knappen Ressourcen für die Lösung komplexer Probleme benötigen anstatt für händische Dateneingabe, ist EDI daher sehr interessant.  

Es bestehen allerdings auch Nachteile, die es in Bezug auf EDI zu beachten gilt. Darunter fällt beispielsweise, dass die Integration ins ERP System bisher nur mithilfe komplexer und teurer IT-Projekte möglich war. Außerdem erschweren die unterschiedlichen EDI Formate auf Seiten der Handelspartner die Anbindung für Startups. Die benötigten IT-Ressourcen für das Durchsteuern von EDI-Projekten und hohe Vorab-Kosten führen dazu, dass viele Startups stattdessen weiterhin manuell Daten in ihr ERP System eingeben. 

EDI Integration einfach per Mausklick lösen

Im Zusammenspiel mit modernen Cloud-ERP Systemen, wie z.B. Xentral, ergeben sich jedoch neue smarte technische Möglichkeiten für die Umsetzung von EDI. Dadurch entfallen viele der bisherigen Herausforderungen und EDI wird wirtschaftlich für den flächendeckenden Einsatz im B2B-Geschäft attraktiv.

Der Procuros Integration Hub bietet eine Plattform, welche die EDI-Anbindung an den Handel entscheidend vereinfacht. Es handelt sich beim Procuros Integration Hub um eine echte Plug-and-Play Lösung, die sich mit wenigen Klicks an Xentral anbinden lässt. Alle Handelspartner wie REWE, EDEKA oder dm sind bereits per EDI mit dem Procuros Hub verbunden, sodass Food-Startups per Mausklick ihre Handelspartner-Anbindungen freischalten können. Es werden keine IT-Ressourcen mehr benötigt und es fallen keinerlei Anbindungsgebühren an. Anstatt mehrerer Monate ist die EDI Integration nun innerhalb weniger Tage abgeschlossen. 

Fragen zum Thema EDI Integration oder ERP System? 

Bei Fragen zum Thema EDI und für weitere Praxisbeispiele lohnt sich ein Blick in unseren Blog 👉 www.procuros.io. Außerdem lässt sich unter folgendem Link jederzeit ein kostenloser Beratungstermin vereinbaren!

Beim Thema ERP Systeme kennen sich die 4Foodies, Gründer des Food-Startup Podcasts „How to sell food online (fast)“ bestens aus. Wir empfehlen insbesondere Folge 7, die inhaltlich mit in diesen Artikel eingeflossen ist. Bei Fragen zum Thema IT-Infrastruktur für Startups verweisen wir daher auch sehr gern an unsere Partner 4Foodies.

Für diejenigen, die nach einem ein Lean-ERP System für die schnelle Professionalisierung von Prozessen suchen, bietet Xentral die Möglichkeit einer kostenlosen Testphase an. 

xentral ERP

Der next Step für dein Business

Xenral

Geschrieben von Xentral ERP Software GmbH