LIEBLINGSSTÜCK: B2B-Aufträge über SmartView360 & Xentral Connect 50 % schneller und 100 % flexibler erfassen

Bei LIEBLINGSSTÜCK steht Wohlfühlen über allem – das gilt auch für die Vertreter:innen im Außendienst. Mit dem OrderBook als Vertriebslösung, Xentral als ERP-System und Xentral Connect als Middleware ist ihre Arbeit fast so komfortabel wie die Kollektionen der Marke.

Seit 2010 sorgt das Fashion-Label LIEBLINGSSTÜCK dafür, dass seine Kund:innen sich bequem und trotzdem feminin kleiden können. Fans der Brand können die hochwertige Oberbekleidung für Damen direkt im Onlineshop des Unternehmens oder im Fach- und Filialeinzelhandel kaufen. 

Neues Zuhause für Brand, B2C- und B2B-Workflows

Als 2024 eine Sanierung anstand, wechselte LIEBLINGSSTÜCK nicht nur den Firmensitz, sondern auch die Business-Software. Um sämtliche e-Commerce-Prozesse auf ein stabiles Fundament zu stellen, wählte das Team Xentral als neues ERP-System, das seit März 2024 der Dreh- und Angelpunkt für alle B2B und B2C-Aufträge ist. Die Digitalagentur digitalXL begleitete die Implementierung von Xentral, für die bei LIEBLINGSSTÜCK Miriam Schreyer und Sebastian Kleinert verantwortlich waren. 

Nachdem Miriam und Sebastian die ERP-Einrichtung in nur 18 Tagen im Self-Onboarding erledigt haben, wartete auf Miriam eine besondere Herausforderung: die EDI-Anbindung von rund 70 Handelspartnern mit Transus, bei der Pascal Baumann von digitalXL ihr den Rücken freihielt. Hier kannst du die ganze Case Study lesen.

Digitales Ordersystem mit direktem Draht zu Xentral

Damit die Abwicklung der B2B-Aufträge möglichst nahtlos, fehlerfrei und effizient funktioniert, arbeitet LIEBLINGSSTÜCK mit Tools von SmartView360. Das Unternehmen entwickelt digitale B2B-Vertriebslösungen und bringt Brands und Händler:innen zusammen. Über die Plattform B2B Connect erhalten Händler:innen beispielsweise Zugang zu mehreren Markenshops – mit nur einem Zugang können sich teilnehmende Marken wie LIEBLINGSSTÜCK tausenden Händler:innen vorstellen und diese als Neukunden gewinnen.

Außerdem nutzt die Brand das OrderBook: Anstatt mit schweren Papierkatalogen und teuren Mustern, präsentiert der Außendienst die Kollektionen von LIEBLINGSSTÜCK auf Messen und in Showrooms einfach per Tablet – farbecht und unabhängig von der Internetverbindung. Denn OrderBook ist sowohl online per Browser nutzbar, als auch offline per App. 

Damit aus Interesse Umsatz wird, lässt sich das OrderBook mit ERP-Systemen wie Xentral verbinden. Auch diese Aufgabe übernahm digitalXL. „Wir haben die Schnittstellenbeschreibung formuliert und angegeben, welche Daten wir aus Xentral nutzen können und wo wir Freifelder brauchen. digitalXL hat dann die komplette Anbindung mit dem Übertragungen-Modul durchgeführt“, erklärt Sebastian den Prozess, der insgesamt nur knapp sechs Wochen dauerte.

B2B-Aufträge bei LIEBLINGSSTÜCK: Schnell, effizient und fehlerfrei

Sämtliche Artikeldaten, die an das OrderBook ausgespielt werden, verwaltet das Team von LIEBLINGSSTÜCK in Xentral. Bei Außendienstterminen nutzen die Kolleg:innen von Miriam und Sebastian das OrderBook, um auf aktuelle Preislisten und Artikeldaten in Xentral zuzugreifen. Das Besondere dabei: Durch die Verbindung der Daten aus Xentral mit OrderBook kann der Vertrieb auf Knopfdruck individuelle, bebilderte Produktkataloge und aktuelle Lagerlisten erstellen und die Kund:innen damit  restlos von ihren Kollektionen überzeugen. 

Kommt ein Auftrag zustande, lassen sich Auftrags- und Kontaktdaten schnell und effizient vor Ort aufnehmen und landen sauber und korrekt in Xentral. Bestellungen können so in Echtzeit an die Logistik übermittelt werden – damit ist der Auftrag schon so gut wie erledigt, bevor die Außendienstmitarbeiter:innen wieder im Büro sind. Die Kund:innen freuen sich über eine schnelle Auftragsabwicklung und die Vertreter:innen über ihre Provision, deren Abrechnung dank der automatischen Kund:innenzuordnung in Xentral auch in Zeiten mit vielen Terminen übersichtlich und korrekt erfolgt.

Darüber hinaus nutzt das Team von LIEBLINGSSTÜCK das OrderBook als Content-Hub – Produktbilder, Fotos von Shootings oder Imagefilme sind dort zentral abgelegt und mit Artikeldaten in Xentral verknüpft, damit Kund:innen mühelos auf benötigtes Material zugreifen können. Außerdem laufen alle Bestellungen aus dem B2B-Shop über die Schnittstelle von SmartView360 zu Xentral. Durch die Anbindung an Xentral können die Vertreter:innen die Aufträge der Kund:innen sehen und vorbereiten.

Xentral Connect sorgt für Schnittstellen ohne Grenzen

Die Verbindung von OrderBook und Xentral ist für den B2B-Vertrieb bei LIEBLINGSSTÜCK essenziell. Um diese wichtige Schnittstelle künftig flexibel anpassen zu können, nutzt die Fashion-Brand inzwischen Xentral Connect als Middleware. Damit kann das Unternehmen bestehende Integrationen noch einfacher nutzen, Schnittstellen ohne Programmierkenntnisse anpassen, eigene Schnittstellen schaffen und sogar eigene Workflows bauen.

Mit Xentral Connect entwickelt LIEBLINGSSTÜCK die Schnittstelle zu OrderBook kontinuierlich weiter. Bisher konnte der Außendienst bestimmte Felder wie Skonto oder Zahlungsbedingungen nicht direkt ansprechen. Mit Xentral Connect konnten Sebastian und sein Team die Schnittstelle anpassen, sodass der Außendienst diese Werte jetzt direkt hinterlegen und an Xentral übergeben kann. „Das spart uns im Innendienst viel Zeit, weil wir einzelne Felder nicht mehr nachpflegen müssen“, sagt Miriam. 

Datenaustausch ohne Import und Coding

Außerdem hat das Team von LIEBLINGSSTÜCK mit Xentral Connect die Order-Rückmeldung implementiert: Wird ein Auftrag in Xentral bestätigt, wird die Information automatisch ans OrderBook übertragen. „Mit Xentral Connect ist an wichtigen Schnittstellen viel mehr möglich als vorher. Wir sind viel flexibler, weil wir zum Beispiel ohne großes Programmieren Regeln und Ausnahmen definieren und festlegen können, wie Prozesse ablaufen sollen.“ sagt Sebastian.

Connect vereinfacht auch das Fulfillment, berichtet Miriam: „An der Schnittstelle zu unserem Fulfiller Xenful haben wir die Artikelanlage über Connect automatisiert. Wenn wir einen Artikel anlegen oder ändern, erhält unser Fulfiller diese Informationen automatisch und muss die Artikel nicht mehr mit CSV-Importen einspielen. Das ist ein Vorteil.“

In Zukunft nur noch mit Xentral Connect

„Dank der Verbindung von Xentral und OrderBook hat sich die Geschwindigkeit der Auftragseingabe verdoppelt. Außerdem sind Vertreter jetzt in der Lage, auf Echtzeitbestände zuzugreifen“, sagt Sebastian . Dafür brauchen sie keine ERP-Kenntnisse, was laut Sebastian ein Vorteil ist: „Manche Vertreter finden sich in einem ERP-System nicht so einfach zurecht und bevorzugen Ordersysteme.“ Dank Connect erhalten sie stets aktuelle Daten, ohne auf die ERP-Software zugreifen zu müssen.

Das Team von LIEBLINGSSTÜCK ist überzeugt von den Vorteilen von Xentral Connect. Im nächsten Schritt wird digitalXL alle Schnittstellen auf die Middleware umstellen. Dass dieses Projekt genauso reibungslos läuft wie alle anderen, davon ist Sebastian überzeugt: „Dem Team von digitalXL muss man nicht lang erklären, worum es geht. Und digitalXL macht alles möglich – wir haben noch nie die Antwort bekommen, dass etwas nicht machbar ist.“

Auch beim Team von SmartView360 hat das Connect-Projekt von LIEBLINGSSTÜCK Eindruck hinterlassen. Wer den B2B-Vertrieb also künftig mit den Lösungen des Unternehmens digitalisiert und Xentral nutzt, sollte sich Connect als Middleware merken.