300 Bestellungen pro Tag – personalisiert: PACO macht die Blaulichtwelt von Warnschild bis Aufnäher sichtbar

Mit personalisierten Schildern, Warnwesten oder KFZ-Dachaufsetzern stattet PACO Deutschland Einsatzkräfte aller Art aus. Die Business-Prozesse dahinter sind dank Xentral und starken Digitalisierungspartnern genauso maßgeschneidert wie die Produkte.

Von der Schulbank in die Gründerrolle

Während seine Schulfreund:innen über Hausaufgaben brüteten, organisierte Dr. Roger Binke Sammelbestellungen für die Jugendfeuerwehr in Heide in Schleswig-Holstein. Mit 14 erlaubte ihm das Vormundschaftsgericht, geschäftlich tätig zu werden, und 1995 gründete er sein erstes Unternehmen: PACO Deutschland e.K. ist heute führender Systemlieferant für Reflexmaterial, KFZ-Dachschilder und Stickschilder mit individueller Beschriftung ab einem Stück und beliefert Textilhersteller, Fachhändler und Endkunden gleichermaßen.

Zunächst handelte Roger mit Hilfsartikeln wie Taschenlampen. Mitte der 1990er ersteigerte er im Nachbarort eine Folienschneidemaschine. Seitdem verkauft er individualisierte Artikel. Seine Arbeitsweise blieb unverändert: strukturiert und mit einer gesunden Hands-on-Mentalität.

Optimierungen waren schon immer Rogers Antrieb – zum Beispiel im Order-Management: Anfangs erfasste er manuell Aufträge, die auf dem Anrufbeantworter oder per Fax eingingen. Auf Anraten seiner Mathelehrerin holte er sich Unterstützung aus einer Werkstatt für Menschen mit Behinderung. Während Roger fürs Abitur lernte, wickelten deren Mitarbeitende die Aufträge ab. Die Prozesse sind mittlerweile digitaler – doch die Zusammenarbeit besteht bis heute.

Standardlösung für E-Commerce-Prozesse? Nicht bei Paco

Als nächstes suchte Roger eine Möglichkeit, seine Business-Prozesse für den E-Commerce fit zu machen. Wer Nischenprodukte personalisiert und online verkauft, braucht im Backend maximale Flexibilität. Doch Rogers erste Software war dafür ungeeignet. Zwar brachte sie seine Prozesse in die Cloud, Features und Support ließen jedoch zu wünschen übrig.

„Ich will mich auf mein Business konzentrieren und mich nicht ständig damit auseinandersetzen, was das System nicht kann und warum der Support nicht antwortet“, findet der General Manager von Paco. Deshalb suchte er eine bessere Lösung und fand Xentral. Der Wechsel war kein Schnellschuss, sondern das Ergebnis von einem Jahr intensiver Recherche. 

Viele Systeme steckten technologisch noch in den 1990ern oder boten nicht genügend Usability. Mit Xentral hatte Roger schon länger geliebäugelt. Die ständige Weiterentwicklung der Software und der API-first-Ansatz überzeugten ihn endgültig. Entscheidend war, dass Xentral B2B- und B2C-Kanäle abbildet, saubere Datenstrukturen und maximale Flexibilität bietet – etwa für individualisierte Schriftarten und Sonderwünsche.

Der richtige Partner für jeden Implementierungsschritt

Beim ERP-Umstieg setzte Roger auf externe Unterstützung. Denn es sollten nicht nur Stammdaten umziehen, sondern über zwölf Jahre Unternehmensgeschichte – inklusive Belege und individueller Konfigurationen. trust in dialog übernahm die Migration und überzeugte: „Das Team hat Skripte geschrieben, die Datenbank aufgesetzt und den kompletten Datenimport in nur einer Woche vorbereitet.“ 

Die anschließende Einrichtung der Kanäle und Prozesse übernahm digitalXL. Ein 08/15-Onboarding kam für Roger nicht infrage. Stattdessen arbeitete er eng mit Christian Hofmann zusammen. „Christian hat totales Know-how und weiß genau, wo was eingestellt werden musste“, lobt Roger den ERP-Profi, der Paco vor allem bei der Integration von Amazon Custom unterstützt hat. 

„Ich mag kleine, agile Agenturen, mit denen ich direkt loslegen kann“, sagt Roger, der am liebsten direkt mit Expert:innen spricht statt mit dem Vertrieb. Lieber zahlt er einen fairen Stundensatz für schnelle Ergebnisse, als Zeit mit Umwegen zu verlieren. „Wenn man Handelsware verkauft und keine speziellen Anforderungen hat, kann man Xentral auch allein einrichten“, glaubt Roger. Sobald es komplexer wird, empfiehlt er den Austausch mit Profis.

So arbeitet Paco mit Xentral

Paco managt sämtliche Bestellungen aus dem Online-Shop, ebay und aus Amazon in Xentral. Das Übertragen-Modul erfasst zusätzlich Orderdateien von Geschäftskunden. Vor dem ERP-Wechsel mussten zwei Personen Auftragsdaten abtippen, heute sind 99,9 Prozent des Order-Managements automatisiert. Auch der Einkauf hat sich verbessert: Dank der Berichte in Xentral gehört Out-of-stock der Vergangenheit an. 

Besonders stolz ist Roger auf das Fulfillment: Die Werkstatt in Heide ist inzwischen ein Hybridbetrieb, in dem 15 Paco-Mitarbeitende mit 24 Helfer:innen an vier Versand-PCs im Xentral Versandmodul arbeiten. Früher mussten sie selbst entscheiden, welche Versandart sie für welche Produkte nutzen, was häufig zu Überfrankierung führte. Heute vereinfachen Versandregeln in Xentral diese Entscheidung. 

Zum Frankieren der Pakete genügt es, den Lieferschein zu scannen, um das richtige Etikett zu bekommen und direkt aufzukleben. So können auch Menschen mit kognitiven Einschränkungen besser arbeiten. Zusätzlich hat die Adressvalidierung manuelle Prüfungen und Rückfragen reduziert. Insgesamt sparen die Fulfillment-Mitarbeitenden 30 bis 35 Prozent Zeit.

Volle Übersicht über Aufträge und Finanzen

Auch Roger arbeitet entspannter und hat seine Finanzen jederzeit im Blick. Er erledigt zum Beispiel die vorbereitende Buchhaltung bequem in Xentral, bevor er die Daten über die DATEV-Schnittstelle an die Steuerberatung schickt. 

Zahlungen per Vorkasse werden automatisch verarbeitet, damit Aufträge schneller in die Produktion gehen können. Ergänzend nutzt Roger eine eigene Reporting-Lösung, um den Bearbeitungsstand der Aufträge zu tracken. Verzögert sich die Produktion einer Bestellung, erhalten die Kund:innen  automatisch eine E-Mail. 

Ein ERP-System, das mitdenkt und mitwächst

Mit Make will Roger noch mehr Prozesse automatisieren – Xentral als Datenbasis ist dabei gesetzt und Roger würde sich immer wieder dafür entscheiden: „Es kommt natürlich auf die individuellen Ansprüche an, aber für mich ist Xentral momentan das Beste, was es auf dem Markt gibt. Als technikaffiner Mensch beeindrucken mich vor allem die Schnittstellen und der API-First-Ansatz.“

Mit Xentral hat der Gründer endlich wieder Spaß an Business-Prozessen, muss sich nicht mehr über Fehler ärgern und bekommt innerhalb kürzester Zeit Antworten vom Support. „Ist etwas nicht möglich, schreiben wir es auf die Feature-Roadmap oder finden einen Workaround. Wir haben bisher mit Xentral alles hinbekommen.“