Warenwirtschaftssystem - Alle Funktionen einfach erklärt

Die effiziente Verwaltung und Steuerung von Warenbewegungen hilft Unternehmen dabei, die Lagerhaltung in den Griff zu bekommen und Kund:innen zufriedenzustellen. Eine chaotische Zettelwirtschaft oder riesige Excel-Listen können zu Ineffizienzen und Frust sowohl auf Kunden- als auch Unternehmensseite führen. Ein Warenwirtschaftssystem wird daher früher oder später für jedes Unternehmen wichtig. Mithilfe einer solchen Softwarelösung wird sichergestellt, dass sämtliche Prozesse der Warenwirtschaft reibungslos ablaufen und Kund:innen zufriedengestellt werden.

In unserem Beitrag erfährst du alles zum Thema Warenwirtschaft und Warenwirtschaftssystem inklusive Übersicht zu Aufgaben, Zielen, Funktionen, Kosten und Tipps.

Was ist ein Warenwirtschaftssystem?

Die Warenwirtschaft (kurz: WaWi) ist ein Teil der Betriebswirtschaftslehre, der für die Verwaltung, Planung und Steuerung des Materialflusses im Unternehmen zuständig ist. Alle Abläufe, die mit den Warenbewegungen zusammenhängen, werden in der Regel von einem Warenwirtschaftssystem (kurz: WWS) gesteuert. Diese Systeme dienen dazu, Warenströme digital abzubilden und Warenbestände zu verwalten.

Es gibt verschiedene Arten von Warenwirtschaftssystemen, die wir dir im folgenden kurz vorstellen.

Geschlossenes Warenwirtschaftssystem: Geschlossene Warenwirtschaftssysteme umfassen sämtliche Funktionen der Warenwirtschaft und bilden diese in einem System ab. Das geschlossene System verfügt in der Regel über keine weiteren Schnittstellen zu anderen Systemen und fungiert als sogenannte Stand-Alone-Lösung.

Offenes Warenwirtschaftssystem: Ein offenes Warenwirtschaftssystem umfasst die wichtigsten Funktionen wie beispielsweise den Warenein- und -ausgang. Zusätzliche Funktionen bieten Warenwirtschaftssysteme dieser Kategorie durch Schnittstellen zu anderen Softwarelösungen. Beispielsweise können Funktionen wie das Bestellwesen und die Rechnungslegung mithilfe von Schnittstellen an die WaWi-Software angeschlossen werden.

Integrierte Warenwirtschaft: Die integrierte Warenwirtschaft bildet ähnlich wie ein geschlossenes System alle notwendigen Funktionen in einer Softwarelösung ab. Zudem können zusätzliche Schnittstellen zu externen Diensten wie beispielsweise Shop-Systemen, Lieferanten oder Banken genutzt werden. Damit werden Daten an Dritte übermittelt und es wird eine Kommunikation mit externen Partnern sichergestellt.

Ziele eines Warenwirtschaftssystems

Mithilfe eines Warenwirtschaftssystems werden verschiedene Ziele verfolgt. Dazu zählen unter anderem:

• Sicherstellung der materiellen Liquidität: Ein WWS soll sicherstellen, dass das richtige Produkt, in der richtigen Menge, zur richtigen Zeit, am richtigen Ort, in der richtigen Qualität zur Verfügung steht.

• Steuerung des Warenflusses: Mithilfe eines Warenwirtschaftssystems kann der Warenfluss im Unternehmen – von der Beschaffung bis zum Verkauf – digital gesteuert werden.

• Analyse der Warenbewegungen: Integrierte Analytics-Tools helfen dabei, verschiedene Kennzahlen auszuwerten und datenbasierte Entscheidungen zu treffen.

• Optimierung der Lagerhaltung: Die Analyse der Warenströme hilft dir außerdem dabei, deine Bestände zu optimieren und deine Lieferzeiten zu minimieren.

• Unterstützung der Inventur: Dein Lagerbestand sowie die Warenbewegungen werden digital erfasst, sodass die Inventur erleichtert wird und Unstimmigkeiten frühzeitig erkannt werden.

Aufgaben von Warenwirtschaftssystemen

Mit einem Warenwirtschaftssystem werden Güterbewegungen sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens verwaltet, geplant und gesteuert. Ein solches System umfasst unterschiedliche Funktionen, damit ein effizienter Warenfluss gewährleistet werden kann.

• Einkauf: Ein Warenwirtschaftssystem unterstützt beim Einkauf von Waren. Das System organisiert und verwaltet Lieferantendaten und löst Bestellungen bei Lieferanten aus. Im Einkaufsmodul eines WWS ist es möglich, Preise von Lieferanten, Liefertermine und eventuelle Lieferverzögerungen auf einen Blick zu sehen.

• Wareneingang: Wird die bestellte Ware geliefert, ist es an der Zeit, diese zu überprüfen. Die Lieferung wird auf eventuelle Schäden kontrolliert, die Menge und Qualität der Produkte wird beurteilt und es erfolgt eine Überprüfung der Rechnung des Lieferanten.

• Lagerverwaltung: Das Warenwirtschaftssystem unterstützt ebenso die Verwaltung deiner Lagerbestände. Aktuelle Bestände, künftige Bedarfe sowie eventuelle Mindermengen werden dir angezeigt, damit es nicht zu Lieferengpässen oder Out-of-Stock-Situationen kommt.

• Verkauf: Eine effiziente Verwaltung von Kundendaten gehört ebenso zur Kernaufgabe eines Warenwirtschaftssystems. Eine übersichtliche Darstellung und zentrale Verwaltung ermöglichen die schnelle Erstellung von Angeboten, Rechnungen und Lieferscheinen. Ebenso können Mahnungen und Retouren mit einem Warenwirtschaftssystem abgewickelt werden.

• Warenausgang: Im Bereich Warenausgang wird die Bestellung der Kundin bzw. des Kunden noch einmal hinsichtlich Menge und Qualität der Produkte sowie der Kundendaten überprüft, bevor sie in den Versand übergeben wird.

Welche Vorteile bringt ein Warenwirtschaftssystem?

Die zentrale Verwaltung deiner Warenwirtschaft in einer Softwarelösung sorgt vor allem dafür, dass du wertvolle Zeit sparst. Statt komplizierter Excel-Listen oder Zettelchaos hast du alle relevanten Informationen über deine Waren auf einen Blick zentral zur Verfügung. Neben den allgemeinen Zeit- und Kosteneinsparungen bietet ein Warenwirtschaftssystem folgende Vorteile für dein Business.

• Zentrale Verwaltung: Du organisierst deine Waren sowie den Warenfluss innerhalb deines Unternehmens an einer Stelle. Das System zeichnet Buchungen und Warenbewegungen auf, sodass du jederzeit den Überblick über deine Waren hast.

• Transparenz: Mit einem Warenwirtschaftssystem sorgst du für maximale Transparenz, da jede Information zentral gespeichert ist. Es kommt zu keinen Medienbrüchen oder einem komplexen Datenaustausch. Das sorgt für schnellere Reaktionszeiten.

• Prozessoptimierung: Standardisierte und vernetzte Prozessabläufe innerhalb deiner Warenwirtschaft sorgen für optimierte Prozesse.

• Kundenzufriedenheit: Reibungslose Prozesse, schnelle Versandzeiten und fehlerfreie Lieferungen können die Kundenzufriedenheit steigern. Damit du nicht im Chaos versinkst, solltest du eine Softwarelösung in deinem Unternehmen integrieren.

Wann lohnt sich der Einsatz eines Warenwirtschaftssystems?

Grundsätzlich lohnt sich der Einsatz eines Warenwirtschaftssystems für jedes Unternehmen, das Produkte anbietet oder im produzierenden Gewerbe zu Hause ist. Überall dort, wo Arbeitsprozesse effizient organisiert werden müssen, hilft eine Softwarelösung dabei, den Überblick zu behalten und sämtliche Prozesse reibungslos ablaufen zu lassen. Allen voran Unternehmen aus der Logistik, dem Handel oder der Produktion profitieren von einer effizienten Unternehmenssoftware.

Für welche Unternehmensgröße lohnt sich ein Warenwirtschaftssystem?

Warenwirtschaftssysteme sind für jegliche Unternehmensgrößen geeignet – vom Start Up über kleine und mittlere Unternehmen bis hin zum Konzern. Vor allem Start Ups sowie Kleinunternehmen glauben, dass ein Warenwirtschaftssystem noch nichts für sie ist und sie das eigene Lager ohne Softwarelösung bändigen können.

Mögliche Probleme wie beispielsweise Zettelchaos, unübersichtliche Excel-Listen oder im schlimmsten Fall sogar Lieferengpässe treten spätestens dann auf, wenn das Unternehmen wächst. Je mehr Bestellungen und Aufträge bearbeitet werden müssen, desto schneller kommen manuelle Systeme an ihre Grenzen.

Warenwirtschaftssysteme im E-Commerce

Wer im Onlinehandel aktiv ist, wird über kurz oder lang nicht um ein Warenwirtschaftssystem herumkommen. Unzählige Konkurrenzunternehmen sowie hohe Ansprüche der Kundschaft hinsichtlich Bestelloptionen, Zuverlässigkeit, schnelle Versandzeiten und Service machen eine Softwareunterstützung notwendig. Lieferprobleme und Out-of-Stock-Situationen sorgen für Frust bei den Konsument:innen und oftmals für negative Bewertungen.

Ein Warenwirtschaftssystem ermöglicht es, jederzeit einen Überblick über die aktuellen Bestände zu haben, Nachbestellungen frühzeitig auszulösen und eventuelle Ladenhüter zu identifizieren. Eine Anbindung an ein leistungsstarkes CRM-System bzw. die Nutzung eines ERP-Systems im E-Commerce legt den Grundstein für zufriedene Kund:innen und den Erfolg im Onlinehandel.

Warenwirtschaft und ERP: Unterschiede

Es kommt häufig vor, dass Warenwirtschaftssystem und Enterprise Resource Planning (kurz: ERP) synonym verwendet werden. Allerdings gibt es entscheidende Unterschiede hinsichtlich der Komplexität und des Funktionsumfangs der beiden Systeme.

Enterprise Resource Planning kann als erweiterte Warenwirtschaft bezeichnet werden. Ein ERP-System umfasst neben der Warenwirtschaft noch weitere Unternehmensbereiche wie beispielsweise das Rechnungswesen, die Logistik und das Personalwesen. Eine ERP Software ist komplexer angelegt und fungiert als gesamtheitliche Ressourcenplanung für dein Unternehmen. Statt einzelner Softwarelösungen für einzelne Unternehmensbereiche kannst du mit einem ERP System dein gesamtes Unternehmen zentral steuern. So stellst du sicher, dass deine Geschäftsprozesse abteilungsübergreifend effizient ablaufen und optimiert werden.

Einführung einer Warenwirtschaft

Die Einführung einer Warenwirtschaft bzw. eines Warenwirtschaftssystems ist aufgrund der Wichtigkeit für das Unternehmen und der Vielzahl an Optionen eine Herausforderung. Damit du eine fundierte Entscheidung treffen und dich optimal aufstellen kannst, haben wir die wichtigsten Informationen zur Einführung einer neuen Warenwirtschaft für dich zusammengefasst.

Ablauf

Die Entscheidung für oder gegen eine Softwarelösung sollte immer auf Basis deines Bedarfs getroffen werden. In der Praxis gibt es dazu ein sogenanntes Pflichtenheft, welches deine Anforderungen an ein Warenwirtschaftssystem definiert. Hierbei geht es darum, absolut notwendige sowie wünschenswerte Funktionen festzulegen. Wichtig: Bedenke hierbei nicht nur den aktuellen Stand deines Unternehmens, sondern versuche auch deinen künftigen Bedarf zu definieren.

Nachdem du dir deiner Anforderungen bewusst bist, geht es an den Anbietervergleich. Anhand deines Pflichtenhefts solltest du eine Auswahl möglicher Systeme vornehmen. Die meisten Anbieter bieten kostenfreie Testversionen an, sodass du ein paar Warenwirtschaftssysteme zuvor testen kannst. Hierbei solltest du dir ausreichend Zeit nehmen und die jeweiligen Systeme auf Herz und Nieren testen.

Hast du ein für dich passendes Softwarepaket gefunden, geht es an die Implementierung. Ein wichtiger Bestandteil sind ausführliche Schulungen deiner Mitarbeitenden und klare Regeln zum Warenhandling. Je besser deine Mitarbeitenden informiert sind und je klarer die Anweisungen, desto weniger Widerstand ist zu befürchten und desto reibungsloser wird die Nutzung ablaufen.

Anbieter

Die Anbieterauswahl für Warenwirtschaftssysteme ist vielfältig. Allgemein lassen sich jedoch folgende Unterschiede erkennen.

Branchenlösungen: Warenwirtschaftssysteme dieser Kategorie sind speziell auf die Bedürfnisse einzelner Branchen ausgerichtet. Beispielsweise können die angebotenen Zusatzmodule bzw. zusätzliche Funktionen variieren. Vorteilhaft ist die standardmäßige Abdeckung branchenspezifischer Bedürfnisse. Der Vertrieb erfolgt jedoch meist direkt und auch der Support ist nicht flächendeckend gewährleistet.

Individuallösungen: Individuallösungen warten mit maßgeschneiderten Funktionen passend zu den betrieblichen Abläufen auf. Die Ausrichtung auf die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens zeichnet diese Art von Warenwirtschaftssystemen aus. Allerdings ist die Abhängigkeit vom Softwarehersteller sehr hoch.

E-Commerce-Lösungen: Eine Besonderheit stellen speziell auf den E-Commerce ausgerichtete Lösungen dar. Die Warenwirtschaftssysteme müssen effiziente Schnittstellen zu mehreren Systemen wie zum Beispiel Shopsystemen (Shopify usw.), Online-Marktplätzen (Amazon, eBay etc.), Versand- und Fulfillment-Anbietern uvm. gewährleisten.

Kosten

Die Kosten eines Warenwirtschaftssystems variieren teilweise stark. Eine allgemeingültige Aussage ist schwer zu treffen. Wichtige Faktoren, die die Kosten beeinflussen, sind u.a.:

• Bereitstellungsart (On-Premise oder Cloud)

• Abrechnungsmodell (Abo-Modell oder Lizenzkauf)

• Unternehmensgröße

• Anforderungen des Unternehmens

Neben der reinen Softwarelösung musst du gegebenenfalls zusätzliche Anschaffungen wie beispielsweise Kassensysteme, Bondrucker oder Barcodescanner bedenken. Zusätzlich können je nach Software Betriebs- und Wartungskosten anfallen. Die Gesamtkosten (sog. Total Cost of Ownership, TCO) einer solchen Investition können daher höher ausfallen.

6 Tipps für eine effiziente Warenwirtschaft

1. Definiere Waren- und Artikelgruppen: Erstelle eine Hierarchie deiner Waren und Artikel und sorge für einen guten Überblick. Beispielsweise kannst du Warengruppen wie bspw. Herrenoberbekleidung aufstellen und darunter Artikelgruppen wie bspw. T-Shirts und Hemden. Dies hilft dir später bei der Analyse und Auswertung.

2. Stelle einen standardisierten Prozess auf: Eine Standardisierung deines Warenflusses hilft dir dabei, typische Fehlerquellen im Vorhinein zu eliminieren und Arbeitsabläufe effizient zu gestalten. Sorge für klare Prozessbeschreibungen und definiere Zuständigkeiten deiner Mitarbeitenden.

3. Optimiere deine Lagerbestände: Ein Warenwirtschaftssystem ermöglicht dir ausführliche Analysen über gut bzw. schlecht laufende Artikel. Mithilfe sogenannter Renner-Penner-Listen kannst du Ladenhüter entfernen und für die gut laufenden Artikel immer genug Ware vorrätig haben.

4. Erstelle ein Konzept für die Inventur: Die Inventur ist ein wichtiger Bestandteil des Jahresabschlusses. Die physische Bestandsaufnahme kann jedoch zeit- und nervenaufreibend sein. Ein Warenwirtschaftssystem mit Inventurmodul und ein geeignetes Konzept können den Aufwand begrenzen.

5. Führe Lagerstichproben durch: Je nach Art deiner Waren sind Schwund oder Diebstahl ein Problem. Damit eventuell unnatürliche Bestandsveränderungen identifiziert werden, solltest du von Zeit zu Zeit Stichproben in deinem Lager durchführen. Dies kann dir auch im Rahmen der Inventur helfen.

6. Integriere andere Unternehmensbereiche: Für maximale Effizienz deiner Prozesse ist eine Integration anderer Unternehmensbereiche wie beispielsweise ein CRM für das Kundendatenmanagement oder die Anbindung von Fulfillment-Dienstleistern wichtiger Bestandteil. Ein ERP System kann dir bei der ganzheitlichen Steuerung deines Unternehmens behilflich sein.

Fazit

Eine effiziente Warenwirtschaft kann einen Wettbewerbsvorteil für dein Unternehmen darstellen. Dafür ist allerdings eine Softwareunterstützung zwingend notwendig. Warenwirtschaftssystem und ERP System werden oftmals synonym verwendet. Beide Systeme verbinden einige Gemeinsamkeiten. Eine ERP Software unterstützt dich jedoch ganzheitlich bei der Steuerung deines Unternehmens über alle Unternehmensbereiche hinweg. Wenn du deine Geschäftsprozesse abteilungsübergreifend optimieren und effizient abbilden möchtest, solltest du einen Blick auf das Xentral ERP werfen.