Sechs Kanäle, ein System: Wie Osann mit Xentral den Überblick behält
25 %
des Umsatzes kommen über Marktplätze und Shop via Xentral Connect
6
Verkaufskanäle über ein System
75 %
Mitarbeitende arbeiten täglich in Xentral
Patrick Osann kennt das Problem vieler Mittelständler aus eigener Erfahrung: Wissen, das an einer einzelnen Person hängt, ist ein unkalkulierbares Risiko. Als Geschäftsführer des Familienunternehmens Osann nutzte er über die Jahre verschiedene ERP-Systeme – bis er mit Xentral eine Lösung fand, die sein ganzes Team bedienen kann. Der Praxistest kam in diesem Jahr. Der interne Xentral-Verantwortliche verließ das Unternehmen, und der Betrieb lief weiter wie gewohnt.
Jahrzehntelang hing das gesamte ERP-Wissen bei Osann an einer einzigen Person. Fiel sie aus, stand der Betrieb still, weil sich niemand mit dem ERP auskannte.
Mit Xentral holte sich Osann ein System, das nicht eine Person, sondern das ganze Team bedienen kann. Jetzt gibt es direkte Ansprechpartner statt Vertriebskette und Hands-on-Einführung vor Ort statt Handbuch.
Der interne Xentral-Verantwortliche verließ das Unternehmen, der Betrieb lief weiter. Heute arbeiten 30 von 40 Mitarbeitenden täglich im System, sechs Verkaufskanäle laufen über Xentral Connect, Marktplätze und Shop machen 25 % vom Umsatz aus.
Patrick Osann führt das Familienunternehmen am Bodensee, nahe der Schweizer Grenze. Sein Vater entwickelte 1986 den MaxiCosi mit, 2020 übernahm Patrick die Marke Storchenmühle, den Hersteller des weltweit ersten Kinderautositzes. Heute verkauft Osann Kinderautositze und Kinderwagen über den eigenen Shop, Amazon, Otto, Kaufland, Galaxus und eBay, dazu ein starkes B2B-Geschäft bis nach China und Südostasien.
Wenn das ganze ERP im Kopf einer Person steckt
Osann hatte über die Jahrzehnte viele ERP-Systeme. Alle scheiterten am selben Punkt: An ihnen arbeitete immer eine Person mit Inselwissen, die das System im Alleingang aufgesetzt hatte. War diese Person nicht da, ging nichts. Das ging so weit, dass Osann ihren einzigen Experten sogar aus dem Urlaub zurückholen mussten.
„Anfang der 90er mussten wir den Einzigen, der unser ERP verstand, per Aufruf im Radio aus dem Spanien-Urlaub zurückholen. Handys gab es nicht, und bei uns ging so lange nichts mehr.“
Patrick Osann , Geschäftsführer von Osann
Das System vor Xentral konnte fast alles – und war genau deshalb das Problem. Es war über die Jahre so stark individualisiert worden, dass es kaum noch jemand wirklich verstand. Jede Änderung wurde zum Großprojekt. Lief es endlich, löste es direkt zwei neue Fehler aus.
ERP-Software, die das ganze Team bedienen kann
Osann hat mehrere Systeme evaluiert. Am Ende musste sich Patrick zwischen Xentral und einem bekannten Konzern-ERP entscheiden. Die Wahl fiel aus drei Gründen auf Xentral:
1. Ein direkter Xentral-Ansprechpartner
Der erste war die Art der Betreuung. Mit Xentral hatte Patrick einen direkten Draht zum Anbieter, statt über eine lange Vertriebskette betreut zu werden. Vor allem aber bekam er ein System, das sein eigenes Team versteht und bedient.
2. Eine skalierbare Software, die intuitiv ist
Der zweite war die Software selbst. Xentral ist intuitiv nutzbar und Patrick kann damit sein Direktgeschäft skalieren. Schon als die Zusammenarbeit mit Xentral begann, war klar, dass der Marktplatz- und Shop-Anteil wachsen würde.
3. Die Hands-on-Mentalität des Xentral-Teams
Der dritte Punkt ist die Philosophie von Xentral. Xentral-Co-Founder Benedikt Sauter war persönlich vor Ort und richtete das System eine Woche lang mit ein. Diese Hands-on-Mentalität gab am Ende den Ausschlag, mehr aus dem Bauch heraus als nach Featureliste.
„Xentrals Philosophie hat von Anfang an zu uns gepasst. Und das hat sich im Laufe der Zusammenarbeit auch bewahrheitet.“
Patrick Osann , Geschäftsführer von Osann
Einer der ersten Xentral-Kunden, bis heute geblieben
Osann gehört zu den ersten Xentral-Kunden und ist es bis heute geblieben. Über die Jahre hat das Unternehmen sein ERP nie gewechselt. Vor wenigen Monaten hat Patrick einen neuen Zwei-Jahres-Vertrag unterschrieben und eine Strategie aufgesetzt, das System noch tiefer zu nutzen. Für ihn ist diese Treue der eigentliche Vertrauensbeweis. Das Geschäft, wie Osann es betreibt, läuft ohne das ERP von Xentral nicht.
Sechs Verkaufskanäle laufen über Xentral Connect
Im Direktgeschäft nutzt Osann heute seinen eigenen Shop, gerade im Umzug auf Shopify, sowie Amazon, Otto, Kaufland, Galaxus und eBay über Xentral Connect. Eine separate Middleware von einem Drittanbieter braucht das Team dafür nicht mehr. Neue Kanäle wie Otto bindet Osann inzwischen ohne großen Aufwand selbst an. Marktplätze und Shop machen mittlerweile 25 % vom Umsatz aus.
Auch der Außendienst kommt jetzt direkt ins System. Drei Kolleg:innen erfassen B2B-Aufträge selbst, statt sie per Mail einzuschicken, damit sie jemand abtippt. Eine Prüfschleife stellt sicher, dass nichts ungeprüft durchläuft. Im B2B-Bereich generiert Osann außerdem Rücksendetiketten und begleitet den kompletten Retourenprozess in Xentral.
Zwei Lager, ein System, 30 tägliche Nutzer
Die Lager hängen am System. Zwei Lager werden über Xentral gesteuert: Das Fulfillment-Lager in Hamburg für Seecontainer und das eigene Lager in Gottmadingen. Aktuell laufen noch vier Standorte, die das Team gerade auf zwei zusammenlegt. Das macht die Logistik schlanker.
Rund 30 der knapp 40 Mitarbeitenden nutzen Xentral täglich, vom Lager über den Einkauf bis zur Buchhaltung. Es ist das System, mit dem fast jeder arbeitet, der mit Ware zu tun hat.
Das Xentral-Wissen liegt heute im Team
Zum Jahreswechsel verließ der Kollege, der Xentral in-house verantwortet hatte, das Unternehmen. Früher hätte das den Betrieb lahmgelegt, so wie damals beim Urlaub in Spanien. Diesmal nicht.
Seit Oktober arbeitet sich ein dreiköpfiges Team in Xentral ein und greift auf Funktionen zu, die Osann zuvor nie genutzt hat. Es stellt alte Einstellungen in Frage, die einst um die Grenzen des Vorgängersystems herum gebaut wurden. Statt Stillstand gibt es eine steile Lernkurve und ein System, das endlich so genutzt wird, wie es gedacht war.
„Seit dem 1. Januar ist der Kollege, der sich in-house um Xentral gekümmert hat, nicht mehr an Bord. Seit Oktober lernt ein Team von drei Leuten, was Xentral alles kann.“
Patrick Osann , Geschäftsführer von Osann
Xentral als Schaltzentrale für den Warenfluss
Xentral steuert bei Osann den kompletten Warenfluss: Aufträge, Lieferscheine, Versand, Retouren, Einkauf und Stammdaten. Die Buchhaltung übergibt das Team an DATEV, die Auswertung läuft über Power BI. Patrick selbst öffnet Xentral jeden Morgen als Erstes für die Umsatzanalyse.
Reibungslos läuft nie alles, und Patrick redet das nicht schön. Im B2B-Geschäft mit individuellen EDI-Anbindungen bleibt eine Lücke: Rechnungen verlassen Xentral über einen EDI-Dienstleister, und ob sie ankommen, ist nicht immer transparent. Genau diese Sichtbarkeit will das Team als Nächstes ins System holen. Bei komplexen Sonderanbindungen steht der Xentral-Partner BDG Solutions an der Seite, pragmatisch und auf Augenhöhe.
„Früher haben wir den Fehler gemacht, alles selbst zu machen. Heute lassen wir bei Sonderlösungen lieber gleich die Profis ran.“
Patrick Osann , Geschäftsführer von Osann
Ein Geschäft, das aus seiner Geschichte spricht
Heute steuert Osann sechs Verkaufskanäle, zwei Lager und das internationale B2B-Geschäft über ein System. Und das Wissen darüber liegt im Team, nicht bei einer einzigen Person.
Gefragt, was er anderen Unternehmen mitgeben würde, bringt Patrick es auf den Punkt.
„Das stärkste Argument ist unsere Geschichte: woher wir kommen, wo wir mit Xentral gelandet sind und wie viel Sicherheit es uns gibt, unsere Prozesse abzubilden.“
Patrick Osann , Geschäftsführer von Osann
Fazit
Osanns Geschichte zeigt, was passiert, wenn ERP-Wissen aus dem Kopf einer Person ins ganze Team wandert. Sechs Verkaufskanäle, zwei Lager und ein internationales B2B-Geschäft laufen heute über ein System, das rund 30 Mitarbeitende täglich bedienen. Als der interne Xentral-Verantwortliche ging, stand nichts still. Genau das ist der Unterschied zwischen einem ERP, das nur ein Spezialist versteht, und einem, das ein Unternehmen trägt. Für Mittelständler, die mit Marktplätzen, Retouren und internationalen Kunden jonglieren, ist das keine Detailfrage, sondern die Grundlage für Wachstum ohne Klumpenrisiko.