IOS Clothing: Mit Xentral zu sechsfacher Umsatzsteigerung – mit gleicher Teamstärke

Tradition trifft Moderne: Wenn Herrenmode zum E-Commerce-Erfolg wird 

Mit Leidenschaft für Herrenmode und einem hohen Anspruch an Qualität gründete Helmut Bleeke 1952 in Leese bei Nienburg die Krawattenfabrik MAICA. Aus dem Handwerksbetrieb entwickelte sich über Jahrzehnte ein erfolgreiches Familienunternehmen mit eigener Bekleidungslinie, Filialnetz, Werksverkauf und einem Namen, der in Niedersachsen fest verankert ist.

Über 70 Jahre später führt die dritte Generation den Geist der Traditionsmarke auf einem ganz neuen Spielfeld weiter – und das 2020, in einem Jahr, in dem viele Unternehmen eher abbauen mussten: Im Corona-Jahr gingen die Brüder Maximilian und Louis Höpfner in die Offensive und überführten das B2B-getriebene Traditionsunternehmen in die digitale D2C-Welt. 

Dafür entwickelten sie mit IOS Clothing eine E- Commerce-Brand, die perfekten Fit und maximalen Komfort verspricht. Das Ziel ist es, moderne Herrenmode neu zu denken: funktional, bequem und kompromisslos stilvoll. Der Erfolg ließ nicht lange auf sich warten. Allerdings musste das bisher B2B-erfahrene Team plötzlich Hunderte kleinteilige D2C-Bestellungen pro Tag abwickeln – und das mit einem ERP-System, das auf die hohe Geschwindigkeit des Onlinegeschäfts nicht vorbereitet war. 

Wachstumsschmerzen und keine heilende Shopify-Schnittstelle in Sicht 

Jede Bestellung im E-Commerce ist ein Grund, zu feiern. Doch bei IOS Clothing wuchs mit jeder Order der Druck auf die alte Warenwirtschaft, die zwar solide lief, aber auf große B2B-Aufträge ausgelegt war. Die D2C-Aufträge wickelte das Team zunächst manuell ab und musste zum Beispiel die Adressdaten für DPD per Hand eingeben. 

„Als wir drei bis fünf D2C-Aufträge pro Tag hatten, ging das noch“, sagt der Geschäftsführer. Mit zunehmendem Erfolg und 100 oder 200 Bestellungen am Tag war die Schmerzgrenze für die Mitarbeiter:innen jedoch schnell erreicht. „Wir haben zu Beginn eine Million Euro Umsatz gemacht und wie verrückt getippt“, erzählt Maximilian. Vier Vollzeitkräfte waren allein mit dem Tippen beschäftigt.

Neueinstellungen brachten zwar kurzzeitig Entlastung, was das Team aber dringender brauchte, war eine Schnittstelle zu Shopify. Das Problem: „Vom Anbieter unseres alten Systems kam einfach keine Lösung“, berichtet Maximilian. „Wir haben sechs Monate lang vergebens auf eine Schnittstelle zu Shopify gewartet.“

Fliegender ERP-Wechsel für abhebendes Ordervolumen 

Das Team von IOS Clothing entschied sich, das ERP-System während des laufenden Betriebs zu wechseln. „Natürlich hatte ich Respekt. Unser altes System lief seit 15 Jahren stabil, war mit der Buchhaltung verknüpft, alles funktionierte“, sagt Maximilian. „Aber es ging nicht mehr anders.“

Der Geschäftsführer suchte ein System, das sowohl B2B-Prozesse unterstützt als auch Wachstum im B2C-Bereich ermöglicht. Bei einer Onlinerecherche entdeckte der Geschäftsführer das ERP-System von Xentral und entschied sich, die Implementierung gemeinsam mit der Digitalagentur founderlab anzugehen. 

„Der Datenimport war wahrscheinlich der aufwendigste Teil, aber auch der wichtigste. IOS hatte rund 200.000 Artikel, die wir komplett neu strukturieren mussten“, erinnert sich founderlab Dennis Fühner. Grund dafür war, dass die alte Datenstruktur in die Logik von Xentral übertragen werden musste, um die Basis für Automatisierungen zu schaffen. 

Kopf und Hände frei für das Wesentliche 

Diese Herausforderung haben IOS Clothing und founderlab gemeinsam bewältigt und am 1. September 2023 und damit rechtzeitig zur Black-Friday-Saison ging das neue ERP-System live. Die Verbesserungen waren laut Maximilian sofort spürbar: „Direkt nach der Umstellung wussten viele erstmal nicht, was sie machen sollen.“ 

Vor Xentral haben die Mitarbeiter:innen 30 bis 40 B2C-Bestellungen pro Tag geschafft und waren am Limit. „Heute schaffen wir 160 am Vormittag und haben danach noch Zeit für Retouren und die Planung“, sagt der CEO und ergänzt: „Wir machen heute mit den gleichen Köpfen viel mehr Umsatz, und trotzdem arbeiten alle entspannt.“

Zusammen mit Xentral hat das Team auch mobile Scanner eingeführt und das Pickverfahren optimiert. Dadurch sank die Fehlerquote im Versand drastisch. „Früher haben wir einfach aufs Etikett geguckt und gehofft, dass es passt. Heute piept es, wenn was nicht stimmt. Das ist ein ganz anderes Level an Qualität“, freut sich der Geschäftsführer. Das Bemerkenswerte dabei: Der Umsatz ist ohne zusätzliches Personal von einer auf sechs Millionen Euro gestiegen. 

Blick nach vorn: Strickwaren, Retouren und weitere Automatisierung 

Aktuell arbeitet IOS Clothing daran, das Sortiment mit neuen Materialien wie Merinostrick und neuen Produktlinien weiter auszubauen. Intern steht als nächstes die weitere Automatisierung im Retourenprozess an.

„Es gibt noch viele Baustellen, aber wir haben das Fundament gelegt“, sagt Maximilian. Er ist überzeugt davon, dass Wachstum nur mit durchdachten und automatisierten Prozessen möglich ist, für die Systeme wie Xentral eine unverzichtbare Voraussetzung sind.

Die Geschichte von IOS Clothing zeigt, wie mutiger Wandel aus einem klassischen B2B-Betrieb eine digitale Erfolgsmarke machen kann. Mit Xentral und founderlab als Partnern an ihrer Seite haben Maximilian und ein Team nicht nur neue Prozesse eingeführt, sondern ihre Brand erfolgreich neu erfunden.