Xentral Setup: Die große Checkliste für eine reibungslose Einrichtung

Du möchtest Xentral gerne nutzen, bist dir aber nicht sicher, ob du alle Voraussetzungen dafür erfüllst?

Generell eignet sich Xentral für praktisch jedes Unternehmen, solange die Funktionen, die der Anbieter mitbringt, zu dir und deinerm Unternehme passen. 

Damit du trotzdem sicher sein kannst, dass du nicht bei der Einrichtung und dem Setup von Xentral scheiterst, findest du in diesem Artikel alles, was du dazu wissen musst.

Wenn am Ende des Artikels noch Fragen offen sind, dann schau doch mal in den YouTube-Kanal von Xentral. Dort findest du immer die neuesten Informationen und Unterstützung bei der Einrichtung und der effizienten Nutzung von Xentral.

Voraussetzungen für die Einrichtung von Xentral

Im Folgenden findest du Antworten auf die 4 wichtigsten Fragen bezüglich einer reibungslosen Einrichtung von Xentral. So kannst du dir sicher sein, dass du Xentral auf jeden Fall problemlos bei deinem Unternehmen einsetzen kannst.

Für welche PC-Systeme eignet sich Xentral?

Bei Xentral handelt es sich um ein Cloud ERP. 

Deshalb funktioniert das System unabhängig vom PC-System, da alles was benötigt wird um sich einloggen zu können, ein Browser ist.

Was ist wichtig für die Einrichtung?

Technisches Know-How ist nur in ganz geringem Umfang notwendig. 

Vor allem solltest du aber genug Zeit einplanen. Dabei handelt es sich um ca. 40-60 Stunden, die auch abhängig vom Umfang des ERP-Systems ist. 

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Worauf muss das Unternehmen achten und welche Punkte müssen bereits erfüllt sein? 

Prinzipiell gibt es keine Punkte, die vorher erfüllt sein müssen. 

Das System kann als Ausweg aus dem Excel-Chaos oder zur Migration von anderen ERP’s dienen.

Hardwaretechnisch wird lediglich vorausgesetzt, dass browserfähige Geräte vorhanden sind.

Es muss weder ein spezielles Level der Digitalisierung im Unternehmen noch eine explizite digitale Infrastruktur vorhanden sein. Das ERP lässt sich leicht einbinden und hat durch die Cloud-Basis keine großen Anforderungen.

Xentral kann von technikaffinen Teams gut selbst eingerichtet werden. Falls du lieber Unterstützung hast, kannst du dies dazu buchen. 

Dabei kommen folgende Preismodelle in Frage (monatliche Zahlung und monatlich kündbar):

• xentral Home Do It Yourself (65 Euro pro User/Monat)
• xentral Home Pro (ab 65 Euro pro User/Monat)
• xentral Home VIP (ab 150 Euro pro User/Monat, erst ab 10 Usern möglich)

Die letzten Schritte vor der Einrichtung: Das solltest du tun 

Am besten machst du dir vor der Einrichtung Gedanken, wer alles mit dem System arbeiten soll. So legst du schon mal die benötigte User-Anzahl fest. 

Daraufhin sollte natürlich geklärt werden, welche Vertriebskanäle es gibt und welche eine direkte Anbindung an das System benötigen, wie z. B. Onlineshop und Marktplätze.

Lesetipp: Multichannel & eCommerce - hier liest du mehr über das Thema.

Falls ein Fulfiller mit im Spiel ist, solltest du diesen vorher kontaktieren, um zu klären, welche Formate er zur Datenübertragung verarbeiten kann.

Lesetipp: Du fragst dich, ob ein Eigen- oder Fremdlager das Richtige ist? Hier findest du alle Vor- und Nachteile.

Natürlich spielen Versanddienstleister ebenso eine wichtige Rolle, wobei Xentral die bekanntesten bereits im Portfolio listet. Diese kannst du auf der Homepage einsehen und musst dir keine Sorgen bei der Übertragung machen.

Bonus: Wo und wie kriege ich Support bei Problemen?

Wenn du Fragen hast, kannst du dich jederzeit an Xentral wenden. Dabei gibt es drei Anlaufstellen, die dir weiterhelfen können:

• Die Xentral academy
• Den kostenlosen Support über das Ticketsystem
• Den Telefonsupport (gegen Aufpreis möglich)

Der benötigte Support richtet sich natürlich immer größtenteils nach den Ansprüchen des Unternehmens. Wie viel Support du möchtest, kannst du selbst bestimmen.

 Mit dem Partnerportfolio von Xentral kann von geringer Unterstützungsleistung bis hin zur Volleinrichtung des Systems jeder Bedarf individuell abgedeckt werden. 

xentral ist lean & intuitiv, da es wirklich direkt aus der Praxis kommt, braucht keine monatelange Prozessanalyse und ist perfekt für das Ordermanagement aus verschiedensten Vertriebskanälen geeignet.

Dazu bietet das ERP eine hohe Konnektivität durch die verschiedenen Anbindungs-/Übertragungsmöglichkeiten (Übertragungsmodule (CSV, XML, PDF usw), API, Rest-API, EDI usw.).

Was du bei der Einrichtung noch beachten solltest

Du erfüllst alle Bedingungen und möchtest am liebsten sofort loslegen? Dann kannst du dir Xentral direkt über den Installer auf der Webseite herunterladen.

 Bevor du dich jetzt aber an die Einrichtung machst, gibt es noch ein paar wichtige Punkte, die du klären solltest, um bei der Einrichtung in einer sinnvollen Reihenfolge vorgehen zu können. 

Benötige ich verschiedene Projekte?

Verschiedene Projekte werden immer dann verwendet, wenn verschiedene Logistikprozesse, Lager, Briefpapiere und Vorlagen benötigt werden. Auch, wenn du mindestens eine Filiale besitzt, benötigst du verschiedene Projekte. Mehrere Onlineshops zählen jedoch als ein Projekt.

Wie steht es um die Nummernkreise?

Gibt es noch keine Nummernkreise, kannst du diese frei auswählen und dich zum Beispiel an einem Nummernkreisvorschlag orientieren.

Gibt es bereits Nummernkreise, solltest du dir überlegen, ob du diese übernehmen oder lieber neue einführen willst. 

Anzeichen für Letzteres können zum Beispiel sein:

• Starke Veränderung des Sortiments
• Probleme mit alten Nummernkreisen z.B. zu kleiner Nummernkreis
• Uneinheitliche Kunden- und Lieferantennummern
• Nummernkreise ähneln dem Datumsformat zu sehr

Brauche ich eine Lagerhaltung?

Lautet die Antwort nein, da zum Beispiel nur wenige Artikel angeboten werden, kannst du diese direkt in Xentral erfassen und benötigst kein Lager. Falls doch, solltest du mindestens ein Lager mit anlegen. Dazu gehört auch das Buchen von Lagerbewegungen beim Wareneingang und beim Versand von Ware.

Weitere Punkte, derer du dir bewusst sein solltest

Weitere Fragen, die du auf dem Schirm haben solltest, sind folgende:

• Sollen Daten nach Xentral importiert werden?
• Wie sieht das Briefpapier aus?
• Welche weiteren Grundeinstellungen oder Systemeinstellungen sind im Vorfeld wichtig?
• Soll ein Onlineshop angebunden werden?
• Welche Artikelstrukturen, Retourenmaßnahmen und Händlerinformationen müssen implementiert werden?

Hast du alle diese Punkte auf dem Schirm, läuft die Einrichtung von Xentral reibungslos ab. Sollte es Probleme geben, kannst du dich natürlich jederzeit an den Support wenden oder in verschiedenen Handbüchern auf der Xentral academy nach der Lösung suchen.

Fest steht: Du wirst beim Setup von Xentral nicht allein gelassen. Stattdessen wird dafür gesorgt, dass du das ERP so schnell wie möglich nutzen kannst, damit sich der Umstieg auch sofort für dich lohnt.