ERP-Einrichtung in nur zwei Wochen – Wie das neue Xentral-Video-Onboarding Blockhütte in Rekordzeit zum Erfolg führte

Wie einem feucht-fröhlichen Plausch unter Freunden unversehens eine florierende Firma entspringt – und wie er es geschafft hat, ein komplexes ERP-System wie Xentral mit dem Video-Onboarding innerhalb von zwei Wochen einzurichten – darüber klärt uns Nils Hack von Blockhütte auf.

Vom Bier zur Brotdose

Fangen wir ganz vorne an: Der Beginn dieser Geschichte ist wie so oft am Kneipentisch zu finden. Zwei langjährige Freunde, die bereits gemeinsam die Schulbank gedrückt haben, trafen sich eines Abends anno 2019 auf ein Feierabendbier und redeten sich dabei vom Hundertsten ins Tausendste. 

Wie genau sie darauf kamen, lässt sich wohl nicht mehr zuverlässig klären, aber irgendwie kreiste ihr Gespräch letztendlich um die gute alte Brotdose. Beide waren sich einig, dass sie es nicht länger hinnehmen würden, ihr wohlverdientes Pausenbrot in hässlichen, zerkratzten Plastikboxen mit sich zur Arbeit zu führen – und beschlossen noch an Ort und Stelle, umgehend eine bessere Alternative zu schaffen.

Blockhütte – für mehr Natur und weniger Plastik

Ihre jeweiligen Talente von Vertriebsstärke bis Werkzeugbau warfen Malte und Nils in einen Topf, rührten kräftig um – und heraus kam schnell der Prototyp einer schlichten, ansehnlichen und sehr praktischen Brotdose aus Edelstahl, die zudem auch noch nachhaltig und hochwertig produziert wird. Das schöne Stück, ursprünglich für den Eigenbedarf erdacht und hergestellt, weckte im Handumdrehen das Interesse im persönlichen Umfeld der beiden Kreateure – und erste Bestellungen ließen nicht lange auf sich warten.

Schon bald mussten sie daher eine Entscheidung fällen: Glaubten sie genug an ihr Produkt, um ihre bisherigen Karrierepläne über den Haufen zu werfen und sich nunmehr ganz auf das Brotdosen-Game einzulassen? 

Die Antwort fiel ihnen nicht schwer, das angedachte Studium von Nils wurde kurzerhand abgesagt, der Laden lief sofort – und mittlerweile haben sich im Online-Shop zu den klassischen Brotdosen auch Trinkflaschen, Thermo-Behälter und Kaffeezubehör in unterschiedlichen Varianten gesellt. 

Eben alles, was qualitäts- und umweltbewusste Genießer für eine gelungene Pause brauchen!

Steigende Nachfrage als Systemsprenger

Wie bei unverhofft gewachsenen Unternehmen nicht unüblich, bestand auch bei Blockhütte ein großer Teil von Buchhaltung und Warenwirtschaft zunächst aus immer höher entwickelten Excel Tabellen und verschiedenen Tools und Workarounds, die mehr oder weniger über die zweieinhalb Jahre auch taten, was sie sollten – wenngleich auch verhältnismäßig pflegeintensiv und verflochten.

Doch die Fehleranfälligkeit dieser Notlösungen, Unsicherheit über Lagerbestände, unübersichtliche Aufträge und die darum immer wieder mit Grauen erwarteten Termine beim Steuerberater brachten das Fass nach und nach zum Überlaufen: Nils tauchte schließlich ein in die Welt der ERP-Systeme und suchte nach der passenden Lösung für die Belange des Unternehmens.

“Im Nachhinein hätte ich mich damit deutlich früher befassen sollen und hätte mir viel Ärger erspart.”

Xentral bietet die gewünschte Gesamtlösung

Bei den vertieften Recherchen kristallisiert sich für Nils schon bald heraus, dass Xentral alle Funktionen mitbringt, die für Blockhütte benötigt werden – und dabei auch noch vernünftige Preise aufruft. Er war sich dabei im Klaren darüber, dass die Wahl eines ERP-Systems ein großes Commitment bedeutet und mit einem gewissen Ausmaß an Aufwand verbunden ist. Kein Wunder, bildet es doch als Basis für alle Geschäftsprozesse das gesamte Unternehmen ab.

Unter anderem konnte Xentral dabei durch die Konnektivität zu verschiedenen Marktplätzen für künftiges Wachstum überzeugen. Ein weiterer Pluspunkt für Nils: “Xentral hat auch optisch die attraktivste Oberfläche, das finde ich nicht unwichtig, wenn ich jeden Tag damit arbeite.”

Nachdem die Entscheidung für Xentral als ERP-System gefallen war, galt es nun, die Einrichtung zu organisieren. Die erste Idee war es, eine Agentur mit der gesamten Implementierung zu beauftragen und sich gar nicht selbst mit diesem Prozess auseinanderzusetzen. Die Preise, die ihm verschiedene Anbieter für diese Dienstleistung um die Ohren schlugen, waren allerdings zu gesalzen, um für ihn noch genießbar zu sein. 

Doch da Nils selbst technisch durchaus versiert ist, beschloss er, durch Eigeninitiative die Kosten gering zu halten und womöglich zugleich noch Zeit zu sparen. Ihm fehlte hierzu jedoch noch eine detaillierte Anleitung, um bei der Einrichtung auf eigene Faust Fehler zu vermeiden und keine Abstriche bei der Qualität zu machen.

“Ich habe dann nach einer Lösung gesucht, die mich an die Hand nimmt.”

Implementierung in zwei Wochen – (k)ein Hexenwerk?!

Fündig wurde er beim otaja-Videotutorial für Xentral, wo alle Schritte rund um die Implementierung und auch verschiedene Tipps zur Bedienung genauestens erläutert werden. Also genau das, was Nils gesucht hatte!

Übrigens: Dieser Videokurs ist so gut, dass wir von Xentral ihn all unseren Kunden zugänglich machen wollten. Mittlerweile sind alle otaja-Mitarbeiter samt Videokurs Teil von Xentral – und unsere Kunden können die Videos nun im Rahmen der Xentral Academy nutzen!

Schnell packte Nils der Ehrgeiz: Er wollte die Einrichtung akkurat durchführen, genau arbeiten und dabei auch noch so schnell wie möglich fertig werden. Ein hehres Ziel, das er auch mit Bravour gemeistert hat: Nach nur zwei Wochen stand er mit einem komplett eingerichteten, voll funktionalen ERP-System da.

Ob Grundeinstellungen, Struktur, Datenimport, Shopanbindungen oder Logistik – alles steht. Ein Erfolgsfaktor dabei war, dass er aufgrund seines strukturierten Vorgehens in Kombination mit dem logisch strukturierten Onboarding-Kurs auf keinerlei Probleme und Verzögerungen im Verlaufe der Implementierung stieß. Er konnte quasi eine Einrichtung wie im Bilderbuch vornehmen.

Was ist also die Strategie für schnelle Ergebnisse?

“Ich bin strikt nach dem Aufbau des Videokurses vorgegangen, hab vorher nicht rumgespielt oder irgendwas verstellt. Deshalb hat alles direkt funktioniert. Und ich habe mich komplett in diese Aufgabe hinein geschmissen, da acht Stunden am Tag zusätzlich zum Tagesgeschäft reingesteckt, sieben Tage die Woche.”

Dabei hat er die Erklärungen im Video auch stets direkt in seinem System umgesetzt. Eine intensive Phase also, die sein beachtliches Engagement widerspiegelt. Und es hat sich für ihn gelohnt:
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Welches Strategien haben für das Blockhütte-Team außerdem funktioniert? Nils teilt seine Erfahrungen im Founder-Talk mit Xentral-CEO Benedikt Sauter:

⁠Fehleranfällige Zeitfresser hat Nils vollständig durch ein schlankes System ersetzt, bei dem alle Funktionen sauber ineinandergreifen und so die Abläufe innerhalb des Unternehmens optimal unterstützen:

“Xentral hat bei uns fünf oder sechs Tools komplett abgelöst”

Für knifflige Aufgaben im Einrichtungsprozess stand ihm das Team von Xentral natürlich immer zur Seite – und bleibt ihm auch zukünftig erhalten, wenn er Fragen hat oder Beratung braucht. 

“Ich fand den Kontakt und die Zusammenarbeit immer sehr angenehm, das ist mir wichtig.”

Nils hat durch die bemerkenswerte Eigenleistung eine große Sicherheit bei der Bedienung von Xentral erlangt, die ihm nun tagtäglich zugute kommt. Er ist in der Lage, Kleinigkeiten selbst zu lösen, versteht den Aufbau des Systems und kann sich daher auch bei Bedarf gezielt Unterstützung holen, ohne sich dabei komplett von einem Dienstleister abhängig zu machen.

Für wen ist das Video-Onboarding empfehlenswert?

“Für jeden, der einigermaßen technikaffin ist und vielleicht nicht gerade davor zurückschreckt, eine E-Mail zu verschicken. Es hilft, sich am PC zurechtzufinden, aber meiner Meinung nach kann jeder diesem Kurs folgen und die Schritte umsetzen. Wenn es doch zu kompliziert wird, kann man immer noch das zusätzliche Anwendertraining oder den umfassenderen Deep-Dive-Kurs zu Rate ziehen.”

Bislang funktioniert bei Blockhütte alles reibungslos:

Nils genießt die neue Übersichtlichkeit mit Xentral und blickt dem nächsten Termin beim Steuerberater gelassen entgegen.

Angebundene Schnittstellen:

Shopify, Amazon