Von 60 auf 10 Wochenstunden: Wie Schöner Kosmetik nach über 90 Jahren aus dem Excel-Chaos rauskam

Raphael Kraus führt Schöner Kosmetik in dritter Generation. Als der Münchner Kosmetikhersteller 2021 auf Xentral umstellte, war das Unternehmen schon über 90 Jahre alt und steuerte einen wachsenden Teil seiner Prozesse noch mit Excel und DATEV. Logistik, Retouren, Rechnungen: mit jedem neuen Kunden wurde der Überblick schwerer. Heute laufen die operativen Prozesse in einem System, der Zeitaufwand in der Logistik ist um 83 Prozent gesunken und das Team hat wieder Kapazität für die eigentliche Arbeit: die Produktentwicklung.⁠

Vom Münchner Salon zum Kosmetikhersteller in dritter Generation 

Ella Schöner gründete 1929 in der Münchner Innenstadt ihre eigene Kosmetiklinie. Der Grund war praktisch: Sie fand am Markt keine Produkte, die ihren Ansprüchen genügten. Über 90 Jahre später führt die dritte Generation das Familienunternehmen weiter, jetzt unter Geschäftsführer Raphael Kraus.

Aus dem Salon ist ein Kosmetikhersteller mit eigenem Labor geworden. Schöner produziert seine Artikel selbst, mit regionalen Lieferanten und kurzen Wegen. Neben der eigenen Marke bietet das Team auch Lohnproduktion für andere Kosmetikmarken an. Damit gehört Schöner zu den ältesten Kosmetikherstellern Deutschlands, die bis heute inhabergeführt sind.

Warum reichen Excel und DATEV bei 12 Mitarbeiter:innen nicht mehr? 

Excel und DATEV funktionieren, solange die Bestellmenge überschaubar bleibt. Wächst das Geschäft, wächst die Nacharbeit mit. Bei Schöner Kosmetik zeigte sich das im Versand, in den Retouren und in der Rechnungsstellung. Das Team verlor den Überblick, weil jede Information in einer anderen Tabelle stand.

Dazu kommen die Besonderheiten der Kosmetikbranche. Hygienestandards, Rezepturverwaltung und die Rückverfolgbarkeit von Auftragschargen lassen sich in Excel nicht sauber abbilden. Fehler kosten Zeit, im schlimmsten Fall die Freigabe einer ganzen Charge. Ein Wachstumshemmnis, das mit jeder neuen Lohnproduktions-Kundschaft größer wurde.

Was muss ein ERP-System in der Kosmetikbranche leisten? 

Kosmetikhersteller haben andere Anforderungen an ihr ERP-System als reine Handelsbetriebe. Drei Punkte sind entscheidend:

• Chargenrückverfolgbarkeit: Jede Charge muss vom Rohstoff bis zum ausgelieferten Produkt lückenlos nachvollziehbar sein.

• Rezepturverwaltung: Rezepturen, Zwischenprodukte und Endartikel gehören in ein System, mit klaren Versionen und Freigaben.

• Hygiene- und Compliance-Standards: Prüfprotokolle und Dokumentation müssen dort liegen, wo die Produktion arbeitet, nicht in einer Nebenablage.

Xentral bildet diese Anforderungen mit Auftragsmanagement, Artikelverwaltung und Lager in einem System ab. Der Kontakt zu Xentral-Co-Founder Benedikt Sauter gab bei Schöner den letzten Ausschlag. Ebenso wichtig: die intuitive Bedienung, das Preis-Leistungs-Verhältnis und ein Funktionsumfang, der auch für 12 Mitarbeiter:innen tragfähig ist.

Wie gewinnt Schöner Kosmetik in einem System 50 Wochenstunden zurück? 

Seit der Einführung im Jahr 2021 laufen Einkauf, Kalkulation, Verkauf, Artikelverwaltung und Lager in Xentral. Die Kommunikation zwischen Produktion, Versand und Buchhaltung passiert im System selbst, nicht mehr über Mail-Weiterleitungen oder parallele Tabellen.

Die Zahlen dazu liefert Geschäftsführer Raphael Kraus:

50 Wochenstunden, die vorher in Nacharbeit steckten, gehen jetzt in Produktentwicklung und Kundenbetreuung. Für einen Betrieb mit 12 Mitarbeiter:innen ist das mehr als eine Vollzeitstelle Kapazität pro Woche.

Diese Xentral-Funktionen nutzt Schöner Kosmetik täglich 

• Einkauf & Beschaffung

• Kalkulation

• Auftragsmanagement

• Artikelverwaltung

• Lager

Die Buchhaltung bleibt in DATEV, angebunden über die DATEV-Integration. So arbeitet die Steuerberatung weiter im gewohnten System, während das operative Geschäft in Xentral läuft.

Was plant Schöner Kosmetik mit Xentral als Nächstes? 

Die nächste Ausbaustufe ist die Rezepturverwaltung. Schöner will die damit verbundenen Prozesse in Xentral optimieren, damit auch die Rezeptur- und Produktionsplanung im selben System liegt wie das operative Tagesgeschäft.

Parallel dazu erweitert das Team seine Produktionshalle und baut die Lohnproduktion für andere Marken aus. Beides braucht ein ERP, das mitwächst und den Aufwand pro zusätzlichem Auftrag klein hält, statt ihn zu vergrößern.

Fazit 

Die Geschichte von Schöner Kosmetik zeigt, dass ERP-Digitalisierung kein Startup-Thema ist. Ein Familienunternehmen mit über 90 Jahren Geschichte, das jahrzehntelang mit Excel und DATEV gearbeitet hat, gewinnt mit dem richtigen System 50 Wochenstunden zurück, steigert die Bestellmenge um ein Viertel und schafft die Grundlage, um die eigene Produktion und die Lohnfertigung auszubauen. Für Traditionshersteller mit strengen Branchenanforderungen wie Chargenrückverfolgbarkeit und Hygienestandards ist Xentral der Unterschied zwischen „wir kommen gerade so mit" und „wir wachsen aus einer stabilen Basis heraus."