Was ist Enterprise Resource Planning (ERP)? Der ultimative Leitfaden

Was ist Enterprise Resource Planning (ERP)?

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Wie funktioniert ein ERP-System?

Ein Enterprise Resource Planning System fungiert als zentrales Nervensystem für Unternehmen. In einem ERP kannst du alle deine Geschäftsprozesse zentral verwalten und über eine gemeinsame Datenbasis miteinander verknüpfen.

Die übergeordnete Funktion eines ERP-Systems besteht darin, das Management deines Unternehmens zu unterstützen, deine Prozesse effizienter zu gestalten und die Organisation deiner unternehmensinternen Arbeitsabläufe zu erleichtern. So kannst du zudem ineffektive Arbeitsabläufe oder andere potenziell problematische Prozesse entdecken und optimieren.

Die Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben steigert darüber hinaus die Effizienz deiner Abteilungen und minimiert Fehler. Das vordergründige Ziel eines ERP ist zudem die Bereitstellung von Echtzeitdaten, sodass du jederzeit fundierte Entscheidungen treffen kannst. Insgesamt dienen ERP-Lösungen dazu, Ressourcen zu optimieren, Kosten zu senken und die unternehmensweite Produktivität zu steigern.

Auswahlkriterien für ein ERP

Folgende Fragen können dabei helfen, herauszufinden, ob du ein ERP brauchst, welche Anforderungen du hast und welche Art von ERP sich am besten für deinen individuellen Fall eignet:

• Was sind deine Ziele: Schnelles Wachstum oder Konzentration auf eine Nische?
• Welche Unternehmensbereiche müssen durch das ERP abgedeckt werden?
• Welche Tools nutzt du bereits und welche Schnittstellen müssen dafür beim ERP vorhanden sein?
• Willst du das ERP in deine Infrastruktur einbinden oder soll es ein Cloud-Anbieter sein?
• Welche Option ist die Richtige für dich: ERP kaufen oder mieten?
• Lizenzlösung oder eine Open-Source-ERP-Lösung?
• Wie viel Support würdest du gerne vom ERP-Anbieter erhalten?

Anhand dieser Fragen kannst du viele ERP-Anbieter bereits gut sortieren und eine Liste möglicher ERP-Softwarelösungen erstellen.

Die wichtigsten ERP-Module und ihre Funktionen

In der Regel besteht eine ERP-Software aus verschiedenen Modulen, die über eine zentrale Datenbank miteinander kommunizieren und so wichtige Daten austauschen. Dazu gehören üblicherweise Geschäftsbereiche wie:

• Finanzen und Buchhaltung
• Personalwesen und Human Resources
• Produktion und Fertigungsplanung
• Beschaffung und Materialwirtschaft
• Logistik und Supply Chain Management
• Vertrieb und Customer Relationship Management
• Product Lifecycle Management
• Projektmanagement
• Business Intelligence und Reporting
• und viele mehr

Welche konkreten Funktionen eine ERP-Software hat, hängt davon ab, für welche Unternehmensbereiche sie genutzt werden soll und für welche Lösung du dich letztendlich entscheidest.

Vorteile einer ERP-Software

Die Implementierung einer ERP-Software bringt eine Vielzahl von Vorteilen mit sich, die dazu beitragen, deine Geschäftsprozesse zu automatisieren und zu optimieren und die Gesamtleistung deines Unternehmens zu steigern.

Gemeinsame Datenbasis

Eine ERP-Lösung schafft eine einheitliche Datenbasis für alle Abteilungen deines Unternehmens und verbessert den Informationsfluss und die Kommunikation. So gehören Insellösungen, doppelter Erfassungsaufwand und Redundanzen der Vergangenheit an.

Transparenz

Dank eines ERP stehen Informationen transparent und einheitlich in deinem gesamten Unternehmen zur Verfügung. So haben alle Abteilungen vollständigen Zugriff auf bestehende Datenstrukturen.

Prozessoptimierung

Die Prozesse und Workflows deines Unternehmens verbessern sich bereits direkt mit der Einführung eines ERP in deine Unternehmensstruktur. Außerdem profitierst du beispielsweise von automatisch eingehaltenen Compliance Regeln.

Effizienzsteigerung

ERP ermöglicht die Automatisierung deiner Geschäftsprozesse, reduziert manuelle Aufgaben und verbessert deine Arbeitsabläufe. Dies führt zu einer deutlichen Steigerung der Effizienz und Verbesserung der Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen.

Weitere Vorteile

• Bessere Berichte: Ein ERP vernetzt Daten vollständig und verlässlich, wodurch die Erstellung von flexiblen und aussagekräftigen Berichten und Reportings möglich wird.
• Fehlerminimierung: Mithilfe von Enterprise Resource Planning gehören doppelte Daten, Übertragungsfehler, Inkonsistenzen und widersprüchliche Angaben dank Automatisierung der Vergangenheit an.
• Zeitersparnis: ERP-Systeme arbeiten rationell, wodurch redundante Aufgaben in deinem Unternehmen wegfallen, sich der Suchaufwand verringert und Zeit eingespart werden kann.
• Echtzeitdaten: Durch die umfassende Datenerfassung und Integration bietet dir ein ERP aktuelle Informationen.
• Effektive Projektsteuerung: Dank des vollumfänglichen Überblicks über Projekte und Projektressourcen innerhalb eines ERP kannst du Projekte effektiv erfassen, dokumentieren und durchführen.
• Ressourcenoptimierung und Kostenersparnis: Die Integration von Ressourcenplanung ermöglicht eine effiziente Nutzung von Kapazitäten, reduziert Überbestände und minimiert Verschwendung.

Die Einführung einer ERP-Plattform schafft somit eine Grundlage für nachhaltigen Erfolg und Wettbewerbsvorteile.

ERP-Implementierungsarten: Cloud, On-Premise, Hybrid, Mobile & Social

Eine ERP-Lösung kann auf verschiedene Art und Weise implementiert werden. Du hast die Wahl zwischen Cloud-Lösungen, einem hybriden ERP-System, einer On-Premise Lösung, einem Mobile ERP oder einem Social ERP.

Cloud-ERP

Cloud-ERP-Lösungen (auch SaaS-ERP oder ERP as a Service) ermöglicht es Unternehmen, die ERP-Software über das Internet zu nutzen. Dabei wird die Software vom Anbieter dezentral in einer Cloud gehostet und verwaltet. Eine Cloud-Lösung bietet Unternehmen Flexibilität und ein hohes Maß an Skalierbarkeit.

Wichtigste Vorteile:

• Kalkulierbare Kosten
• Hohe Datensicherheit
• Keine eigene IT-Abteilung und Server-Infrastruktur notwendig

Hybrid ERP

Wie der Name bereits ahnen lässt, kombinieren hybride ERP zahlreiche Cloud- und On-Premise-Funktionen. Einige Daten und Anwendungen werden in der Cloud gehostet, während andere lokal auf eigenen Servern verwaltet werden. Hybrid-ERP eignet sich für Unternehmen, die spezifische Anforderungen haben, beispielsweise hinsichtlich Datenschutz oder Integration mit bestehenden Systemen.

Wichtigste Vorteile:

• Schnelle Anpassung an sich ändernde Umstände
• Zeitersparnis in der unternehmensinternen IT-Abteilung
• Kontrolle über die eigenen Daten

On-Premise ERP

On-Premise bedeutet, dass das System auf lokalen Servern installiert und verwaltet wird. Das Unternehmen muss sich also selbst um die Wartung kümmern, was umfangreiche IT-Ressourcen voraussetzt. Das bedeutet aber auch, dass man volle Kontrolle über das System und die darüber verarbeiteten Daten hat.

Welche Lösung am besten zu deinem Unternehmen passt, hängt von deinen individuellen Anforderungen ab. Ein Cloud-ERP-System ist ideal für kleine und mittelständische Unternehmen mit begrenzten IT-Ressourcen. Hybride und On-Premise Lösungen sind für große Unternehmen geeignet, die komplexe Anforderungen haben und über die erforderlichen IT-Ressourcen verfügen.

Wichtigste Vorteile:

• Schlüsselfertig
• Geringer Aufwand
• Einfach bedienbar

Mobile ERP

Auch Enterprise Resource Planning kommt an dem Thema Mobile Computing bzw. dem Bring-Your-Own-Device-Phänomen nicht vorbei. Mit einem Mobile ERP-System wird ein vollumfänglicher Zugriff auf sämtliche Projekte und Daten rund um die Uhr vom Sofa oder dem Urlaub aus möglich.

Wichtigste Vorteile:

• Effiziente Informationsverteilung
• Produktivitätssteigerung
• Ortsunabhängiger Zugriff

Social ERP

Moderne ERP-Systeme sind längst nicht mehr statisch oder rein auf die Informationsgewinnung aus Datenbanken, Geschäftsprozessen und Datenanalysen beschränkt. Aktuelle ERP-Systeme richten sich hingegen verstärkt nach ihren Nutzer:innen. Konkret heißt das, dass sich ein ERP durch die Integration von Social-Media-Elementen zu einem Tool entwickelt, das auch die Bereitschaft zur Interaktionsfähigkeit von Mitarbeitenden als Geschäftsprozess bzw. Ressource begreift.

Wichtigste Vorteile:

• Sichere und kollaborative Kommunikation zwischen Mitarbeitenden und Kund:innen
• Archivierung von wertvollen Kommunikationsverläufen
• Optimale Kampagnenerstellung

ERP-Implementierung und Einführung

Die Einführung eines ERP-Systems ist ein komplexes Projekt, das sorgfältige Planung und ein strukturiertes Vorgehen erfordert. Der Implementierungsprozess umfasst typischerweise folgende Phasen:

1. Analysephase: Erfassung der Anforderungen und Geschäftsprozesse
2. Konzeptionsphase: Entwicklung einer maßgeschneiderten Lösung
3. Implementierungsphase: Installation und Konfiguration des Systems
4. Schulungsphase: Training der Mitarbeiter
5. Go-Live: Inbetriebnahme des Systems
6. Optimierungsphase: Kontinuierliche Verbesserung nach der Einführung

Die Dauer der Implementierung variiert je nach Unternehmensgröße und Komplexität der Anforderungen. Für kleinere Unternehmen kann der Prozess wenige Wochen bis Monate dauern, während größere Implementierungen mehrere Monate oder sogar Jahre in Anspruch nehmen können.

ERP-Kosten: Womit muss man rechnen?

Die Kosten für ein ERP-System setzen sich aus verschiedenen Faktoren zusammen:

• Lizenzkosten: Einmalige oder laufende Gebühren für die Software
• Implementierungskosten: Beratung, Anpassung, Datenmigration
• Schulungskosten: Training für Mitarbeiter und Administratoren
• Hardware-Kosten: Bei On-Premise-Lösungen
• Wartungskosten: Laufende Updates und Support
• Anpassungskosten: Individuelle Erweiterungen und Integrationen

Cloud-basierte ERP-Systeme bieten oft ein transparenteres Kostenmodell mit monatlichen oder jährlichen Abonnementgebühren, während On-Premise-Lösungen höhere Anfangsinvestitionen, aber geringere laufende Kosten haben können.

Checkliste für ERP-Systeme: Darauf solltest du achten

Ein leistungsstarkes ERP-System sollte eine umfassende Palette an Funktionen bieten, um die Bedürfnisse deines Unternehmens effektiv zu unterstützen. Hier sind die 12 wichtigsten Funktionen, die ein ERP-System haben sollte:

1. Finanzmanagement: Umfassende Tools für Buchhaltung, Rechnungsstellung und Finanzberichterstattung
2. Materialwirtschaft und -beschaffung: Effiziente Verwaltung von Lagerbeständen, Bestellungen und Lieferketten
3. Produktionsplanung und -steuerung: Integration von Fertigungsprozessen für eine reibungslose Produktion
4. Vertrieb und CRM: Customer-Relationship-Management und Auftragsabwicklung
5. Business Intelligence: Analytische Tools zur Datenauswertung und Prozessoptimierung
6. Mobilität: Zugriff auf das ERP-System von verschiedenen Geräten für eine flexible Arbeitsumgebung
7. Integrationen: Nahtlose Anbindung an andere Tools und externen Systemen
8. Benutzerfreundlichkeit: Intuitive Benutzeroberfläche und benutzerfreundliche Prozesse für eine leichtere Handhabung
9. Datensicherheit: Robuste Datensicherheit, um sensible Unternehmensdaten zu schützen
10. Personalmanagement: Effiziente Personalverwaltung, -bedarfsplanung und -beschaffung
11. Enterprise Performance Management: Verbesserte Geschäftsprozesse, Geschäftspläne, Prognosen und Leistungsberichte sowie eine optimale Budgetplanung
12. Risikomanagement: Optimale finanzielle Kontrolle sowie Schutz vor Risiken und Geldverlusten dank KI und maschinellem Lernen

Diese Funktionen gewährleisten, dass ein ERP-System den aktuellen Anforderungen deines Unternehmens entspricht und bilden die Grundlage für zukünftige Wachstumsmöglichkeiten.

ERP Beispiele: Funktionsbereiche in der Praxis

Enterprise Resource Planning ist vielseitig und kann in nahezu jedem Bereich eines Unternehmens eingesetzt werden. Wie genau ein ERP-System in diesen verschiedenen Unternehmensbereichen genutzt werden kann, erfährst du in den folgenden Abschnitten.

ERP in der Lagerverwaltung, Bedarfsermittlung & Materialwirtschaft

Bestellungen werden automatisch erfasst, Bestandsdaten werden in Echtzeit aktualisiert, und Lagerbewegungen werden effizient koordiniert. Mit einem ERP kannst du Versandprozesse beschleunigen und Lagerverwaltung optimieren. Die automatisierte Bestandsverwaltung und präzise Datenerfassung verhindern Überbestände und reduzieren Lagerkosten.

ERP in der Logistik

Mit einer ERP-Software kannst du verschiedene Versanddienstleister wie DHL oder Hermes integrieren. Die Automatisierung von Logistikprozessen sorgt für effiziente Versandprozesse mit erhöhter Transparenz und Kontrolle.

ERP in der Buchhaltung & Controlling

Der Vorteil einer ERP-Software für Buchhaltung und Finanzen liegt bei der verbesserten Übersicht über Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Außerdem können Vorgänge, wie der Zahlungsabgleich eingehender Bestellungen, digitalisiert und automatisiert werden.

ERP im Vertrieb

Auch den Vertrieb kann eine ERP-Lösung unterstützen. Anbieter bieten dafür zum Beispiel Multichannel Funktionen, über die alle deine Vertriebskanäle gebündelt werden. Alle Anrufe, E-Mails und Aktivitäten werden für einzelne Kunden zusammengeführt und unterstützen so das CRM.

ERP im Marketing

Marketingaktivitäten dienen der fortlaufenden Analyse von Zielgruppen und somit der bestmöglichen Ansprache von potenziellen Kund:innen durch zielgruppenspezifische Werbemaßnahmen. Der sich hier aufdrängende Wettbewerbsdruck ist enorm hoch, weswegen ein effizientes Customer Relationship Management immer bedeutungsvoller wird.

ERP in der Produktion

Die Produktion bzw. Herstellung von Waren ist eng mit wichtigen betrieblichen Funktionen wie der Beschaffung und dem Vertrieb verzahnt. In einem ERP hingegen greifen alle dafür nötigen Prozesse ineinander und arbeiten auf der Grundlage einer gemeinsamen Datenbasis.

ERP in der Personalwirtschaft

Eine zentrale Aufgabe eines jeden Unternehmens ist das Personalmanagement. Die Personalverwaltung, -bedarfsplanung und -beschaffung stehen dabei im Fokus eines in einem ERP-System integrierten Personalinformationssystems.

ERP in der Forschung & Entwicklung

Vor allem große Unternehmen sind häufig, basierend auf einem hohen Wettbewerbsdruck, dazu gezwungen, einen Teil des jährlichen Unternehmensgewinns in die Forschung und Entwicklung zu reinvestieren. Um dabei zukünftig weiterhin wirtschaftliche Erfolge zu erzielen, kann der Einsatz eines ERP-Systems in der materiellen und ideellen Ressourcenplanung essenziell sein.

ERP in der Stammdatenverwaltung

Eine der größten Stärken eines ERP-Systems ist die zentrale Stammdatenverwaltung. So kannst du dank Enterprise Resource Planning für Konsistenz in deinen Datenbeständen sorgen und einen reibungslosen Betriebsablauf gewährleisten.

ERP im Produktdatenmanagement

Ein ERP hilft dir zudem auch bei der Sicherung von Produktdaten, die über Stücklisten, technische Informationen oder CAD-Dateien hinausgeht, also beispielsweise Daten, die der Vermarktung bzw. dem PIM zuzuordnen sind.

ERP im Dokumentenmanagement

In einem ERP-System kannst du sämtliche digitale Dokumente und Unterlagen in Papierform erfassen und organisieren. So sorgst du für ein organisiertes und lückenloses Dokumentenmanagement.

ERP: Wie sieht die Zukunft aus?

Enterprise Resource Planning Systeme entwickeln sich weiter und passen sich an die steigenden Anforderungen von Unternehmen an. Eine wichtige Rolle dabei spielen innovative Technologien wie KI und Machine Learning, die in Zukunft noch weiter an Bedeutung gewinnen werden.

Die Zukunft von ERP-Systemen baut vor allem auf drei Grundpfeilern auf: Modernität, Flexibilität und leichter Konfigurierbarkeit. Dabei spielen vordergründig auch offene Schnittstellen eine große Rolle, aber auch die Integration eines ERP in andere Softwarelösungen.

Aktuelle Trends im ERP-Bereich

• KI-Integration: Intelligente Automatisierung und Datenanalyse
• Low-Code/No-Code-Entwicklung: Einfachere Anpassung durch Fachabteilungen
• Mobile-First-Ansatz: Optimierte Nutzung auf mobilen Endgeräten
• Echtzeit-Datenanalyse: Sofortige Einblicke in Geschäftsprozesse
• Cloud-basierte Microservices: Flexiblere und skalierbarere Architekturen

Es ist zu erwarten, dass ERP-Anbieter diese Entwicklung von anpassbaren und benutzerfreundlichen Systemen, die nahtlos mit anderen Technologien integrierbar sind, weiter vorantreiben. Unternehmen, die ihr Enterprise Resource Planning an diesen Trends ausrichten, werden gut positioniert sein, um auch in Zukunft erfolgreich zu agieren.