Lebensmitteleinzelhandel: Der Weg von Excel über ein ERP System hin zur EDI Integration für Food-Startups

Das ultimative Ziel eines jeden Food-Startups: Die Listung im Lebensmitteleinzelhandel. Um dieses Ziel zu erreichen, sind einige Voraussetzungen nötig. Unter anderem ist eine EDI-Integration von entscheidendem Vorteil. Was genau sich dahinter verbirgt und welche Vorteile dieses Kommunikationsmittel mit sich bringt, haben wir für dich recherchiert.

In diesem Beitrag zeigen wir dir, wie der Weg vom jungen Startup bis hin zur Listung des eigenen Produktes im Supermarkt aussehen kann.

Electronic Data Integration (EDI): Was ist das?

Die herkömmliche Kommunikation über Post oder E-Mail ist kleinteilig und zieht einige Arbeitsschritte nach sich. Mitunter müssen Informationen aus Briefen oder E-Mails extrahiert und im internen System manuell hinterlegt werden. Durch die Nutzung unterschiedlicher Medien (sog. Medienbruch) ist diese Art der Kommunikation fehleranfällig. Mit einer EDI-Software-Lösung wird der Informationsaustausch vereinfacht. 

Lesetipp: Ein Warenwirtschaftssystem im Einzelhandel ist Pflicht, um nicht den Überblick über dein Business zu verlieren. Was alles dazugehört, zeigen wir dir in diesem Beitrag!

Definition EDI

Electronic Data Interchange (EDI) bezeichnet den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten, wie bspw. Rechnungen, Lieferscheine oder Bestellungen. Im Gegensatz zur herkömmlichen E-Mail erfolgt die Kommunikation in Form strukturierter Daten, die manuelle Eingriffe in den Prozess obsolet machen. Der Austausch erfolgt nach gültigen EDI-Standards, die im internationalen Geschäftsbetrieb etabliert sind. 

Funktionsweise einer EDI

Im Kern werden über eine EDI-Integration elektronische Geschäftsdokumente zwischen unterschiedlichen Geschäftspartnern ausgetauscht. Dieser Austausch erfolgt unter der Verwendung bestimmter elektronischer Protokolle. 

Unternehmen einer bestimmten Branche haben sich in der Regel auf einen bestimmten Standard im Austausch von Geschäftsdokumenten (sog. EDI-Standard oder EDI-Norm) geeinigt. Dabei handelt es sich um bestimmte Richtlinien, die Inhalt und Form von B2B-Dokumenten regeln. Handelsunternehmen kommunizieren allgemein beispielsweise über die Norm EDIFACT. Der Einzelhandel im Speziellen nutzt dabei die EANCOM Norm. 

Um einen effizienten Informationsaustausch zu gewährleisten, müssen die internen Informationen aus einem ERP-System zunächst gesammelt und in den etablierten Nachrichtenstandard konvertiert werden. Erst danach kann der Austausch über das vereinbarte Kommunikationsprotokoll erfolgen. 

Lesetipp: Du möchtest Out-of-Stock-Situationen vermeiden? In unserem Beitrag zeigen wir dir, wie solche Situationen entstehen und welche Gegenmaßnahmen du ergreifen kannst!

Warum braucht es EDI-Integrationen im Lebensmitteleinzelhandel?

Eine B2B-Integration in Form des Austausches von EDI-Nachrichten ist für den Lebensmitteleinzelhandel zunehmend wichtig. Die Automatisierung der Nachrichtenübermittlung ist aufgrund der immer kürzeren Durchlaufzeiten für Bestellungen notwendig. Händler müssen für eine Listung im Lebensmitteleinzelhandel die Anforderungen der Handelskonzerne erfüllen. Hinzukommen regulatorische Vorgaben im Handel mit Lebensmitteln. Die zunehmende Forderung nach Transparenz im Lebensmittelhandel, um beispielsweise Lieferketten nachzuvollziehen, macht effiziente Kommunikation notwendig. Die EDI-Integration ist dabei ein zentraler Bestandteil der Rationalisierung wichtiger Geschäftsprozesse. 

Vorteile einer EDI-Integration

EDI-Dokumente auszutauschen, sorgt vor allem für eine reibungslose und effiziente Kommunikation. Daneben können Unternehmen vor allem von folgenden Vorteilen profitieren:

Wenn Food-Startups wachsen: Von der Excel-Tabelle bis zur EDI-Integration

Im Folgenden zeigen wir dir, wie das Wachstum eines Food-Startups aussehen kann und welche Systeme und Software-Lösungen in den verschiedenen Phasen zu bedenken sind.

1. Erstmal loslegen – Warenwirtschaft per Excel-Tabelle

Wer ein Food-Startup gründet, beginnt meist erst einmal klein – wenige Mitarbeitende, geringer Bekanntheitsgrad und meist begrenzte Nachfrage sind typisch für die ganz frühe Phase. Für den täglichen Betrieb sind häufig einfache Werkzeuge in Nutzung, deren eingeschränkte Funktionen zu diesem Zeitpunkt noch vollkommen ausreichen. Für das Management von Bestellungen, der Warenwirtschaft oder der Finanzplanung kommen oft einfache Excel-Sheets zum Einsatz. Der Vorteil: Excel ist nicht nur eine günstige Software, sie ist auch leicht zu bedienen und weit verbreitet. 

Mit dem Anstieg des Wachstums, nimmt jedoch die Komplexität des Geschäfts schnell zu: Die Nachfrage steigt, Produkte müssen in großen Mengen vorproduziert und gelagert werden. Zudem kommt es vielmals zu einer Erweiterung der Produktpalette, sowie die Listung im stationären Einzelhandel steht bei vielen Startups an. Kurzum: Das Business erweitert sich und Excel-Sheets stoßen aufgrund der gestiegenen Komplexität an ihre Grenzen. 

Das hat mehrere Gründe: So ermöglicht Excel seinen Nutzer:innen nur, gänzlich statisch zu arbeiten – das automatisierte Abbilden von Prozessen ist nicht möglich. Außerdem sind Geschäftsprozesse nur extrem begrenzt abbildbar und tiefere Analysen oder Forecasting können nur bedingt durchgeführt werden. Auch Sicherheitsfunktionen sucht man bei Excel vergeblich. 

2. Prozesse einführen – Der Weg zum ERP System 

Mit wachsendem Erfolg eines Food-Startups wird eine neue Stufe der Professionalisierung von Abläufen erforderlich – Standardisierung und Skalierbarkeit ist essenziell für schnelles Wachstum. Hier kommen nun ERP Systeme (Enterprise Resource Planning) ins Spiel. Ein ERP ist ein IT-System, das alle Prozesse einer Firma bzw. eines Startups strukturiert abbildet und somit die Geschäftssteuerung erleichtert. ERP Systeme sind heutzutage weit verbreitet – zu den bekanntesten gehören Xentral, SAP Business One, Oracle Netsuite, Weclapp oder Microsoft Dynamics 365.

ERP Systeme bieten eine Reihe von Vorteilen: Das ERP System ist in der Lage, interne Workflows zu automatisieren. Außerdem sorgt es für Datentransparenz und bündelt die wichtigsten Funktionen an einem Ort – vom Lager über die Finanzen bis hin zu Supply Chain, Vertrieb, etc. So können beispielsweise Lagerbestände oder Trackinginfos im ERP System stets aktuell gehalten werden und Aufträge, Rechnungen und Lieferscheine ganz einfach generiert werden. Die Möglichkeit Daten gezielt auszuwerten, ist ein weiterer Vorteil von ERP Systemen. 

Was manche Startups bei der Einführung eines ERP Systems zögern lässt, sind die damit verbundenen Lizenzgebühren sowie der Aufwand für Einrichtung und Datenpflege. Glücklicherweise gehen moderne Cloud-ERP Systeme wie z.B. Xentral sehr genau auf die Bedürfnisse von Startups ein. So bieten viele Anbieter kostenlose Testphasen an und die ersten Arbeitsschritte im System werden auch ohne tiefes IT-Know-how ermöglicht und intuitiv erklärt. Hier kommen häufig auch Wizzards zum Einsatz, die eine Abfrage starten und selbständig Informationen hinterlegen. 

Lesetipp: Du möchtest mehr zum Thema Cloud-ERP erfahren? In diesem Beitrag haben wir das Wichtigste für dich zusammengefasst!
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Auf welche Erfolgsfaktoren sollte bei der Einführung eines ERP Systems geachtet werden? 

Für die erfolgreiche Einführung des ERP Systems hat sich eine Reihe von Best Practices bewährt:

1. Stammdaten – Zu Beginn sollte besonders darauf geachtet werden, dass Stammdaten der Produkte wie Maße oder die EAN (European Article Number) korrekt und vollumfänglich eingepflegt werden – denn sie sind das Herzstück für einen fehlerfreien Ablauf.

2. Parallelbetrieb – In einem zweiten Schritt sollten die ersten Aufträge dann parallel zum bisherigen Prozedere über das ERP System laufen. So können beide Prozesse miteinander abgeglichen werden um zu erkennen, ob einzelne Einstellungen korrekt vorgenommen wurden. Erkenntnis lässt sich so zum Beispiel zu falsch ausgewiesenen Steuersätzen auf der Rechnung, etc. erlangen. 

3. Logistikschnittstelle – Im nächsten Schritt wird die Schnittstelle zum eigenen Lager bzw. zu einem Fulfillment-Dienstleister eingerichtet. Mithilfe von Testaufträgen erfolgt dann eine Prüfung, inwieweit der Lieferschein korrekt an Lager bzw. Fulfillment-Dienstleister übermittelt wird und der Versand der Ware ohne Fehler gelingt. 

Mit Lean-ERP Systemen wie Xentral ist es möglich, neue ERP-Software auch ohne technisches Know-how einzuführen – je nach Umfang in wenigen Tagen oder Wochen, Schritt für Schritt. Bei klassischen ERP-Systemen kann das mehrere Jahre dauern. Falls aber in Profis investiert werden soll, bzw. etwas Budget verfügbar ist, es sinnvoll sein, erfahrene Entwickler und Berater miteinzubeziehen – besonders wenn es um die Einrichtung der Schnittstellen geht. Unterstützung in allen Belangen rund um das ERP System können Partner wie 4foodies bieten. Das Team verfügt über jahrelange Erfahrung darin, strukturierte Prozesse und die passende IT-Infrastruktur bei Startups zu implementieren.  Dadurch lässt sich der größtmögliche Nutzen aus dem ERP System ziehen und der ROI der Systemeinführung wird maximiert.

3. Vernetzung mit Partnern – EDI verbindet ERP Systeme

Bleibt ein Food-Startup auf Wachstumskurs, so gewinnt die enge Vernetzung mit Handelspartnern wie dem Lebensmitteleinzelhandel weiter an Bedeutung. So ist es mittlerweile möglich, ERP Systeme dank des EDI Formats miteinander zu verbinden, um Bestelldokumente direkt untereinander auszutauschen. Bisher ist diese Möglichkeit maximal unterschätzt und viel zu wenig im Einsatz. Dieses Vorgehen hat viele Vorteile: Geschäftsprozesse werden so ganzheitlich automatisiert – ein Food-Startup kann zum Beispiel ohne manuelles Zutun Bestellungen direkt im ERP System empfangen. Auch ausgehende Rechnungen und Lieferscheine werden digital an den LEH übermittelt. 

Dadurch können nicht nur Fehler bei der Dateneingabe vermieden werden, sondern Startups erfüllen gleichzeitig die digitalen Vorgaben von Handelspartnern, die von ihren Lieferanten heute eine EDI-Vernetzung fordern. Außerdem ist es dank EDI Integration möglich, Prozesse durch kürzere Geschäftszyklen zu optimieren. In Zahlen bedeuten automatisierte Prozesse via EDI eine 80%ige Zeitersparnis gegenüber der manuellen Dateneingabe. Außerdem fallen bis zu 90% weniger Fehler während der Auftragsabwicklung an. Gerade für Startups, die ihre knappen Ressourcen für die Lösung komplexer Probleme benötigen anstatt für händische Dateneingabe, ist EDI daher sehr interessant.  

Es bestehen allerdings auch Nachteile, die es in Bezug auf EDI zu beachten gilt. Darunter fällt beispielsweise, dass die Integration ins ERP System bisher nur mithilfe komplexer und teurer IT-Projekte möglich war. Außerdem erschweren die unterschiedlichen EDI Formate auf Seiten der Handelspartner die Anbindung für Startups. Die benötigten IT-Ressourcen für das Durchsteuern von EDI-Projekten und hohe Vorab-Kosten führen dazu, dass viele Startups stattdessen weiterhin manuell Daten in ihr ERP System eingeben. 

EDI Integration einfach per Mausklick lösen

Im Zusammenspiel mit modernen Cloud-ERP Systemen, wie z.B. Xentral, ergeben sich jedoch neue smarte technische Möglichkeiten für die Umsetzung von EDI. Dadurch entfallen viele der bisherigen Herausforderungen und EDI wird wirtschaftlich für den flächendeckenden Einsatz im B2B-Geschäft attraktiv.⁠

Tipp: Beim Thema ERP Systeme kennen sich die 4Foodies, Gründer des Food-Startup Podcasts „How to sell food online (fast)“ bestens aus. Wir empfehlen insbesondere Folge 7, die inhaltlich mit in diesen Artikel eingeflossen ist. Bei Fragen zum Thema IT-Infrastruktur für Startups verweisen wir daher auch sehr gern an unsere Partner 4Foodies.

EDI-Integration: Königsdisziplin im Lebensmitteleinzelhandel

Der Handel wird zunehmend komplexer, sodass effiziente Kommunikation immer wichtiger wird. Wenn der Informationsaustausch vereinfacht wird, können wertvolle Ressourcen im Unternehmen eingespart werden. Statt manueller Mehrarbeit können sich Mitarbeitende auf das Kerngeschäft konzentrieren. 

Lesetipp: Du möchtest deine Geschäftsprozesse anlysieren und optimieren? Xentral liefert dir mit einem ERP Reporting die perfekte Basis dafür.

Für junge Food Start-ups ist die Listung im Lebensmitteleinzelhandel der ultimative Ritterschlag. Ohne eine EDI-Integration wird es schwer, das eigene Produkt im Supermarkt verkaufen zu können. Die Anforderungen der Handelsriesen steigen ebenso wie die der Kund:innen. Eine EDI-Integration kann gemeinsam mit einem ERP-System zur Rationalisierung wichtiger Geschäftsprozesse beitragen und die zentrale Voraussetzung für mehr Wachstum darstellen. 

Lebensmittel sowie der Handel mit ebendiesen sind in Deutschland außerdem stark reguliert. Wer die gestiegenen Anforderungen nach mehr Transparenz in der Lieferkette erfüllen will, kann mit dem EDI-Nachrichtenstandard eine Voraussetzung schaffen.