Auftragsmanagement erklärt: Prozesse, Vorteile & Software

Das Wichtigste im Überblick 

• Manuelle Auftragsabwicklung mit Excel-Listen ist die Wachstumsbremse Nr. 1 im e-Commerce. Ab ca. 50-100 Bestellungen täglich führen fehlender Überblick über Multi-Channel-Bestände, hohe Fehlerquoten und enormer Zeitaufwand zu Chaos und Kundenunzufriedenheit.
• Ein zentrales Auftragsmanagement-System automatisiert den kompletten 6-Schritte-Prozess. Von Auftragseingang über Fulfillment bis After-Sales – und fungiert als "Single Source of Truth" für alle Verkaufskanäle (Amazon, Shopify, B2B) und Bestandsdaten.
• Die Automatisierung senkt operative Kosten durch weniger Fehler und Retouren, steigert die Teameffizienz durch Workflow-Automatisierung und schafft mit Schnittstellen (z.B. DATEV) die technische Grundlage, um dein Bestellvolumen ohne Personalaufstockung zu verdoppeln oder zu verdreifachen.

Was ist Auftragsmanagement? Eine einfache Erklärung 

Auftragsmanagement, oft auch als Order Management bezeichnet, ist die systematische Steuerung und Überwachung des gesamten Lebenszyklus eines Kundenauftrags. Der Prozess startet, wenn ein:e Kund:in eine Bestellung aufgibt, und endet erst, wenn das Produkt geliefert, die Rechnung bezahlt und eine mögliche Retoure abgewickelt ist.

Ein gutes Auftragsmanagement sorgt für einen reibungslosen Ablauf all dieser Schritte. Es ist das Rückgrat für jedes Handels- und e-Commerce-Unternehmen, denn es beeinflusst direkt die Lieferzeiten, die Fehlerquote und damit die Zufriedenheit deiner Kund:innen. Ziel ist es, den gesamten Order-to-Cash-Prozess so effizient und fehlerfrei wie möglich zu gestalten.

Der Auftragsmanagement-Prozess in 6 typischen Schritten 

Der genaue Ablauf der Auftragsabwicklung kann je nach Unternehmen variieren, folgt aber meist einem klaren Schema. Diese sechs Phasen durchläuft ein Auftrag in der Regel:

1. Auftragseingang: Ein:e Kund:in bestellt über einen deiner Kanäle – sei es dein Onlineshop, ein Marktplatz wie Amazon oder per E-Mail. Alle Auftragsdaten werden erfasst.
2. Auftragsprüfung: Das System prüft automatisch die Verfügbarkeit der Artikel und die Vollständigkeit der Kundendaten. Sind alle Informationen korrekt? Ist der Bestand ausreichend?
3. Auftragsbestätigung: Nach erfolgreicher Prüfung erhält der oder die Kund:in eine Bestätigung. Intern wird der Auftrag für die weitere Bearbeitung im Lager freigegeben.
4. Fulfillment: Jetzt beginnt die physische Abwicklung. Dazu gehören die Kommissionierung der Ware im Lager, das Verpacken der Sendung und die Übergabe an den Versanddienstleister.
5. Rechnungsstellung & Zahlung: Parallel zum Versand wird die Rechnung erstellt und an den oder die Kund:in versendet. Das System überwacht anschließend den Zahlungseingang.
6. After-Sales: Nach der Lieferung kümmert sich der Prozess um eventuelle Rückfragen, Retouren oder das Einholen von Kundenfeedback.

Dieser strukturierte Prozess stellt sicher, dass keine Bestellung verloren geht und jede:r Kund:in schnell und zuverlässig seine Ware erhält.

Die 5 größten Herausforderungen im manuellen Auftragsmanagement 

Kennst du das auch? Dein Unternehmen wächst, die Bestellungen nehmen zu – und plötzlich wird die Auftragsabwicklung zum Chaos. Manuelle Prozesse mit Excel-Listen und einzelnen Software-Tools stoßen schnell an ihre Grenzen. Das sind die typischen Herausforderungen:

• Hohe Fehlerquote: Manuelles Abtippen von Adressen oder Übertragen von Bestelldaten ist eine häufige Fehlerquelle. Falsche Lieferungen und unzufriedene Kunden sind die Folge.
• Fehlender Überblick: Wenn Aufträge aus verschiedenen Kanälen (Shopify, Amazon, B2B) in separaten Systemen landen, geht die zentrale Übersicht verloren. Du weißt nie genau, wie hoch dein aktueller Bestand wirklich ist.
• Enormer Zeitaufwand: Mitarbeiter:innen verbringen täglich Stunden damit, Lieferscheine zu erstellen, Rechnungen zu schreiben und Bestände manuell abzugleichen. Zeit, die für wertschöpfende Aufgaben fehlt.
• Mangelnde Skalierbarkeit: Was bei 10 Bestellungen pro Tag noch funktioniert, bricht bei 100 zusammen. Manuelle Prozesse lassen sich nicht einfach skalieren, um Verkaufsspitzen wie am Black Friday abzufangen.
• Unzufriedene Kund:innen: Lange Lieferzeiten, falsche Bestandsanzeigen im Onlineshop und ein langsamer Kundenservice führen unweigerlich zu schlechten Bewertungen und Abwanderung.

Vorteile eines optimierten Auftragsmanagements: Mehr Effizienz, weniger Kosten 

Die Optimierung deines Auftragsmanagements ist kein reiner Kostenfaktor, sondern eine Investition, die sich schnell bezahlt macht. Indem du die genannten Herausforderungen löst, profitierst du von entscheidenden Vorteilen:

• Höhere Effizienz: Durch Automatisierung wiederkehrender Aufgaben reduziert sich der manuelle Aufwand drastisch. Dein Team kann sich auf Ausnahmen und das Wachstum des Unternehmens konzentrieren.
• Geringere Kosten: Weniger Fehler bedeuten weniger teure Retouren und Korrekturen. Zudem kannst du mit dem gleichen Personal ein deutlich höheres Bestellvolumen bewältigen.
• Bessere Kundenerfahrung: Kürzere Lieferzeiten, zuverlässige Bestandsinformationen und ein schnellerer Service steigern die Zufriedenheit und Loyalität deiner Kund:innen.
• Volle Skalierbarkeit: Ein automatisiertes System wächst mit dir. Egal ob du neue Vertriebskanäle hinzufügst oder dein Bestellvolumen verdoppelst – der Prozess bleibt stabil und effizient.
• Datenbasierte Entscheidungen: Ein zentrales System liefert dir wertvolle Daten in Echtzeit. Du siehst sofort, welche Produkte sich gut verkaufen und wo es im Prozess Engpässe gibt.

Wie eine Software dein Auftragsmanagement automatisiert und zentralisiert 

Die Lösung für die meisten Herausforderungen ist der Einsatz eines zentralen Systems, das alle Prozesse bündelt. Ein modernes Auftragsmanagement System (OMS) oder ein schlankes ERP-System wie Xentral fungiert als "Single Source of Truth", die eine verlässliche Datenquelle für dein gesamtes Unternehmen darstellt. Anstatt mit unzähligen Insellösungen zu arbeiten, bündelt eine solche Software alle relevanten Funktionen an einem Ort.

Xentral ist ein solches lean ERP-System , das speziell für wachsende e-Commerce- und Handelsunternehmen entwickelt wurde. Es verbindet alle deine Verkaufskanäle (z. B. Shopify, Amazon FBA/FBM) und zentralisiert deine Aufträge in einem Dashboard. Durch intelligente Workflow-Automatisierung kannst du den gesamten Prozess vom Auftragseingang bis zum Versand automatisieren. Beispielsweise werden Rechnungen automatisch erstellt und versendet, sobald die Ware das Lager verlässt.

Eine zentrale Funktion ist die tiefe Integration in deine Systemlandschaft.

Fazit: Der entscheidende Schritt für skalierbares Wachstum 

Ein professionelles Auftragsmanagement ist mehr als nur die Abwicklung von Bestellungen. Es ist der entscheidende Hebel, um als Unternehmen effizient zu wachsen, Kosten zu senken und deine Kund:innen langfristig zu begeistern. Während manuelle Prozesse und Excel-Listen bei steigendem Volumen zwangsläufig zu Chaos führen, schaffst du mit einem zentralen System und gezielter Automatisierung eine stabile Basis für die Skalierung. Die Investition in die Optimierung deiner Auftragsabwicklung ist somit eine direkte Investition in die Zukunftsfähigkeit deines Unternehmens.