ERP-Anforderungen für die EU-Expansion: Diese 5 Features sind unverzichtbar

Welche neuen Anforderungen stellt die EU-Expansion an dein ERP? 

Neue Märkte bedeuten neue Compliance-Anforderungen, und die sind im EU-Raum nicht einheitlich. Jedes Land hat eigene Steuersätze, eigene Meldepflichten, eigene Schwellenwerte. Wer in zwei oder drei EU-Länder verkauft, hat es schnell mit einem Flickenteppich aus manuellen Prozessen zu tun.

Ein ERP muss für die internationale Expansion diese Anforderungen nativ abbilden, ohne aufwendige Workarounds oder Excel-Listen. Die fünf Features, die wir dir im Folgenden vorstellen, sind der Prüfrahmen: Was muss dein System können, bevor du den ersten Auftrag im neuen Markt anlegst?

Hinweis: Alle steuerrechtlichen Angaben in diesem Artikel sind allgemeiner Natur. Für deine konkrete Situation solltest du dich mit deinem Steuerbüro abstimmen. Xentral bietet keine Steuerberatung.

Die 5 Features im Überblick: Darum sind sie nicht optional 

Die Zeilen OSS-Überwachung und Lieferschwellen-Überwachung deckt in Xentral dasselbe Modul ab: Lieferschwelle. Es ist auf grenzüberschreitende B2C-Verkäufe ausgelegt. B2B-Umsätze und Verkäufe aus einem Lager im Zielland, etwa über Amazon PAN-EU, meldest du weiterhin lokal.

1. OSS: Die 10.000-€-Grenze, die dein ERP kennen muss 

Seit Juli 2021 gilt im EU-Raum eine einheitliche Lieferschwelle: Sobald dein Nettoumsatz mit Privatkund:innen in anderen EU-Ländern zusammengerechnet 10.000 € überschreitet, musst du in jedem dieser Länder die lokale Umsatzsteuer abführen.

Das klingt überschaubar, wird aber schnell komplex, wenn du über mehrere Kanäle verkaufst.

Die Grenze gilt kumulativ über alle EU-Länder hinweg. Wer auf Amazon, im eigenen Shop und über B2B-Direktvertrieb gleichzeitig aktiv ist, hat keine Chance, das manuell im Blick zu behalten.

Die Lösung ist der One-Stop-Shop (OSS) als ERP-Integration: Statt dich in jedem Land einzeln zu registrieren, meldest du alle EU-Umsätze zentral über das OSS-Verfahren beim Bundeszentralamt für Steuern.

Dein ERP muss dafür die relevanten Umsätze automatisch je Land aggregieren, die Grenze überwachen und beim Überschreiten die Steuerlogik umschalten.

In Xentral bildest du das über das Modul Lieferschwelle ab. Es summiert die B2C-Umsätze über alle EU-Länder hinweg und zeigt dir in der Spalte Aktueller Umsatz, wo du stehst. Auf Wunsch schickt es eine E-Mail, sobald die Grenze erreicht ist, und passt den Steuersatz automatisch an.

Damit das greift, legst du für jedes EU-Land, in das du lieferst, eine Lieferschwelle an. Das Modul deckt grenzüberschreitende B2C-Verkäufe ab. B2B-Umsätze und Verkäufe aus einem Lager im Zielland meldest du weiterhin lokal. Mehr dazu liest du in der Xentral Helpcenter-Dokumentation zum OSS-Modul.

2. VAT-Handling: Steuersätze pro Land und Reverse Charge automatisiert erkennen 

Österreich: 20 % Standardsteuersatz, 10 % und 13 % reduziert.

Frankreich: 20 % Standard, 5,5 % für Lebensmittel.

Niederlande: 21 % Standard, 9 % reduziert.

Und das ist nur der Anfang, denn für B2B-Transaktionen gelten eigene Regeln.

Verkaufst du an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land, das eine gültige USt-IdNr. hat, greift das Reverse-Charge-Verfahren. Die Steuerschuld geht auf den Empfänger über und du stellst eine steuerfreie Rechnung aus. Dein ERP sollte das automatisch erkennen.

Was ohne diese Funktion passiert: falsche Steuersätze auf Rechnungen, Reverse-Charge-Fehler, Korrekturaufwand, im schlimmsten Fall Steuernachforderungen im Zielland.

In Xentral hinterlegst du im Modul Lieferschwelle die Steuersätze deiner Artikel für die jeweiligen EU-Länder. Xentral zieht sie dann bei der Besteuerung. Ob ein Beleg als B2B oder B2C behandelt wird, erkennt Xentral automatisch daran, ob eine USt-IdNr. hinterlegt ist.

Die Gültigkeit der Nummer prüfst du direkt in der Kundenadresse über die Bestätigungsanfrage beim Bundeszentralamt für Steuern, als einfache oder als qualifizierte Prüfung. Jede Prüfung wird mit Datum und Ergebnis protokolliert und dient als Nachweis gegenüber dem Finanzamt.

Hinweis: Aktuelle Steuersätze je EU-Land solltest du regelmäßig mit deinem Steuerbüro abgleichen oder in der Übersicht der EU-Kommission zu den Mehrwertsteuersätzen in den Mitgliedstaaten nachsehen, da sie sich ändern können.

3. Fremdwährungs-Management: Wenn der Kurs zwischen Bestellung und Zahlung schwankt 

Wer in Großbritannien, Norwegen oder der Schweiz verkauft, fakturiert in GBP, NOK oder CHF. Das ist buchhalterisch anspruchsvoll. Zwischen dem Tag der Rechnungsstellung und dem Tag des Zahlungseingangs kann der Wechselkurs schwanken. Diese Differenz muss korrekt verbucht werden.

Ein ERP für das Fremdwährungs-Management im Multi-Country-Betrieb muss drei Dinge können:

• aktuelle Kurse automatisch abrufen

• Rechnungen in der jeweiligen Fremdwährung ausstellen

• Kursdifferenzen beim Zahlungsabgleich korrekt verarbeiten

Was ohne diese Funktion passiert: manuelle Umrechnung bei jeder Transaktion, fehlerhafte Buchungen, Differenzen in der Finanzbuchhaltung, die sich über Monate aufaddieren.

Im Xentral ERP ist das Fremdwährungs-Management eingebaut. Die aktuellen Kurse holst du dir per Klick von der EZB, entweder nur für deine angelegten Währungen oder für alle verfügbaren. Hinterlegst du in der Kundenadresse die Währung, zieht Xentral sie automatisch in Auftrag und Rechnung. Einkaufs- und Verkaufspreise legst du je Währung am Artikel an, umgerechnet über die Währungsumrechnungstabelle.

Der beim Beleg gespeicherte Kurs geht in den Finanzbuchhaltungsexport mit ein, damit deine Buchhaltung die Umrechnung nachvollziehen kann.

4. Lieferschwellen-Überwachung: der Moment, den du nicht verpassen darfst 

Die 10.000-€-Grenze ist nicht nur ein laufender Prozess. Dein ERP muss nicht nur wissen, wann du die Grenze erreichst. Es muss beim Überschreiten automatisch die Steuerlogik umschalten: von der deutschen Umsatzsteuer auf den Steuersatz des Ziellandes.

Verkaufst du über deinen eigenen Shop und mehrere Marktplätze an Privatkund:innen in der EU, zählen alle diese Umsätze in dieselbe 10.000-€-Summe. Jeder Kanal schiebt sie ein Stück nach oben, und niemand rechnet das nebenbei mit. Genau dafür ist die kumulative Überwachung da.

Was ohne diese Funktion passiert: Du überschreitest die Grenze, merkst es nicht, stellst weiter mit deutscher Umsatzsteuer ab und hast ein Problem mit der Steuerbehörde im Zielland.

In Xentral übernimmt das Modul Lieferschwelle die Überwachung. Die Einrichtung ist überschaubar, aber nicht null: Du legst für jedes EU-Land, in das du lieferst oder liefern wirst, eine Lieferschwelle an. Danach summiert Xentral die B2C-Umsätze über alle diese Länder, benachrichtigt dich per E-Mail beim Erreichen der Grenze und schaltet den Steuersatz auf das Zielland um.

Details findest du in der Helpcenter-Dokumentation zum Lieferschwellen-Modul.

Zwei Dinge lohnt es, direkt mitzumachen:

1. Die Lieferschwellen für alle Zielländer gleich anlegen, sonst musst du Rechnungen nachträglich korrigieren.
2. In der Länderliste prüfen, dass die EU-Markierung stimmt. Nur EU-markierte Länder zählen in die Summe.

5. Intrastat: die Meldepflicht, die viele zu spät entdecken 

Wer innergemeinschaftlichen Handel betreibt und dabei bestimmte Schwellenwerte überschreitet, ist zur Intrastat-Meldung verpflichtet. In Deutschland liegt die Eingangsschwelle aktuell bei 3 Mio. €, die Ausgangsschwelle bei 1 Mio. € (seit Januar 2025). Die Meldung muss monatlich erfolgen und enthält für jede Lieferung: Warencode (CN8), Ursprungsland, Gewicht und Rechnungsbetrag.

Was ohne diese Funktion passiert: Du musst die Infrastat-Meldung manuell aus Lieferscheinen, Rechnungen und Artikelstammdaten zusammenstellen – ein enormer Aufwand. Meldefehler oder -versäumnisse können Bußgelder nach sich ziehen.

In Xentral legst du die Datenbasis dafür im Artikelstamm: Zolltarifnummer, Ursprungsland und Gewicht gehören zu jedem exportrelevanten Artikel. Diese Felder sind die, die Intrastat- und Extrastatmeldungen brauchen, und sie hängen an jedem Beleg mit dran. Fehlen sie, wird es beim Export teuer, weil sie im Zweifel für jede Position nachgetragen werden müssen. Die Meldung selbst erstellst du weiterhin außerhalb von Xentral, auf Basis der dort gepflegten Daten.

Fit für die Zukunft mit einem ERP, das E-Rechnungen kann 

Wer sein ERP gerade mit den passenden Features für die internationale Skalierung in die EU konfiguriert, sollte eine weitere Anforderung direkt mitdenken: die E-Rechnungspflicht.

Seit Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen von anderen inländischen Unternehmen empfangen und verarbeiten können.

Die Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen, kommt gestaffelt: ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle. Weitere EU-Länder folgen in den nächsten Jahren.

Dein ERP muss Rechnungen in einem strukturierten, EN-16931-konformen Format ausstellen können. In Deutschland sind das XRechnung und ZUGFeRD. Wer das jetzt beim Setup mitdenkt, spart sich eine zweite Konfigurationsrunde.

Xentral unterstützt beide: XRechnung 3.0.2 als CII-XML und ZUGFeRD 2.x im Profil EN16931, also ein PDF mit eingebettetem XML, das deine Kund:innen auch ohne E-Rechnungssoftware lesen können. Empfangen kannst du E-Rechnungen in beiden Formaten über das Verbindlichkeiten-Modul.

Fazit: Mit Xentral neue Märkte erschließen – ohne manuellen Zusatzaufwand 

EU-Expansion ist kein Projekt, das am ERP scheitern sollte. Die 5 Features aus diesem Artikel sind die Voraussetzung für weitere Skalierung und Compliance mit deinem ERP in neuen EU-Märkten.