Häufige Fragen zum Xentral KI-ERP

Die gesamte Xentral-Infrastruktur und KI-Infrastruktur wird auf europäischen Servern gehostet und unterliegt den europäischen Datenschutzbestimmungen.

Ja. Xentral pflegt dedizierte Kundeninstanzen: Jede:r Kund:in bekommt ein eigenes Datensilo. Es ist architektonisch ausgeschlossen, dass Daten eines Mandanten in die Antworten eines anderen einfließen. Die Verbindung zu externen LLMs erfolgt ausschließlich über sichere APIs, die den Modellanbietern weder das Speichern noch das Trainieren mit euren Daten erlauben.

Keine Black Boxes. Alle KI-Aktivitäten sollen nachvollziehbar und auditierbar sein.

Aktuell erfordert jede Aktion einen Human-in-the-Loop: Ein Mitarbeitender prüft und bestätigt jeden Vorschlag des Agenten, bevor Daten geschrieben oder E-Mails versendet werden.

Nein. Die KI-Berechtigungen spiegeln immer die allgemeinen Systemberechtigungen des jeweiligen Nutzers.

Xentral hat Sicherheitsmaßnahmen und Guardrails implementiert, um Prompt-Injection-Angriffe zu erkennen und abzuwehren.

Xentral nutzt einen Best-of-Breed-Ansatz mit mehreren Modellen: Anthropic (Claude), Google (Gemini) und OpenAI (GPT-4). Für jede ERP-Aufgabe wird das am besten geeignete Modell ausgewählt. Open-Source- und EU-Modelle sind ebenfalls Teil des möglichen Pools.

Die Xentral KI-Agenten sind für jeden Kunden getrennt und lernen nur pro Kunde. Es findet keine Vermischung von Daten mehrerer Kunden statt. Die Denkweise ist die eines exklusiv zur Verfügung gestellten KI-Sachbearbeiters. Für zuverlässige Informationen ist die Pflege des Xentral Systems und der Stammdaten essentiell, wobei der Agent künftig auch Empfehlungen zur Stammdatenpflege aussprechen könnte.

Wichtig sind transparente Prozesse, klare Freigabelogiken und eine sichere Dateninfrastruktur. KI sollte Vorschläge machen, aber keine unkontrollierten Entscheidungen treffen. Unternehmen behalten jederzeit die Kontrolle über ihre Daten und Prozesse.

Der Orchestrator ist ein übergeordneter KI-Agent, der eingehende Anfragen versteht und an den jeweils passenden Subagenten weiterleitet (z.B. Retouren, Eingangsrechnungen, Zahlungsabgleich). Er zeigt das Ergebnis des Subagenten zur Bestätigung an, bevor eine Aktion ausgeführt wird.

Ja. Mit dem kommenden MCP-Server steht dem prinzipiell nichts im Weg.

Ja, die Entwicklung findet aktiv statt.

Ja.

Ja. Genau dafür kannst du die kommende Claude-Anbindung und den MCP-Server nutzen.

Wir arbeiten daran, auch andere Kanäle als E-Mails für den Eingang von Anfragen in den Agent Hub zu ermöglichen.

Ja, das System skaliert mit und funktioniert sowohl mit großen als auch kleinen Datenmengen.

Nein. Es handelt sich um eine eigene Xentral-KI, die speziell für ERP-Aufgaben entwickelt und in Xentral eingebunden wurde.

Xentral baut KI-Funktionen schrittweise in bestehende ERP-Prozesse ein. Ziel ist es, operative Workflows wie Auftragsabwicklung, Einkauf oder Buchhaltung intelligent zu unterstützen und manuelle Schritte zu reduzieren. Erste Anwendungen sind bereits verfügbar, weitere Funktionen werden aktuell entwickelt und getestet. Unternehmen behalten dabei jederzeit die Kontrolle über Entscheidungen und Freigaben.

Ja, wenn die Gegenseite eine API anbietet, kann Xentral diese Daten heute schon anbinden.

Für den Zugriff meldest du dich einmal mit deinem Xentral-Benutzerkonto an. Wer nur die URL deiner Instanz kennt, kommt nicht an deine Daten. Der MCP Server greift ausschließlich lesend zu. Es gibt keine Werkzeuge, mit denen Daten in Xentral geschrieben werden, etwa um Aufträge anzulegen. Eigene Agenten aus dem Agent Hub lassen sich über den MCP Server nicht auslösen.

Momentan nur über E-Mail-Weiterleitung an die persönliche Agent-Hub-Adresse. Es soll künftig weitere Möglichkeiten geben, beispielsweise Zendesk-Tickets und weitere Schnittstellen.

Ja. Solange E-Mails an die Adresse des Agent Hubs weitergeleitet werden, funktioniert das problemlos.

Nein. Es gibt eine einzelne Adresse, an die alle E-Mails gesendet werden. Der Orchestrator leitet sie automatisch an den richtigen Subagenten weiter.

Ja. In der Wissensbasis des Agent Hubs kannst du verschiedene Projekte inklusive aller Details hinterlegen. Die KI kann damit umgehen, ohne dass separate Agent Hubs oder E-Mail-Adressen nötig sind.

Eingehende Nachrichten werden initial auf Spam gefiltert.

Stand jetzt erhält jede Instanz eine E-Mail-Adresse zur Weiterleitung. Einzelne Tasks können per Label bestimmten Mitarbeitenden zugewiesen werden.

Ja, die Kommunikation wird am jeweiligen Kundendatensatz gespeichert.

Der Agent Hub ist ein komplett neues Produkt und unabhängig vom bestehenden Ticketsystem. Er kann als Ersatz genutzt werden.

Solange E-Mails an die Agent-Hub-Adresse weitergeleitet werden, sollte das kein Problem sein.

Die KI-Agenten sind darauf ausgelegt, Tickets im Hintergrund zu bearbeiten, indem sie relevante Daten (z.B. Auftragsnummer bei Retouren, Kundendaten bei Anfragen) finden und einen Lösungsvorschlag generieren. Einer der ersten geplanten Agenten wird zudem die automatische Anlage von Aufträgen ermöglichen, die per E-Mail oder Ticketsystem eingehen.

 Ja. Im Help Center erklärt der Artikel Agent-Hub: Setup & Einstellungen Schritt für Schritt, wie du die E-Mail-Weiterleitung einrichtest.

Dort legst du auch deinen Absender-Account und eine BCC-Adresse fest, erstellst Blockierregeln und siehst, welche Berechtigungen du brauchst. Die Anleitung für den MCP Server findest du ebenfalls im Help Center.

Der Agent Hub erkennt, worum es in einer E-Mail geht und gibt sie an den passenden Agenten weiter. Passt keiner der spezialisierten Agenten, übernimmt der allgemeine Kundenservice-Agent und schlägt dir eine Antwort vor.

Spam und reine Benachrichtigungen wie Versandbestätigungen sortiert der Agent Hub automatisch aus. Du findest sie unter Aufgaben > Mehr > Spam bzw. Nicht relevant. Zusätzlich kannst du in den Einstellungen Blockierregeln nach Absender oder Betreff anlegen. Passende E-Mails werden dann verworfen, bevor ein Agent sie sieht.

Nein. Der Agent Hub arbeitet mit einer Weiterleitung und hat keinen Zugriff auf dein Postfach. Er sieht nur die E-Mails, die du an deine Agent-Hub-Adresse weiterleitest. Wie du E-Mails sortierst und ablegst, steuerst du weiterhin über dein Mailprogramm.

Nichts. Der Agent Hub ist ein eigenständiges Produkt und arbeitet unabhängig vom Xentral Ticketsystem. Tickets werden dort weder geschlossen noch entfernt. Alle Nachrichten, die über den Agent Hub ein- und ausgehen, landen automatisch im Xentral CRM Modul am jeweiligen Kundendatensatz. So bleibt der Verlauf nachvollziehbar.

Ja, der spezialisierte Produktfragen-Agent ist genau dafür konzipiert. Zusätzlich können Produktdatenblätter, Website-Inhalte und andere Unterlagen über den Learning Loop eingespeist werden.

Ja, der Produktfragen-Agent kann Bilder erkennen und Anhänge lesen.

Ja. Der Agent liest verschiedene Anhänge (PDFs, Bilder, CSV etc.) aus und kann daraus automatisch Aufträge erstellen.

Ja. Das System erkennt Artikel z.B. auch über den Namen oder andere Angaben wie Farbe, Größe, Stückzahl.

Das ist ein typischer Anwendungsfall. Der Orchestrator erkennt die verschiedenen Themen und verteilt sie an die jeweils zuständigen Subagenten.

In der Beta wird getestet, ob intelligente Bestellvorschläge auf Basis gespeicherter Produktinformationen und Verkaufshistorie möglich sind.

Ja, über den Co-Piloten (Chat) kann der Bestand abgefragt werden (Voraussetzung: entsprechende Berechtigungen sind freigeschaltet).

Ja, der Co-Pilot hat Zugriff auf das Analytics-Modul. Voraussetzung sind entsprechende Nutzerrechte.

Ja.

Ja. Der Agent unterstützt alle Sprachen, die gängige Modelle wie ChatGPT abdecken, also ein sehr umfangreiches Spektrum für den alltäglichen Bedarf.

Ja, die Tonalität kann angepasst werden, z.B. über den Learning Loop.

Ja, das ist über den Learning Loop einfach möglich. Beispiel: „Übersetze immer ins Französische und verwende die Sie-Form.“

Ja. Eine Produktfrage einer Person, die noch nicht Kund:in ist, kann genauso beantwortet werden.

Einkaufs-Agenten sind in Entwicklung, aber noch nicht in der aktuellen Beta enthalten.

Das ist ein guter Use Case für den KI-assistierten CSV-Importer (in Entwicklung). Für Produktbeschreibungen gibt es bereits jetzt Flows in der Flow-Bibliothek, die KI-optimierte Texte erstellen.

Das war überraschend häufiges Feedback in der Alpha-Phase. Es steht auf der Roadmap, ein konkreter Zeitplan ist noch nicht bekannt. Auf unserer Roadmap siehst du, woran wir gerade arbeiten, und kannst den Fortschritt direkt verfolgen.

Der KI-Sidekick kann Daten aus dem System abfragen. Bei schnellen Abfragen (z.B. offene Rechnungen) liefert er Live-Zahlen. Bei komplexeren Datenbankabfragen (z.B. detaillierte Berichte über Produktgruppen oder Retouren) wird der KI-Copilot im Reporting verwendet, um einen Bericht zu erstellen.

Wichtig: Eine Veränderung von Daten (wie z.B. das Anpassen von Verkaufspreisen) ist aus Sicherheitsgründen aktuell noch nicht möglich, aber denkbar, wenn der Benutzer die Aktion explizit bestätigt.

Ja. Bevor der Agent einen Auftrag vorschlägt, prüft er in Xentral, ob es bereits ähnliche Aufträge gibt. Findet er einen, weist er dich auf eine mögliche Doppelbestellung hin. Im Verlauf jeder Aufgabe siehst du genau, welche Schritte der Agent gegangen ist. Angelegt wird erst, wenn du den Vorschlag freigibst.

Nein. Eigene Agenten erledigen Aufgaben, die sich mit deinem Xentral-Wissen und schriftlicher Kommunikation lösen lassen. Sie arbeiten mit einem festen Katalog an Werkzeugen. Dazu gehört zum Beispiel Dokumente auslesen, Bestellungen suchen und aktualisieren oder E-Mails senden. Bereiche wie Lager, Buchungsläufe, Zahlungen oder Produktion sind für eigene Agenten aktuell nicht erreichbar. Den Werkzeugkatalog erweitern wir laufend.

Ja, über den MCP-Server. Die Agenten im Agent Hub reagieren auf eingehende E-Mails. Für regelmäßige Berichte verbindest du den MCP-Server mit einem KI-Tool deiner Wahl, das zeitgesteuerte Aufgaben unterstützt. Dort lässt du dir zum Beispiel jeden Monatsersten einen Bericht zu Absatz, Logistik und deinen meistverkauften Artikeln erstellen. Für spontane Auswertungen und Diagramme nutzt du den Co-Piloten direkt in Xentral.

Der Learning Loop ermöglicht es, den KI-Agenten unternehmensspezifisches Wissen mitzugeben. Beispiel: Gib Kund:in XY immer 2 % Skonto. Diese Information wird beim nächsten Vorgang automatisch berücksichtigt.

FAQ-Seiten, PDFs, Produktdatenblätter, Website-Inhalte und andere Dokumente.

Ja, beim ersten Anmelden im Agent Hub gibt es ein geführtes Onboarding.

Ja, das ist über den Learning Loop möglich.

Es gibt keine Grundgebühr. Du zahlst nur für die tatsächliche Nutzung (verbrauchte KI-Tokens). Das Modell basiert auf drei Komponenten: Service-Paket (Standard/Growth/Premium), individuelle Custom Agenten (Add-on oder im Scale-Paket enthalten) und Overage (Pay-as-you-go für Verbrauch über das inkludierte Kontingent hinaus). Die konkreten Kosten werden sich im Laufe der Beta-Phase ergeben und orientieren sich am durchschnittlichen Nutzerverhalten.

Alle Standard-Agenten stehen ohne Grundgebühr zur Verfügung. Das inkludierte Token-Kontingent hängt vom jeweiligen Service-Paket ab. Höhere Pakete enthalten ein größeres Inklusivvolumen.

Der Tokenverbrauch ist jederzeit live im Agent Hub Dashboard einsehbar. In der Beta kannst du so ein Gefühl für deinen natürlichen Verbrauch entwickeln, ohne dafür zu zahlen.

Du musst dem Kauf zusätzlicher Tokens (Overage) aktiv zustimmen. Es wird kein Betrag automatisch abgebucht.

Die Beta ist bis Ende August/Anfang September 2026 geplant. Danach beginnt die Phase der allgemeinen Verfügbarkeit, in der die Nutzung kostenpflichtig wird.

Nein. Die Teilnahme verpflichtet nicht zum Wechsel in die bezahlte Version.

Gruppenweise Freischaltung in Gruppen von 20 bis 50 Nutzer:innen. Nach Anmeldung erhältst du eine separate Bestätigungs-E-Mail mit allen Details und Nutzungsbedingungen, sobald du an der Reihe bist.

Nein. Wer bereits registriert ist, steht auf der Liste und muss sich nicht erneut anmelden.

Ja, die Teilnahme an der KI-Beta ist unabhängig von der allgemeinen Xentral Beta-Nutzer Gruppe.

Alle KI-Funktionen werden laufend im Help Center dokumentiert. Einfach KI ins Suchfeld eingeben.

Dein Servicepaket steht auf deiner Xentral-Rechnung. Es richtet sich nach deinem Jahresumsatz und reicht von Standard S bis Premium L. Zusammen mit deinem Softwarepaket ergibt es deinen Basispreis.

Alle Preise findest du in der Leistungsbeschreibung. Dein Servicepaket bestimmt außerdem, wie viele Credits im Agent Hub monatlich inklusive sind.

Ja, dein Verbrauch wird schon erfasst. Bis zum 31.12.2026 ist die Nutzung des Agent Hubs aber noch kostenlos. Du siehst deinen Verbrauch jederzeit live im Agent Hub und bekommst so ein Gefühl dafür, was dich ab Januar 2027 erwartet. Der Zähler startet jeden Monat bei null, und nicht genutztes Volumen verfällt am Monatsende.

Initial hat jeder Mitarbeitende Zugriff auf die Instanz.

Ja. Benutzer ohne entsprechende Berechtigungen erhalten eine Hinweismeldung, dass die Rechte erst freigeschaltet werden müssen.

Das ist eine offene Frage, die noch geklärt wird.

Ja, auch mehrere Rechnungen in einer E-Mail werden verarbeitet.

Ja, verschiedene Anhänge werden unterstützt und für die Bearbeitung verwendet.

Ja, Agenten können verschiedene Anhänge auslesen und für die Bearbeitung des Tasks nutzen.

Ja. Der Lieferauskunft-Agent holt die relevanten Informationen aus dem Xentral ERP und schlägt eine detaillierte Antwort mit Lieferzeiten vor, die dann an den Kunden übermittelt werden kann.

Aktuell wird DHL unterstützt. Das System wird kontinuierlich erweitert.

Da es sich um einen regelbasierten Prozess handelt, empfiehlt sich dafür Xentral Flows.

Flows sind für deterministische, regelbasierte Prozesse. Agenten kommen zum Einsatz, wo Sinnzusammenhänge erkannt oder interpretiert werden müssen, z.B. bei kryptischen oder unvollständigen Zahlungen, gemischten E-Mail-Inhalten oder individuellen Kundenentscheidungen. Den genauen Unterschied und wann du welches Tool einsetzt, erklären wir im Xentral Flow Editor Guide.