ERP ROI: So berechnest du den Return on Investment eines ERP-Systems

Das Wichtigste im Überblick 

• e-Commerce Händler verlieren durch manuelle Prozesse, Overselling und Stock-Outs zwischen 120.000 Euro und 650.000 Euro pro Jahr – das 5-15-fache der ERP-Kosten. Diese "Cost of Inaction" ist der eigentliche Business Case.
• ROI in Prozent = (Wertschöpfung - TCO) / TCO × 100. Für e-Commerce Unternehmen sind 300-500 Prozent ROI realistisch – die Investition amortisiert sich oft in unter 2 Monaten.
• Prozessautomatisierung (bis zu 95 Prozent Zeitersparnis), zentrale Datenhaltung (fundierte Entscheidungen) und Skalierbarkeit (40 Prozent und mehr Umsatzsteigerung möglich).
• Keine Hardware-, Wartungs- und Backup-Kosten. Transparente Abo-Modelle ab 12.000 Euro pro Jahr machen den Einstieg planbar.
• Neben harten Zahlen steigern ERPs Mitarbeiterzufriedenheit, Kundenbindung und Zukunftsfähigkeit – qualitative Faktoren, die langfristig den Unternehmenswert erhöhen.

Was ist der Return on Investment (ROI) bei einem ERP-System? 

Der Return on Investment (ROI) ist die zentrale Kennzahl, die den finanziellen Erfolg deiner ERP-Investition misst. Im Kontext eines ERP-Systems zeigt dir der ROI, wie viel Gewinn du im Verhältnis zu den Gesamtkosten erzielst.

Ein positiver ROI bedeutet: Die Vorteile und Einsparungen durch das ERP übersteigen die Kosten – deine Investition hat sich gelohnt.

Für Geschäftsführer:innen ist der ERP-ROI das wichtigste Argument, um die Transformation von manuellen Prozessen hin zu einem automatisierten, zentralen System zu rechtfertigen. Er übersetzt weiche Faktoren wie „mehr Effizienz" in harte Zahlen.

Welche Werte brauchst du für die ROI-Berechnung? 

1. Geplante Nutzungsdauer 

Die geplante Nutzungsdauer beschreibt, wie lange du das ERP voraussichtlich im Einsatz haben wirst.

Typische Werte:

• Früher: 10-15 Jahre
• Moderne Cloud-ERP-Systeme: 5-7 Jahre (häufiger aufgrund schnellerer Technologiezyklen)

2. Total Cost of Ownership (TCO) 

Um den ROI zu ermitteln, musst du alle Kosten über die gesamte Nutzungsdauer kennen. Die TCO gibt dir einen vollständigen Überblick über die wahren Kosten deines ERP-Systems.

Einmalige Kosten:

• Software-Lizenzen: Einmalige Kaufgebühren (vor allem bei On-Premise-Lösungen)
• Implementierung: Kosten für Einrichtung, Datenmigration und Konfiguration (oft der größte Posten)
• Schulungen: Einarbeitung deiner Mitarbeitenden
• Hardware: Anschaffung von Servern und Infrastruktur (entfällt bei Cloud-ERPs wie Xentral)

Laufende Kosten:

• Abonnementgebühren: Monatliche/jährliche Kosten für die Nutzung (typisch für Cloud-ERPs)
• Wartung & Support: Updates, Sicherheitspatches, Kundenservice (entfällt teilweise bei SaaS-ERPs)
• Backup-Kosten: (entfallen bei Cloud-ERPs wie Xentral)
• Personal: Interner Aufwand für Systemadministration
• Anpassungen: Zukünftige Erweiterungen oder Integrationen
• Arbeitsausfall: Produktivitätsverlust während der Eingewöhnungszeit

TIPP: Moderne Cloud-ERP-Lösungen wie Xentral reduzieren die TCO erheblich, da teure Investitionen in eigene Server, Wartung und Backups entfallen.

3. Erwartete Wertschöpfung des ERP 

Um die angestrebte Wertschöpfung über die gesamte Nutzungsdauer zu ermitteln, dienen dir die Ziele deiner ERP-Implementierung als Kennzahlen.

Häufige Ziele:

Kosten senken:

• Reduzierung von Betriebs-, Verwaltungs- und Lagerkosten
• Weniger Fehlerkosten durch Automatisierung

Umsatz steigern:

• Skalierung des Unternehmens
• Beispiel: Leeze konnte mit Xentral seinen Umsatz um 40 Prozent steigern

Effizienz steigern:

• Zeitersparnis durch Automatisierung
• Beispiel: Lebensmittel-Einzelhändler nucao erreichte eine Zeitersparnis von 95 Prozent

Warenumschlag optimieren:

• Schnellere Lagerumschläge durch optimierte Bestände
• Vermeidung von Über- und Unterbeständen

Prozessqualität verbessern:

• Weniger manuelle Fehler
• Höhere Datenqualität für bessere Entscheidungen

Nachhaltigkeit erhöhen:

• Digitalisierung von Prozessen
• Optimierter Versand und reduzierte Retouren

Zufriedenheit steigern:

• Mitarbeiterzufriedenheit durch weniger repetitive Aufgaben
• Kundenzufriedenheit durch schnelleren, fehlerfreien Service

WICHTIG: Manche Kennzahlen kannst du konkret beziffern (z.B. Kostenersparnis), bei anderen musst du abschätzen, welchen Gegenwert sie für dein Unternehmen haben.

ERP ROI: Formel & Berechnung Schritt für Schritt 

Die ROI-Formel 

ROI in Prozent = (Wertschöpfung in Euro - TCO in Euro) / TCO in Euro × 100

Wichtig: Sowohl die Wertschöpfung als auch die TCO beziehst du auf die gesamte Nutzungsdauer oder berechnest sie pro Jahr.

Rechenbeispiel: Mittelgroßer e-Commerce Händler (80.000 Orders/Jahr) 

Basierend auf den realistischen Cost-of-Inaction-Daten von oben, hier die ROI-Berechnung für einen mittelgroßen Online-Händler:

Über 5 Jahre Nutzungsdauer: 750.000 Euro Wertschöpfung - 125.000 Euro TCO = 625.000 Euro Nettogewinn

Ergebnis: Ein ROI von 500 Prozent bedeutet, dass du für jeden investierten Euro 5,00 Euro Gewinn zurückerhältst. Die Investition amortisiert sich in unter 2 Monaten.

WICHTIG: Diese Rechnung basiert auf konservativen Annahmen. Viele e-Commerce Unternehmen erreichen noch höhere ROIs, insbesondere wenn sie:

• Stark auf Multi-Channel setzen (Amazon, eBay, Shopify parallel)
• Hohe Ordervolumina haben (über 100.000 pro Jahr)
• Internationale Expansion planen

Was ist ein guter ROI? 

• ROI über 100 Prozent: Die Investition hat sich gelohnt – du holst mehr raus, als du investiert hast
• ROI = 100 Prozent: Break-even – du hast deine Investition zurück
• ROI unter 100 Prozent: Die Investition hat sich (noch) nicht amortisiert

Praxis-Benchmark für e-Commerce ERPs:

• 150-300 Prozent: Gut (typisch für kleinere Händler mit geringerer Automatisierung)
• 300-500 Prozent: Sehr gut (mittelgroße Multi-Channel-Händler)
• über 500 Prozent: Exzellent (große Händler mit komplexen Multi-Channel-Strukturen)

Diese hohen ROIs sind in der e-Commerce Branche realistisch, weil:

• Die Cost of Inaction besonders hoch ist (viele manuelle Prozesse)
• Marktplätze strenge SLAs haben (Strafen bei Nichteinhaltung)
• Die Skalierungschancen enorm sind (neue Kanäle, Internationalisierung)

Was kostet es, KEIN ERP zu haben? Die versteckten Opportunitätskosten

Bevor wir über die Kosten eines ERP-Systems sprechen, lass uns die wichtigere Frage stellen: Was kostet es dich, KEINS zu haben?

Die meisten Unternehmen fokussieren sich auf die Anschaffungskosten. Doch die wahren Kosten liegen in den täglichen Ineffizienzen, Fehlern und verpassten Chancen – der sogenannten "Cost of Inaction".

e-Commerce & Multi-Channel: Die dramatischen Kosten ohne ERP 

Für e-Commerce-Unternehmen und Multi-Channel-Händler sind die Kosten fehlender Automatisierung besonders dramatisch. Die folgende Übersicht zeigt typische Opportunitätskosten pro Jahr, gestaffelt nach Unternehmensgröße:

Ordervolumen: 40.000 / 80.000 / 120.000 Orders p.a.

1. Bestandssynchronisation & Overselling

Problem: Kein Echtzeit-Bestand über Shop, Amazon, eBay führt zu Überverkäufen und Stornos. Amazon fordert Stornorate unter 2,5 Prozent und ODR unter 1 Prozent – Verstöße gefährden die Buy-Box.

Kosten: 25-50 T Euro / 50-100 T Euro / 75-150 T Euro jährlich

Herleitung: Zusätzliche 1-2 Prozent Stornos durch Overselling × Orders × 62,50 Euro Marge/Order (AOV 125 Euro × 50 Prozent Marge)

2. Out-of-Stock & Ranking-Verlust

Problem: Fehlende kanalübergreifende Verfügbarkeitsprognosen führen zu Stock-Outs auf Marktplätzen, was unmittelbar Sichtbarkeit und Ranking verschlechtert.

Kosten: 12,5-37,5 T Euro / 25-75 T Euro / 37,5-112,5 T Euro jährlich

Herleitung: 0,5-1,5 Prozent Umsatz als verlorener Absatz durch OOS-Ereignisse × 50 Prozent Marge

3. Manuelle Auftragsbearbeitung

Problem: Excel/CSV-Import, manuelles Etikettieren, manuelle Adressübertragungen kosten 1,5-3 Min zusätzlich pro Order.

Kosten: 44-87 T Euro / 87-174 T Euro / 131-260 T Euro jährlich

Herleitung: 1,5-3 Min/Order × 43,40 Euro/h Arbeitskosten (Destatis 2024) = 1,09-2,17 Euro/Order

4. Picking-Fehler & Falschlieferungen

Problem: Ohne geführtes Pick&Pack und Scanning entstehen 1-3 Prozent Fehler mit Retourenkosten plus Margenverlust bei Kaufabbrüchen.

Kosten: 3-9 T Euro / 6-19 T Euro / 9-28 T Euro jährlich

Herleitung: 1 Prozent Fehler × Orders × 7,50 Euro Retourenprozess-Kosten (EHI-Studie). Bei 25 Prozent Kaufabbruch zusätzlich: 62,50 Euro Margenverlust

5. Manuelle Retourenabwicklung

Problem: Rückerstattungen und Restock ohne Automatisierung kosten 3-5 Min Zusatzaufwand pro Retoure bei 12 Prozent Retourenquote (Non-Fashion).

Kosten: 10-31 T Euro / 21-35 T Euro / 31-47 T Euro jährlich

Herleitung: 12 Prozent Retourenquote × 3-5 Min Aufwand × 43,40 Euro/h = 2,17-3,62 Euro pro Retoure

6. Verzögerte Rechnungsstellung (Days Sales Outstanding)

Problem: Nicht automatisiertes Payment-Matching verlängert DSO um 5 Tage und bindet Working Capital.

Kosten: ~2,3 T Euro / ~4,7 T Euro / ~7,0 T Euro jährlich

Herleitung: Umsatz × 5/365 × 3,43 Prozent Unternehmenskreditzins (ECB 2024)

7. Marktplatz-SLA-Verstöße (Late Shipment Rate)

Problem: Ohne automatisierte Carrier-Auswahl und SLA-Steuerung liegt die LSR oft über 4 Prozent – Amazon-Grenzwert. Bei Überschreitung droht Buy-Box-Verlust bis zur Account-Deaktivierung.

Kosten: Variable, aber geschäftskritisch (Umsatzverlust übersteigt direkte Strafgebühren erheblich)

8. Verzögerter Kanal-Rollout

Problem: Manuelle Produktlistung und Mapping verzögert den Launch neuer Vertriebskanäle um durchschnittlich 2 Monate – verlorene Marktchancen.

Kosten: ~20,8 T Euro / ~41,7 T Euro / ~62,5 T Euro jährlich (entgangene Marge)

Herleitung: Geplanter Kanal mit 5 Prozent Jahresumsatz × 2/12 Jahr Verzögerung × 50 Prozent Marge

Die Rechnung: Cost of Inaction vs. ERP-Investition 

Gesamtkosten ohne ERP-System pro Jahr:

• Klein (40k Orders): ~120.000 Euro
• Mittel (80k Orders): ~350.000 Euro
• Groß (120k Orders): ~650.000 Euro

Zum Vergleich: Typische ERP-Kosten pro Jahr:

• Cloud-ERP-Abo: 12.000-30.000 Euro
• Support & Personal: 8.000-15.000 Euro

Gesamt: 20.000-45.000 Euro

Das bedeutet: Selbst bei einem mittelgroßen e-Commerce Händler (80k Orders) sparst du durch ein ERP ~300.000 Euro pro Jahr ein. Bei 20.000 Euro jährlichen ERP-Kosten ergibt das einen ROI von 1.400 Prozent – oder anders ausgedrückt: Die Investition amortisiert sich in unter einem Monat.

WICHTIG: Diese Zahlen sind konservativ geschätzt und basieren auf Branchenstudien (Destatis, EHI, Amazon Seller Central, ECB). In der Praxis können die Opportunitätskosten noch deutlich höher liegen.

Was kostet ein ERP-System wirklich? Die Total Cost of Ownership (TCO) im Detail 

Nachdem wir gesehen haben, was es kostet, KEIN ERP zu haben, schauen wir uns jetzt die tatsächlichen Kosten eines ERP-Systems an. Die Total Cost of Ownership (TCO) gibt dir einen vollständigen Überblick über die wahren Kosten deines ERP-Systems. Versteckte Kostenpunkte werden so von Anfang an sichtbar.

Achte bei deiner Analyse auf folgende Posten:

Einmalige Kosten 

• Software-Lizenzen: Einmalige Kaufgebühren (eher bei On-Premise-Lösungen)
• Implementierung: Kosten für die Einrichtung, Datenmigration und Konfiguration des Systems. Dies ist oft der größte Posten.
• Schulungen: Aufwand für die Einarbeitung deiner Mitarbeitenden
• Hardware: Anschaffung von Servern und Infrastruktur (entfällt meist bei einem Cloud ERP).

Laufende Kosten 

• Abonnementgebühren: Monatliche oder jährliche Kosten für die Nutzung (typisch für Cloud-ERP-Systeme).
• Wartungskosten & Support: Gebühren für Updates, Sicherheitspatches und Kundenservice
• Personal: Interner Aufwand für die Systemadministration und -pflege
• Anpassungen: Kosten für zukünftige Erweiterungen oder Integrationen

Moderne Cloud-ERP-Lösungen wie Xentral reduzieren die TCO erheblich, da teure Investitionen in eigene Server und hohe Wartungskosten entfallen. Du profitierst von einem transparenten Abo-Modell und skalierbaren Ressourcen.

Nutzen & Wertschöpfung: Wie ein ERP-System deine Gewinne steigert 

Die wahre Kraft eines ERP-Systems und der größte Hebel für einen positiven ROI liegt auf der Nutzenseite. Hier geht es darum, manuelle, fehleranfällige Prozesse durch intelligente Automatisierung zu ersetzen und so die Effizienz im gesamten Unternehmen zu steigern.

Die wichtigsten Treiber für deine Wertschöpfung 

Prozessautomatisierung: Reduziere manuelle Arbeit drastisch. Ein ERP-System automatisiert die Auftragsabwicklung vom Shop-Import bis zum Versand, gleicht Zahlungen ab und erstellt Lieferscheine. Das spart nicht nur Zeit, sondern senkt auch die Fehlerquote.

Zentrale Datenhaltung: Schluss mit dem „Excel-Chaos". Ein ERP wird zur „Single Source of Truth", in der alle Daten – von Kund:innen über Produkte bis zu Beständen – zentral und in Echtzeit verfügbar sind. Das ermöglicht fundierte Entscheidungen.

Effizienz im e-Commerce: Verhindere Überverkäufe durch die automatische Synchronisation deiner Lagerbestände über alle Kanäle wie Shopify, Amazon und eBay hinweg. Das sichert deinen Umsatz und die Zufriedenheit deiner Kund:innen.

Optimierte Buchhaltung: Ein ERP mit tiefer DATEV-Integration erstellt GoBD-konforme Exporte inklusive digitaler Belegbilder und Festschreibungskennzeichen. Dein Steuerberater erhält per Klick alle nötigen Daten, was den Aufwand für den Monatsabschluss auf ein Minimum reduziert.

Skalierbarkeit für Wachstum: Wachse, ohne dass deine Prozesse zusammenbrechen. Ein flexibles ERP-System wächst mit dir und bewältigt auch hohe Auftragsvolumina in Peak-Zeiten wie dem Black Friday, ohne dass dein Team überlastet wird.

Ist der ROI das alleinige Kriterium für die ERP-Auswahl? 

Der ROI ist eine essenzielle Kennzahl, aber er sollte nicht das einzige Kriterium bei der Wahl deines ERP-Systems sein. Eine Investition in ein ERP ist immer auch eine strategische Entscheidung, die dein Unternehmen langfristig prägt.

Berücksichtige auch qualitative Faktoren – den sogenannten „Soft ROI" 

Mitarbeiterzufriedenheit: Weniger repetitive, manuelle Aufgaben führen zu motivierteren Mitarbeitenden, die sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren können.

Bessere Kundenbeziehungen: Schnellere Lieferzeiten, weniger Fehler bei Bestellungen und ein professionellerer Service steigern die Kundenzufriedenheit und -bindung.

Höhere Datenqualität: Eine zentrale Datenbasis schafft Transparenz und ermöglicht bessere strategische Entscheidungen auf Basis verlässlicher Informationen.

Zukunftsfähigkeit: Ein modernes Cloud ERP macht dein Unternehmen flexibler und anpassungsfähiger für zukünftige Marktanforderungen und Technologien wie KI.

Fazit: So maximierst du deinen ERP-ROI in der Praxis 

Der ROI ist mehr als nur eine Zahl – er ist der Beweis, dass sich die digitale Transformation deines Unternehmens auszahlt. Die Investition in ein zentrales ERP-System rechnet sich vor allem durch die konsequente Automatisierung von Prozessen, die Reduzierung manueller Fehler und die Schaffung einer verlässlichen Datengrundlage für dein Wachstum.

Statt dich im Klein-Klein von Excel-Tabellen zu verlieren, gibt dir ein System wie Xentral die Freiheit, strategisch zu handeln und dein Unternehmen auf die nächste Stufe zu heben. Der Schlüssel zu einem maximalen ROI liegt darin, nicht nur Kosten zu sparen, sondern echten Mehrwert durch Effizienz und Skalierbarkeit zu schaffen.