ERP Migration: Der komplette Leitfaden für den erfolgreichen ERP-Wechsel

Das Wichtigste im Überblick 

• Bei einer ERP-Migration werden alle Daten und Prozesse von einem bestehenden ERP-System in ein neues übertragen
• Die Datenqualität ist der entscheidende Erfolgsfaktor für eine gelungene Migration
• Eine strukturierte Vorbereitung und Stammdaten-Governance sind unerlässlich
• Der Migrationsprozess erfordert sorgfältige Planung, um Ausfallzeiten zu minimieren

Was ist eine ERP-Migration? 

ERP-Migration bezeichnet den kompletten Wechsel von einem bestehenden Enterprise Resource Planning System auf ein neues. Dabei werden nicht nur Daten übertragen, sondern auch Geschäftsprozesse neu definiert, Integrationen angepasst und Mitarbeiter geschult. Eine ERP-Migration ist weitaus mehr als eine simple Datenübertragung – sie ist eine Unternehmenstransformation.

Wann ist eine ERP-Migration notwendig? 

Es gibt verschiedene Gründe, warum Unternehmen den Wechsel ihres ERP-Systems in Betracht ziehen sollten:

• Supportende des aktuellen Anbieters: Wenn der bestehende ERP-Anbieter den Support einstellt, ist ein Wechsel erforderlich, um weiterhin Unterstützung und Updates zu erhalten.
• Leistungsprobleme: Das aktuelle System bietet nicht mehr die erforderliche Performance oder lässt sich bei wachsendem Unternehmen nicht skalieren.
• Erweiterte Funktionen: Der Wunsch nach zusätzlichen Funktionen oder Integrationen, die das bestehende System nicht abdeckt.
• Gesetzliche Anforderungen: Wenn das bestehende ERP-System nicht mehr den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entspricht.
• Technische Veraltung: Veraltete Technologie, fehlende Cloud-Funktionen oder mangelnde mobile Unterstützung.

Die zentrale Rolle der Datenqualität bei der ERP-Migration 

Ein entscheidender Erfolgsfaktor für eine ERP-Migration ist die Datenqualität. Viele Unternehmen unterschätzen diesen Aspekt und kämpfen später mit erheblichen Problemen. Bei der Umstellung auf ein neues System müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Daten konsistent, korrekt und gut strukturiert sind.

Häufige Datenprobleme bei ERP-Migrationen 

• Dubletten und Inkonsistenzen: Über die Jahre sammeln sich in ERP-Systemen oft doppelte Datensätze an, die vor der Migration identifiziert und bereinigt werden müssen.
• Fehlerhafte Datenformate: CSV-Dateien mit falscher Struktur, unvollständige Datensätze oder inkonsistente Formatierungen erschweren die Migration.
• Problematische Nummernkreise: Kundennummern, Artikelnummern und andere Identifikatoren müssen systematisch überprüft und neu strukturiert werden.
• Mangelhafte Stammdatenpflege: Fehlende oder veraltete Stammdaten können zu erheblichen Problemen im neuen System führen.

Datenbereinigung: Der erste Schritt zum Erfolg 

• Dublettenmanagement: Implementieren Sie Dubletten-Checks und definieren Sie klare Merge-Regeln. Nur so stellen Sie sicher, dass eindeutige und fehlerfreie Daten ins neue ERP-System übertragen werden.
• Nummernkreise richtig aufsetzen: Das korrekte Mapping von Kundennummern, Artikelnummern und anderen Identifikatoren ist essentiell. Dies sorgt für Konsistenz und verhindert Konflikte im neuen System.
• Datenformate standardisieren: Bereiten Sie alle Daten im korrekten CSV/XML-Format vor. Definieren Sie Pflichtfelder und Freifeldoptionen bereits im Vorfeld.

Stammdaten-Governance für nachhaltige Datenqualität 

Eine erfolgreiche ERP-Migration erfordert die Etablierung einer durchdachten Stammdaten-Governance. Dies ist besonders für kleine und mittlere Unternehmen (KMUs) wichtig, um langfristig die Datenintegrität sicherzustellen.

Kernelemente einer effektiven Stammdaten-Governance 

• Rollen und Rechte definieren: Legen Sie fest, wer Stammdaten anlegen, ändern oder löschen darf. Implementieren Sie ein Vier-Augen-Prinzip für kritische Änderungen.
• Audit-Trail implementieren: Alle Änderungen an Stammdaten müssen nachvollziehbar und dokumentiert sein. Dies hilft bei der Fehleranalyse und Compliance.
• Datenstandards etablieren: Definieren Sie einheitliche Standards für die Dateneingabe und -pflege. Dies verhindert zukünftige Inkonsistenzen.

Die größten Herausforderungen bei der ERP-Migration 

Da ein ERP-System in nahezu allen Unternehmensbereichen integriert ist, hat eine Migration weitreichende Auswirkungen. Eine fehlerhafte Durchführung kann zu erheblichen finanziellen Schäden oder einer Schädigung der Reputation führen.

1. Datensicherheit und Compliance 

Die Übertragung der Daten muss vollständig und sicher erfolgen. Es dürfen keine Daten verloren gehen oder in unbefugte Hände gelangen. Implementieren Sie verschlüsselte Übertragungswege und führen Sie regelmäßige Sicherheitschecks durch.

2. Integration bestehender Anwendungen 

Das neue ERP-System muss nahtlose Integrationen für alle erforderlichen Anwendungen bieten. Prüfen Sie alle bestehenden Schnittstellen zu E-Commerce-Plattformen wie Shopify, eBay oder BigCommerce und planen Sie notwendige Anpassungen frühzeitig ein.

3. Mitarbeitereinbindung und Change Management 

Die Mitarbeitenden sind entscheidend für den Erfolg der Migration. Sie sollten frühzeitig eingebunden, umfassend geschult und kontinuierlich unterstützt werden. Planen Sie ausreichend Zeit für die Einarbeitung ein.

4. Minimierung von Ausfallzeiten 

Während der Umstellung kann es zu Ausfällen im Tagesgeschäft kommen. Wählen Sie den Migrationszeitpunkt strategisch und entwickeln Sie einen detaillierten Notfallplan.

Schritt-für-Schritt-Anleitung für eine erfolgreiche ERP-Migration 

Phase 1: Vorbereitung und Strategische Planung 

• Ziele definieren: Legen Sie klare, messbare Ziele für die Migration fest. Was soll das neue System leisten, was das alte nicht konnte?
• Projekt-Team zusammenstellen: Bilden Sie ein interdisziplinäres Team aus IT, Fachabteilungen und externer Beratung.
• Detaillierten Migrationsplan erstellen: Planen Sie jede Phase der Migration minutiös. Berücksichtigen Sie Abhängigkeiten und definieren Sie Meilensteine.

Phase 2: Systemauswahl und Datenanalyse 

• Anforderungskatalog erstellen: Dokumentieren Sie alle funktionalen und technischen Anforderungen an das neue System.
• Systemauswahl: Wählen Sie ein ERP-System, das nicht nur die aktuellen, sondern auch die zukünftigen Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllt. Berücksichtigen Sie dabei branchenspezifische Anforderungen für E-Commerce, B2B, B2C, Großhandel oder Produktion.
• Datenbestandsaufnahme: Analysieren Sie alle vorhandenen Daten systematisch. Identifizieren Sie Qualitätsprobleme, Dubletten und Inkonsistenzen.

Phase 3: Datenbereinigung und -vorbereitung 

• Stammdatenbereinigung: Bereinigen Sie alle Stammdaten gründlich. Entfernen Sie Dubletten, korrigieren Sie Fehler und standardisieren Sie Formate.
• Mapping-Konzept entwickeln: Erstellen Sie detaillierte Mapping-Tabellen, die zeigen, wie Daten vom alten ins neue System übertragen werden.
• Testdaten vorbereiten: Bereiten Sie repräsentative Testdatensätze vor, um die Migration zu testen.

Phase 4: Migration und Testing 

• Testmigration durchführen: Führen Sie mehrere Testläufe mit verschiedenen Datenmengen durch. Überprüfen Sie die Vollständigkeit und Korrektheit der übertragenen Daten.
• Integrationstest: Testen Sie alle Schnittstellen und Integrationen gründlich. Dies betrifft besonders kritische Bereiche wie Lagerverwaltung, Auftragsmanagement, CRM, Buchhaltung und Versand & Fulfillment.
• User Acceptance Testing: Lassen Sie die zukünftigen Anwender das System ausgiebig testen und Feedback geben.

Phase 5: Go-Live und Nachbereitung 

• Produktive Migration: Führen Sie die finale Migration durch. Überwachen Sie den Prozess kontinuierlich und halten Sie das Support-Team bereit.
• Überwachung und Support: Überwachen Sie die Systemnutzung intensiv in den ersten Wochen. Nutzen Sie Reporting & Analytics Tools, um die Performance zu verfolgen und stellen Sie umfassenden Support bereit.
• Optimierung: Identifizieren Sie Verbesserungsmöglichkeiten und implementieren Sie notwendige Anpassungen.

Erfolgsfaktoren für Ihre ERP-Migration 

Nehmen Sie keine Abkürzungen: Eine gründliche Planung ist langfristig kostengünstiger als nachträgliche Korrekturen.

Investieren Sie in Datenqualität: Die Qualität Ihrer Daten bestimmt maßgeblich den Erfolg der Migration.

Planen Sie ausreichend Zeit ein: Unterschätzen Sie nicht den Aufwand für Testing, Schulung und Nachbearbeitung.

Kommunizieren Sie transparent: Halten Sie alle Beteiligten regelmäßig über den Fortschritt informiert.

Etablieren Sie Governance-Strukturen: Implementieren Sie von Beginn an klare Prozesse für die Stammdatenpflege.

Fazit 

Eine ERP-Migration ist ein komplexes Unterfangen, das sorgfältige Planung und Durchführung erfordert. Der Fokus auf Datenqualität und die Etablierung einer durchdachten Stammdaten-Governance sind dabei die wichtigsten Erfolgsfaktoren. Mit der richtigen Strategie und ausreichend Zeit für Vorbereitung und Testing können Sie eine erfolgreiche Migration durchführen, die Ihr Unternehmen langfristig stärkt.

Denken Sie daran: Eine ERP-Migration ist nicht nur ein IT-Projekt, sondern eine Unternehmenstransformation, die alle Bereiche betrifft. Investieren Sie in professionelle Unterstützung und lassen Sie sich von erfahrenen Experten begleiten.