40 Jahre Maschinenhandel – und der Schritt in eine digitale, transparente Zukunft mit Xentral

Die Gerhard Reimann Präzisionsmaschinen-Vertriebs GmbH liefert seit 1984 Maschinen an Fertigungsbetriebe, Werkstätten und Industrieunternehmen. Die Produktpalette des B2B-Unternehmens reicht von konventionellen Werkzeugmaschinen bis hin zu Maschinen für das Honen und Läppen für präzise Fertigungsaufgaben, die vor allem für hochpräzise Fertigungsaufgaben, wie sie u. a. in der Medizintechnik, Hydraulik, Antriebstechnik und im Maschinenbau vorkommen.

Damit das Familienunternehmen ihren Kund:innen in der metallverarbeitenden Industrie passende Maschinen empfehlen können – vom Bohren, Sägen und Fräsen bis hin zu spezialisierten Technologien wie Honen und Läppen, arbeitet es mit verschiedenen Lieferanten zusammen – und nutzt Xentral ERP, um die Produktvielfalt im Einkauf und im Vertrieb zu beherrschen und trotzdem genug Zeit für die Beratung zu haben.

Wissen aus klugen Köpfen in zentrale Strukturen bringenDie Wurzeln von G-Reimann liegen im klassischen Außendienst. Durch persönliche, fachliche Beratung vor Ort wuchsen Vertrauen, Nähe und der Wissensschatz des Familienunternehmens – der vor allem in den Köpfen des Gründungsteams und langjähriger Mitarbeiter:innen und auf Papierunterlagen existiert. 

Wird Erfahrungswissen nicht zentral organisiert, bleibt es ohne digitale Struktur oft an einzelnen Personen hängen und lässt sich schwer weitergeben, wenn Abläufe wachsen oder sich verändern. „Als ich 2018 ins Unternehmen einstieg, war schnell klar, dass wir unsere Strukturen in die digitale Welt überführen müssen, um zukunftsfähig zu bleiben“, sagt Sven Reimann, dessen Eltern das Unternehmen gegründet haben. Er ist verantwortlich für Vertrieb und die digitale, sowie strategische Weiterentwicklung des Unternehmens.

Um Wissen an Nachwuchskräfte weitergeben zu können, musste er digitale Prozesse schaffen, die 

• alle im Team auf den gleichen Wissensstand bringen,
• die Zusammenarbeit erleichtern und 
• den persönlichen, familiären Charakter des Unternehmens bewahren

Schritt 1 des digitalen Wandels: Website zur Informationszentrale ausbauen  

Vor G-Reimann arbeitet Sven im Vertrieb einer Onlineplattform und lernte, dass B2B-Kund:innen heute verstehen, vergleichen und informierte Entscheidungen treffen wollen – und zwar unabhängig von Öffnungszeiten, Messen oder persönlichen Terminen. 

Bei G-Reimann sollte die bestehende Website als Informationsplattform und als Ausgangspunkt für die Digitalisierung dienen. Seinen Online-Auftritt startete das Unternehmen bereits in den 1990er Jahren. Allerdings waren die Produktinformationen  zunächst begrenzt, da viele Hersteller keine vollständigen technischen Daten oder aussagekräftigen Produktbilder veröffentlichten. 

Also vertiefte Sven sich in Produktinformationen, Preislisten und Lieferantenunterlagen. Er fragte bei Herstellern nach, ließ sich Funktionen erklären und sammelte Details, die bisher nirgendwo dokumentiert waren. So baute er die Inhalte aktiv aus und machte Produktinformationen besser sichtbar. „Dabei wurde mir klar: Wenn selbst wir so viele Fragen haben, dann geht es unseren Kund:innen genauso.“, sagt er. 

2024 markierte den inhaltlichen und strukturellen Neustart der WooCommerce-Website, die das Produktprogramm und die Leistungen von G-Reimann klar und modern präsentiert. Die Kund:innen können Produkte jetzt besser vergleichen,detaillierte  technische Daten bequem einsehen und passendes Zubehör entdecken, um dann eine informierte Anfrage zu stellen. 

Xentral als maßgeschneidertes ERP-System für den Mittelstand 

Damit Anfragen als Tickets nahtlos in die Auftragsabwicklung übergehen können, suchte Sven eine passende ERP-Software, doch die meisten Lösungen waren zu starr, zu simpel oder nicht auf die Bedürfnisse eines mittelständischen Maschinenhändlers zugeschnitten. 

„Wir waren es gewohnt, bei der Belegerstellung flexibel zu arbeiten. Viele Systeme waren hier sehr eingeschränkt“, sagt Sven. „In Xentral haben wir endlich eine Lösung gefunden, die unsere Abläufe sauber abbildet, vollständige Belege ermöglicht und dabei alle rechtlichen Anforderungen erfüllt.“

Direkt nach Relaunch der Website begann die ERP-Implementierung im Juni 2024. Dabei ließ sich das Team von G-Reimann bewusst Zeit, um eine saubere Datenbasis für einen reibungslosen Übergang zu schaffen. Zunächst galt es, Strukturen, Stammdaten, Preislisten und Produktvarianten sorgfältig zu überarbeiten, zu bereinigen und zu importieren. Gemeinsam mit dem Onboarding-Manager von Xentral gelang es Sven, diese Hürden zu meistern. 

„Wir wussten, dass viele Unternehmen bei der ERP-Einführung scheitern, weil sie zu früh umstellen“, sagt der Vertriebsexperte. „Also haben wir getestet, geschult und verbessert, bis wir sagen konnten: Jetzt passt es.“ Die Geduld zahlte sich aus: Der Start verschob sich zwar von September auf Mai, doch der Übergang zu Xentral verlief fließend und ohne Unterbrechung des Tagesgeschäfts.

Digitaler Wandel als Teamleistung 

Wenn jahrzehntelang gewachsene Prozesse sich verändern, sind Reibungen vorprogrammiert. Manche Abläufe brauchen Zeit, bis sie selbstverständlich sind. „Für Veränderung gibt es nicht immer Applaus. Aber wenn man sieht, dass die Arbeit Früchte trägt, weiß man, wofür man es macht“, sagt Sven.

Dankbar ist er vor allem für die Offenheit seiner Eltern: „Ich bin stolz, dass sie sich so auf das neue System eingelassen haben. Natürlich gibt es Momente, in denen sie ihre alten Abläufe wie Ausdrucke oder handschriftliche Notizen vermissen. Aber sie verstehen, warum wir das tun. Das schätze ich sehr.“ Die drei arbeiten heute enger zusammen als früher. „Nicht nur, weil ich als Systemadministrator unterstütze, sondern weil ich das komplette Bild habe“, sagt er. „Das ist eine ganz andere Qualität der Zusammenarbeit.“ 

Ein Kollege, der ebenfalls alles im Blick hat, ist Willy Weiß, der für die Auftragsabwicklung im Innendienst zuständig ist und dabei Xentral intensiv nutzt. Er arbeitet täglich mit komplexen Preisstrukturen und individuellen Anfragen und nutzt dabei Xentral als Leitplanke. „Ich hätte nicht gedacht, dass ich so schnell so selbstständig arbeiten kann“, berichtet Willy. „Xentral führt mich durch alles, egal ob Konditionen, Varianten oder Sonderfälle.“

Wie sich Arbeit und Kultur verändert haben 

Mit Xentral existiert das Produkt- und Prozesswissen von G-Reimann heute jederzeit abrufbar und übertragbar in einem zentralen System. Das gilt für sämtliche Angebote, Aufträge, Lieferanten, Belege und Dokumente, die in Xentral gepflegt werden. 

Aktualisierungen sind sofort sichtbar und alle im Team wissen dank klarer Prozesse, Wiedervorlagen und der Übersicht über ihre Aufgaben, was zu tun ist. Dabei ermöglichen saubere Stammdaten datenbasierte Entscheidungen und effizientere Abstimmungen.

Wo Xentral keine Standardlösung bietet, entwickelt Sven eigene Erweiterungen – etwa ein Dashboard für Kennzahlen und Analysen. Mit dem Berichte-Modul in Xentral hat er beispielsweise ein eigenes Dashboard für die wichtigsten Unternehmenskennzahlen eingerichtet. Das Modul ermöglicht es, die in Xentral generierten Daten gezielt auszuwerten und für operative Entscheidungen zu nutzen. 

Nächste Station: Digitales Kund:innenportal in Planung 

Nach dem Relaunch der Website hat Sven Reimann das mittelständische Unternehmen seiner Eltern mit Xentral zukunftsfähig gemacht. Website und ERP-Software bilden eine starke Einheit, die auf interne Anforderungen zugeschnitten ist und sich mit eigenen Erweiterungen flexibel ausbauen lässt. Das Setup ersetzt keine persönliche Beratung, sondern schafft Prozesse, innerhalb derer das Team sich ganz auf die Bedürfnisse der Kund:innen fokussieren kann. 

Als nächstes ist geplant, ein digitales Portal für Kund:innen zu implementieren, das Beratung und Service verbindet und das Serviceerlebnis vom ersten Kontakt bis hin zum einfachen Nachbestellprozess durchgängig und hochwertig gestaltet. Kund:innen können dort Maschinen vergleichen und Beratung anfordern, während das G-Reimann-Team vom Portal aus Zugriff auf Produkt- und Kund:innendaten in Xentral hat und maßgeschneidert beraten kann.

Was auch immer kommt, der Mensch steht weiterhin im Mittelpunkt. Schließlich ist der persönliche Kontakt das, was G-Reimann seit Jahrzehnten ausmacht. Mit digitalen Systemen wie Xentral tragen Sven und sein Team diese Werte konsequent weiter und übertragen sie in zukunftsfähige Strukturen.