30 % mehr B2B-Umsatz für Familienunternehmen: Bauer PK digitalisiert mit Xentral – von Barcodescannern bis Etikettendruck.

Wenn Fulfillment-Dienstleister, Krankenhäuser oder große Automobilhersteller und deren Zulieferer ihre Produkte kennzeichnen und tracken möchten, finden sie im B2B-Onlineshop der Bauer Produktkennzeichnung GmbH & Co. KG alles, was sie hard- und softwareseitig dafür benötigen. Bauer bietet Etikettendrucker, MDE-Geräte und dazugehörigen Service, die Etiketten liefert die Interlabel Produktkennzeichnung GmbH, die mittlerweile zur Bauer-Gruppe gehört.

Geschäftsführer Niklas Bauer kann sich dank Xentral darauf verlassen, dass die Prozesse im Hintergrund auch dann zuverlässig laufen, wenn die Auftragsmenge zunimmt. Die Zeit, die Niklas durch das ERP-System spart, investiert er in neue Ideen für sein Unternehmen und nutzt dafür die zweite Stärke von Xentral: Er kann die Software jederzeit an neue Herausforderungen anpassen. Und das ohne große IT-Abteilung. Das notwendige Wissen und Partner dafür findet er in der Community.

Neue Ideen und wachsende ERP-Ansprüche

Eine Herausforderung für Niklas war es, über Jahrzehnte gewachsene Prozesse in die Welt des E-Commerce zu übertragen, Der Anbieter von AutoID-Lösungen wird bereits in dritter Generation geführt: 1980 startete Niklas’ Großvater mit Geschäftsvordrucken, sein Vater erweiterte das Portfolio 1989 um Etikettendrucker und Serviceleistungen und 2018 brachte Niklas MDE-Geräte in das Familien-Business ein. Die Android-Geräte nutzen unter anderem Kund:innen von Xentral, um ihre Lagerwaren zu kommissionieren. 

Während Bauer die Kund:innen auf dem Weg von analoger zu digitaler Produktkennzeichnung begleitete, blieben die internen Prozesse lange papierbasiert. Niklas’ Anspruch war jedoch ein anderer: Er übernahm das B2B-Geschäft mit dem Ziel, Portfolio und Prozesse digitaler zu gestalten. Eine Hürde war das ERP-System aus den 1990er Jahren, dem es „an notwendigen Schnittstellen und Bedienfreundlichkeit mangelte.“ Also suchte Niklas eine bessere Lösung.

2021 testete er verschiedene ERP-Systeme und entschied sich für Xentral: „In Xentral habe ich mich schnell zurechtgefunden und die Schnittstellen gefunden, die ich brauchte“, sagt Niklas. Zuerst richtete er den Onlineshop und das Order-Management in Xentral ein. Alle anderen Geschäftsprozesse von Bauer Produktkennzeichnung und Interlabel Produktkennzeichnung folgten 2023 ohne große Betriebsunterbrechungen.

Viele Standardprozesse konnte Niklas einfach selbst einrichten. Für Spezialanforderungen holte er sich punktuell Unterstützung von Xentral Partnern wie Daniel Schmidtchen (DS Consult) und BDG Solutions, die er über die Website und die Community fand.

Niklas‘ Wunsch, ein schnell einsatzfähiges und zuverlässiges ERP-System zu finden, hat Xentral voll erfüllt: „Es gibt zwar immer Spezialfälle, bei denen Unterstützung notwendig ist, aber in der Regel finden sich sowohl erfahrene Nutzer als auch Quereinsteiger nach nur einem Monat selbst zurecht.“

Das haben Niklas und sein Team mit Xentral erreicht

Bei Bauer Produktkennzeichnung läuft heute nahezu alles über Xentral: Auftragsabwicklung, Vertrieb, Buchhaltung und der technische Service. Zehn Mitarbeitende nutzen das System regelmäßig, bei Interlabel sind es drei, die unter anderem die Produktion in Xentral planen. 

Monatlich verarbeitet das Team rund 500 Aufträge und 24.000 Artikel in Xentral. „Wir könnten theoretisch sogar 50.000 managen, so viele haben unsere Lieferanten gelistet“, sagt Niklas. Die Verbindung von Shopware und Xentral brachte rund 30 Prozent Umsatzwachstum. Auch die Effizienz ist gewachsen: „Jeder im Team spart durch Xentral und digitalisierte Prozesse bis zu fünf Stunden wöchentlich.“

Xentral ist sowohl in guten Zeiten für das Bauer-Team da als auch bei Engpässen. Anfang 2025 hatte Niklas zum Beispiel Schwierigkeiten, das Team zu vergrößern. „Trotzdem konnten wir mit nur sechs Personen etwa zehn bis zwanzig Prozent mehr Aufträge abwickeln als im Jahr zuvor mit zehn Leuten. Und es hat sich nicht stressiger angefühlt“, erinnert sich der Geschäftsführer. 

Zu einem persönlichen Lieblingsfeature von Niklas hat sich das Versandzentrum entwickelt: „Der Autoversand zeigt, welche Aufträge versandfertig sind. Dadurch macht das Versandzentrum den Abwicklungsprozess intuitiv und greifbar, das ist aus meiner Sicht ein echter USP.“

Wenn der Geschäftsführer zum App-Erfinder wird

Das Team von Bauer nutzt Xentral als Grundlage für alltägliche Geschäftsprozesse. Doch für Niklas ist das ERP-System aufgrund seiner Flexibilität und Schnittstellen auch eine Spielwiese für neue Ideen. Während die Standardfunktionen der Software dafür sorgen, dass Routineaufgaben fehlerfrei und verlässlich erledigt werden, ermöglichen Schnittstellen oder die Middleware Xentral Connect individuelle Anpassungen.

„Ich habe in Xentral ein internes Preisvergleichstool für den Einkauf gebaut, das per API Artikeldaten aus Xentral abfragt und mit Echtzeitdaten unserer Lieferanten anreichert“, berichtet Niklas, der die Individualisierungsmöglichkeiten von Xentral gern ausschöpft. Außerdem hat er eine App entwickelt, mit der Wareneingänge direkt mobil auf MDE-Geräten gebucht werden können: „Die App heißt Entry Flow und es gibt sogar schon einige Xentral-Kunden, die damit arbeiten.“ 

Tiefe Programmierkenntnisse hatte er vorher nicht. Niklas hat sich stattdessen mit seinen Prozessen und der Xentral Dokumentation beschäftigt, um das System ganz nach seinen Wünschen anpassen zu können. So geht er vor, wenn er eine Idee hat: „Ich sehe mir die Endpunkte in der API-Dokumentation an und versuche dann, meine Ideen mit ChatGPT und der API-Plattform Postman zum Laufen zu bekommen.“

Von zeitraubender Zettelwirtschaft zu Transparenz für das gesamte Team

Vor Xentral herrschte bei Bauer Produktkennzeichnung eine klassische Zettelwirtschaft. Heute kann sich das Team auf digitale und transparente Prozesse verlassen, selbst wenn jemand ausfällt: „Falls ich morgen krank bin und ein Kunde eine Frage hat, kann hier jeder Mitarbeiter den Auftrag aufrufen und alle Daten nachvollziehen, ohne dafür Ordner zu wälzen.“

Niklas entwickelt sein Unternehmen bereits fleißig weiter. Künftig sollen Bestellungen von Bauer Produktkennzeichnung automatisch in Aufträge bei Interlabel überführt oder per API an Lieferanten übermittelt werden. 

Egal, welche kreativen Ideen Niklas künftig noch hat: Mit Xentral hat er die passende Plattform dafür, um mit minimalem Aufwand das Beste für sein Team herauszuholen.