Zahlungskosten verhandeln: Passt dein PSP-Vertrag noch zu deinem Geschäft?

Dein Shop wächst. Du kaufst größere Mengen ein, optimierst deine Logistik und schaust dir deine Marketingkosten genau an. Nur beim Zahlungsdienstleister läuft vielleicht noch der Vertrag, den du zum Start abgeschlossen hast.

Damals war wichtig, dass der Checkout funktioniert und die ersten Bestellungen durchgehen. Verständlich. Aber inzwischen hat sich dein Geschäft verändert. Passen die Konditionen noch dazu?

Ein PSP ist ein Zahlungsdienstleister, der die technische Abwicklung verschiedener Zahlarten ermöglicht. Welche weiteren Leistungen dazugehören, hängt vom Anbieter und deinem Vertrag ab.

Seine Gebühren gehören zu deinen laufenden Kosten. Trotzdem lohnt es sich, sie genauso regelmäßig zu prüfen wie Einkaufspreise oder Versandkonditionen. Dafür musst du zunächst verstehen, wofür du eigentlich zahlst.

Was zahlst du für deine Zahlungsabwicklung wirklich? 

Der Prozentsatz im Angebot ist ein Anfang. Er ist noch keine vollständige Kostenübersicht.

Je nach Vertrag kommen feste Gebühren pro Transaktion, monatliche Entgelte, Kosten für Erstattungen oder Währungsumrechnungen hinzu. Auch bei fehlgeschlagenen Zahlungsversuchen können Gebühren entstehen. Entscheidend ist, welche Vorgänge dein Vertrag tatsächlich bepreist.

Schau deshalb in deine Abrechnungen und ergänze sie um separat berechnete Leistungen. Für eine erste Übersicht kannst du die gesamten Zahlungsabwicklungskosten eines Zeitraums durch das dazugehörige abgewickelte Zahlungsvolumen teilen. So erhältst du deine effektive Kostenquote.

Achte dabei auf eine einheitliche Grundlage: Welche Gebühren sind enthalten? Verwendest du das Volumen vor oder nach Erstattungen? Vergleichst du dieselben Zeiträume?

Anschließend gehst du eine Ebene tiefer und trennst nach Zahlart, Markt und Währung. Sonst sieht eine Kostensteigerung schnell nach schlechteren Konditionen aus, obwohl sich vor allem dein Geschäft verändert hat.

Wenn du mehr internationale Kunden gewinnst oder kleinere Warenkörbe abwickelst, kann das deine durchschnittlichen Kosten verschieben. Diese Entwicklung solltest du erklären können, bevor du über einen neuen Preis sprichst.

Was ist der Unterschied zwischen Blended Pricing und Interchange++? 

Blended Pricing ist ein Preismodell, bei dem mehrere Kostenbestandteile in einem zusammengefassten Satz gebündelt werden. Je nach Vertrag gelten unterschiedliche Sätze für bestimmte Karten- oder Transaktionsgruppen. Eine zusätzliche feste Gebühr ist ebenfalls möglich.

Das macht die Kalkulation zunächst übersichtlich. Du kannst daraus aber nicht unmittelbar ablesen, welcher Anteil auf externe Gebühren und welcher auf die Leistung deines Anbieters entfällt.

Interchange++ ist ein Preismodell, bei dem Interchange, Kartensystemgebühren und der Aufschlag des Zahlungsabwicklers getrennt berechnet werden. Die Kosten werden weitergereicht. Diese Trennung beschreibt auch die britische Zahlungsaufsicht in ihrer Einordnung von IC++-Verträgen.

Damit lässt sich der Anbieteraufschlag gezielter prüfen. Er ist allerdings nicht automatisch der reine Gewinn des Anbieters, sondern deckt auch dessen eigene Leistungen und Kosten.

Interchange++ ist deshalb nicht automatisch günstiger. Auch hier können zusätzliche Entgelte anfallen. Lass dir beide Modelle mit deinem tatsächlichen Transaktionsmix durchrechnen, einschließlich aller Nebenpositionen. Erst dann wird aus zwei unterschiedlich aufgebauten Angeboten ein brauchbarer Vergleich.

Sind Interchange und Scheme Fees verhandelbar? 

Interchange ist eine Gebühr, die bei einer Kartenzahlung von der kartenzahlungsabwickelnden Bank an die kartenausgebende Bank fließt. Sie ist ein Bestandteil der Kosten für die Kartenakzeptanz.

Die einzelne Scheme Fee ist eine Gebühr des Kartensystems. Unter Scheme Fees werden verschiedene Entgelte für die Nutzung und Verarbeitung innerhalb dieses Systems zusammengefasst.

Für dein Gespräch mit dem Zahlungsdienstleister ist die Unterscheidung wichtig: Die zugrunde liegenden Gebühren sind nicht einfach frei festgelegte Anbieteraufschläge, die du durch einen Rabattwunsch reduzieren kannst.

Sie sind aber auch nicht pauschal für alle Händler identisch. Bei Interchange spielen unter anderem Kartenart, Region und Merkmale der Transaktion eine Rolle. Die jeweiligen Kategorien und Bedingungen findest du in den Informationen zu europäischen Interchange-Gebühren.

Deine Aufgabe ist deshalb, die Weiterberechnung nachzuvollziehen. Welche Positionen sind externe Kosten? Welche Aufschläge kommen hinzu? Und lassen sich diese sauber voneinander trennen?

Mit dieser Grundlage kannst du konkret über den Preis der Anbieterleistung sprechen, statt über eine Gesamtsumme, deren Zusammensetzung unklar bleibt.

Welche Konditionen solltest du neben dem Prozentsatz prüfen? 

Der prozentuale Aufschlag ist naheliegend. Je nach Geschäftsmodell können andere Vertragsbestandteile aber genauso relevant sein.

Feste Transaktionsgebühren 

Bei kleinen Warenkörben fällt ein fester Betrag stärker ins Gewicht. Kläre außerdem, ob die Gebühr für eine erfolgreiche Zahlung, eine Autorisierung oder bereits einen Zahlungsversuch anfällt.

Erstattungen und Chargebacks 

Ein Refund ist eine Erstattung, die du veranlasst. Ein Chargeback ist eine Rückbelastung über das Kartenverfahren, etwa nach einer Beanstandung durch Kund. Prüfe, welche Bearbeitungsgebühren jeweils entstehen und ob ursprüngliche Zahlungsgebühren bei Erstattungen zurückgegeben werden.

Reserven 

Eine Reserve ist ein Betrag, den dein Zahlungsdienstleister zur Absicherung möglicher Risiken zurückhält. Sie ist nicht automatisch eine Gebühr, bindet aber Liquidität. Frage nach Höhe, Berechnungsgrundlage, Freigabe und überprüfbaren Bedingungen für eine spätere Reduzierung.

Auszahlungsrhythmus 

Entscheidend ist, wann du über dein Geld verfügen kannst. Lass dir erklären, wann eine Auszahlung ausgelöst wird, welche Verzögerungen möglich sind und ob schnellere Auszahlungen zusätzlich kosten.

Mindestentgelte und Vertragsbindung 

Ein günstiger Satz kann an Mindestvolumen, lange Laufzeiten oder Exklusivität geknüpft sein. Prüfe, was bei schwächeren Monaten oder veränderten Plänen passiert.

Nicht jeder Punkt lässt sich beliebig verändern. Gerade Reserven und Auszahlungen hängen auch von der Risikobewertung ab. Du kannst aber verlangen, dass die Bedingungen nachvollziehbar sind und feststeht, wann sie erneut geprüft werden.

Welche Zahlen solltest du mit Xentral vor dem Gespräch aufbereiten? 

Für die Verhandlung brauchst du eine nachvollziehbare Übersicht über dein Geschäft. Verbinde dafür die Auftrags-, Rechnungs- und Retourendaten aus Xentral mit den Abrechnungen und Transaktionsdaten deines Zahlungsdienstleisters. Xentral bietet Berichte für unterschiedliche Geschäftsauswertungen und dokumentiert Retouren samt zugehörigen Belegen. Welche Auswertung direkt verfügbar ist, hängt von deinem Setup und den angebundenen Daten ab.

Bereite diese Ansichten vor:

• Zahlungsvolumen und Transaktionsanzahl nach Zahlart: Nutze tatsächlich abgewickelte Zahlungen. Der Auftragswert allein reicht nicht, etwa bei Stornierungen oder Teilzahlungen.

• Zahlartenmix: Zeige die Anteile am Volumen und an der Transaktionsanzahl. Ergänze durchschnittliche Zahlungsbeträge sowie relevante Länder und Währungen.

• Retouren und Erstattungen: Trenne zurückgesendete Ware von ausgezahlten Erstattungen. Lege offen, ob deine Retourenquote auf Bestellungen, Artikeln oder Warenwert basiert. Berücksichtige, dass Rücksendungen zeitversetzt eintreffen.

• Chargebacks: Ergänze Anzahl, Betrag, Gründe und Entwicklung aus den PSP-Daten. Für den Vergleich mit der Anbieterbewertung verwendest du dessen Berechnungslogik. Eine selbst berechnete Quote kennzeichnest du entsprechend.

• Saisonale Muster: Stelle die Entwicklung nach Monaten dar. Markiere Aktionen, Spitzenzeiten und Veränderungen im Sortiment oder in den Absatzmärkten.

Wichtig ist der Abgleich zwischen den Systemen. Eine Bestellung kann mehrere Zahlungen haben, eine Auszahlung wiederum kann viele Transaktionen zusammenfassen. Nutze verfügbare Bestell- und Transaktionsreferenzen und dokumentiere fehlende Zuordnungen.

Halte außerdem fest, welche Daten aus welchem System stammen und wie aktuell sie sind. Chargebacks oder Reserven sind nicht automatisch vollständig im ERP vorhanden.

Am Ende solltest du erklären können, welches Volumen du mitbringst, wie verlässlich deine Abläufe sind und welche Veränderungen anstehen. Damit wird aus „Unser Shop wächst" eine belastbare Gesprächsgrundlage.

Wie machst du aus deinen Zahlen ein gutes Verhandlungsargument? 

Mehr Volumen ist ein Argument. Eine nachvollziehbare Entwicklung macht es stärker.

Zeige, wie sich dein abgewickeltes Zahlungsvolumen seit Vertragsbeginn verändert hat. Trenne bereits erreichtes Wachstum von deiner Planung. Prognosen sind hilfreich, sollten aber nicht wie sichere Umsätze dargestellt werden.

Auch deine Abläufe gehören in das Gespräch. Wenn du Lieferzeiten verkürzt, Beschwerden schneller bearbeitest oder Ursachen für Chargebacks behoben hast, dokumentiere das. So kann dein Anbieter beurteilen, ob die ursprüngliche Risikoeinschätzung noch passt.

Ein konkretes Vergleichsangebot schafft zusätzlich Orientierung. Dafür müssen beide Angebote auf denselben Annahmen beruhen: Zahlarten, Kartenmix, Länder, Währungen, Transaktionsanzahl und Leistungsumfang.

Bitte um eine Gegenüberstellung der Gesamtkosten anhand deiner Daten. Frage auch, welche Leistungen separat berechnet werden und welche Bedingungen für den angebotenen Preis gelten.

Du brauchst dafür keine Wechselandrohung. Eine sachliche Formulierung reicht: „Unser Geschäft hat sich seit Vertragsbeginn verändert. Ich möchte die Konditionen auf Basis unserer aktuellen Zahlen überprüfen."

Wann ist ein guter Zeitpunkt für die Verhandlung? 

Sinnvolle Anlässe sind ein gewachsenes Zahlungsvolumen, eine anstehende Vertragsverlängerung oder eine nachweislich verbesserte Risikosituation. Auch die Vorbereitung auf neue Märkte kann ein guter Moment sein, das bestehende Modell neu zu bewerten.

Plane das Gespräch so früh, dass du Angebote prüfen und Rückfragen klären kannst. Kündigungsfristen und mögliche technische Umstellungen gehören in deine Planung.

Vor einer umsatzstarken Saison lässt sich erwartetes Volumen besprechen. Kurz vor dem Peak fehlt dir allerdings womöglich die Zeit, eine Alternative sorgfältig umzusetzen. Wachstum kann außerdem zusätzlichen Erklärungsbedarf auslösen, beispielsweise bei Vorbestellungen oder längeren Lieferzeiten.

Vereinbare möglichst schon im neuen Vertrag, wann Konditionen erneut geprüft werden. Eine klare Volumenstaffel oder ein definierter Überprüfungstermin erspart dir später Diskussionen darüber, ob überhaupt Anlass für ein Gespräch besteht.

Welche Fehler machen den Vergleich unnötig schwierig? 

Ein typischer Fehler ist, nur den beworbenen Prozentsatz zu vergleichen. Dadurch bleiben fixe Entgelte, Erstattungskosten und Zusatzleistungen außerhalb der Rechnung.

Ebenso problematisch ist es, Retouren mit Chargebacks gleichzusetzen. Beides kann wirtschaftlich relevant sein, hat aber unterschiedliche Ursachen und wird unterschiedlich bewertet.

Unrealistische Volumenzusagen helfen ebenfalls wenig. Wenn ein günstiger Preis nur unter Bedingungen gilt, die du später nicht erfüllst, kann die vermeintliche Ersparnis verschwinden.

Berücksichtige bei einem möglichen Wechsel außerdem Einrichtung, Abstimmung, Zahlungsabgleich und den Aufwand deines Teams. Prüfe auch, ob die benötigten Zahlarten und Abläufe zuverlässig unterstützt werden.

Zum Schluss gehört jedes vereinbarte Detail schriftlich festgehalten: Preisbestandteile, Voraussetzungen, Gültigkeit, Überprüfungstermine und Auszahlungsbedingungen. Eine freundliche Zusage im Gespräch ersetzt keine eindeutige Vereinbarung.

Welche Fragen gehören auf deine Verhandlungs-Checkliste? 

Nimm diese Fragen mit ins Gespräch:

• Welche Kostenbestandteile werden weitergereicht, welche berechnet ihr selbst?

• Wie setzen sich meine Gesamtkosten anhand meines aktuellen Transaktionsmixes zusammen?

• Welche Gebühren entstehen bei Zahlungsversuchen, Erstattungen und Chargebacks?

• Welche Konditionen sind bei meinem erreichten Volumen möglich?

• Welche Voraussetzungen gelten für günstigere Staffelungen?

• Wie werden Reserven berechnet, freigegeben und erneut bewertet?

• Wann stehen Auszahlungen tatsächlich zur Verfügung?

• Welche Mindestentgelte, Laufzeiten und Kündigungsfristen gelten?

• Können wir die besprochenen Änderungen vollständig schriftlich festhalten?

Du musst dafür nicht jede Gebührenposition auswendig kennen. Du solltest verstehen, wie dein Vertrag funktioniert und welche Bedingungen zu deinem Geschäft passen.

Compaytence unterstützt Online-Händler bei Fragen rund um Zahlungsabwicklung, PSP-Setup und zurückgehaltene Gelder. Für deine eigene Prüfung beginnt die Arbeit bereits mit einer überschaubaren Aufgabe: Vertrag und Abrechnung nebeneinanderlegen, offene Positionen markieren und die passenden Zahlen ergänzen.

So gehst du mit konkreten Fragen in dein nächstes Gespräch.