ERP Software für den Mittelstand

Kleine und mittelständische Unternehmen sind das Rückgrat der Wirtschaft in Deutschland. Der Druck auf diese Unternehmen steigt jedoch stetig. Digitalisierung, Bürokratie, neue Wettbewerber, Innovationen, (geo-)politische Veränderungen, Fachkräftemangel, anspruchsvollere Kund:innen und ständiger Wachstumsdruck – die Liste der externen Einflussfaktoren ist lang.

Hinzu kommt das eigentliche Management des Unternehmens und der internen Prozesse. Wer hierfür kein geeignetes System hat, verliert schnell den Überblick und die Nerven. Je komplizierter das Business wird, desto schwieriger wird es auch für das Management. Das Unternehmen, seine Produkte, Prozesse, Kund:innen und alle anderen Faktoren im Blick zu behalten ist essenziell für den Unternehmenserfolg.

Wenn du feststellst oder festgestellt hast, dass du mit den Aufgaben nicht mehr hinterher kommst und dir die Prozesse aufgrund ihrer Komplexität über den Kopf wachsen, dann solltest du einen Blick auf die Möglichkeit eines ERP-Systems für den Mittelstand werfen. 

Wie dir eine solche Software helfen kann und worauf du dabei achten solltest, erfährst du in diesem Artikel.

ERP: Ein Überblick

ERP Lösungen stellen eine wesentliche Unterstützung beim Führen eines Unternehmens dar. Die Abkürzung ERP bedeutet "Enterprise Resource Planning". ERP-Systeme sind also Planungssoftware, die Unternehmensprozesse effizienter und transparenter machen. Ziel der Unternehmenssoftware ist es, die innerbetrieblichen Ressourcen möglichst effizient zu planen, zu steuern und zu kontrollieren.

ERP-Lösungen können in verschiedenen Branchen und für Unternehmen jeder Unternehmensgröße eingesetzt werden. Der Software-Markt für ERP-Systeme ist mitunter unübersichtlich. Es gibt zahlreiche ERP-Anbieter und Softwarelösungen für bestimmte Branchen, Unternehmensgrößen oder auch Unterschiede in der Bereitstellung des Systems.

Damit kleine und mittelständische Unternehmen eine geeignete Auswahl treffen können, schauen wir uns verschiedene Faktoren einmal näher an.

Vorteile vom Einsatz eines ERP-Systems im Mittelstand

Bevor wir uns gezielt auf Entscheidungskriterien für eine ERP-Lösung konzentrieren, möchten wir dir noch einmal die Vorzüge eines ERP-Systems im Mittelstand vor Augen führen. Vor allem mittelständische Unternehmen können von einem ERP-System profitieren, denn es ist die softwareseitige Seele des Unternehmens.

Sämtliche Daten aus allen Unternehmensbereichen (Beschaffung, Produktion, CRM, Buchhaltung etc.) fließen in einem Tool zusammen und ermöglichen die übersichtliche Steuerung des Unternehmens. Wer alle Daten an einem Ort versammelt, kann Ressourcen effizienter einsetzen, Prozesse optimieren und Entscheidungen schneller sowie fundierter treffen.

Alles in allem trägt ein geeignetes ERP-System zum Unternehmenswachstum bei und macht den mittelständischen Betrieb fit für die Zukunft.

Lesetipp: Du möchtest noch mehr zum Einsatz eines ERP für KMUs erfahren?

Anzeichen für den Bedarf eines ERP-System im Mittelstand 

Wann ist es an der Zeit für ein ERP? Im Prinzip lässt sich dieser Punkt ganz einfach beantworten: Wenn du das Gefühl hast, dein Unternehmen verliert im Wettbewerb den Anschluss und performt nicht so, wie du es erwarten würdest.

Dies kann sich jedoch auch durch spezifische Warnsignale äußern: 

Umsatz steigt, Gewinn stagniert

Wenn der Umsatz steigt, aber der Gewinn stagniert, muss irgendwo ein Fehler sein. 

Wenn du bei steigendem Umsatz nicht mehr Gewinn machst, arbeitet dein Unternehmen wahrscheinlich nicht effizient genug!

Mit einer ERP-Software gehst du dem Problem auf den Grund und findest durch Reportings und Analysen schnell heraus, welcher Bereich optimiert werden muss.

Unzufriedene Kund:innen

Unzufriedene Kund:innen sind nie ein gutes Zeichen. Wenn das Produkt nicht das Problem ist, liegt die Ursache wahrscheinlich in der Logistik und/oder im Versand.

Ein Enterprise Resource Planning System erleichtert dir hier die Arbeit, denn du kannst nicht nur Versanddienstleister anbinden und die Logistik steuern, sondern auch deinen Kund:innen Informationen über den Bearbeitungsprozess ihrer Bestellung bereitstellen. So wissen diese immer, an welchem Punkt ihre Bestellung gerade ist.

Zu viele Vertriebskanäle

Musst du mehrere Vertriebskanäle wie Ebay, Amazon, Shopify usw. bedienen, passieren schnell Fehler.

Mit einem ERP-System hast du auch hier durch die Anbindungsmöglichkeit immer alles im Blick – und das sogar auf nur einem einzigen Dashboard!

Internationales Wachstum

Egal ob du schon länger international unterwegs bist oder ob du expandieren möchtest: Die Herausforderung mit verschiedenen Waren, Sprachen und Anforderungen des Marktes zu arbeiten ist immer gegeben. Und wenn du nicht aufpasst, kann dir das sogar zum Verhängnis werden und den Erfolg deines Unternehmens schmälern.

Auch hier solltest du über den Einsatz einer ERP-Software nachdenken, die dir sämtliche Schwierigkeiten abnimmt und es dir ermöglicht, auch im Ausland erfolgreich zu sein – ohne vorher Fehler zu machen!

ERP System im Mittelstand: Darauf kommt es an

Wenn du dich in mindestens einem der oben genannten Punkte wiederfindest, wird es Zeit für ein ERP. Ein solches System vereint wie bereits beschrieben alle Unternehmensbereiche in einer zentralen Steuereinheit und sorgt für optimale Arbeitsabläufe.

Damit dies gelingt, ist ein ERP-System modular aufgebaut. So kann sichergestellt werden, dass sich die Software in die Unternehmensstruktur einfügt. Die verschiedenen ERP-Module (z. B. Buchhaltung, Produktion und Marketing) vereinen die relevanten Daten in Datenbanken und stellen diese jedem Mitarbeitenden zur Verfügung.

Jedes Unternehmen ist anders und hat andere Anforderungen an eine Unternehmenssoftware. Der modulare Charakter eines ERPs trägt diesem Fakt Rechnung. Aus unserer Erfahrung können wir sagen, dass für mittelständische Unternehmen folgende zentrale Faktoren für die Eignung eines ERP-Systems eine Rolle spielen.

Die Auswahl einer ERP-Software

Die Auswahl ist mit den Funktionen der Software verbunden. Und diese hängen natürlich vom Anbieter und von deinen eigenen Anforderungen ab. 

Der wichtigste Schritt vor der Auswahl eines passenden ERPs ist daher die Definition der Anforderungen des eigenen Unternehmens. Hierbei sollten die aktuellen aber auch die künftigen Ansprüche bedacht werden. Denn nichts ist frustrierender, als ein paar Jahre das ERP-System nach der aufwendigen Implementierung aufgrund des geringen Funktionsumfangs wieder zu wechseln.

Neben den oben genannten wichtigsten Faktoren für ein ERP im Mittelstand spielen noch weitere Faktoren je nach Unternehmen eine Rolle.

• Branchenfokussierung (z. B. Produktion, Dienstleistung, Einzelhandel, Großhandel etc.)

• Wettbewerb: Wachstum vs. Etablierung in der Nische

• On Premise vs. Cloud-ERP

• Mieten vs. kaufen

• Lizenz vs. Open-Source-Lösung

Lesetipp: Erfahre in diesem Beitrag, wie der Mittelständler Complast mit Xentral und synchronisierten Lagerbeständen die Weichen auf Wachstum stellt!

On Premise oder Cloud-ERP?

ERP-Systeme können sowohl als On-Premise als auch als Cloud-Lösung genutzt werden. On-Premise-Lösungen werden in der Regel als Lizenz-Software angeboten und lokal installiert.

Vor allem für große Unternehmen und Konzerne eignet sich diese Lösung, da spezifische Anforderungen und die Komplexität des Unternehmens gezielt bedient werden können. Für mittelständische Unternehmen ist diese Art der Bereitstellung oftmals nicht relevant, da eigene Hardware (Rechenzentrum, Server etc.) und ein eigenes IT-Team benötigt werden. Wartung, Reparatur und Updates müssen in der Regel selbstständig durchgeführt werden.

Cloud-ERP-Systeme werden im Gegensatz dazu nicht auf den firmeneigenen Rechnern installiert, sondern über den Browser bereitgestellt. Für die Inbetriebnahme ist zunächst nur eine stabile Internetverbindung nötig. Cloud-Lösungen basieren i.d.R. auf einem Mietmodell. Zusätzlich kümmert sich der Anbieter um Wartung, Reparaturen und Updates der Cloud-Software.

Lesetipp: Du möchtest noch mehr über Cloud-ERPs erfahren? In unserem Beitrag haben wir alles Wichtige zusammengefasst!

Xentral vs. SAP

Um dir den Unterschied zwischen On-Premise und Cloud-Software näherzubringen, haben wir im Folgenden einen kleinen, unvollständigen Vergleich vorgenommen. Wir schauen und Xentral und SAP einmal genauer an.

Der größte Unterschied liegt hier vermutlich im Funktionsumfang.

Bei SAP hast du es mit sehr vielen Funktionen zu tun – auch wenn du vielleicht nicht alle brauchst. Das kann schnell zu Überforderung führen und dafür sorgen, dass der eigentliche Sinn des ERPs – nämlich alles übersichtlich und einfach zu machen – dabei verloren geht.

Ein ERP wie das von Xentral punktet hier mit der Flexibilität und Individualität. Du kannst selbst entscheiden, welche Funktionen für dich am besten geeignet sind und dir das ERP-System zusammenstellen, dass genau die Bedürfnisse deines Unternehmens erfüllt.

Auch der Preis ist wichtig.

SAP ist als On-Premise-Lösung natürlich um einiges teurer. Passt das ERP von SAP aufgrund deiner Unternehmensgröße und Anforderungen gut zu dir, dann solltest du dich vom Preis nicht abschrecken lassen. 

Kannst du aber nicht alle Funktionen nutzen oder musst dir mühevoll die passenden Funktionen zusammensuchen, ist vielleicht ein billigeres aber dafür flexibleres ERP besser geeignet.

On-Premise-Software ist schwerfälliger als Cloud-ERPs.

Das betrifft vor allem das Veränderungs- und Wachstumspotenzial. Ein großes ERP mit vielen Schnittstellen und Funktionen ist häufig unflexibler und muss im Falle des Unternehmenswachstums aufwendig angepasst werden.

Cloud-ERPs sind einfacher aufgebaut und auch leichter an wachsende Unternehmen und sich verändernde Anforderungen anzupassen.

ERP-System im Mittelstand: Eine Frage der Anforderungen

Die Auswahl und Einführung eines ERP-Systems ist keine einfache Aufgabe, aber eine lohnende. Wer sich der eigenen Anforderungen bewusst ist, kann eine fundierte Entscheidung treffen. Wenn du weißt, worauf du schauen musst und welche Funktionen du benötigst, steht zwischen dir und dem passenden ERP-System nur noch die Recherche.

Die Suche lohnt sich, denn mit einer ERP-Software kannst du dein Unternehmen koordiniert und effizient auf die nächste Stufe heben!