Wein am Limit: Bacchus, Bits & Bytes - Von edlen Tropfen und spritziger Software

Wenn sehr viele hochwertige Weine möglichst schnell und unkompliziert an den Mann oder die Frau gebracht werden sollen, kann das im unternehmerischen Alltag zu allerlei Verwicklungen führen. Wie sich der Erfolg einer digitalen Weinboutique dennoch skalieren lässt, welche Herausforderungen in diesem Zusammenhang bewältigt werden wollen und wie Xentral die Produktivität dabei auf die nächste Stufe hebt, erfahren wir von Wein am Limit-Geschäftsführerin Bianca Ganson.

Am Anfang war der Wein

Hendrik Thoma – als Master Sommelier einer der bekanntesten Weinexperten Deutschlands – betrieb einen beliebten Blog namens “Wein am Limit”, in dem er über verschiedene Weine informierte und Empfehlungen für seine Fans aussprach. Als Bianca Ganson - ebenfalls seit Jahren in der Weinbranche tätig - in sein Leben trat, sprühten sogleich kreative Funken, die sie dazu inspirierten, den Blog gemeinsam weiterzuentwickeln.

Neben ihren Erfahrungen im Weinhandel und als Sommelière brachte Bianca als Groß- und Außenhandelskauffrau das nötige Know-how mit, um ihre Leidenschaft für Wein erfolgreich mit ihrem Geschäftssinn zu koppeln. Der logische nächste Schritt: Das weinkundige Duo aus Hendrik und Bianca beschloss, die im Blog vorgestellten Weine den Leserinnen und Lesern nicht nur in visueller, sondern auch in flüssiger Form schmackhaft zu machen.

Begeisternde Kreationen statt bekannter Kassenschlager

Da Hendrik in der Vergangenheit bereits Wein vertrieben hatte, wurde das bisherige Unternehmen kurzerhand genommen und völlig neu konzipiert. Aus dem ehemaligen Blog “Wein am Limit” wurde somit 2013 der neue, gleichnamige Auftritt mit Shop und Videoblog.

Ganz im Sinne des Blogs lag der Fokus auch in diesem Zusammenhang darauf, dass die angebotenen Weine den beiden wirklich schmecken, statt lediglich betriebswirtschaftliche Vorzüge aufzuweisen und für Reibach zu sorgen. Ihr Alleinstellungsmerkmal war, ist und bleibt schließlich die große Expertise: Sie verstehen sich als erfahrene Fachhändler im Netz.⁠

Sie möchten Perlen finden; bereits der Name “Wein am Limit” deutet an, dass es sich dabei oftmals um limitierte Weine handelt. Diese sollen den Menschen so nah wie möglich gebracht werden, weswegen das Team von Wein am Limit auch auf allen Kanälen von Instagram bis Telefon für ihre begeisterten Fans erreichbar ist und Kundinnen, Kunden und Interessierte stets mit Leidenschaft und einem großen Erfahrungsschatz berät.

Voilà: Weinboutique 2.0!

Bereits im Jahr 2013 fand der digitale Weinvertrieb über eine rudimentäre Wordpress-Seite statt. Zu diesem Zeitpunkt waren gastronomische Betriebe wie Restaurants und Hotels die Hauptabnehmer für die präsentierten Weine. Schnell bestärkten steigende Klickzahlen und Interaktionen Bianca und Hendrik jedoch in ihrer Vision, ihr kuratiertes Sortiment auszubauen, das nun nach und nach auch immer mehr von Endverbrauchern geschätzt wurde.

In den Anfangsjahren kamen Geschäfte noch zustande, indem auf der Webseite ein Angebot gepostet wurde. Im Anschluss hatten die Kundinnen und Kunden die Möglichkeit, sich über ein Anfrageformular zunächst näher zu informieren, bevor sie das Angebot schließlich annehmen konnten. Dieses Vorgehen ließ sich aufgrund der hohen Nachfrage jedoch nicht lange aufrechterhalten - und 2014 folgte daher der Onlineshop mit neuem Konzept.

Komplex bis kantig - das bisherige System hatte seine Tücken

⁠Obwohl Bianca und Hendrik das Unternehmen bewusst Schritt für Schritt auf- und ausbauten, stießen sie bald auf immer neue Herausforderungen, die es zu bewältigen galt. Gerade weil die Zielgruppe sich mit der Zeit von der Gastronomie hin zum Endverbraucher wandelte, waren die bisherigen Lösungen nicht mehr ideal.

“Um kreativ zu sein, brauchst du auch Raum. Das schaffst du nicht, wenn du dir den ganzen Tag die Finger blutig tippst.”

Auf die Ergänzung der bestehenden Warenwirtschaft mit Shopware und der erfolgreichen Implementierung des Wein am Limit-Shops im Jahr 2014 folgte dann auch bald die Zusammenarbeit mit einem professionellen Logistikpartner, sodass die immer größer werdenden Mengen der kostbaren Fracht effizient auf den Weg zum Kunden gebracht werden konnten.

So wurden die einzelnen Bereiche nach und nach professionalisiert, sodass die eigene Energie, die zuvor in den Verpackungs- und Versandprozess investiert wurde, nun endlich wieder von der körperlichen Arbeit in die geistige wandern konnte:

“Bei uns gehen Spaß, Leidenschaft, Content und Verkauf Hand in Hand”, betont Bianca und macht damit deutlich, wie wichtig die zusätzlich gewonnene Zeit für Marketing, Strategie und kreative Ideen rund um die Weiterentwicklung von Wein am Limit und die wöchentlich erscheinenden Videos ist.

Beste Weine erfordern bestes ERP

⁠Im Zuge ihrer Professionalisierung beschäftigten sich Bianca und Hendrik auch mit verschiedenen ERP-Lösungen. Das Rennen machte hierbei letztendlich Xentral.

“Nicht zuletzt auch, weil wir uns richtig gut abgeholt fühlten.”

Der zuständige Projektmanager schaffte im Rahmen der Präsentation die notwendige Transparenz, indem er nicht nur konkrete Funktionen vorführte, sondern auch ganz klar die Vorteile und Grenzen des Systems im Bezug auf die Anforderungen von Wein am Limit gegenüber stellte. Eine vertrauenserweckende Herangehensweise, die den Ausschlag gab.

Doch auch das Zusammenspiel von Xentral und Shopware konnte sie überzeugen und die modulare, ganz nach den eigenen Bedürfnissen anpassbare Struktur von Xentral konnte Wein am Limit letztendlich die notwendige Individualität bieten.

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Das Onboarding bot den technikaffinen Weinexperten zudem die optimale Struktur für die Individualisierung ihres Systems und ein umfangreiches Basiswissen für ihre tägliche Arbeit mit Xentral.

Die Zusammenarbeit: harmonisch-rund mit süßem Abgang

Diese Unterstützung im Implementierungsprozess erhielt Wein am Limit durch die Experten von otaja, die mittlerweile selbst zu Xentral gehören.

Ziel einer gelungenen Implementierung ist es, den Kundinnen und Kunden im Onboarding-Prozess alle notwendigen Fähigkeiten und das Selbstbewusstsein zu vermitteln, um ihr neues System souverän bedienen zu können.

Aus diesem Grund wurden im Falle von Wein am Limit primär einmalige und kritische Aufgaben innerhalb der Implementierung an die Experten abgegeben. Alle wiederkehrenden Arbeiten, die langfristig für die eigenständige Bedienung von Xentral essenziell sind, sollten Bianca, Hendrik und ihr ebenfalls technisch versiertes Team selbst durchführen. Mit diesem Ansatz wurde nicht nur einerseits die korrekte Konfiguration des Systems, sondern andererseits auch die Anwendungskompetenz des Teams im neuen ERP-System sichergestellt. So kann sich Wein am Limit auch in Zukunft sicher durch Xentral bewegen, ohne dafür regelmäßigen Support zu benötigen.

“Ich habe das Onboarding in seiner Detailgenauigkeit als sehr bereichernd empfunden, weil es mir Sicherheit gibt.”

Der individuelle Onboardingplan für Wein am Limit umfasste reguläre Austauschmeetings, sodass der aktuelle Fortschritt, die Einhaltung des Zeitplans und alle weiteren Schritte stets für alle Beteiligten transparent kommuniziert werden konnten.

Auf diese Weise wurden das gebuchte Stundenkontingent und die wertvolle Zeit des Wein am Limit-Teams gleichermaßen effizient genutzt: Auftretende akute Herausforderungen mit dem System konnten schnell und unkompliziert gelöst werden, standardisierte Aufgaben wurden zur Erledigung bis zum Folgetermin unter den Mitgliedern des Wein am Limit-Teams koordiniert.

Somit waren beispielsweise die Stammdaten schnell eingepflegt und die Weinprofis konnten mit ihren persönlichen Xentral-Zugängen schon früh auf Erkundungstour im neuen System gehen, um sich mit der ungewohnten Umgebung vertraut zu machen.
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Schon gehört? Diese positiven Erfahrungen beim Onboarding-Prozess können ab sofort alle Xentral-Kunden teilen!

Wir stellen vor: Die Xentral Academy. Der praxisorientierte Videokurs, von otaja erstellt und nun bei Xentral frei zu eurer Verfügung, versorgt euch mit Tipps und Tricks rund um Implementierung und Anwendung. Über 200 Videos helfen euch auf unterhaltsame Weise, das Beste aus eurem ERP-System rauszuholen, egal, ob ihr ganz am Anfang der Einrichtung steht oder schon alte Xentral-Hasen seid.

⁠“Ich freue mich auf die Möglichkeiten, die wir mit dem System erhalten haben”

Wein am Limit bleibt in Bewegung: ein konstant wachsendes Team aus bereits neun Personen, die exklusive Vertretung von 60 Weingütern, über 1000 Positionen im Bestand, eine Umstellung auf das papierlose Büro und ein Wechsel des Shopsystems - nur einige Beispiele für die anhaltende Transformation bei Bianca, Hendrik und ihrem Team. Doch auch in Zukunft können sie sich dabei auf die Unterstützung des Xentral-Teams verlassen.

Jeder Tag birgt neue Herausforderungen - aber auch neue Lösungen

Hierbei bietet mit Xentral ein individuell implementiertes Cloud-ERP-System die Grundlage für flexibles Arbeiten, automatisierte Prozesse in der Produktion oder Beschaffung und transparente Zahlen, wodurch den umtriebigen Weinfreunden mehr Raum für kreative Ideen und Zeit für neue Pläne bleiben. Und davon wird in Zukunft nicht nur das Team von Wein am Limit profitieren, sondern zweifellos auch ihre Kundinnen und Kunden!