Purchase to Pay (P2P): Definition & Prozess

für Privatpersonen häufig nur ein paar Klicks im Onlineshop sind, kann sich im Unternehmen durch unterschiedliche Freigaberegelungen, verantwortlichen Personen und Abteilungen zu einem langwierigen Prozess erstrecken. Damit der Einkaufsprozess von der Bestellung bis zur Bezahlung effizient und reibungslos vonstatten geht, sind digitale und automatisierte Arbeitsabläufe entscheidend.

In diesem Beitrag erklären wir dir, was sich hinter dem Begriff Purchase to Pay versteckt, wie der Prozess aussieht und welche Vorteile digitale Lösungen bieten.

Purchase to Pay Definition

Purchase to Pay (auch Procure to Pay oder P2P) bezeichnet den gesamten Einkaufsprozess im Unternehmen – von der Bedarfsmeldung über die Bestellung bis hin zur Bezahlung. Unter dem Oberbegriff werden somit zahlreiche Einzelschritte zusammengefasst, die im Idealfall vollständig digitalisiert in einem End-to-End-Prozess ablaufen.

Purchase to Pay Prozess

Der Einkaufsprozess im Unternehmen sieht auf den ersten Blick einfach und logisch aus. Es besteht ein Bedarf, die entsprechenden Waren werden bestellt und bezahlt. In der Praxis birgt der Purchase to Pay Prozess jedoch einige Herausforderungen, da verschiedene Abteilungen und Personen involviert sind.

Prozessabbildung 

Der Purchase to Pay Prozess ist aus vielen einzelnen Vorgängen zusammengesetzt. Den einzelnen Arbeitsschritten liegen im Kern ein elektronischer Austausch von Daten und Dokumenten zwischen Unternehmen sowie diverse Prüf- und Freigabeverfahren zu Grunde. Der P2P Prozess wird durch das Zusammenspiel von verschiedenen Abteilungen und Personen zunehmend komplex.

Die Komplexität des Purchase to Pay Prozesses wird ersichtlich, wenn man den Prozess in seine Einzelschritte unterteilt. Auf der einen Seite stehen bedarfsbezogene Prozesse (Purchase). Auf der anderen Seite sind die zahlungsbezogenen Prozesse (Pay) zu finden.

Zu den Aktivitäten im Teilbereich Purchase zählen beispielsweise$

• die Bedarfsmeldung

• die Prüfung und Freigabe

• die Bestellung und Auftragsbestätigung

• der Wareneingang und die Kontrolle

Der Teilbereich Pay umfasst unter anderem folgende Teilprozesse

• der Rechnungseingang und -verarbeitung

• die Rechnungskontrolle

• die Genehmigung

• die Zahlung

Purchase to Pay Automatisierung

Purchase to Pay Prozesse sind mitunter komplex und sorgen bei manueller Ausführung häufig für Fehler. Ein integrierter P2P Prozess ist komplett verbunden und läuft vollständig digital ab, um den Arbeitsablauf zu vereinfachen.

Damit der Beschaffungsprozess so effizient wie möglich ablaufen kann, bedarf es digitaler Purchase to Pay Lösungen. Eine Purchase to Pay Software muss folgende Elemente aufweisen.

E-Procurement

E-Procurement bezeichnet den elektronischen Einkaufsprozess. Statt sich mit Formularen und Anträgen zu quälen, können die Mitarbeitenden die Bestellung bequem digital auslösen. Das E-Procurement ähnelt dabei einem Onlineshop, bei dem auf einen integrierten Produktkatalog zugegriffen wird und die Bestellung automatisch beim Lieferanten landet. Die Bestellung sowie die Auftragsbestätigung werden elektronisch zwischen Unternehmen und Lieferant übermittelt. Das System erfasst außerdem den Wareneingang und gleicht Bestellung sowie Rechnung miteinander ab. Es besteht außerdem die Möglichkeit, bestimmte Freigaberegelungen zu treffen, damit zum Beispiel ein erneuter Freigabeprozess entfällt und die Rechnung direkt im System verbucht wird.

Elektronische Datenaustausch

Eine Purchase to Pay Lösung sollte den elektronischen Austausch von Dokumenten erlauben, um wertvolle Zeit und Kosten zu sparen. Über ein Transaktionsnetzwerk können Dokumente wie beispielsweise Bestellbestätigungen, Rechnungen und ggf. Reklamationen ausgetauscht, validiert und archiviert werden.

Rechnungsautomatisierung

Ein vollautomatisierter Purchase to Pay Prozess sollte auch das Rechnungswesen umfassen. Dazu können bestimmte Regeln zum Beispiel zu Freigabegrenzen etc. aufgestellt werden, die durch das System überprüft werden. Dazu werden automatisch Bestellung, Auftragsbestätigung und Rechnung abgeglichen. Stimmen die Angaben überein, kann das System die Verbuchung automatisch vornehmen. Sollte keine Übereinstimmung gefunden werden, wird die Referenzperson kontaktiert (bspw. über E-Mail) und ein Genehmigungsverfahren angestoßen.

Elektronische Zahlung

Mit der elektronischen Zahlung der Rechnung endet der Purchase to Pay Prozess. Dazu können beispielsweise Zahlungsanbieter in die Purchase to Pay Lösung integriert werden.
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⁠Lesetipp: Die E-Rechnung wird ab wird ab 01.01.2025 in Deutschland verpflichtend - alle Infos dazu.

Warum lohnt sich P2P für Unternehmen?

Ein digitaler und automatisierter Purchase to Pay Prozess bietet Unternehmen viele Vorteile, u.a.:

• Effiziente Prozessgestaltung

• Transparenter Arbeitsablauf

• Kürzere Entscheidungswege

• Schnellere Durchlaufzeiten

• Minimierung potenzieller Fehlerquellen

• Kosteneinsparungen

Fazit & Ausblick

Der Beschaffungs- bzw. Einkaufsprozess im Unternehmen ist mitunter sehr komplex, da verschiedene Einzelvorgänge ablaufen und diese mehrere Abteilungen und Personen betreffen. Eine manuelle Abwicklung führt zu großem Zeit- und Personalaufwand und birgt zudem einige Fehlerquellen. Die Zukunft ist daher vor allem eins: digital. Ein digitaler und automatisierter Purchase to Pay Prozess sorgt für effiziente und reibungslose Arbeitsabläufe mit weniger Fehlern. Damit dies gelingt, ist eine Softwareunterstützung beispielsweise durch ein ERP-System unverzichtbar.