Order to Cash: Definition & Tipps für einen effizienteren Prozess

Erst der Auftrag, dann das Cash: Der Order-to-Cash-Prozess beschreibt genau diesen Ablauf, wie aus einer Bestellung ein Geldeingang auf dem Konto wird. Aber aus welchen Phasen besteht er und welche Möglichkeiten hast du, ihn zu optimieren? Alle wichtigen Informationen zum Thema findest du hier.

Was ist der Order-to-Cash-Prozess (O2C)?

Order-to-Cash (O2C) ist der Ablauf einer Bestellung aus Sicht des Lieferanten. Er umfasst alle Schritte vom Bestelleingang bis zur abschließenden Bezahlung durch die Kund:innen. Damit gehört der O2C-Prozess zur Vertriebsseite eines Unternehmens.

Gut zu wissen: Der Order-to-Cash-Prozess bildet das Gegenstück zum Purchase-to-Pay-Prozess (P2P), der den Beschaffungsprozess aus Kundensicht von der Bestellung bis zur Bezahlung beschreibt.

Im Grunde findet der OTC-Prozess in jedem Unternehmen statt, das Produkte oder Dienstleistungen verkauft und dafür Zahlungen erhält. Schließlich ist genau das elementarer Bestandteil der Geschäftstätigkeit.

Allerdings ist der Prozess komplexer, als du vielleicht im ersten Moment erwartest. Denn eine Bestellung zu erfüllen, ist im Unternehmensablauf mit vielen anderen Unternehmensabläufen und -prozessen verknüpft. Darunter zum Beispiel Vertriebsprozesse, Produktion, Finanzbuchhaltung und Logistikprozesse. Nur, wenn alle Bereiche im Rahmen des O2C-Prozesses optimal zusammenarbeiten, ist eine schnelle und reibungslose Abwicklung der Bestellung möglich.

Dadurch haben die Planung und die praktische Durchführung des Prozesses maßgeblichen Einfluss auf den Erfolg eines Unternehmens. Läuft er reibungslos und effizient, wirkt sich das positiv auf die Zielerreichung aus. Das Geld ist schnell auf dem Konto, der Cashflow hoch und die Kund:innen glücklich. Passieren im Prozess jedoch Fehler, kann es zu Lieferverzögerungen, unnötigen Kosten und Reklamationen kommen.

Die Phasen des Order-to-Cash-Prozesses

Fast jedes Unternehmen benötigt einen O2C-Prozess. Dieser Prozess orientiert sich, egal wie groß oder wie klein das Unternehmen ist, stets an ähnlichen Schritten.

1. Auftragserfassung und -verifizierung

Der Kunde erteilt einen Auftrag, der O2C-Prozess beginnt. Dafür werden alle benötigten Informationen erfasst und geprüft, darunter zum Beispiel Art und Anzahl der bestellten Waren oder Dienstleistungen, Preise und Lieferinformationen. Die Erfassung kann händisch oder digital, manuell oder automatisiert erfolgen.

Ist beispielsweise der Online Shop, über den die Bestellung eingegangen ist, mit dem ERP verbunden, werden alle relevanten Daten automatisch übernommen und verarbeitet. Ist der Prozess nur zum Teil automatisiert, können die Daten zum Beispiel über EDI-Nachrichten eingepflegt werden. Erfolgt der Prozess dagegen manuell, müssen alle Daten händisch erfasst und kontrolliert werden.

Übrigens: In manchen O2C-Prozessen gibt es mit dem Pre-Sales noch eine zusätzliche Phase vor dem Kundenauftrag. Dazu zählen alle verkaufsvorbereitenden Maßnahmen, die Angebotserstellung sowie die erste Kontaktaufnahme zu potenziellen Kund:innen. 

2. Auftragsbearbeitung und Bestandsprüfung

Ziel der Auftragsbearbeitung ist, alle erforderlichen Tätigkeiten zu planen. Das beginnt mit einem Abgleich der bestellten Waren mit den Lagervorräten oder den Produktionskapazitäten.

In automatisierten Prozessen erfolgt das in Echtzeit: Da im ERP sämtliche Lager- und Produktionsinformationen zusammenlaufen, erkennt das System automatisch, ob genug Artikel vorrätig sind. Dadurch wird auch die Auftragsbestätigung inklusive realistischem Liefertermin automatisch erzeugt und versandt.

3. Versand und Lieferung

Es folgen alle Schritte, die für den Versand und die Lieferung der Waren notwendig sind. Darunter die Kommissionierung, die Verpackung, die Transportvermittlung, die Erstellung von Lieferscheinen und die Warenausgabe. Anschließend werden die Warenausgänge gebucht, sodass alle Lagerbestände wieder auf dem neuesten Stand sind.

Auch in dieser Phase erleichtert dir ein ERP-System die Arbeit. Es erstellt automatisiert Lieferscheine und aktualisiert den Lagerbestand in Echtzeit. Sogar die Lagerkommissionierung kann durch moderne Picking-Verfahren vereinfacht werden. 

Übrigens: Automatisierte Prozesse erlauben deutlich mehr Freiheiten bei der Ausgestaltung von Versand und Lieferung. Laufen alle Daten in Echtzeit in einem ERP-System zusammen, sind auch Cross-Docking und Just-in-Time-Lieferprozesse deutlich leichter möglich, da alle Termine und Bestände automatisch geplant und koordiniert werden.

4. Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung

Nachdem die Kund:innen die Waren erhalten haben, erhalten sie vom Lieferanten die Rechnung. Ist der Order-to-Cash-Prozess automatisiert, wird sie automatisch vom ERP erstellt und digital versandt. Dadurch wird es auch für Kund:innen leichter, Rechnungen zu begleichen.

Bietest du außerdem elektronische Zahlungsverfahren als Alternative zur klassischen Banküberweisung an, erleichtert das die Zahlungsabwicklung zusätzlich. Im Ergebnis verkürzt du dadurch die Cash-Conversion-Zeit – das Geld ist also schneller auf dem Konto.

5. Forderungsmanagement und Mahnwesen

Im Idealfall ist der O2C-Prozess mit der Rechnungsstellung abgeschlossen. In der Praxis schließt sich jedoch immer wieder die zusätzliche Phase des Forderungsmanagements an, wenn Kund:innen ihre Rechnungen nicht fristgerecht begleichen.

Ein manuelles Forderungsmanagement kann zum großen Kostenfaktor werden – vor allem, wenn der Prozess nicht standardisiert ist. Die Cash-Conversion-Zeit verlängert sich und durch die vielen manuellen Tätigkeiten entstehen hohe Kosten. Hinzu kommt, dass Kund:innen ein unstrukturiertes Mahnwesen möglicherweise bewusst ausnutzen, um das Zahlungsziel zu verlängern.

Typische Herausforderungen im Order-to-Cash-Prozess und wie du sie meisterst

Dein O2C-Prozess wird im Alltag oft durch verschiedene Herausforderungen ausgebremst. Die wichtigsten haben wir für dich zusammengefasst.

Zahlungsverzögerungen

Es kann immer passieren, dass Kund:innen gelegentlich das Zahlungsziel versäumen. Kommt das jedoch öfter vor, solltest du deinen O2C-Prozess nochmal anpassen. Womöglich ist es für deine Kund:innen einfach zu umständlich, die Zahlung fristgerecht auszuführen.

Als Lösung bietest du zusätzliche elektronische Bezahlverfahren und den automatischen Zahlungseinzug durch das SEPA-Lastschriftverfahren an. Damit erleichterst du deinen Kund:innen die Bezahlung und verkürzt die Cash-Conversion-Zeit.

Häufige Kundenbeschwerden und Rückfragen

Wenn du viele Kundenanfragen à la „Wo bleibt meine Bestellung?“ erhältst, brauchen deine Kund:innen offenbar mehr Infos. Mit automatischen Status-Updates beantwortest du diese Fragen proaktiv. Je nach Software ist das automatisiert möglich, ohne für jedes Update manuell aktiv werden zu müssen.

Zu lange Bearbeitungszeiten in der Prozess-Organisation

Medienbrüche – zum Beispiel durch händische Eingaben oder separaten E-Mail-Versand – kosten Zeit und Geld. Eine zentrale Steuerung über ein ERP-System mit entsprechenden Anbindungen verkürzt die manuelle Bearbeitungszeit. Dadurch erfolgen zum Beispiel die Übergabe der Versandinformationen an den Versanddienstleister oder die Rechnungserstellung automatisch.

Überschreitung der vereinbarten Lieferzeiten

Wenn sich deine Lieferung verzögert, verzögert sich auch der Zahlungseingang. Das ist schlecht für deinen Cashflow und ärgerlich für deine Kund:innen. Du löst das Problem, indem du den Informationsaustausch zwischen deiner Warenwirtschaft und dem Vertrieb optimierst. Dadurch macht der Vertrieb nur noch Lieferversprechen, die das Lager und die Produktion auch einhalten können.

Order to Cash: Mit ERP oder ohne?

Wenn du Produkte oder Dienstleistungen verkaufst und dafür Zahlungen erhältst, benötigst du einen Order-to-Cash-Prozess. Schließlich brauchst du Abläufe dafür, was nach Bestelleingang in deinem Unternehmen passiert. Grundsätzlich kannst du diese Abläufe auch ohne ERP planen. Alle Schritte von der Auftragsbearbeitung bis zum Forderungsmanagement sind auch manuell plan- und umsetzbar.

Es hat jedoch einige Vorteile, einen automatisierten Order-to-Cash-Prozess mithilfe eines ERP zu nutzen.

• Kostenersparnis: Ein ERP reduziert teure Fehler und zeitintensive Tätigkeiten.

• Höhere Kundenzufriedenheit: Für deine Kund:innen ist der gesamte Prozess deutlich angenehmer, wenn du ihn mit einem ERP automatisierst. Entscheidende Faktoren sind zum Beispiel der schnellere Warenerhalt, die Vereinfachung der Zahlung und der bessere Informationsfluss.

• Erhöhte Liquidität und Cashflow: Da du den gesamten O2C-Prozess verkürzt, erhältst du die Zahlung schneller.

• Einfaches Reporting: Im ERP erstellst du automatisierte Reports und behältst so den Überblick über alle relevanten Erfolge und Handlungsfelder.

Fazit: Ein effizienter Order-to-Cash-Prozess reduziert Kosten und macht Kund:innen glücklich

Schneller zum Cash: Effiziente Order-to-Cash-Prozesse sind sowohl für dein Unternehmen als auch für deine Kund:innen ein echter Vorteil. Die Optimierung des OTC-Prozesses funktioniert am besten durch Automatisierung und mithilfe eines ERP wie Xentral.

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