Bestandslogiken im ERP: FIFO, Chargen, MHD-Verwaltung und Varianten

Warum ist Bestandslogik eine ERP- und keine Konfigurations-Entscheidung? 

Bestandslogik beschreibt die Regeln, nach denen ein ERP Ware einlagert, entnimmt, bewertet und reserviert. Sie steckt in der Datenstruktur des Systems. Sie greift, wenn du etwa wissen möchtest, welche Charge von einem Rückruf betroffen ist, weil es Probleme mit dem Mindesthaltbarkeitsdatum (MHD) gibt.

Ein ERP, das Chargen nicht als eigenes Datenobjekt kennt, wird auch mit einem Zusatzmodul nicht chargentauglich. Man spricht hier von einem First-Class-Datenobjekt. Die Charge hat im System denselben Rang wie der Artikel oder der Auftrag. Sie hängt nicht als Freitextfeld daneben. Für Varianten gilt dasselbe.

Die Bestandslogik sollte am besten vor der Auswahl deines ERPs geklärt sein. Mit drei Fragen kannst du potenzielle Systeme auf ihre Tauglichkeit prüfen:

• Zeigt das System zu einer Charge das MHD und alle Aufträge, in denen sie ausgeliefert wurde?

• Gibt es Varianten mit eigenem Bestand unter einem gemeinsamen Artikelstamm oder nur einzelne Artikel?

• Trennt das System Gesamtbestand, reservierte Menge und die Menge, die du pro Kanal meldest?

FIFO und FEFO: der operative ERP-Grundstock 

FIFO (First In, First Out) bedeutet, dass die älteste Ware zuerst das Lager verlässt. Die Regel ist branchenübergreifend sinnvoll und in Deutschland bilanziell zulässig.

FEFO (First Expired, First Out) ist die Variante für Ware mit Verfallsdatum. Hier verlässt die Ware mit der kürzesten Restlaufzeit zuerst das Lager. Das Alter der Ware spielt keine Rolle mehr.

Ein Beispiel aus der Kosmetik zeigt den Unterschied: Charge A mit Gesichtscreme kam im Februar ins Lager und läuft im Dezember ab. Charge B kam im April und läuft schon im September ab. Eine reine FIFO-Entnahme schickt Charge A raus, während Charge B im Regal verfällt. FEFO greift zuerst zu Charge B.

Xentral steuert FEFO direkt in der Picking-Logik, also beim Zusammenstellen der Ware für den Versand. Deine Lagermitarbeitenden müssen die Restlaufzeiten nicht selbst vergleichen. Wie du Lagerplätze und Entnahme insgesamt aufsetzt, zeigt die Xentral Lagerverwaltung.

Welche Ware zuerst rausgeht, ergibt sich also aus deinem Sortiment. Mit welchem Wert du sie bilanziell bewertest, ist dagegen ein Wahlrecht, das du in Abstimmung mit deiner Steuerberatung festlegst (dazu mehr im folgenden Abschnitt).

Methoden-Vergleich: FIFO, FEFO und gleitender Durchschnitt 

Entnahme und Bewertung sind zwei getrennte Entscheidungen. FIFO und FEFO legen fest, welche Ware zuerst das Lager verlässt. Das Bewertungsverfahren legt fest, mit welchem Wert der Bestand in der Bilanz steht.

Du kannst also nach FEFO picken und trotzdem nach FIFO bewerten. Die Lagerbewertung nach FIFO unterstellt, dass die zuerst gekaufte Ware auch zuerst verkauft wurde. Was im Regal passiert, spielt dafür keine Rolle.

Ein anderes Verfahren der Lagerbewertung ist der gleitende Durchschnitt. Das ERP berechnet bei jedem Wareneingang einen neuen Durchschnittswert pro Artikel. Das passt, wenn deine Ware gleichartig ist und die Einkaufspreise kaum schwanken.

Welche Entnahme du brauchst, hängt von deinem Sortiment ab. Die Bewertung ist ein Wahlrecht und wirkt auf dein Ergebnis: Schwanken die Einkaufspreise, ergibt jedes Verfahren einen anderen Bestandswert.

Die Tabelle zeigt die drei Methoden im direkten Vergleich:

Die Bewertungsverfahren regelt das Handelsgesetzbuch in § 256 HGB. Welches Verfahren für deinen Betrieb passt, legst du in Abstimmung mit deiner Steuerberatung fest.

Ein einmal gewähltes Verfahren behältst du in der Regel bei. Deine Steuerberatung bewertet dein Lager im Jahresabschluss meist schon nach einer bestimmten Methode. Dein ERP muss zu dieser Methode passen.

Chargen- und MHD-Verwaltung: Wann sind sie im ERP zwingend? 

Bei einer Charge handelt es sich um Ware, die gemeinsam produziert oder geliefert wurde und damit dieselbe Herkunft hat. Das MHD hängt als eigenes Feld an dieser Charge.

Chargenverwaltung ist im ERP zwingend, wenn Rückverfolgbarkeit gesetzlich oder haftungsseitig gefordert wird. Das betrifft Lebensmittel, Pharma, Kosmetik, Tierfutter und sicherheitsrelevantes Spielzeug.

Auch ohne Pflicht lohnt sich die Chargenverwaltung bei Qualitätsprüfungen, weil du eine Reklamation direkt einer Lieferung zuordnen kannst.

Der Nutzen zeigt sich im Falle eines Rückrufs. Ohne Chargenzuordnung rufst du im Zweifel eine gesamte Charge pauschal zurück, mit allen Beständen und allen Kund:innen. Mit Chargenzuordnung findest du die betroffenen Aufträge und sprichst Kund:innen gezielter an. Das schützt deine Marge und deine Marke.

Das MHD ist zwar eng mit der Charge gekoppelt, es folgt aber einer eigenen Logik. Es steuert drei Dinge:

• FEFO-Entnahme: Die Ware mit der kürzesten Restlaufzeit geht zuerst raus.

• Rückrufmanagement: Du siehst, welche Aufträge eine Charge enthalten.

• Preisabschläge: Ware kurz vor Ablauf kannst du gezielt günstiger verkaufen, bevor sie verfällt.

In Xentral pflegst du Chargen und Seriennummern mit MHD-Feldern im Artikelstamm, wie sie die Xentral Artikelverwaltung beschreibt. Vom Wareneingang bis zum Versand begleitet die Charge den Artikel durch die Logistik und das Fulfillment in Xentral.

Varianten und Bundles im ERP verwalten: Was unterscheidet echte Varianten von ähnlichen Produkten? 

Ein T-Shirt in fünf Größen und vier Farben – das sind 20 Artikel im Lager, aber nur ein Produkt im Shop.

Eine Variante ist eine Ausprägung eines Produkts. Dazu gehören etwa Größe, Farbe, Material, Maß oder Konfiguration. Alle Varianten haben dieselbe Beschreibung, dieselben Bilder, dieselbe Marke und dieselbe Kategorie. Jede Variante hat aber eine eigene SKU und einen eigenen Bestand.

• Varianten sind Pflicht bei Fashion, Home & Garden, Elektronik und Spielwaren. Hier verkaufst du dasselbe Produkt in vielen Ausprägungen. Der Bestand muss pro Ausprägung stimmen.

• Ähnliche Produkte sind keine Varianten. Zwei Gartenstühle von verschiedenen Herstellern sehen ähnlich aus, haben aber eine eigene Beschreibung, eigene Bilder und eine eigene Marke.

Die Faustregel: Pflegst du Beschreibung und Bilder für beide Produkte gemeinsam, sind es Varianten. Sonst legst du eigene Artikel an.

Bundles sind ein dritter Fall. Ein Bundle oder Set fasst mehrere Artikel zu einem Verkaufsartikel zusammen, zum Beispiel ein Grillset aus Grill, Abdeckhaube und Zange. Das Bundle hat eine eigene SKU und einen eigenen Preis. Sein verfügbarer Bestand ergibt sich aber aus den enthaltenen Artikeln.

Legst du ein Bundle als normalen Artikel mit eigenem Bestand an, verkaufst du das Grill-Set, obwohl die Zange fehlt. Prüfe bei der ERP-Auswahl deshalb gezielt, wie das System Bundles abbildet.

Das leistet ein Artikelstamm mit Varianten. Du pflegst Stammdaten einmal und führst den Bestand je Variante getrennt. Die Bestände jeder Variante gleicht Xentral Connect für die Shop- und Marktplatz-Anbindung mit deinen Verkaufskanälen ab.

Reservierungsregeln und Pseudolager im ERP: bei Multichannel absolute Pflicht 

Eine Reservierung bindet einen Bestand an einen Auftrag, sobald er angenommen wird. Die Ware liegt dann noch im Regal, steht aber nicht mehr zum Verkauf. Pseudolagerzahlen gehen einen Schritt weiter. Sie steuern pro Kanal, welche Menge du überhaupt meldest, unabhängig vom physischen Bestand.

Ein Beispiel: Im Lager liegen 10 Stück. Davon sind 4 für angenommene Aufträge reserviert und 6 frei. Dem Marktplatz meldest du 3, deinem Shop 2 und 1 Stück bleibt als Puffer. Ohne Reservierungen würden beide Kanäle weiter 10 Stück sehen und sie doppelt verkaufen.

Jeder Überverkauf endet im Storno und kostet Marge und Vertrauen. Bei Multichannel ist die Reservierungslogik deshalb Pflicht. Sie verhindert das Problem strukturell, statt dass dein Team Bestände von Hand abgleicht.

In Xentral werden Reservierungen bei der Auftragsannahme gesetzt. Pseudolagerzahlen steuerst du pro Kanal und mehrere Lager führst du in einem System. Außerdem kannst du mit Xentral Flows für automatisierte Bestandsprozesse eigene Abläufe dafür bauen. Die Anbindung deiner Kanäle übernimmt weiterhin Xentral Connect.

Wie das bei hohem Volumen aussieht, zeigt Sallys Shop. Das Unternehmen verkauft Back- und Kochzubehör, entsprechend sind Chargen und MHD relevant. Sallys Shop versendet rund 200.000 Pakete im Jahr, an Spitzentagen bis zu 2.000.

Bei dieser Menge muss die Bestandslogik jeden Tag tragen. Sie entscheidet, ob sich Ware schnell und richtig kommissionieren lässt oder ob dein Team jede Position nachprüft.

Welche Bestandslogik braucht welche Branche? 

Chargen- und MHD-Verwaltung sind im ERP Pflicht für alles, was verfällt oder haftungsrelevant ist. Varianten sind Pflicht für alles mit Ausprägungen. Reservierungen brauchst du, sobald du über mehrere Kanäle verkaufst.

Die folgende Matrix ordnet das nach Branche ein (die Matrix ist eine Orientierung und keine Rechtsberatung).

Legende: ✓ = zwingend, ○ = nützlich, – = optional

* Bei sicherheitsrelevanten Produkten zwingend mit Rückrufpflicht, sonst optional.

Food-Retail, Kosmetik und Pet-Food brauchen Chargen und MHD im ERP, weil Rückverfolgbarkeit und Restlaufzeit hier den Alltag bestimmen.

Elektronik ist die einzige Branche mit Seriennummern, weil du einzelne Geräte für Garantie und Service nachverfolgst.

Fashion und Home & Garden benötigen keine Chargen, dafür aber Varianten im ERP.

Faustregel: der 4-Fragen-Check für die ERP-Auswahl 

Mit vier Fragen prüfst du, was dein ERP mitbringen muss:

Fazit: Bestandslogik entscheidet über Rückrufe, Katalogpflege und Überverkäufe 

Die Bestandslogik im ERP-Betrieb entscheidet über Marge und Risiko: Chargen- und MHD-Verwaltung schützen dich im Rückruf. Varianten halten deinen Katalog pflegbar. Reservierungen verhindern Überverkäufe im Multichannel.

Prüfe dein ERP deshalb vorab mit dem 4-Fragen-Check. Wie Xentral Varianten, Chargen und Bestände umsetzt, siehst du in der Artikelverwaltung und der Lagerverwaltung. Beide Seiten zeigen dir die Funktionen im Detail.