Gelangensbestätigung: Definition, Anwendung & Muster

Der Transport von Waren ins Ausland innerhalb der EU ist unter bestimmten Umständen von der Umsatzsteuer befreit. Damit du als Unternehmer oder Unternehmerin von dieser Steuerbefreiung profitieren kannst, musst du einen entsprechenden Nachweis beim Finanzamt einreichen. Eine Nachweismöglichkeit ist die sogenannte Gelangensbestätigung. Wir erklären dir, wann und wie diese erstellt wird und welche Alternativen es gibt. Außerdem findest du ein Muster im Text, das du an deine Bedürfnisse anpassen kannst.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Die Gelangensbestätigung gilt als Nachweis für die Umsatzsteuerbefreiungen bei sog. innergemeinschaftlichen Lieferungen. Sie wird vom bzw. der Abnehmer:in ausgestellt und unterzeichnet.

• Eine Gelangensbestätigung ist nicht immer notwendig. Es existieren alternative Nachweise wie Frachtbriefe und Tracking-Protokolle.

• Die Bestätigung ist in §§ 17a UStDV und 17b UStDV definiert. Es gibt keine gesetzlichen Formvorschriften, aber eine Reihe von Pflichtangaben.

Was ist eine Gelangensbestätigung?

Die Gelangensbestätigung, gelegentlich auch Gelangensbescheinigung genannt, ist ein Nachweis über eine erbrachte Lieferung ins EU-Ausland. Mit ihr signalisiert ein Empfänger im Ausland den Erhalt einer Warensendung. Unternehmen müssen eine Gelangensbestätigung oder einen alternativen Nachweis beim Finanzamt einreichen, damit sie von der Umsatzsteuerfreiheit innerhalb der EU-Mitgliedstaaten Gebrauch machen können. §17a und §17b Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) bilden die Rechtsgrundlage für den Nachweis 

Gelangensbestätigung in der EU

Um Steuerbetrug bei innergemeinschaftlichen Lieferungen zu unterbinden, hat der Gesetzgeber auf EU-Ebene Nachweispflichten für die Gültigkeit der Umsatzsteuerbefreiung installiert. Laut §17b UStDV muss der Nachweis eindeutig und leicht nachprüfbar erfolgen. Der Gesetzgeber beschreibt auch, wie diese Voraussetzungen zu erfüllen sind: Es bedarf einer Kombination aus Rechnung (§14 und §14a UStDV) und der Gelangensbestätigung, sofern kein anderer Nachweis erbracht werden kann.

Wann ist eine Gelangensbestätigung erforderlich?

Eine Gelangensbestätigung ist insbesondere bei sog. Bring-Fällen erforderlich. Bring-Fälle liegen vor, wenn der Abnehmer die Ware selbst abholt oder der Lieferant sie eigenständig transportiert. Auch beim Versand durch Dritte kann sie nötig sein, wenn keine alternativen Nachweise wie Frachtbriefe oder Tracking-Protokolle vorliegen. Ohne diesen Nachweis kann das Finanzamt die Steuerfreiheit verweigern – was für Unternehmen zu finanziellen Nachforderungen führen kann.

Wie erstellt man eine Gelangensbestätigung?

Für die Gelangensbestätigung existieren keine formalen Kriterien. Es gibt aber eine Reihe von Pflichtangaben.

Jede Gelangensbestätigung muss die folgenden Punkte enthalten:

• Name und die Anschrift des Abnehmers

• Gegenstand der Lieferung und dessen handelsübliche Bezeichnung (bei Fahrzeugen muss die Fahrzeug-Identifikationsnummer mit angegeben werden)

• Empfänger und der Bestimmungsort

• Monat des Erhalts der Ware

• Ausstellungsdatum der Gelangensbestätigung

• Unterschrift des Abnehmers oder eines zur Entgegennahme Beauftragten (entfällt bei elektronischer Übermittlung der Bestätigung)

Wichtig: Die Gelangensbestätigung kann auch als Sammelbestätigung erfolgen, die alle Wareneingänge innerhalb eines Quartals dokumentiert. Die Bestätigung kann auch elektronisch erfolgen.

Gelangensbestätigung Vorlage

Solange deine Gelangensbestätigung die obenstehenden Punkte enthält, bist du in der Gestaltung vollkommen frei. Wenn du dir nicht sicher bist, wie deine Bestätigung aussehen könnte, kannst du auch unsere Vorlage nutzen, die du für dein Unternehmen anpassen kannst.

Lade dir jetzt unsere Vorlage herunter.

Hinweis: Normalerweise wird die Bestätigung vom Abnehmer unterzeichnet und auch ausgestellt. Wenn du Waren ins EU-Ausland verkaufst, solltest du sicherstellen, dass dir deine Kundschaft das Gelangen deiner Ware bestätigt. Beauftragst du eine Spedition für die Versendung, kannst du diese für gewöhnlich mit der Einholung der Bestätigung beauftragen.

Praxistipps im Umgang mit der Gelangensbestätigung

Im Geschäftsalltag kann die Gelangensbestätigung einen bürokratischen Mehraufwand bedeuten. Damit der Nachweis im Geschäftsalltag so einfach und stressfrei wie möglich erfolgen kann, geben wir dir hier noch einige Tipps.

#1 Definiere klare Prozesse

Damit es nicht zu Verzögerungen oder Missverständnissen bei der Zuständigkeit kommt, solltest du mit deiner Kundschaft frühzeitig klären, wann ein Nachweis erforderlich wird und wie dieser erbracht werden soll (z. B. schriftlich oder per E-Mail).

Hat ein Abnehmer (noch) keinen Prozess für die Gelangensbestätigung eingerichtet, kannst du ihm ein geeignetes Dokument zur Verfügung stellen.

#2 Nutze digitale Lösungen

Papier mag zwar geduldig sein, aber ein elektronischer Versand spart für gewöhnlich Zeit und gestaltet sich wesentlich komfortabler. Geht die Gelangensbestätigung per Mail zu, entfällt die Pflicht zur Unterschrift – es muss jedoch ersichtlich sein, dass der Nachweis aus dem Verfügungsbereich des Abnehmers stammt (etwa durch Verwendung seiner Firmen-Mail-Adresse).

#3 Automatisierung

Gerade wenn du häufiger Waren ins EU-Ausland vertreibst, kann es sich lohnen, ein ERP für die Erstellung und Verwaltung der Gelangensbestätigung zu verwenden. Verfügt dein ERP nicht über eine solche Möglichkeit, kannst du auch eine externe Buchhaltungssoftware anbinden, die die Automatisierung unterstützt. Mit Xentral kannst du die Informationen aus deiner Rechnung in Verbindung mit einer Spediteursbescheinigung oder einem Trackingprotokoll verwenden. 

#4 Verwende Sammelbestätigungen

Beziehen bestimmte Kund:innen deine Artikel häufiger, solltet ihr euch auf einen Nachweis per Sammelbestätigung verständigen. Das spart Zeit und reduziert den Verwaltungsaufwand.

#5 Ziehe Nachweisalternativen in Betracht

Ein Nachweis per Gelangensbestätigung ist nicht immer notwendig. Du solltest prüfen, ob eine der folgenden Alternativen zur Erfüllung der Nachweispflicht herangezogen werden kann:

• Frachtbriefe mit Unterschrift des Abnehmers

• Tracking- und Tracing-Protokolle von Kurierdiensten

• Spediteursbescheinigungen (bei Beauftragung durch den Lieferanten)

#6 Behalte Dokumentation und Fristen im Blick

Gelangensbestätigungen müssen mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden. Um für eventuelle Nachprüfungen vonseiten des Finanzamtes vorbereitet zu sein, solltest du regelmäßig überprüfen, ob alle Nachweise vollständig sind.

Fazit

Möchtest du von der Umsatzsteuerbefreiung bei Lieferungen innerhalb der EU Gebrauch machen, kann eine Gelangensbestätigung notwendig werden. Ist das der Fall, solltest du die Zuständigkeit mit deiner Kundschaft klären. Damit das möglichst reibungslos funktioniert, haben wir dir in diesem Beitrag ein Muster für eine Gelangensbestätigung bereitgestellt. Bei häufigen Warensendungen ins EU-Ausland empfiehlt es sich jedoch, den Nachweis mithilfe eines ERPs oder einer Buchhaltungssoftware zu automatisieren.