Was ist ein Warenwirtschaftssystem und seine Vorteile?

Du verlierst dich in Zettelwirtschaft, manuellen Prozessen und Excel-Tabellen? Dann wird es höchste Zeit über ein Warenwirtschaftssystem nachzudenken. Die Unterstützung einer solchen Lösung ist zwingend erforderlich, wenn du Struktur in deine Prozesse bringen und diese automatisieren willst.

In unserem großen Praxis-Guide zeigen wir dir, was eine Warenwirtschaftssystem ist, wozu es dient und welche Vor- und Nachteile dir eine solches System bietet. Außerdem erfährst du, welcher Unterscheid zu einem ERP besteht und welche Funktionen ein Warenwirtschaftssystem abdeckt. 

Was ist ein Warenwirtschaftssystem? 

Ein Warenwirtschaftssystem (kurz: WaWi oder WWS) ist eine Software-Lösung, die Unternehmen bei der Steuerung des Warenflusses unterstützt. Regelmäßige Abläufe innerhalb des Betriebs wie beispielsweise Einkauf, Lagerverwaltung und Verkauf können mit Hilfe eines Warenwirtschaftssystems strukturiert und automatisiert werden. 

Mit Hilfe strukturierter Prozesse kann der Warenfluss optimiert werden. Der effiziente Umgang mit Gütern, die Dokumentation der Bestands- und Bewegungsdaten sowie eine zielgerichtete Steuerung der Warenbewegungen sind entscheidend für effiziente Prozesse im Handel. So weißt du immer, wo sich deine Waren befinden, wie oft Artikel verkauft wurden und welche Waren oft zurückgeschickt werden. 

Aufgaben eines Warenwirtschaftssystems?

Ein Warenwirtschaftssystem stellt sicher, dass zu jedem Zeitpunkt die richtigen Waren am richtigen Ort und in den richtigen Mengen vorhanden sind. Dazu unterstützt ein Warenwirtschaftssystem in allen Prozessschritten vom Einkauf über die Lagerung bis hin zum Warenausgang. 

Eine Warenwirtschaftssoftware gibt dir Einblicke in den gesamten Warenfluss deines Unternehmens und hilft dir bei der Planung, Verwaltung und Steuerung deiner Güter. Entscheidend dafür sind geregelte Prozessabläufe, die automatisiert und unabhängig der ausführenden Personen ablaufen können. Statt loser Zettelwirtschaft werden alle Vorgänge durch deine Warenwirtschaft digital erfasst. 

Neben den allgemeinen Vorteilen, die eine Warenwirtschaft mit sich bringt, werden gezielt einzelne Unternehmensbereiche bei den täglichen Aufgaben unterstützt. 

Vor- Nachteile eines Warenwirtschaftssystems

Der Einsatz eines Warenwirtschaftssystems bringt wertvolle Vorteile mit sich. Vor allem die Ablösung komplizierter Excel-Lösungen, aufwendiger Workarounds und manueller Prozesse wird deinem Unternehmen spürbar mehr Zeit und einen besseren Überblick verschaffen. 

Allerdings ist der Einsatz von Warenwirtschaftssystemen auch mit ein paar Nachteilen verbunden. Vor allem, wenn es darum geht, das langfristige Wachstum des Unternehmens sicherzustellen, ist ein WWS nicht immer die optimale Lösung. 

Die Warenwirtschaft deckt, wie der Name bereits sagt, nur einen Teil des Unternehmens ab. Es ist keine vollumfängliche Business-Software, die die Planung, Verwaltung und Steuerung all deiner Ressourcen unterstützt. Die Gefahr besteht also mit einem Warenwirtschaftssystem eine Insellösung zu schaffen und diese mit weiteren Software-Lösungen koppeln zu müssen. 

So entsteht ein System aus unterschiedlichen Einzellösungen für verschiedene Bereiche wie beispielsweise Materialwirtschaft, Buchhaltung und Kundenmanagement. Hinzukommt, dass für verschiedene Branchen wie zum Beispiel dem Lebensmitteleinzelhandel strenge Anforderungen hinsichtlich der Mindesthaltbarkeitsdaten und Chargenverfolgung erfüllt werden müssen. 

Funktionen eines Warenwirtschaftssystems

Im Folgenden schauen wir uns gezielt einige Funktionen und deren Umsetzung in einem Warenwirtschaftssystem bzw. das Zusammenspiel mit vorhandenen Systemen genauer an. 

Einkauf 

Bevor Handelsunternehmen ihre Waren an den Mann bzw. die Frau bringen können, müssen diese beschafft werden. Ein Warenwirtschaftssystem unterstützt den Einkaufsprozess indem dieser strukturiert nach sechs Schritten abläuft.  

#1 Bedarfsermittlung 

Der erste Schritt im Einkaufsprozess ist die Ermittlung des mengenmäßigen Bedarfs an Waren. 

#2 Bestellvorschlag

Ein WaWi unterstützt den Bestellvorschlag, indem es automatisch die Bestellung der benötigten Güter vorschlägt. Neigt sich dein Bestand dem Ende entgegen, kann das System automatisch eine Benachrichtigung verschicken. Die Software kann außerdem Verkäufe in der Vergangenheit analysieren und auf Basis der prognostizierten Verkaufsmenge automatisch Bedarfsermittlungen einleiten. 

Lesetipp: In diesem Beitrag zeigen wir dir, wei du deinen Einkauf und dein Lager mit dem passenden Mindestbestand optimieren kannst!

#3 Anfrage 

Sobald die benötigte Menge festgelegt ist, werden Anfragen an Lieferanten verschickt. Auf Basis der Preise und Lieferzeiten können die eingehenden Angebote bewertet werden. ⁠

#4 Bestellung 

Sobald die Rahmenbedingungen geklärt sind, kann die Bestellung entweder per Mail oder über den elektronischen Datenaustausch (EDI) ausgelöst werden. Das Warenwirtschaftssystem generiert eine Bestellnummer, die für die weitere Kommunikation verwendet wird. So stellst du sicher, dass Bestellungen eindeutig identifiziert werden können. 

#5 Wareneingang 

Sobald die Lieferung über die bestellten Waren eintrifft, können die Waren im WWS einem Lagerbestand zugeordnet werden. Anschließend erfolgt eine physische Wareneingangskontrolle bei der die Lieferung hinsichtlich Mengen und Qualität überprüft wird. 

#6 Rechnungsprüfung oder Reklamation 

Nach der Wareneingangskontrolle erfolgt eine Rechnungsprüfung, bei der die Preise kontrolliert und eventuelle Reklamationen erfasst werden können. Diese werden dann direkt vom System an den Lieferanten übermittelt. 

Das Warenwirtschaftssystem sorgt dafür, dass die gesamte Kommunikation zentral abläuft und wichtige Daten direkt einsehbar sind. 

Lagerverwaltung

Die Lagerverwaltung ist eine der wichtigsten Funktionen für die Optimierung deiner Warenflüsse. Ein Warenwirtschaftssystem sorgt dafür, dass du zu jederzeit weißt, was sich wo in deinem Lager befindet. Nur so kannst du Prozesse wie beispielsweise Lagerorte, Wege durch das Lager, Kommissionierläufe usw. optimieren. 

Das WWS unterstützt dich bei der Bestandsführung indem Waren hinsichtlich der Stückzahl oder des Gewichts erfasst werden. Falls du Artikel in unterschiedlichen Ausführungen (z. B. unterschiedliche Farben) hast, kannst du entsprechende Varianten im System hinterlegen. 

Das Warenwirtschaftssystem dokumentiert sowohl den tatsächlichen Lagerbestand als auch den verfügbaren Lagerbestand, bei dem geplante Warenausgänge aus offenen Bestellungen bereits berücksichtigt werden. 

Lesetipp: In diesem Beitrag erfährst du, wie eine Lagerverwaltungssoftware Ordnung in dein Lager bringt.

Verkauf 

Im Einzelhandel können Unternehmen ihre Waren entweder im Business-to-Business (B2B) oder Business-to-Consumer (B2C) Modell veräußern. Auch eine Mischform in der beide Modelle bedient werden, ist möglich. Generell läuft der Verkauf aber über die folgenden Schritte ab, die ein WaWi unterstützen kann. 

#1 Anfrage und Angebot (B2B)

Im B2B-Modell steht am Anfang des Prozesses eine Anfrage eines Kunden bzw. einer Kundin. Ein Warenwirtschaftssystem erfasst diese Anfrage. Auf Basis der hinterlegten Stammdaten der Kund:innen, Artikeldaten wie Preise und Lagerbestand sowie der Lieferzeiten erstellt das WWS ein entsprechendes Angebot. 

Lesetipp: Wir zeigen dir, wie du deine Abschlussquoten mit einem automatisiertem Angebotsmanagement verdreifachst!⁠

#2 Bestellung und Auftrag

Wird eine Bestellung auf Grundlage des Angebots bzw. über den eigenen Onlineshop ausgelöst, erfasst die WaWi die und verschickt automatisch eine Auftragsbestätigung. Sollte das entsprechende Produkt nicht auf Lager sein, löst das System direkt eine Bestellung bei dem entsprechenden Lieferanten aus. 

#3 Versandabwicklung und Warenausgang 

Im nachfolgenden Schritt wird der Versand abgewickelt. Dazu erstellt das Warenwirtschaftssystem die benötigten Dokumente wie beispielsweise Packlisten, Lieferschein und Versandetiketten automatisch. Anschließend erfolgt die Kommissionierung und die Warenausgangskontrolle. 

Beim Versand lohnt sich eine Schnittstelle zu einem Versanddienstleister, um die Automation aufrechtzuerhalten. Damit können Informationen wie Adresse, Gewicht und Paketmaße an den Dienstleister übermittelt werden und es wird direkt ein passendes Versandlabel erzeugt. 

Lesetipp: Erfahre in diesem Beitrag, welche Vorzüge nachhaltiger Versand hat und wie du diesen umsetzt!

#4 Rechnungserstellung 

Auf Basis der relevanten Daten der Bestellung erzeugt das WWS eine Rechnung für den Kunden bzw. die Kundin.

#5 Forderungsmanagement

Das Warenwirtschaftssystem verschafft dir außerdem über das Forderungsmanagement jederzeit einen Überblick über nicht bezahlte Rechnungen bzw. offene Forderungen.

#6 Reklamation und Retouren 

Retouren und Reklamationen treten so gut wie bei jedem Unternehmen auf. Mit einem Warenwirtschaftssystem kannst du diesen Prozess vereinfachen. Das System erfasst Rücksendungen, erstellt Rücksendeetiketten für die Kund:innen, unterstützt die Prüfung bei Wareneingang und stellt Gutschriften aus. Die Daten werden anschließend mit dem Forderungsmanagement und den Lagerbeständen synchronisiert. 

Lesetipp: In diesem Beitrag erfährst du, wie du das Retourenmanagement optimal gestaltest!

Inventur 

Wenn du zur Aufstellung einer Bilanz verpflichtet bist, ist eine Inventur in der Regel am Ende des Geschäftsjahres zwingend erforderlich. Dir stehen drei unterschiedliche Optionen dafür zur Verfügung. 

• Laufende Inventur: Zählung der Waren und Kategorisierung über das ganze Jahr hinweg 

• Stichtagsinventur: Bestimmung der Lagerbestände bestimmter Produkte und Warengruppen an einem Stichtag

• Jahresinventur: Zählung des Gesamtlagerbestandes gegen Ende des Geschäftsjahres

Damit dir dieser Prozess gelingt, unterstützt dich ein WWS bei der elektronischen Erfassung. Statt manueller Zählarbeit mit Zähllisten kannst du mit Hilfe mobiler Datenerfassungsgeräte (MDE) scannen und die automatische Erfassung im System möglich machen. 

Lesetipp: In diesem Beitrag erfährst du, welche Vor- und Nachteile eine chaotische Lagerführung mit sich bringt!

Bei der Auswertung der Inventur unterstützt das Warenwirtschaftssystem durch die automatische Korrektur auftretender Differenzen und der bilanztechnisch korrekten Bewertung der Waren. 

Einbindung von Kassensystemen

Ein Großteil des Geschäfts im Einzelhandel wird immer noch über stationäre Geschäfte abgewickelt. Ein gutes Kassensystem ist daher ein Muss, um Daten auszutauschen, Lagerbestände zu überprüfen und den Überblick über den Bestand zu wahren. 

Damit du das Optimum aus deinen Systemen herausholst, sollten Warenwirtschaftssystem und Kassensystem nahtlos zusammenarbeiten. Oftmals sind Kassensysteme mit einer rudimentären Warenwirtschaft ausgestattet. Ein effektives Arbeiten ist damit kaum möglich. 

Falls du also zwei verschiedene Systeme nutzt, sollten diese über Schnittstellen miteinander kommunizieren können. Allerdings kann es bei getrennten Systemen trotzdem zu Datenverlust oder Zeitverzögerungen kommen. 

Statt auch hier auf mehrere einzelne Systeme zu setzen, solltest du ein Warenwirtschaftssysteme mit integrierter Kassenverwaltung oder ein vollumfängliches ERP-System nutzen. ⁠

Lesetipp: buah setzt auf eine Multichannel-Strategie und legt gemeinsam mit Xentral die Weichen auf Wachstum!

Zusammenspiel mit der Buchhaltung 

Im Gegensatz zu einem ERP, bei dem die automatische Finanzbuchführung ein wesentlicher Bestandteil ist, ist das Zusammenspiel zwischen Warenwirtschaftssystem und Buchhaltung über Umwege möglich. Während bei großen Unternehmen die Buchhaltung intern abgewickelt wird, verlassen sich kleinere Unternehmen oftmals auf externe Steuerberater oder Buchhaltungssoftware. 

Für das Warenwirtschaftssystem ist es demnach wichtig, dass alle Daten in ein standardisiertes DATEV-Dateiformat exportiert werden können. 

Weiterhin stehen dir mit einem Warenwirtschaftssystem Funktionen des Berichtswesens zur Verfügung. Das Reporting ermöglicht es dir, bestimmte Berichte wie beispielsweise Bilanz, Kundenauswertungen oder Kostenanalysen zu extrahieren. Sämtliche Daten können analysiert und zusammengefasst werden. Ein effektives WWS sorgt für automatische Berichte, damit du schnellere und bessere Entscheidungen treffen kannst.

Ab welcher Unternehmensgröße ist ein Warenwirtschaftssystem sinnvoll?

 Vor ein paar Jahren waren Warenwirtschaftssysteme noch komplexe IT-Lösungen, die kleine Unternehmen sowohl finanziell als auch aufwandsseitig schnell überfordert haben. 

Dank einfacher Cloud-Software können aber bereits kleine Unternehmen von den Vorteilen eines Warenwirtschaftssystems profitieren. Wenn du bereits jetzt schon merkst, dass deine Excel-Lösungen und manuellen Prozesse zu Fehlern und langen Prozesslaufzeiten führen, solltest du über die Nutzung einer WaWi-Software nachdenken. 

Du willst wissen, ob sich ein Warenwirtschaftssystem oder auch ein ERP für dein Unternhemen lohnt? Dann fülle jetzt unseren kurzen Fragebogen aus und erhalte eine fundierte Einschätzung.
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⁠Kosten einer Warenwirtschaft

Die Kosten eines Warenwirtschaftssystems variieren teilweise stark. Eine allgemeingültige Aussage ist schwer zu treffen. Wichtige Faktoren, die die Kosten beeinflussen, sind u.a.:

• Bereitstellungsart (On-Premise oder Cloud)

• Abrechnungsmodell (Abo-Modell oder Lizenzkauf)

• Unternehmensgröße

• Anforderungen des Unternehmens

Neben der reinen Softwarelösung musst du gegebenenfalls zusätzliche Anschaffungen wie beispielsweise Kassensysteme, Bondrucker oder Barcodescanner bedenken. Zusätzlich können je nach Software Betriebs- und Wartungskosten anfallen. Die Gesamtkosten (sog. Total Cost of Ownership, TCO) einer solchen Investition können daher höher ausfallen.

Welche Arten von Warenwirtschaftssystemen gibt es?

1. Geschlossene Systeme

Geschlossene Warenwirtschaftssysteme umfassen sämtliche Funktionen der Warenwirtschaft wie Einkauf, Vertrieb, Produktion & Lagerhaltung und bilden diese in einem System ab. Das geschlossene System verfügt in der Regel über keine weiteren Schnittstellen zu anderen Systemen und fungiert als sogenannte Stand-Alone-Lösung.
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2. Offenes System

Ein offenes Warenwirtschaftssystem umfasst die wichtigsten Funktionen wie beispielsweise den Warenein- und -ausgang. Zusätzliche Funktionen bieten Warenwirtschaftssysteme dieser Kategorie durch Schnittstellen zu anderen Softwarelösungen. Beispielsweise können Funktionen wie das Bestellwesen und die Rechnungslegung mithilfe von Schnittstellen an die WaWi-Software angeschlossen werden.

3. Integrierte Systeme

Die integrierte Warenwirtschaft bildet ähnlich wie ein geschlossenes System alle notwendigen Funktionen in einer Softwarelösung ab. Zudem können zusätzliche Schnittstellen zu externen Diensten wie beispielsweise Shop-Systemen, Lieferanten oder Banken genutzt werden. Damit werden Daten an Dritte übermittelt und es wird eine Kommunikation mit externen Partnern sichergestellt.

ERP-System vs. Warenwirtschaftssystem - Was ist der Unterschied? 

Enterprise Ressource Planning (ERP) wird oftmals synonym mit dem Begriff Warenwirtschaft verwendet. In der Praxis bestehen zwischen beiden Systemen jedoch Unterschiede. Während Warenwirtschaftssysteme lediglich die Optimierung des Warenflusses im Unternehmen unterstützt, deckt ein ERP-System wesentlich mehr Funktionen ab. 

Wie in der Tabelle zu sehen stellen ERP-Systeme eine ganzheitliche Lösung für dich als Unternehmer dar. Sämtliche Daten und Informationen aus allen Teilbereichen deines Unternehmens fließen in dieser Software-Lösung zusammen. 

Als Schaltzentrale deines Unternehmens deckt ein ERP-System sowohl die Funktionen der Warenwirtschaft als auch das Personalwesen, das Finanz- und Rechnungswesen, die Produktion und vieles mehr mit ab. Je nach Art deines Unternehmens kannst du also frei über die benötigten Funktionen verfügen und dein Unternehmen zentral steuern. Ebenso kannst du mittels eines ERP CRM Tools eine Kontaktdaten nachhaltig pflegen oder durch das  ERP Reporting wichtige Kennzahlen für die Erfolgsmessung überblicken.

Handelsunternehmen profitieren von der Anbindung verschiedener Vertriebskanäle wie beispielsweise E-Commerce über Onlineshop-Systemen und Marktplätzen oder dem traditionellen Offline-Handel. Die einfache Auftragsabwicklung mittels eines ERP-Systems erleichtert den Überblick über Bestellungen, Lieferanten und Lagerbewegungen und bereitet die einzelne Bestellung direkt für die Finanzbuchhaltung auf - und das alles in einem System. 

6 Tipps für eine effiziente Warenwirtschaft

1. Definiere Waren- und Artikelgruppen: Erstelle eine Hierarchie deiner Waren und Artikel und sorge für einen guten Überblick. Beispielsweise kannst du Warengruppen wie bspw. Herrenoberbekleidung aufstellen und darunter Artikelgruppen wie bspw. T-Shirts und Hemden. Dies hilft dir später bei der Analyse und Auswertung.

2. Stelle einen standardisierten Prozess auf: Eine Standardisierung deines Warenflusses hilft dir dabei, typische Fehlerquellen im Vorhinein zu eliminieren und Arbeitsabläufe effizient zu gestalten. Sorge für klare Prozessbeschreibungen und definiere Zuständigkeiten deiner Mitarbeitenden.

3. Optimiere deine Lagerbestände: Ein Warenwirtschaftssystem ermöglicht dir ausführliche Analysen über gut bzw. schlecht laufende Artikel. Mithilfe sogenannter Renner-Penner-Listen kannst du Ladenhüter entfernen und für die gut laufenden Artikel immer genug Ware vorrätig haben.

4. Erstelle ein Konzept für die Inventur: Die Inventur ist ein wichtiger Bestandteil des Jahresabschlusses. Die physische Bestandsaufnahme kann jedoch zeit- und nervenaufreibend sein. Ein Warenwirtschaftssystem mit Inventurmodul und ein geeignetes Konzept können den Aufwand begrenzen.

5. Führe Lagerstichproben durch: Je nach Art deiner Waren sind Schwund oder Diebstahl ein Problem. Damit eventuell unnatürliche Bestandsveränderungen identifiziert werden, solltest du von Zeit zu Zeit Stichproben in deinem Lager durchführen. Dies kann dir auch im Rahmen der Inventur helfen.

6. Integriere andere Unternehmensbereiche: Für maximale Effizienz deiner Prozesse ist eine Integration anderer Unternehmensbereiche wie beispielsweise ein CRM für das Kundendatenmanagement oder die Anbindung von Fulfillment-Dienstleistern wichtiger Bestandteil. Ein ERP System kann dir bei der ganzheitlichen Steuerung deines Unternehmens behilflich sein.