Tepto: 4-mal mehr Aufträge mit der Kraft der Sonne und Xentral

Allein 2023 sind in Deutschland so viele Solaranlagen entstanden wie nie zuvor. Dazu tragen auch Balkonkraftwerke,Photovoltaikanlagen und Speicherlösungen von Tepto bei. Das Sortiment des 2012 gegründeten Familienunternehmens der Brüder Andreas und Waldemar Peterson bestand zunächst aus Gartengeräten über Solarthermie und umfasst Photovoltaik, Wärmepumpen und Infrarotheizungen. Seit Jahren wächst das Unternehmen unaufhörlich. Dass die Prozesse dabei stabil blieben, liegt vor allem daran, dass Tepto seit 2022 auf Xentral setzt. 

Fehlende Schnittstellen und manuelle Aufgaben überschatten das Wachstum 

„In den letzten Jahren hat sich in der Branche und bei uns viel verändert“, sagt Tobias Wiebe, Head of IT bei Tepto. Er lernte das Unternehmen kennen, als er privat ein hochwertiges aber preiswertes PV-Angebot suchte. Heute ist er einer von 120 Mitarbeitenden, die an zwei Standorten in Nordrhein-Westfalen mit insgesamt 17.000 Quadratmetern Lagerfläche arbeiten.

Zu Teptos Bestsellern gehören  unter anderem Balkonkraftwerke und Photovoltaik-Komplettpakete, die Privatpersonen unabhängiger von steigenden Strompreisen machem. B2C-Produkte wie diese machen etwa 25 % des Umsatzes aus. Der Rest ist B2B-Geschäft, vor allem mit Solarteuren, Elektroinstallateurenund Händler:innen. 2023 lag der B2C-Anteil noch bei fast 100 %. 

Xentral punktet als anschlussfähiges Cloud-ERP 

Dieser veränderte Fokus und der Fakt, dass sich die Solarenergie in Deutschland wieder erholt hat, waren zwei wichtige Gründe, warum Tepto ein leistungsfähiges ERP-System brauchte. „Unserem alten ERP fehlten wichtige Schnittstellen zum Shop und zu Marktplätzen“, erklärt Tobias. „Dadurch hatten wir viel manuelle Arbeit und konnten uns kaum noch mit dem Verkaufen beschäftigen.“ 

Beim ERP-Vergleich punktete Xentral vor allem damit, in der Cloud zu Hause zu sein. Gerade für kleinere Unternehmen mit starkem Wachstumsfokus ist das laut Tobias von Vorteil: „Ein auf Wachstum ausgelegtes ERP möchte man gar nicht in-house betreiben. Allein der sichere und performante Betrieb der Infrastruktur und der Hardware wäre ein viel zu großer Aufwand.“ Wichtig waren für Tepto außerdem Integrationsmöglichkeiten mit Marktplätzen wie Amazon und mit dem Shopsystem.

360-Grad-Nutzung für Klarheit in sämtlichen Bereichen 

Täglich arbeiten bei Tepto 60 Menschen mit der ERP-Software – Tendenz steigend. Da der Preis für die Xentral-Pakete sich nicht nach der Anzahl der User richtet, könnte schon jetzt das gesamte Team die Software ohne Mehrkosten nutzen. Was die Bandbreite der genutzten Module und Funktionen angeht, gehört das Solarunternehmen zu den Top-5-Kund:innen bei Xentral. „Wir versuchen, jeden Prozess im Unternehmen damit abzubilden“, erklärt Tobias. 

Neben Auftragsverarbeitung, Lager und Logistik und Einkauf organisiert sein Unternehmen auch Retouren über das System. Sogar Außendienst-Aufträge, die ein 20-köpfiges Vertriebsteam in Ländern wie der Ukraine, Polen, Italien, Frankreich oder Spanien gewinnt, laufen in die ERP-Software ein. In Spanien soll außerdem die erste internationale Niederlassung innerhalb Europas entstehen. Xentral bildet die Brücke zum Hauptstandort in Marienheide.

So verbessert Tepto schrittweise die Logistik 

Ein Bereich, in dem Xentral sich als unverzichtbar erwiesen hat, ist das Lager. Da Tepto 2025 nicht nur rasant wuchs, sondern gleichzeitig beide Standorte umzog, war die Lageroptimierung eine Herausforderung. Statt alles auf einmal zu ändern, wählte das Team deshalb einen iterativen Weg: „Wir trennen Prozesse in einzelne Prozessschritte, die wir dann optimieren“, sagt Tobias.

„Zuerst haben wir den Wareneingang glattgezogen, den Prozess klar definiert, einen Anforderungskatalog erstellt und dann mit Xentral-Experten überlegt, wie wir den Prozess abbilden können“, beschreibt er das Vorgehen. Heute nutzt das Team einen Transportmonitor im Wareneingang, der mit dem ERP verbunden ist und zeigt, wann der nächste Lkw ankommt und für welche Bestellungen die eingehende Ware relevant ist. 

Auch beim Kommissionieren ist die ERP-Software eine Bereicherung. Weil Produkte wie der Balkonspeicher in verschiedenen Ausführungen erhältlich sind, gibt es mehr Shop- als Lagerartikel – „dafür sind die Just-in-Time-Stücklisten und allgemein die Übersicht über Lagerbestände sehr hilfreich“, findet der IT-Experte. 

Stabiler Mix aus Standardfunktionen, Customizings und externen Lösungen 

Obwohl Tobias Team anders arbeitet als klassische E-Commerce-Unternehmen, nutzt es viele Standardfunktionen in Xentral. „Bei uns gibt es alles von Klemmen, die man als Päckchen verschicken kann, über Paletten bis hin zu Aufträgen, die aus mehreren Lkw-Ladungen bestehen“, erklärt Tobias. „Wir arbeiten deshalb mit Kurieren und Speditionen und nutzen seit der Beta-Phase den Carrier Integration Service, um eigene Versanddienstleister einfach anzubinden.“

Die Zusammenarbeit zwischen Tepto und Xentral wird von René Frost in seiner Rolle als Customer Success Manager aktiv begleitet. Durch regelmäßige Abstimmungen ist Xentral stets über aktuelle Themen informiert, und bei Fragen oder dringendem Unterstützungsbedarf sorgt René schnell für die passende Lösung. „Genau so stellen wir uns erfolgreiche Zusammenarbeit vor“, sagt Tobias Wiebe.

Anpassungen erledigt das Team in der Regel selbst, denn „damit haben wir die beste Erfahrung gemacht und viel über das System gelernt“, sagt Tobias. Als die Bundesregierung den Nullsteuersatz für kleinere PV-Anlagen beschlossen hat, konnte das Tepto-Team die Änderung auf eigene Faust im ERP-System berücksichtigen. Die Steuerbefreiung ist im Shop abgebildet und Xentral kümmert sich im Hintergrund darum, B2C-Rechnungen ohne und B2B-Rechnungen mit Steuer auszustellen.

Bei komplexeren Anforderungen helfen externe Lösungen. Große Kund:innen mit mehreren Aufträgen pro Tag sind etwa über die B2B-Portalintegration von DS-Consult angebunden, und die Entry Flow App von Bauer PK bildet Warenbewegungen ab.

Von 1.500 auf 6.000 Aufträge ohne mehr Aufwand 

Während sich der Zubau der PV-Leistung in Deutschland seit 2022 mehr als verdoppelt hat, konnte Tepto seine Auftragszahlen in der gleichen Zeit vervierfachen. Rund 6.000 Aufträge bearbeitet das Team im Monat. „Wenn wir das alles in Excel-Listen erledigen müssten, wäre das ein großes Problem“, sagt Tobias, der froh über die ERP-Unterstützung ist.

Sonnige Aussichten mit dem ERP aus der Cloud 

Für die nächsten Umsatzschübe ist Tepto gewappnet. Neben der API ist vor allem die Connect-Schnittstelle ein wichtiger Baustein für die Zukunft: „Die Umstellung unserer alten Shopware-Anbindung auf Xentral Connect brachte uns bereits viel Erleichterung und hilft uns extrem dabei, unsere Prozesse zu digitalisieren“, sagt Tobias. Der spanische Shopify-Shop, Amazon und eBay sollen folgen.

Ideen für weitere Optimierungen bekommt Tobias bei Netzwerk-Events und in der Xentral Community. Für konkrete Lösungen sind der Marktplatz oder der App Store seine ersten Anlaufstellen. Dass er dort Zugang zu anderen Partner:innen bekommt, findet er inspirierend: „Wir denken sogar darüber nach, selbst entwickelte Lösungen über den Marktplatz anzubieten, um zum Beispiel unsere interne Weiterentwicklung zu finanzieren.“

Nach außen möchte Tepto künftig stärker vermitteln, dass PV nicht komplex sein muss und schon kleine Investitionen viel bewegen. Dieselbe Erfahrung haben Tobias und das gesamte Team dank Xentral auch mit internen Prozessen gemacht. „Ich bin fest davon überzeugt, dass wir auch in den nächsten fünf Jahren und bei gleichem Wachstum wie bisher weiter auf unser ERP-System setzen können.“