Wenn Food-Startups wachsen: Der Weg von Excel über ein ERP System hin zur EDI Integration

Erfahre, welche Schritte für ein erfolgreiches Wachstum nötig sind und wie ein ERP-System dein Business auf die nächste Stufe hebt

27. Juli 2022

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Excel zu ERP
Ein Gastartikel von Procuros

1. Erstmal loslegen – Warenwirtschaft per Excel-Tabelle. 

Wer ein Food-Startup gründet, beginnt meist erst einmal klein – wenige Mitarbeitende, geringer Bekanntheitsgrad und meist begrenzte Nachfrage sind typisch für die ganz frühe Phase. Für den täglichen Betrieb sind häufig einfache Werkzeuge in Nutzung, deren eingeschränkte Funktionen zu diesem Zeitpunkt noch vollkommen ausreichen. Für das Management von Bestellungen, der Warenwirtschaft oder der Finanzplanung kommen oft einfache Excel-Sheets zum Einsatz. Der Vorteil: Excel ist nicht nur eine günstige Software, sie ist auch leicht zu bedienen und weit verbreitet. 

Mit dem Anstieg des Wachstums, nimmt jedoch die Komplexität des Geschäfts schnell zu: Die Nachfrage steigt, Produkte müssen in großen Mengen vorproduziert und gelagert werden. Zudem kommt es vielmals zu einer Erweiterung der Produktpalette, sowie die Listung im stationären Einzelhandel steht bei vielen Startups an. Kurzum: Das Business erweitert sich und Excel-Sheets stoßen aufgrund der gestiegenen Komplexität an ihre Grenzen. 

Das hat mehrere Gründe: So ermöglicht Excel seinen Nutzern nur, gänzlich statisch zu arbeiten – das automatisierte Abbilden von Prozessen ist nicht möglich. Außerdem sind Geschäftsprozesse nur extrem begrenzt abbildbar und tiefere Analysen oder Forecasting können nur bedingt durchgeführt werden. Auch Sicherheitsfunktionen sucht man bei Excel vergeblich. 

2. Prozesse einführen – Der Weg zum ERP System. 

Mit wachsendem Erfolg eines Startups wird eine neue Stufe der Professionalisierung von Abläufen erforderlich – Standardisierung und Skalierbarkeit ist essenziell für schnelles Wachstum. Hier kommen nun ERP Systeme (Enterprise Resource Planning) ins Spiel. Ein ERP ist ein IT-System, das alle Prozesse einer Firma bzw. eines Startups strukturiert abbildet und somit die Geschäftssteuerung erleichtert. ERP Systeme sind heutzutage weit verbreitet – zu den bekanntesten gehören Xentral, SAP Business One, Oracle Netsuite, Weclapp oder Microsoft Dynamics 365.

ERP Systeme bieten eine Reihe von Vorteilen: Das ERP System ist in der Lage, interne Workflows zu automatisieren. Außerdem sorgt es für Datentransparenz und bündelt die wichtigsten Funktionen an einem Ort – vom Lager über die Finanzen bis hin zu Supply Chain, Vertrieb, etc. So können beispielsweise Lagerbestände oder Trackinginfos im ERP System stets aktuell gehalten werden und Aufträge, Rechnungen und Lieferscheine ganz einfach generiert werden. Die Möglichkeit Daten gezielt auszuwerten, ist ein weiterer Vorteil von ERP Systemen. 

Was manche Startups bei der Einführung eines ERP Systems zögern lässt, sind die damit verbundenen Lizenzgebühren sowie der Aufwand für Einrichtung und Datenpflege. Glücklicherweise gehen moderne Cloud-ERP Systeme wie z.B. Xentral sehr genau auf die Bedürfnisse von Startups ein. So bieten viele Anbieter kostenlose Testphasen an und die ersten Arbeitsschritte im System werden auch ohne tiefes IT-Know-how ermöglicht und intuitiv erklärt. Hier kommen häufig auch Wizzards zum Einsatz, die eine Abfrage starten und selbständig Informationen hinterlegen. 

Auf welche Erfolgsfaktoren sollte bei der Einführung eines ERP Systems geachtet werden? 

Für die erfolgreiche Einführung des ERP Systems hat sich eine Reihe von Best Practices bewährt:

  1. Stammdaten – Zu Beginn sollte besonders darauf geachtet werden, dass Stammdaten der Produkte wie Maße oder die EAN (European Article Number) korrekt und vollumfänglich eingepflegt werden – denn sie sind das Herzstück für einen fehlerfreien Ablauf.
  2. Parallelbetrieb – In einem zweiten Schritt sollten die ersten Aufträge dann parallel zum bisherigen Prozedere über das ERP System laufen. So können beide Prozesse miteinander abgeglichen werden um zu erkennen, ob einzelne Einstellungen korrekt vorgenommen wurden. Erkenntnis lässt sich so zum Beispiel zu falsch ausgewiesenen Steuersätzen auf der Rechnung, etc. erlangen. 
  3. Logistikschnittstelle – Im nächsten Schritt wird die Schnittstelle zum eigene