ERP Kosten: Was dein Unternehmen wirklich für ein ERP-System zahlt

Die Kosten für ERP-Systeme variieren stark und liegen je nach Unternehmensgröße, Komplexität und gewähltem Preismodell: Zwischen 50 € pro Monat und mehreren hunderttausend Euro für komplette Implementierungen. In diesem Artikel erfährst Du, womit du bei der Einführung eines ERP-Systems finanziell rechnen musst, welche Faktoren den Preis beeinflussen und wie sich die Investition langfristig auszahlt.

Das Wichtigste im Überblick

• ERP-Kosten variieren stark je nach Unternehmensgröße, Preismodell und individuellen Anforderungen.
• Zusätzliche Kosten entstehen oft durch Anpassungen, Integrationen, Datenmigration und Projektmanagement.
• Mit einer strategischen Planung und einer passgenauen ERP-Auswahl lassen sich Kosten deutlich senken.

Ein ERP-System amortisiert sich meist innerhalb von 12–24 Monaten durch Effizienz- und Kostenvorteile.

Was kosten ERP-Systeme? Ein Überblick über die Preisspannen

Die Investition in ein ERP-System ist für viele Unternehmen ein fundamentaler strategischer Schritt – zugleich aber auch mit einer der größten Budgetposten im Rahmen der Digitalisierung. Deshalb gehört die Frage nach den Kosten zu den ersten und wichtigsten Überlegungen. 

Zudem unterscheiden sich die Preisstrukturen je nach Bereitstellungsform erheblich. Während Cloud-ERP-Systeme meist auf monatlichen Abonnementmodellen basieren, erfordern On-Premise-Lösungen eine einmalige, deutlich höhere Anfangsinvestition – dafür entfallen monatliche Mietkosten. Die finanziellen Aufwendungen variieren erheblich: 

Ein mittelständisches Unternehmen mit etwa 50 Mitarbeitenden muss für ein ERP-System mit Ausgaben zwischen 75.000 € und 150.000 € für eine On-Premise-Lösung bzw. mit monatlichen Kosten von 5.000 € bis 12.500 € für eine Cloud-Lösung rechnen. Das sind allerdings nur Richtwerte, welche Dir bei der groben Einschätzung helfen. Die tatsächlichen Kosten hängen stark von Deinen individuellen Anforderungen ab.

Wie Du Deine Ausgaben für die ERP-Implementierung genauer kalkulieren kannst, zeigen wir Dir im Folgenden. 

Die 5 wichtigsten Kostenfaktoren bei der ERP-Einführung

Wie setzen sich die Gesamtkosten der ERP-Nutzung genau zusammen? Neben der eigentlichen Lizenz oder den monatlichen Abonnementgebühren entfallen oft große Anteile auf Implementierung, Schulungen oder Infrastruktur. Die wichtigsten Kostenfaktoren sind folgende: 

1. Lizenzkosten/Abo-Gebühren: Die einmaligen Lizenzkosten (On-Premise) bzw. die regelmäßigen Abo-Gebühren (Cloud) richten sich nach Zahl der Nutzenden und Funktionsumfang und machen typischerweise 15-30% der Gesamtkosten aus.

2. Implementierungskosten: Kosten für Beratung, Anpassung, Datenübernahme und technische Einrichtung stellen meist den größten Kostenblock mit 30-50% der Gesamtkosten dar.

3. Schulungskosten: Schulungen der Mitarbeitenden im Umgang mit dem neuen System belaufen sich überwiegend auf ca. 10-15% der Gesamtkosten.

4. Wartungskosten: Bei On-Premise-Lösungen fallen zusätzlich jährliche Wartungskosten von etwa 15-22% der Lizenzkosten an.

5. Hardware- und Infrastrukturkosten: Besonders bei On-Premise-Lösungen können Kosten für Server und Infrastruktur mit 10-20% der Gesamtkosten zu Buche schlagen.

Tipp: Bei der Budgetierung immer eine Reserve von 10-15% für unvorhergesehene Kosten einplanen.

Versteckte Kosten bei ERP-Projekten berücksichtigen

Neben den offensichtlichen Kosten wie Lizenz und Implementierung solltest Du weitere Kosten berücksichtigen. Häufig treten unerwartete Kosten auf, die Dein Budget belasten können:

• Anpassungskosten: Individuelle Anpassungen (beispielsweise Oberflächenanpassungen oder Workflow-Automatisierungen) können zusätzlich anfallen. 
• Integrationskosten weiterer Systeme:  Die Anbindung an bestehende Systeme (wie Webshops oder Buchhaltungssoftware) kann komplexer ausfallen als erwartet.
• Datenmigration: Die Übernahme von Daten aus Altsystemen kann Mehraufwand und dementsprechend Mehrkosten bedeuten.
• Projektmanagement: Effektives Projektmanagement kostet Zeit und Geld, ist jedoch entscheidend für den Projekterfolg.
• Schulungsbedarf: Der tatsächliche Schulungsbedarf wird häufig unterschätzt – besonders, wenn Mitarbeitende noch nie mit einem ERP-System gearbeitet haben.

Dennoch lohnt sich in der Regel die Implementierung von ERP-Systemen, wie folgendes Beispiel zeigt: Einer unserer Kunden plante ursprünglich mit einem Budget von 45.000 € für die ERP-Einführung. Durch unvorhergesehene Anpassungen (z. B. für die DATEV-Schnittstelle) und zusätzlichen Schulungsbedarf stiegen die Kosten auf insgesamt 67.000 €. Trotz der Mehrkosten rentierte sich die Investition bereits nach 14 Monaten durch die verbesserte Prozesseffizienz.

Cloud ERP vs. On-Premise: Kostenvergleich der Betriebsmodelle

Cloud-ERP-Systeme sind insbesondere für den e-Commerce-Handel attraktiv, da sie sich einfacher mit Online-Shops und Vertriebskanälen integrieren lassen und mit geringeren Anfangsinvestitionen starten. On-Premise-Lösungen erfordern dagegen höhere Einmalkosten, bieten aber auf lange Sicht häufig Kostenvorteile, vor allem bei intensiver Nutzung und ausreichendem IT-Know-how im Unternehmen. Die wichtigsten Unterschiede der beiden Betriebsmodelle sind folgende: 

Gut zu wissen: Neben dem Lizenzmodell für On-Premise-Lösungen und dem Abomodell für Cloud-Lösungen bieten sich Dir auch alternative Preismodelle:

• Nutzungsbasiertes Abrechnungsmodell: Abrechnung nach tatsächlicher Nutzung, z. B. Anzahl der verarbeiteten Transaktionen oder Dokumente. Eignet sich besonders für saisonale Geschäftsmodelle.

• Modulbasierte Preisgestaltung: Abrechnung nach tatsächlicher Nutzung, z. B. Anzahl der verarbeiteten Transaktionen oder Dokumente. Eignet sich besonders für wachsende Unternehmen mit modularen Anforderungen. 

Branchenspezifische Kostenunterschiede bei ERP-Implementierungen

Die Höhe der ERP-Implementierungskosten hängt nicht nur von der Unternehmensgröße, sondern auch stark von der Branche und den spezifischen Anforderungen ab. Je nach Geschäftsfeld werden zusätzliche Funktionen, Module oder Schnittstellen benötigt, die den Aufwand und damit auch die Kosten beeinflussen.

Wie berechnet sich der ROI einer ERP-Einführung?

Neben der funktionalen Verbesserung von Prozessen ist der Return on Investment (ROI) eine der wichtigsten Kennzahlen bei der Nutzung eines ERP-Systems. Natürlich möchtest Du als Unternehme nachvollziehen können, wann sich die Investition rechnet und welche konkreten finanziellen Vorteile durch die Automatisierung entstehen. Dafür nutzt Du folgende Formel:

ROI = (Nettogewinn durch ERP / Gesamtkosten des ERP-Systems) × 100%

Der Nettogewinn eines ERP-Projekts ergibt sich aus der Summe aller monetären Vorteile, die durch die Einführung und Nutzung des Systems erzielt werden. Folgende Faktoren fließen in die Berechnung mit ein:

• Zeitersparnis durch die Automatisierung manueller Prozesse
• Reduktion von Bestandskosten durch optimiertes Bestandsmanagement
• Vermeidung von Fehlerkosten, da eine einheitliche Datenbasis reduziert Fehler
• Umsatzsteigerung durch optimierte Kundenbetreuung und kürzere Lieferzeiten
• Optimierung der Personalkosten dank gesteigerter Effizienz

Wichtig: ERP-Systeme zahlen sich meist bereits nach 12 bis 24 Monaten aus. Besonders Cloud-Lösungen erreichen den Break-even häufig schneller, da sie mit niedrigeren Anfangsinvestitionen starten.

Praxisbeispiele: Reale ERP-Kosten aus dem Mittelstand

Doch wie sehen ERP-Kosten und Amortisationszeiten konkret in der Praxis aus? Folgende Beispiele zeigen Investitionen und Amortisationsdauer bei mittelständischen Unternehmen:

MIOGA Warenhandel & Service GmbH: Der Warenhandel entschied sich für eine Cloud-ERP-Lösung mit integriertem CRM, um die Stammdatenverwaltung und Auftragsbearbeitung zu optimieren.

• Einrichtung und Implementierung: 29.800 €
• Schulungen: 7.500 €
• Monatliche Lizenzkosten: 1.200 € (12 Nutzende)
• Amortisationsdauer: Die Investition zahlte sich durch eine effizientere Lagerverwaltung und Zeitersparnis nach 16 Monaten aus.

Id-Sports GmbH: Der Großhändler benötigte eine spezielle ERP-Lösung mit Anbindung an Shopify, Amazon und DATEV.

• Einrichtung und Implementierung inkl. Schnittstellen: 42.500 €
• Schulungen: 6.200 €
• Monatliche Lizenzkosten: 1.850 € (15 Nutzende)
• Amortisationsdauer: Die Investition zahlte sich nach 18 Monaten aus, der ROI betrug 135%.

Hinweis: Alle Daten stammen aus der internen Datenbank von Xentral.

Kleine vs. mittelständische Unternehmen: Unterschiede in der Kostenstruktur

Während kleine Unternehmen oft mit einem begrenzten Budget arbeiten und vor allem auf schnelle Umsetzbarkeit achten, stehen bei wachsenden oder etablierten Mittelständlern meist komplexere Prozesse, höhere Anforderungen an Skalierbarkeit und zusätzliche Integrationen im Vordergrund. Je nach Unternehmensphase unterscheidet sich daher nicht nur der Funktionsumfang, sondern auch der Investitionsbedarf 

Fazit: Für kleine Unternehmen ist oft ein modularer Ansatz wirtschaftlich sinnvoll. Beispielsweise kann mit einem Basis-ERP für etwa 300-500 € monatlich gestartet und bei Bedarf erweitert werden. 

Mittelständische Unternehmen profitieren von umfassenderen Implementierungen, die trotz höherer Anfangsinvestitionen langfristig bessere Effizienzgewinne bringen.

Wann lohnt sich ein Upgrade Deines ERP-Systems?

Dein Unternehmen wächst, neue Kunden kommen hinzu, die Prozesse werden komplexer – und plötzlich stößt Dein bisheriges ERP-System an seine Grenzen? Die folgenden Anzeichen helfen bei der Einschätzung, ob ein Wechsel oder eine Erweiterung des ERP-Systems wirtschaftlich und strategisch sinnvoll ist.

• Die Bearbeitungszeit pro Auftrag steigt
• Die Fehlerquote in der Auftragsabwicklung zunimmt
• Neue Geschäftsbereiche oder Kanäle hinzukommen
• Die Wartungskosten kontinuierlich steigen
• Der Kundenservice durch verzögerte Prozesse leidet

ERP-Kosten für wachsende e-Commerce-Unternehmen

Mit dem Wachstum steigen im e-Commerce nicht nur die Ansprüche an Prozesse und Systemlandschaft, sondern auch die Investitionen in ein leistungsfähiges ERP-System. Während kleinere Shops oft mit einem Basis-ERP und einfacher Shop-Anbindung starten, benötigen wachstumsstarke Unternehmen spätestens ab dem Multichannel-Betrieb erweiterte Funktionen, Schnittstellen und skalierbare Systeme. 

Beispiel: Der Multichannel-Händler Elektroraum24 startete mit einer einfachen Cloud-ERP-Lösung für 250 € monatlich. Mit steigendem Wachstum und der Integration weiterer Verkaufskanäle erweiterte der Händler sein ERP schrittweise. 

Heute, mit einem Jahresumsatz von über 3 Mio. €, nutzt Elektroraum24 eine umfassende ERP-Lösung mit DATEV-Schnittstelle und automatisierter Auftragsabwicklung für monatlich 1.450 €. Die Effizienzgewinne durch die Automatisierung haben die Kosten pro verarbeitetem Auftrag um 68% gesenkt.

Rechtliche Anforderungen und ihre Kostenauswirkungen

Datenschutz, steuerliche Pflichten oder branchenspezifische Regularien erfordern oft zusätzliche Module, Anpassungen oder spezielle Funktionen - und wirken sich somit auf die ERP-Kosten aus. Folgende rechtliche Anforderungen solltest Du berücksichtigen:

• Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): Die Implementierung DSGVO-konformer Prozesse kann zusätzliche Kosten von 5.000-10.000 € verursachen.
• GoBD-Konformität: Für die Einhaltung der GoBD sind oft spezielle Module nötig, was Kosten zwischen 2.000-5.000 € bedeuten kann.
• OSS-Regelung (e-Commerce): Für international tätige Online-Händler ist die Abbildung der One-Stop-Shop-Regelung für die EU-Mehrwertsteuer erforderlich, was Mehrkosten von 1.500-3.000 € bedeutet.
• Branchenspezifische Vorschriften: In regulierten Branchen wie der Medizintechnik oder im Bereich Lebensmittel können zusätzliche Compliance-Anforderungen die Implementierungskosten um bis zu 30% erhöhen.

Tipp: Achte darauf, dass Dein ERP-Anbieter regelmäßige Updates für gesetzliche Änderungen bereitstellt, um teure Nachentwicklungen zu vermeiden.

Kostenoptimierung bei der ERP-Einführung

Durch eine sorgfältige Planung lassen sich unnötige Ausgaben vermeiden. Die folgenden Ansätze solltest Du in Deinen Strategien einplanen, wie Du Dein ERP-Projekt effizient und kostenschonend umsetzen kannst.

• Standardisierung vor Individualisierung: Prüfe, ob Standardfunktionen Deine Anforderungen erfüllen – individuelle Anpassungen sorgen für höhere Kosten.
• Phasenweise Implementierung: Führe zunächst die Kernfunktionen ein und erweitere das System schrittweise. So verteilst Du die Investition und lernst aus den früheren Phasen.
• Schulungskonzept optimieren: Bilde interne Trainer:innen aus, die ihr Wissen weitergeben. Dies senkt die externen Schulungskosten und erhöht die Akzeptanz des neuen Systems bei Deinen Mitarbeitenden.
• Produkt-Feature-Modul: Mit Xentral ERP kannst du dank des modularen Aufbaus genau die Funktionen nutzen, die du tatsächlich benötigst. Starte mit den Grundfunktionen und erweitere dein System schrittweise – ideal für e-Commerce und Multichannel-Handel, um schnelle Effizienzgewinne und eine kurze Amortisationszeit zu erzielen.