Warum EDI, API und KI über Wachstum im Handel entscheiden

In unserer eXpert Session mit Patrick Thelen (CEO und Co-Founder von Procuros) haben wir über genau diese Herausforderungen gesprochen: Warum schnelles Wachstum im Handel oft an manuellen Prozessen scheitert und wie sich Marken mit den richtigen Technologien Freiräume für echtes Skalieren schaffen können.

Das Wichtigste in Kürze 

• EDI reduziert manuelle Arbeit im B2B-Geschäft und senkt Fehlerquoten.
• APIs verbinden Partner, Shops und Tools flexibel und schnell.
• KI nutzt Daten intelligent, von Rechnungsverarbeitung bis Prognose.
• Skalierung erfordert Standardisierung. Je schneller das Wachstum, desto wichtiger werden automatisierte Prozesse.

Wachstumsschmerz Nr. 1: Manuelle B2B-Prozesse 

B2B klingt nach planbaren Rahmenbedingungen. In der Praxis sorgen individuelle Preise, Mindestmengen und Liefervereinbarungen für händische Dateneingaben und hohen Abstimmungsaufwand. Jedes neue Konto bringt einen eigenen Ablauf, oft mit PDF, Excel oder Fax. Das Team wächst nicht im gleichen Tempo wie der Umsatz. Es entsteht Mehrarbeit statt Entlastung.

"Der Umsatz steigt, aber das Team kommt nicht hinterher. Ohne Automatisierung skaliert man sich eher in die Frustration." – Patrick Thelen, CEO Procuros

Was wir in B2B-Prozessen häufig sehen:

• Bestellungen kommen als PDF per Mail, Mitarbeitende tippen Daten ins ERP.
• Unterschiedliche Preislisten, abweichende Artikelnummern, fehlende GTINs.
• Lieferscheine und Rechnungen werden manuell erstellt, Korrekturen häufen sich.
• Klärfälle verzögern Zahlungen, die Liquidität leidet.

Lösung: EDI und API richtig kombinieren 

EDI steht für Electronic Data Interchange. Im Handel ist EDI das robuste Rückgrat für wiederkehrende Geschäftsdokumente wie Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen. Der Vorteil ist die Standardisierung, die Fehler reduziert und Durchlaufzeiten verkürzt.

APIs ergänzen EDI um Flexibilität. Sie sind ideal für individuelle Workflows, neue Vertriebskanäle, Marktplätze und Tools. Offene REST-APIs und Webhooks ermöglichen schnelle Anbindungen ohne lange Projekte.

Eine Middleware verbindet beides. Sie übersetzt Formate, prüft Daten, steuert die Übergabe an das ERP und hält Prozesse transparent. So können Teams skalieren, ohne im Integrationsaufwand zu versinken.

Beispielhafte Workflows 

Effekte:

• Weniger Eingaben, weniger Fehler, kürzere Durchlaufzeiten.
• Saubere Daten, bessere Nachvollziehbarkeit, schnellere Zahlung.
• Onboarding neuer Partner in Tagen statt Monaten.

Wachstumsschmerz Nr. 2: Datenchaos und Intransparenz 

D2C-Bestellungen laufen oft sauber durch. Im B2B sieht es anders aus. Unterschiedliche Prozesse je Partner, fehlende Standardisierung und doppelte Pflege erzeugen Intransparenz. Vertrieb, Einkauf und Kundenservice arbeiten immer häufiger remote. Alle benötigen aktuelle Daten in Echtzeit.

Was fehlt, wenn Daten fehlen

• Verlässliche Bestands- und Auftragslage
• Konsistente Preise, Artikelstammdaten und Konditionen
• Sichtbarkeit über Status, Ausnahmen und Zahlungen

KI als Praxistool, nicht als Buzzword 

KI entfaltet ihren Nutzen dort, wo Aufgaben wiederkehren und Regeln klar sind. Drei Anwendungsfelder liefern heute schon spürbaren Mehrwert.

1. Automatisierte Rechnungsverarbeitung: OCR erfasst Rechnungen, Matching gleicht sie mit Bestellungen und Wareneingängen ab. Voll bezahlte Rechnungen werden direkt verbucht, Abweichungen landen als Klärfall mit Kontext.
2. Prognosen und Anomalieerkennung: Absatzdaten, Saisonalität und Partnerverhalten fließen in Bedarfsprognosen. KI meldet, wenn ein Handelspartner ungewöhnlich lange nicht bestellt oder ein Artikel in der Region knapp wird.
3. Qualitätsprüfungen in Dokumenten: Dubletten, falsche Mengen, unplausible Steuern, fehlende GLN oder GTIN. Die KI stoppt fehlerhafte Belege und bittet um Korrektur, bevor etwas beim Partner ankommt.

Realistische Einordnung: Nicht jede KI ist reif für den Live-Betrieb. In Bereichen mit vielen Wiederholungen und klaren Regeln funktioniert sie bereits zuverlässig. Entscheidend ist eine saubere Datenbasis und ein definiertes Eskalationsmodell.

Integration als Wettbewerbsvorteil 

Geschwindigkeit entsteht durch Offenheit. Moderne ERP-Systeme wie Xentral bieten offene REST-APIs, Webhooks und Low-Code-Anbindungen über Xentral Connect. Das sorgt für kurze Time-to-Value, weniger IT-Aufwand und mehr Unabhängigkeit.

Warum Cloud-Architektur hilft:

• Skalierbar bei Spitzen, stabil im Alltag
• Kontinuierliche Weiterentwicklung ohne eigene Releases
• Sichere Datenhaltung und zentrale Steuerung

Baukasten statt Template-Zwang: Prozesse lassen sich schrittweise automatisieren und erweitern. So bleibt das System anpassbar, ohne die Standards zu verlieren.

Praxisbeispiel: Von Wachstumsschmerz zu Wachstumstempo 

Ein Food-Brand aus dem Regal, angebunden an rund 30 Handelspartner. Die Kombination aus Xentral und einer spezialisierten Middleware wie Procuros ermöglichte ein deutliches Umsatzwachstum bei nahezu stabiler Ops-Last.

Bestellungen landen automatisch im ERP, Lieferscheine und Rechnungen laufen im Standard. Sammelzahlungen werden gematcht, Klärfälle sind transparent. Das Team fokussiert Vertrieb und Sortiment, nicht Datenpflege.

Das Ergebnis: Das Team arbeitet mit stabilen Abläufen und weniger manuellen Eingriffen. Neue Handelspartner lassen sich in kurzer Zeit anbinden und Klärfälle gehen deutlich zurück. Die Datenqualität steigt, die Zahlungen kommen schneller und die internen Ressourcen werden sinnvoller eingesetzt.

Umsetzung in vier Schritten 

1. Datenbasis klären: GTIN, Artikelnummern, Preise, Konditionen, Kundendaten. Alles vollständig und eindeutig.
2. Priorisierte Partnerliste definieren: Top 10 Partner nach Volumen und Komplexität. Start mit Bestellungen und Rechnungen, später Lieferscheine und Avis.
3. Middleware und ERP verbinden: Xentral anbinden, Formate und Regeln definieren, Validierungen aktivieren.
4. KI-Module gezielt einsetzen: Start mit Rechnungsverarbeitung und Dokumentenprüfungen, dann Prognosen und Anomalieerkennung.

Empfehlungen für KMU im Handel 

Standardisierte Abläufe erleichtern jede Form von Wachstum. Es hilft, zuerst die Kernprozesse zu stabilisieren und Sonderfälle später anzuschließen. Offene APIs beschleunigen die Integration neuer Kanäle und Tools. KI unterstützt vor allem dort, wo Aufgaben häufig wiederkehren.

Ergänzend lohnt es sich, Prozesse regelmäßig zu messen, etwa die Zeit vom Auftrag bis zur Zahlung. Gleichzeitig sollten Mitarbeitende aktiv in die Veränderungen eingebunden werden, damit Erfolge sichtbar werden.

Häufige Stolpersteine und wie man sie vermeidet 

• Unsaubere Stammdaten führen zu Fehlern. Vor dem Go-Live eine Stammdaten-Kur machen.
• Zu wenig interne Zuständigkeit. Eine verantwortliche Person steuert den Rollout und priorisiert Partner.
• Insellösungen. Integrationen ohne tiefe ERP-Anbindung erzeugen einen Mehraufwand. Besser zentral verbinden und überwachen.
• Zu spätes Starten. EDI zahlt sich ab etwa 50 bis 100 Transaktionen pro Monat oder bei Pflicht durch Partner aus. Früher starten spart später Kosten.

„Sobald man in den Handel geht, steigt die Komplexität enorm. Nicht wegen der eigenen Prozesse, sondern weil sich jedes Unternehmen seinen eigenen Standard ausgedacht hat.“ – Patrick Thelen

Wer wachsen will, vereinfacht Prozesse. EDI, API und KI sind keine Zukunftsmusik, sondern Werkzeuge für den Alltag. Sie reduzieren Fehler, schaffen Transparenz und sparen Ressourcen. Der beste Zeitpunkt ist jetzt. Prozesse heute so bauen, dass das Unternehmen morgen mitwachsen kann.