Was ist eine Provisionsabrechnung und wer muss sie erstellen?

Viele Angestellte erhalten neben einem fixen Grundgehalt eine leistungsabhängige Vergütung, die Provision. Im Vertrieb sind Provisionen seit vielen Jahren gängige Praxis und auch bei der Zusammenarbeit mit externen Partner:innen finden sie immer mehr Anwendung.

In diesem Beitrag geben wir dir deshalb einen Überblick über gängige Provisionsmodelle und klären, was eine Provisionsabrechnung beinhalten muss. Zusätzlich stellen wir dir eine Vorlage für deine eigene Abrechnung bereit.

Das Wichtigste im Überblick

• Provisionen finden vor allem in Bereichen mit starkem Verkaufsbezug Anwendung, z.B. bei Banken, Versicherungen, in der Telekommunikation oder im Vertrieb. 

• In Deutschland ist eine reine Vergütung auf Provisionsbasis unzulässig. Eine Provision muss immer an ein Grundgehalt gekoppelt sein.

• Provisionen sind immer zu versteuern. Werden sie an interne Mitarbeitende ausgezahlt, fällt Lohnsteuer an. Externe Partner:innen müssen dagegen Umsatzsteuer abführen. 

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Was versteht man unter Provisionen?

Arbeiten interne Mitarbeitende oder externe Partner:innen auf Basis einer Provision, wird ihnen eine erfolgsabhängige Vergütung gezahlt. Sie ist oft davon abhängig, wie viel Umsatz oder Gewinn der oder die Beschäftigte erwirtschaftet hat – je mehr Umsatz/Gewinn erzielt wurde, desto höher ist die Provision.

Für Mitarbeitende und Partner:innen bietet eine provisionsbasierte Vergütung einen großen Leistungsanreiz. Die erfolgsabhängige Vergütung dient für Unternehmen aber auch zur Kostenkontrolle und zur Risikoteilung, da ein Großteil des Entgelts nur dann gezahlt wird, wenn auch tatsächlich Umsätze erwirtschaftet werden. Das macht die Provision vor allem in leistungsorientierten Geschäftsbereichen wie dem Vertrieb sinnvoll.

Damit der Lebensunterhalt für deine Angestellten gesichert ist, ist eine reine Vergütung auf Provisionsbasis nicht zulässig. In Deutschland muss eine Provision immer an ein fixes Grundgehalt gekoppelt sein, das den Mindestlohn nicht unterschreiten darf.

Was ist eine Provisionsabrechnung?

Eine Provisionsabrechnung zeigt klar und übersichtlich, wie viel Provision Mitarbeitende oder Vertriebspartner:innen für ihre Leistungen erhalten. Basierend auf den vereinbarten Konditionen werden erzielte Umsätze oder erbrachte Leistungen ausgewertet und die entsprechende Vergütung berechnet. Das Ergebnis ist eine transparente Übersicht, die am Monatsende erstellt wird und alle relevanten Daten des Abrechnungszeitraums berücksichtigt. So können Mitarbeitende jederzeit nachvollziehen, wie sich ihre Provision zusammensetzt.

Welche Branchen nutzen Provisionsabrechnung?

Die Provisionsabrechnung wird vor allem in Branchen mit starkem Vertriebscharakter eingesetzt. Das sind u.a.:

• Banken und Finanzdienstleister

• Versicherungen

• Immobilien- und Maklerunternehmen

• Energievertrieb

• Produktvertrieb

• Personalvermittlungen

• Telekommunikation und Medien

Modelle für eine Provisionsabrechnung

Je nach Branche und Art deines Unternehmens stehen dir verschiedene Optionen für eine Provisionsabrechnung zur Verfügung. Hier sind die typischsten Modelle:

• Feste Provision: Bei der festen Provision zahlst du immer denselben, zuvor vertraglich definierten Betrag, losgelöst vom Umsatz oder dem Gewinn.

• Prozentualer Anteil vom Umsatz/ des Gewinns: Bei diesem Modell erhalten deine Beschäftigten und/oder Partner:innen einen fixen Prozentsatz vom Umsatz oder der Differenz aus Umsatz und Kosten.

• Kombination aus fixer und prozentualer Provision: Das dritte Provisionsmodell kombiniert die ersten beiden und setzt sich aus einem festen Betrag und einem prozentualen Anteil von Umsatz und Gewinn zusammen.  

Provisionsvergütung Beispiel

Eine Mitarbeiterin deines Vertriebsteams erhält ein Grundgehalt von 2.800 Euro (brutto) pro Monat. Darüber hinaus erhält sie eine Provision, bestehend aus einem fixen Anteil, 100 Euro pro Verkaufsabschluss, und einem prozentualen Anteil in Höhe von 5 Prozent des von ihr erwirtschafteten Umsatzes. Mit acht Verkäufen hat die Vertrieblerin 20.000 Euro Umsatz erwirtschaftet. Damit setzt sich ihr Entgelt wie folgt zusammen:

Wer muss eine Provisionsabrechnung erstellen?

Die Erstellung der Provisionsabrechnung obliegt bei kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMUs) häufig den Vertriebler:innen selbst. Sie dokumentieren ihre erbrachten Verkäufe bzw. Leistungen und erarbeiten anhand der festgelegten Konditionen ihre Provision.

Bei großen Unternehmen ist die Buchhaltung häufig Sache der Personal- und Finanzabteilungen, weshalb diese dann auch die Erstellung der Provisionsabrechnung übernehmen.

Welche Angaben muss eine Provisionsabrechnung enthalten?

Welche Angaben eine Provisionsabrechnung enthalten muss, hängt davon ab, ob diese für die Vergütung interner Mitarbeitender oder externer Partner:innen erstellt wird. Für die interne Verwendung existieren keine rechtlichen Vorgaben. Eine externe Provisionsabrechnung entspricht einer Rechnung und muss daher z. B. Angaben zum Rechnungszeitraum oder zur Umsatzsteuer enthalten.

Eine Software wie Word, OpenOffice oder Excel reicht für die Erstellung einer Provisionsabrechnung vollkommen aus. Um den Prozess ein klein wenig zu beschleunigen, empfiehlt es sich, ein Muster zu verwenden.

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Fazit

Die Provision ist ein effektives Mittel, deinen Angestellten und externen Partner:innen einen lukrativen Leistungsanreiz zu bieten. Um die Provisionsabrechnung so effizient wie möglich zu gestalten, solltest du eine Vorlage verwenden oder direkt auf eine Abrechnungssoftware setzen, die deine Abrechnung automatisiert.