Inventory Management System: Behalte den Überblick in deinem E-Commerce Business

Absolute Kontrolle: Die Vorteile eines IMS

Wagst du im E-Commerce Business gerade die ersten vorsichtigen Schritte und deponierst deine Waren noch in den eigenen vier Wänden, reichen Zettel und Papier für deine Lagerhaltung vermutlich aus.

Spätestens aber, wenn du dir einen eigenen Lagerraum mietest oder in der Folge die ersten Lagermitarbeiter für deine erste kleine Lagerhalle einstellst, wird es Zeit, über ein eigenes Inventory Management System nachzudenken. Denn die Pluspunkte, die dir eine digitale Lösung einbringt, sind zahlreich:

#1 Optimierte Warenhaltung

Ein IMS sagt dir genau, welche Waren sich in welcher Menge in deinem bzw. in welchem deiner Lager befinden, was bereits auf dem Weg zum Endkunden ist und ob du in nächster Zeit mit Sendungen deiner Zulieferer rechnen kannst. So behältst du die absolute Übersicht. Du kannst rechtzeitig nachordern, bevor dir ein besonders beliebter Artikel ausgeht und vermeidest gleichzeitig, dich mit Ladenhütern einzudecken.

# 2 Perfekt gepackte Sendungen

Inventory Management Systeme verraten dir nicht nur, was du derzeit lagerst, sondern auch, wo sich jeder einzelne Artikel befindet. Das bedeutet, deine Lagermitarbeiter:innen sparen viel Zeit bei der Suche nach den Inhalten einer Sendung und vermeiden gleichzeitig ärgerliche Fehlgriffe bei sich ähnelnden Produkten. In der Folge führen solche Fehlgriffe nicht selten zu vermehrten Kunderückfragen und auch zu Retouren, was natürlich vermieden werden sollte.

#3 Aussagekräftige Reportings

Ein gutes IMS stellt deinen Lagerbestand nicht nur in Echtzeit dar, sondern kann sämtliche Informationen auch in Form von Reportings aufbereiten und ausgeben. So siehst du auch bei einem umfangreichen Produktportfolio mit einem einzigen Blick, welche Artikel etwa bereits gut laufen, wo noch ein wenig Marketing angebracht ist und was sich für dich gar nicht lohnt. Aber auch andere unternehmensrelevante Daten, wie Lieferzeiten oder die Retourenquote lassen sich so übersichtlich darstellen.

#4 Überraschungen vermeiden

Kontrolle über dein Inventar in Kombination mit der sofortigen Verfügbarkeit aller relevanter Informationen versetzen dich außerdem in die Lage, auf Unwägbarkeiten schnell und angemessen zu reagieren. Ein Artikel wird plötzlich zum Renner, weil ein Influencer ihn in die Kamera gehalten hat? Dein IMS informiert dich sofort über die steigenden Absätze.

#5 Langfristige Planbarkeit

Weiterhin erlaubt dir ein Lagerverwaltungssystem Planungssicherheit über lange Zeiträume. Saisonale Highlights gehen dir nicht mehr aus, da du dich frühzeitig bevorraten kannst. Tage mit Absatzpeaks wie der Black Friday bereiten dir kein Kopfzerbrechen mehr, weil Shop und Lager im Gleichklang arbeiten.

#6 Weniger Arbeit

Alle bislang genannten Prozesse lassen sich in einem IMS natürlich automatisieren – auch das simple Einpflegen von Retouren. Du musst keine Strichlisten über deinen Lagerbestand mehr führen oder in Handarbeit Tabellen auf den neuesten Stand bringen. Jeder Wareneingang und -ausgang wird automatisch registriert, jede Bestellung an deine Zulieferer bei der Unterschreitung eines Mindestbestands von allein versandt.

#7 Geringere Kosten

Automatisierung bedeutet von Haus aus meist schon eine deutliche Kostenersparnis: Arbeit, die sonst ganze Tage verschlingen würde, wird jetzt einfach von der Software erledigt. Allerdings ergibt sich auch an anderen Stellen viel Einsparpotenzial. Zum Beispiel, indem du dich wirklich nur noch in den Mengen bevorratest, die ideal für dich sind – überflüssige Lagerkosten ade. Oder, weil du Ladenhüter identifizierst und in umsatzstärkere Produkte investieren kannst.

#8 Zufriedene Mitarbeiter:innen

Kein Mensch mag es, wenn ihm seine Arbeit schwer gemacht wird – vorwiegend dann nicht, wenn eine effiziente Lösung so offensichtlich ist. Mit einem IMS müssen Lagermitarbeiter:innen – auch die Neuankömmlinge unter ihnen –  nicht mehr ewig im hintersten Regalwinkel wühlen und dein Einkäufer wird am Wochenende nicht mit panischen E-Mails bombardiert, weil das Lager leer ist. Diese Entlastung werden deine Mitarbeiter dir danken und mit einem Lächeln und großer Einsatzfreude entlohnen.

#9 Glückliche Kunden

Kundenzufriedenheit ist das, was im E-Commerce am Ende des Tages wirklich Umsatz bringt. Denn wer ein positives Einkaufserlebnis erfährt, kehrt wieder, hinterlässt gute Bewertungen, empfiehlt weiter und sorgt damit für gute Verkaufszahlen. Ein IMS unterstützt dich bei der schnellen Lieferung, ständigen Warenverfügbarkeit und vermeidet Probleme, bevor sie entstehen. Glückliche Kunden sind da schon fast selbstverständlich.

#10 Hohe Skalierbarkeit

Das wichtigste zum Schluss: Ein gutes IMS skaliert mit deinem E-Commerce Business. Es begleitet dich zuverlässig durch die Anfänge, stellt dir bei Expansion und Wachstum neue Funktionen zur Verfügung und ist in der Lage, plötzliche Peaks zu kompensieren. Insbesondere dann, wenn das Thema Fanbuilding auch in deinem Shop relevant wird. Du bindest dir also keinen überflüssigen Kostenklotz ans Bein oder musst gar befürchten, dass dein IMS eines Tages an seine Grenzen stößt und dein ganzes Geschäft kollabiert.

Indikatoren: Woran du erkennst, dass es Zeit für ein IMS wird

Vorteile also, wohin das Auge auch reicht. Vielleicht fragst du dich deshalb gerade, ob es für dein E-Commerce-Business ebenfalls an der Zeit ist, auf eine digitale Lösung für dein Lagerhaltungssystem umzusatteln? Wir möchten dir vier Anzeichen nennen, die einen Wechsel nahelegen:

#1 Fehlende Übersicht

Keine Frage, der wichtigste Indikator, um zu erkennen, ob du ein IMS benötigst, ist die Übersichtlichkeit deines Lagerbestandes. Nicht nur von deiner Seite aus, sondern auch für deine Kund:innen spielt die Verfügbarkeit eine große Rolle. Hier solltest du stets darüber im Bilde sein, wie der aktuelle Stand innerhalb deines Lagers aussieht – ganz egal, ob du mit einem internen oder mit einem externen Lager arbeitest.

#2 Fehler häufen sich

Ein wachsendes Unternehmen stößt mit einer manuellen Lagerverwaltung schnell an die Grenzen des menschlich machbaren. Dann schleichen sich Fehler ein, Pakete werden falsch gepackt oder inkorrekt adressiert, Retouren auf die lange Bank geschoben. Quillt deine Inbox über vor Kunden-E-Mails, schafft ein IMS schnell Abhilfe.

#3 Steigende Lagerhaltungskosten

Je ineffizienter deine Lagerverwaltung arbeitet, desto mehr kostet dich effektiv jeder einzelne Quadratzentimeter Lagerraum und jeder mit der Lagerhaltung verbundene Prozess. Insbesondere dann, wenn du deine Lagerflächen vergrößern möchtest, weil deine bisherigen Flächen zu klein werden. Wenn du also spürst, dass vor allem das Lager deinen Gewinn auffrisst, wirst du von einem IMS enorm profitieren.

#4 Langsameres Wachstum

Lässt das Wachstum deines Business im Vergleich zur Vergangenheit merklich nach, liegt die Ursache ebenfalls meist in der Lagerverwaltung. Denn gerade dort stellt sich häufig ein Flaschenhals ein, der die täglichen Geschäftsaufgaben deutlich verlangsamt und viel Arbeitszeit kostet. Mit einem Inventory Management System knüpfst du rasch wieder an alte Erfolge an.

#5 Mangelnde Agilität

Du bist immer einen Tick langsamer als deine Marktbegleiter, bemerkst Trends erst, wenn es schon fast zu spät ist und deine Zulieferer stöhnen  genervt auf, wenn du dich wieder mit einem Eilauftrag bei ihnen meldest? Auch hier ist die Lagerlogistik oft der Knackpunkt; mithilfe eines IMS erkennst du Peaks und C-Ware und bist der Konkurrenz immer eine Nasenlänge voraus.

Entscheidungsfragen: Welches IMS ist das Richtige für dich?

Hast du dich in mindestens einem der oben genannten Punkte wiedererkannt, wird es definitiv Zeit für ein Upgrade. Die Frage ist jetzt nur noch, für welches IMS du dich entscheiden solltest. Um dir deine Auswahl zu erleichtern, möchten wir eine dringende Empfehlung aussprechen: Achte auf zahlreiche Schnittstellen!

Denn den Pflichtteil, wie automatisiertes Warenmanagement und den standardisierten Versand von Bestell-E-Mails, beherrscht so gut wie jedes IMS. Doch das nützt dir herzlich wenig, wenn dein Lagersystem sich nicht mit dem Rest deiner Tools verbinden lässt. Stell dir vor, du müsstest deine Shop-Software weiterhin händisch mit deinem Lagerbestand synchronisieren oder Benachrichtigungen über eingehende Lieferungen seitens deines Versanddienstleisters oder Zulieferers immer noch telefonisch an dein Lager weitergeben – all die Vorteile eines IMS würden ganz einfach verpuffen.

Schnittstellen sind die Kür jedes Inventory Management Systems. Sie erst machen es zu einem Werkzeug, mit dessen Hilfe dein Business den Turbo einlegen kann. Deshalb gerne noch mal: Achte auf die Schnittstellen!

Schluss mit Lagerchaos, dank IMS

Digitales Logistikmanagement auf dem Tablet

Jetzt weißt du also, welche Vorteile dich erwarten, wenn du die Lagerlogistik deines Unternehmens mit einem Inventory Management System aufrüstest. Wann es für dich dafür an der Zeit ist, kannst du anhand von vier wichtigen Indikatoren feststellen. Und dass bei der Auswahl des für dich besten IMS die Schnittstellen eine große Rolle spielen sollten, konnten wir dir hoffentlich auch deutlich machen.

Wir würden uns deshalb freuen, dich bald bei Xentral begrüßen zu dürfen. Denn als Anbieter von Enterprise Ressource Systemen gehört die effiziente Lagerhaltung gerade im E-Commerce selbstverständlich ebenfalls zu unserem Portfolio. Probiere uns einfach 14 Tage lang kostenlos aus und überzeuge dich selbst davon, wie einfach Lagerlogistik sein kann.

Titelbild von Lukas Blazek. Weiteres Bild von Aletou Eletu.