Versandbestätigung: Kundenbindung durch Automatisierung und Vorlagen erhöhen

Eine Versandbestätigung ist eine elektronische Mitteilung eines Händlers an seine Kund:innen, dass die Bestellung bearbeitet wurde und sich nun auf dem Versandweg befindet. Versandbestätigungen werden in der Regel als E-Mail oder SMS verschickt und enthalten wichtige Informationen wie beispielsweise die Sendungsnummer, den voraussichtlichen Liefertermin und gegebenenfalls einen Link zur Sendungsverfolgung.

In diesem Beitrag zeigen wir dir, warum eine Versandbenachrichtigung wichtig ist und welche Informationen eine Versandbenachrichtigung enthalten sollte. Mit unserer Vorlage und Tipps holst du das Maximum aus deinen Versandbenachrichtigungen heraus.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Eine Versandbestätigung ist die Meldung darüber, dass ein Paket das Lager verlassen hat und enthält wichtige Informationen (z. B. Sendungsnummer, Tracking-Link, Liefertermin) für deine Kund:innen.

• Die Versandbestätigung ist nicht zwingend erforderlich. Sie trägt jedoch zur Kundenzufriedenheit und Stärkung der Kundenbindung bei.

• Eine Automatisierung deines Versandprozesses sowie der Versandbestätigung durch ein ERP-System reduziert die Fehlerquote, spart dir wertvolle Zeit und sorgt für zufriedene Kundschaft.

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Wichtige Bestandteile einer guten Versandbestätigung

In einer guten Versandbestätigung solltest du folgende Informationen integrieren, damit deine Kund:innen bestmöglich informiert sind.

• Aussagekräftige Betreffzeile

• Persönliche Ansprache

• Zusammenfassung der versendeten Artikel

• Informationen zum Absender

• Lieferadresse

• Voraussichtliches Lieferdatum

• Sendungsverfolgungsnummer

• Link zur Sendungsverfolgung

• Kontaktmöglichkeiten

• Hinweis zum Retourenmanagement

• Abschiedsformel

Vorlage Versandbestätigung

Spare dir wertvolle Zeit mit unserem Muster zur Versandbestätigung.

Den Inhalt deiner Versandbestätigung kannst du frei wählen. Eine einfache Bestätigung kann beispielsweise wie folgt aussehen.

{Name} gute Neuigkeiten: Deine Bestellung {Bestellnummer} hat soeben unser Lager verlassen und ist auf dem Weg zu dir!

Wir haben unser Bestes gegeben, deine Bestellung so schnell wie möglich zu bearbeiten. Deine Bestellung {Bestellnummer} vom {Bestelldatum} wurde verpackt und unserem Versanddienstleister übergeben.

Bestelldetails

Bestellnummer: {Bestellnummer}

Bestelldatum: {Datum}

Lieferadresse: {Lieferadresse}

In deinem Paket findest du:

• {Produkt 1}|{Anzahl}|{Preis}

• {Produkt 2}|{Anzahl}|{Preis}

• {…}

Der Versand wird von {Versanddienstleiter} durchgeführt. Dein Paket hat die {Sendungsnummer} sollte am {voraussichtlicher Liefertermin} bei dir ankommen.

Über diesen {Link zur Sendungsverfolgung} kannst du den Versandstatus einsehen. 

Falls du Fragen hast, antworte einfach auf diese E-Mail oder kontaktiere uns unter {Kontaktmöglichkeit}.

Du bist nicht zufrieden mit deiner Bestellung? Über unser Retourenportal kannst du deine Bestellung mit wenigen Klicks reklamieren.

Wir wünschen dir ganz viel Freude mit deiner Bestellung und bedanken uns noch einmal herzlich für dein Vertrauen in {Absenderinformation}! Wir freuen uns, dich schon bald wieder in unserem Shop begrüßen zu dürfen.

Liebe Grüße

Dein {Absender} Team

Warum ist die Versandbestätigung so wichtig?

Versandbestätigungen sind im Gegensatz zu Bestellbestätigungen nicht zwingend erforderlich. Gerade im e-Commerce sind solche Informationen jedoch gang und gäbe und haben zahlreiche Vorteile für dich und deine Kund:innen.

• Klare Kommunikation: Mit Hilfe einer Versandbestätigung informierst du deine Kund:innen über den aktuellen Stand der Bestellung und räumst eventuelle Verwirrungen oder Missverständnisse aus dem Weg. Versandbestätigungen sorgen für Transparenz und unterstützen das Erwartungsmanagement.

• Stärkung der Kundenbindung: Klare Kommunikation eliminiert Unsicherheiten auf Seiten deiner Kunden und Kundinnen und stärkt das Vertrauen in dich als Händler. Eine gute Betreuung und Wertschätzung sorgt für mehr Kundenzufriedenheit und kann zu Wiederkäufen animieren.

• Sendungsverfolgung: Die wahrscheinlich wichtigste Information für die Konsument:innen ist die Möglichkeit der Sendungsverfolgung. Mit Hilfe der Sendungsverfolgungsnummer können sich die Kund:innen selbstständig beim Versanddienstleister erkundigen, wann mit der Lieferung zu rechnen ist. Mit einer Versandbenachrichtigung können sich deine Kund:innen auf die Sendung vorbereiten, sodass verpasste Lieferungen oder Probleme bei der Zustellung vermieden werden.

• Problemlösung: Eine Versandbenachrichtigung kann bei der Identifizierung von Verzögerungen oder Problemen helfen. Durch die Sendungsverfolgungsnummer und den Tracking Link können die Kund:innen selbstständig mögliche Verzögerungen einsehen und gegebenenfalls Kontakt mit dem Versanddienstleister aufnehmen.

• Professionalität: Eine gut gestaltete Versandbestätigung zeigt den Kund:innen, dass es sich um einen seriösen Online-Shop handelt und trägt zu einer positiven Wahrnehmung bei.

Im Allgemeinen trägt die Versandbestätigung dazu bei, Vertrauen in dein Unternehmen zu erzeugen, die Kund:innen zufrieden zu stellen und einen reibungslosen Versandprozess zu etablieren.

Best Practices für Versandbestätigungen

Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, eine Versandbestätigung zu formulieren. Wie so oft macht der Ton die Musik und sollte entsprechend deiner Zielgruppe ausfallen. Mit ein paar Tricks holst du das Maximum aus deinen Versandbenachrichtigungen heraus.

• Automatisiere deine Versandbestätigung: Für einen reibungslosen Versandprozess ist die Automatisierung entscheidend. Gerade bei großen Onlineshops mit einem hohen Bestellvolumen kannst du nicht jede Benachrichtigung manuell verfassen. Ein ERP-System kann dir bei der Automatisierung deiner Prozesse helfen.

• Personalisiere die Versandbenachrichtigung: Wie bereits beschrieben, sollte der Ton deiner Versandbestätigung zu deiner Zielgruppe passen. Achte außerdem darauf, dass du deine Kund:innen mit Namen ansprichst und deine Benachrichtigung personalisierst. Dazu zählen Informationen zum Auftrag und zur Ware, Lieferinformationen und eine Grußformel.

• Nutze Cross-Selling-Potenziale: Solltest du noch nicht in deiner Bestellbestätigung weitere Produktempfehlungen integriert haben, kannst du dies auch in deine Versandbestätigung integrieren und so aktiv Cross-Selling betreiben.

Häufige Fehler und wie man sie vermeidet

• Fehlende oder falsche Informationen

• Uneindeutige Kommunikation

• Kein oder falscher Tracking-Link

• Unpersönliche Formulierung

Damit du diese Fehler vermeiden kannst, solltest du Muster verwenden und deine Versandbestätigungen mit Hilfe einer Software-Lösung automatisieren. Dies sorgt dafür, dass jederzeit die richtigen Informationen zu den jeweiligen Kund:innen zugeordnet sind und du wertvolle Zeit sparst.

Fazit

Eine Versandbestätigung ist ein wirksames Mittel, um Unsicherheiten auf Seiten der Kund:innen zu reduzieren und die Kundenbindung zu erhöhen. Vor allem im e-Commerce Versand ist eine solche Bestätigung heutzutage Standard. Eine Automatisierung des Versandprozesses und die Nutzung von Vorlagen spart dir wertvolle Zeit und sorgt für zufriedene Kundschaft, die gern wieder bei dir einkauft.