E-Rechnung für 2027 vorbereiten: Welche Pflicht jetzt auf Betriebe zukommt

Bei der E-Rechnung ab 2027 lauert das Risiko in den Stammdaten 

Viele Unternehmen haben in den vergangenen Monaten im Zuge der E-Rechnungspflicht ab 2027 ihre ERP-Systeme auf XRechnung oder ZUGFeRD vorbereitet.

Was häufig nicht geprüft wird, sind die Daten, die in diesen Formaten stecken.

Denn E-Rechnungssoftware und ERP-Validatoren prüfen nur, ob die XML-Struktur der Norm EN 16931 entspricht. Sie prüfen nicht, ob die Stammdaten dahinter inhaltlich stimmen.

Inhaltliche Fehler in E-Rechnungen gefährden den Vorsteuerabzug, auch bei formal korrektem Format. Das hat das Bundesfinanzministerium klargestellt (die aktuellen FAQ des BMF zur E-Rechnungspflicht geben dir dazu verbindliche Auskünfte).

Bei einer falschen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.), einem fehlenden Länderkennzeichen oder einem nicht aufgeschlüsselten Steuersatz wird die Rechnung technisch akzeptiert. Allerdings kann der Vorsteuerabzug rückwirkend versagt werden.

Der Rechtsrahmen der E-Rechnungspflicht für Unternehmen ab 2027 

Für die E-Rechnungspflicht brauchst du zunächst den vorgesehenen Stufenplan. Seit dem 1.1.2025 müssen gemäß Wachstumschancengesetz alle Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen elektronisch zu empfangen.

Ab 1.1.2027 kommt die Ausstellungspflicht zunächst für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro (siehe Umsatzsteuergesetz, § 14 UStG und § 27 Abs. 38 UStG). Ab 1.1.2028 gilt die Pflicht für alle B2B-Unternehmen unabhängig vom Umsatz.

Hinweis: Alle Angaben zu Fristen und Schwellenwerten solltest du mit deiner Steuerberatung prüfen. Xentral bietet keine Steuerberatung.

Die geforderten Formate sind XRechnung und ZUGFeRD. Beide müssen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. XRechnung ist ein reines XML-Format und maschinenlesbar. ZUGFeRD kombiniert ein lesbares PDF mit einer eingebetteten XML-Ebene und ist damit für Menschen und Maschinen gleichermaßen lesbar.

Welches Format verwendet wird, hängt vom Empfänger ab: Öffentliche Auftraggeber verlangen in der Regel XRechnung.

Was beim Rollout am ehesten unterschätzt wird, ist allerdings nicht das Format, sondern was dahintersteckt.

Warum E-Rechnungs-Rollouts trotzdem scheitern: Das Stammdaten-Risiko 

Wer seinen E-Rechnungs-Rollout als abgeschlossen betrachtet, sobald das Format validiert ist, hat die eigentliche Hausaufgabe noch vor sich. Denn das Format ist die Verpackung und die Stammdaten sind der Inhalt. Und die können auf vier Arten zum Problem werden.

Fehler 1: Falsche oder fehlende USt-IdNr. des Empfängers 

Die Rechnung ist formal valide. Die USt-IdNr.-Felder sind befüllt. Nun ist aber die hinterlegte USt-IdNr. des Empfängers veraltet oder falsch. Damit kann der Vorsteuerabzug beim Empfänger rückwirkend versagt werden.

Besonders kritisch ist das bei Bestandskunden, deren Stammdaten seit Jahren nicht aktualisiert wurden.

Xentral unterstützt die B2B-Validierung direkt. Prüfwerkzeuge validieren USt-Identifikationsnummern in Kundenprofilen automatisch und unterscheiden B2B- von B2C-Bestellungen.

Fehler 2: Fehlende Pflicht-BT-Codes 

Die E-Rechnung verlangt bestimmte Business Terms (BT) als Pflichtfelder. Hast du diese nicht in deinen ERP-Stammdaten gepflegt, kannst du keine valide Rechnung erzeugen. Die E-Rechnung wird beim Versand technisch abgelehnt.

Das betrifft meist Unternehmen, die ihre Kundenstammdaten bislang nur für PDF-Rechnungen gepflegt haben, bei denen diese Felder keine Rolle spielten.

Fehler 3: Falsches Länderkennzeichen 

BT-40 (Verkäufer-Land) oder BT-55 (Käufer-Land) ist falsch ausgefüllt, etwa weil das Länderkennzeichen historisch als Freitext gepflegt wurde (und nicht als strukturierter ISO-3166-Code). In der Konsequenz hast du eine falsche Steuersatz-Berechnung und somit eine fehlerhafte Rechnung.

Besonders relevant ist das für Unternehmen mit internationalen Kunden oder Lieferanten.

Fehler 4: Gemischte Steuersätze ohne Aufschlüsselung 

Rechnungen mit verschiedenen Steuersätzen müssen in E-Rechnungen pro Position aufgeschlüsselt sein. Hast du in den Artikelstammdaten nicht differenziert, erzeugst du fehlerhafte Rechnungen.

Das ist beispielsweise für Unternehmen im Bereich Food & Beverage relevant, wo 7 % und 19 % auf derselben Rechnung vorkommen, aber auch für Handelsunternehmen mit gemischten Sortimenten.

Was strukturierte Stammdaten im ERP konkret bedeuten 

Für eine rechtssichere E-Rechnung sind bestimmte ERP-Stammdaten nicht als PDF-Text-Ebene, sondern als auswertbare, strukturierte Felder nötig. Der Unterschied ist entscheidend: Ein Freitext-Feld ist nicht maschinell validierbar, ein strukturiertes Feld hingegen schon. Und nur strukturierte Felder werden korrekt in die BT-Codes der E-Rechnung übertragen.

Kundenstamm: die drei kritischen Felder

• USt-IdNr.: Muss pro Kunde als eigenes strukturiertes Feld gepflegt sein (nicht im Adressfeld oder als Notiz). Sie wird direkt in BT-48 (Buyer VAT identifier) von XRechnung und ZUGFeRD übertragen. Xentrals ERP validiert USt-Identifikationsnummern automatisch und unterscheidet damit B2B- von B2C-Bestellungen.

• Länderkennzeichen: BT-40 (Verkäufer) und BT-55 (Käufer) müssen als ISO-3166-Ländercodes strukturiert vorliegen, nicht als Freitext.

• Leitweg-ID (bei XRechnung an öffentliche Auftraggeber): Muss im Kundenstamm als eigenes Feld hinterlegt sein. Ohne sie ist keine XRechnung an Behörden möglich.

Artikelstamm: Steuerkennzeichen pro Position

• Steuerkennzeichen pro Artikel: Nicht auf Rechnungsebene, sondern pro Artikelposition. Verwaltest du heute Steuersätze nur auf Rechnungsebene, musst du das vor 2027 umstellen.

• Warengruppe/Klassifikation: Für späteres ViDA-Reporting (ab 2030) relevant. Pflege schon heute Warengruppen strukturiert, dann musst du das 2030 nicht nachträglich aufbauen.

• Artikel mit reduziertem Steuersatz oder Steuerbefreiung: Müssen als eigenes Steuerkennzeichen im Artikelstamm markiert sein (nicht als Freitext-Fußnote auf der Rechnung). In unserem Lexikon-Artikel erfährst du mehr dazu, wie du Artikelstammdaten strukturiert pflegst.

Preise und Rabatte: strukturierte Felder statt Freitext

• Rabattarten in strukturierten Feldern: Rabatte müssen als eigene Felder (Prozent oder Absolutbetrag) im ERP hinterlegt sein, nicht als Freitext-Fußnote. XRechnung verlangt Rabatte als eigene BT-Felder.

• Zahlungsbedingungen und Skonto: Müssen als auswertbare Felder vorliegen, nicht als Freitext im Rechnungstext.

Artikel, die heute als „steuerfrei“ oder „reduzierter Steuersatz“ nur im PDF-Text markiert sind, werden 2027 zum Problem. Die Umstellung beginnt also mit der Datenpflege im ERP.

Wie Xentral E-Rechnung und Stammdaten zusammen löst 

Xentral löst das Stammdaten-Risiko strukturell: Die Felder, die für eine rechtssichere E-Rechnung gebraucht werden, sind direkt im ERP verankert. Sie liegen im Kunden- und Artikelstamm und nicht als nachträglicher Export.

Die technischen Funktionen, die für die deutsche B2B-Compliance ab 2027 erforderlich sind, werden auf der Plattform bereits unterstützt.

BT-Code-Unterstützung für die E-Rechnung: Pflichtfelder für Stammdaten direkt im ERP 

Fehlende BT-Codes machen die Erzeugung von E-Rechnungen technisch unmöglich. Xentrals ERP unterstützt die Pflicht-BT-Codes direkt. Empfänger-ID, Länderkennzeichen und USt-IdNr. werden aus den strukturierten Kundenstammdaten automatisch in die E-Rechnung übertragen.

ZUGFeRD + XML-Versand: automatisch, sobald der Empfänger bereit ist 

Der manuelle Versand verschiedener Formate je nach Empfänger ist fehleranfällig. Xentrals ERP kann Rechnungen automatisch als ZUGFeRD (PDF + XML) oder als reines XML versenden. Das Format wird nicht manuell gewählt, sondern aus dem Kundenstamm gesteuert.

Sobald der jeweilige Empfänger E-Rechnungen empfangen kann, läuft der Versand automatisch im richtigen Format.

Verbindlichkeiten-Modul: Eingangsrechnungen strukturiert verarbeiten 

Seit dem 1.1.2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Im Verbindlichkeiten-Modul können Eingangsrechnungen strukturiert erfasst und verarbeitet werden. Per E-Mail eingehende Rechnungen werden per automatischer Texterkennung (OCR) gelesen und verarbeitet. Medienbrüche und manuelles Abtippen entfallen.

Eingangsrechnungs-Agent (Beta): KI liest, prüft, schlägt vor 

Die manuelle Verarbeitung eingehender E-Rechnungen kostet Zeit und erzeugt Fehler. Der Eingangsrechnungs-Agent liest eingehende E-Rechnungen, extrahiert BT-Codes und Steuerdaten, prüft gegen die Bestellung und erstellt einen Buchungsvorschlag.

Der Agent übernimmt somit die Routine, dein Finance-Team gibt anschließend frei. Das ist die direkte Verbindung zwischen E-Rechnungsempfang und korrekter Buchung.

GetMyInvoices-Integration: Rechnungen aus allen Quellen zentral 

Über die GetMyInvoices-Integration sammelt Xentral Rechnungen aus verschiedenen Quellen zentral und schafft damit die Grundlage für strukturierte Verarbeitung und E-Rechnungs-Compliance. Das ist unabhängig davon, über welchen Kanal die Rechnung eingeht.

Ausblick: ViDA und Live-Reporting ab 2030 

Die Regelungen zur E-Rechnung ab 2027 sind der Auftakt zu einer vollständig digitalisierten Steuerkommunikation. ViDA (VAT in the Digital Age) ist die EU-Initiative für digitale Echtzeit-Umsatzsteuer-Meldungen. Sie ist ab 2030 geplant.

Unternehmen sollen Umsatzsteuerdaten künftig in Echtzeit an die Finanzbehörden melden. Das läuft über dedizierte Netzwerke wie Peppol direkt an nationale und EU-Portale und dient der steuerlichen Echtzeitüberwachung im grenzüberschreitenden Handel.

Das Vorbereiten auf die E-Rechnung ab 2027 ist der erste Schritt in eine vollständig digitale Steuerkommunikation.

Indem du heute Artikelstammdaten mit Warengruppen und Steuerkennzeichen strukturiert aufbaust, legst du die Grundlage dafür. Warengruppen-Klassifikation, Steuerkennzeichen pro Artikel und strukturierte Kundendaten bilden für E-Rechnung 2027 und ViDA 2030 dieselbe Datenbasis.

Holst du das erst 2029 nach, hast du ein deutlich größeres Datenprojekt vor dir.