Alle Prozesse unter einem digitalen Dach: RoofTech erreicht 80 % Automatisierung mit Xentral

Bei der RoofTech GmbH dreht sich seit 2007 vieles um Stabilität, Präzision und Verlässlichkeit bei Gebäuden: Der Großhändler bietet Fachhändlern, Herstellern und Installationsbetrieben hochwertige Komponenten für sichere Metalldächer, die zur Energiewende beitragen. Als exklusiver Vertriebspartner für Europa bietet das Unternehmen unter anderem Stehfalzklemmen, die als Verbindungsstücke dienen und PV-Montagesysteme der US-Marke S-5!®, sowie Vogelabwehrsysteme der Marke BirdBlocker, Schneefangsysteme und eigenes Zubehör.

Bewährtes trifft auf neue Führung und neue Prozesse 

Neben dem Portfolio sind auch die Prozesse des Unternehmens über die Jahre gewachsen. Deshalb stand 2023 nicht nur die Übergabe der Geschäfte von Gründer Peter Strobel an den Schwiegersohn Falk Magnus Strobel an, sondern auch die digitale Transformation.

"Stets auf Vertrauen, Langfristigkeit und gemeinsamen Erfolg ausgerichtet, betreiben wir unser Geschäft in enger Partnerschaft mit unseren Kunden. Nachhaltigen Erfolg kann man nur auf einem über Jahre gewachsenem Fundament aufbauen, jedoch liegt unser Fokus auf dem Handeln im Heute und der Innovation für morgen.“ – so lautet das Unternehmensmotto. Entsprechend nahm Falk sich vor, gewachsene Strukturen zu optimieren, um langfristiges Wachstum zu erreichen.

ERP-Software als neues digitales Dach für sanierte Prozesse 

Bevor Falk die Nachfolge seines Schwiegervaters antrat, arbeitete er als Unternehmensberater und Wirtschaftsprüfer. Aus Optimierungsprojekten für vorwiegend amerikanische Organisationen wusste er, wie wichtig funktionierende Software-Tools sind.

Zwar gab es bei RoofTech eine zentrale Buchhaltungssoftware. Allerdings musste das vierköpfige Team viele Schritte von der Bestellung bis zur Monatsabrechnung manuell erledigen. Anstatt die Arbeitslast auf mehr Schultern zu verteilen, entschied Falk, die Organisationsstruktur mit einer ERP-Software glatt zu ziehen und bei gleicher Team- und Ressourcenstärke zu skalieren.

„Ich habe eine Lösung gesucht, bei der ich von Anfang an entscheiden kann, wo es langgeht und die mir die Möglichkeit gibt, alte Zöpfe abzuschneiden“, berichtet Falk. Fündig wurde er bei Xentral.

Inspiriert durch die Erfolgsgeschichte von Koro entschied er sich, das System intensiv zu testen und nach seinen Vorstellungen einzurichten.

So intuitiv wie ein iPhone: Warum das Onboarding im laufenden Betrieb gelang 

Die ERP-Implementierung erfolgte im laufenden Betrieb. Die Verantwortung übernahm Madlen Trenkner, die bei RoofTech für die Auftragsabwicklung und den Vertriebsinnendienst zuständig ist. Auch wenn der Umstieg von vertrauten Altsystemen ein Kraftakt ist, hat Madlen die Herausforderung mit Bravour gemeistert. Unterstützung erhielt sie durch Stefan Schiele, der das Onboarding auf Xentral-Seite begleitete und Madlen regelmäßig zu offenen Fragen beriet.

„Das Onboarding in Xentral verlief für uns sorgenfrei. Das liegt auch daran, dass Xentral so intuitiv ist wie ein iPhone. Das versteht jeder“ sagt Falk. Neue Kolleg:innen finden sich schnell zurecht – so wie Projekt- und Social-Media-Manager Yannik Strobel: „Yannik musste schon zwei Wochen nach seinem Einstieg die Urlaubsvertretung für Madlen und mich übernehmen. Das hat mit Xentral ohne Probleme funktioniert, weil er sofort wusste, wie alles funktioniert.

Was hat sich durch Xentral bei RoofTech verändert? 

Mit Xentral hat sich der manuelle Aufwand im Tagesgeschäft deutlich reduziert: „Verglichen mit dem Status quo vor Xentral haben wir gut 80 Prozent unserer Prozesse automatisiert. Und das durch einfache Schritte wie die Shop-Anbindung oder die Einrichtung einer API-Schnittstelle zu unserem Fulfillment-Dienstleister“, sagt Falk.

Vor Xentral war sein Team den ganzen Tag damit beschäftigt, Bestellungen zu bearbeiten, Zahlungseingänge zu prüfen und Serviceanfragen zu bearbeiten. Früher mussten Kund:innen zum Teil drei Tage lang auf Rückmeldung warten. Heute erhalten sie transparente Versandinformationen und wissen jederzeit, wo sich ihre Ware befindet.

Das Telefon klingelt fast nicht mehr, und falls doch Rückfragen aufkommen, hat Falks Team dank dem Ampelsystem in Xentral stets den Überblick. Falks erste und letzte Aufgabe des Tages ist es, einen Blick ins Xentral-Dashboard zu werfen: „Ich sehe auf einen Blick aktuelle Fulfillment- und Lagerdaten und kann über erweiterte Bestellvorschläge den Einkauf effizient steuern“, sagt Falk. Dadurch hat sich auch die Fehlerquote verbessert.

Vom Einkauf bis zum Monatsabschluss: Xentral verbindet sämtliche RoofTech-Prozesse 

Für Falk und sein Team ist der positive Einfluss von Xentral bereits beim vereinfachten Einkauf spürbar. Doch auch für die Kund:innen ist vieles einfacher geworden. Über den neuen Webshop können sie Produkte bequem online bestellen. Über die Hälfte der 800 Kund:innen nutzt diese Möglichkeit bereits.

Fulfillment und Kommissionierung laufen automatisiert beim Versandpartner ab. Nur die Entscheidung über die passende Versandart übernimmt Falks Team noch manuell, da hier Erfahrungswerte und Kund:innenwünsche eine wichtige Rolle spielen.Die Buchhaltung inklusive Rechnungsstellung und Mahnwesen sind ebenfalls automatisiert, die Zuordnung von Zahlungen funktioniert zu 95 Prozent automatisch. Falks Team muss nur dann manuell eingreifen, wenn Kund:innen versehentlich fehlerhafte Angaben gemacht haben.

Nachdem Falk und sein Team die Buchhaltungsprozesse und die DATEV-Anbindung des Steuerberaters einmal sauber aufgesetzt haben, profitieren sie jeden Monat davon: „Ich mache den Monatsabschluss heute in fünf Minuten, vorher habe ich vier Tage dafür gebraucht.“

Nächster Halt: Individueller Versand und Wachstum mit Xentral 

Während einige Mitbewerber aufgrund der Schwankungen am PV-Markt bis zu 50 Prozent Einbußen verzeichneten, konnte RoofTech das Vorkrisenniveau dank optimierter Prozesse halten. „Wir wollten die ERP-Einführung nicht in einem absoluten Boom-Jahr angehen, sondern jetzt die Chance nutzen, um bereit zu sein, wenn der Markt sich erholt“, erklärt Falk seine Strategie.

Wer perspektivisch Ressourcen heben und dabei Risiken im Organisationsprozess reduzieren will, ist laut Falk mit Xentral gut beraten. Vor allem Verantwortliche, die Übersicht brauchen, profitieren von der ERP-Software: „Viele Tools haben eine große Klicktiefe. Xentral bietet dagegen eine saubere Oberfläche. Mit zwei bis drei Klicks sehe ich alles, was ich wissen muss.“

Durch die gewonnene Übersicht und die Zeitersparnis mit Xentral können Falk und sein Team sich neuen Projekten widmen. Dazu gehört der Bau einer eigenen Lagerhalle. Das Unternehmen möchte künftig individuelle Versandlösungen anbieten: Kund:innen sollen zum Beispiel Rohware vom US-Partner S-5!® über das Lager von RoofTech mit ihrem eigenen Paketlabel versenden lassen können. „Für genau solche Pläne haben wir ein System gesucht, das mit uns wächst, und es in Xentral gefunden.“