Vorbereitung auf die Peak-Season: So stellst du dein ERP vor Black Friday und Weihnachten ein

Warenwirtschaft kommt in der Peak-Season ans Limit? 3 Hebel machen den Unterschied 

Jedes Jahr dasselbe Leid: Der Black Friday rückt näher, das Team gerät unter Druck, kurzfristig werden Aushilfskräfte gesucht.

Das bedeutet Einarbeitungszeit, eine erhöhte Fehlerquote und Kosten, die sich erst im Januar in der Bilanz zeigen. Die systematische Unvorbereitetheit deines ERP schmerzt dann besonders.

Drei Hebel machen den Unterschied zwischen "stabile Prozesse" und "Land unter":

• Bestandsplanung für die umsatzstärkste Saison mithilfe historischer ERP-Daten
• KI-Agenten für den Kundenservice-Overflow

• Workflow-Automatisierung für die kritischen Peak-Prozesse

Wir sagen dir, was genau du zu welchem Zeitpunkt tun musst, um saisonale Peaks im e-Commerce zu automatisieren. Hast du das Setup einmal sauber aufgesetzt, repliziert es jedes Jahr vorm Black Friday in wenigen Klicks deine e-Commerce-Automatisierung.

8 Wochen vor Black Friday: Bestandsplanung mit historischen ERP-Daten 

Dein ERP hat alle Daten, die du für die Planung des saisonalen Geschäfts brauchst. Du musst sie nur nutzen.

Vorjahresdaten auswerten 

Öffne unter Berichtswesen die Umsatzanalyse, stelle den Zeitraum auf Oktober bis Dezember und vergleiche ihn mit dem gleichen Zeitraum des Vorjahres.

Filtere auf die Perspektive Produkt, dann siehst du, welche Artikel in der Peak-Season überproportional gedreht haben. Diese Auswertung dauert keine zwei Stunden und bildet die Grundlage für alles, was danach kommt.

ABC-Analyse aktualisieren 

Nicht jeder Artikel verdient denselben Puffer. Die Lageranalyse unter Berichtswesen klassifiziert deine Artikel automatisch: A-Artikel machen 80 % deines Umsatzes, B-Artikel 16 %, C-Artikel die letzten 4 %. Du musst die Analyse nicht anstoßen, sie steht im Dashboard.

Ein Hinweis, bevor du dich darauf verlässt: Die Lageranalyse rechnet mit Daten ab dem Tag, an dem das Dashboard für deine Instanz aktiviert wurde. Wenn du es gerade erst einschaltest, hast du für den Vorjahresvergleich noch keine Basis. Dann arbeite mit der Umsatzanalyse und schalte das Dashboard jetzt ein, damit du nächstes Jahr die Historie hast.

Für A-Artikel gilt: Mindestlagermengen jetzt hochsetzen. Wer echten Puffer will, hält ihn über ein separates Lager oder einen Nachschublagerplatz vor, oder er hält per Pseudo-Lagerzahlen-Formel eine feste Stückzahl je Verkaufskanal zurück.

Bestellvorschläge aktivieren 

Statt die Mindestlagermenge für die Saison von Hand hochzusetzen, kannst du sie in Xentral mitlaufen lassen. Im Modul Erweiterter Bestellvorschlag aktivierst du die dynamische Lagermindestmengenberechnung.

Xentral rechnet dann jede Nacht den Durchschnittsbedarf der letzten Tage mal die Lieferzeit deines Standardlieferanten. Zieht der Absatz im November an, wandert die Bestellschwelle mit nach oben.

Wichtig zum Verständnis: Das ist ein rollierender Durchschnitt und keine Saisonprognose. Er reagiert auf den Anstieg, aber sagt ihn nicht voraus.

Für den harten Sprung an Black Friday willst du deshalb zusätzlich den Zeitraum als Berechnungsbasis nutzen: Über die Basis „Alte Aufträge" rechnet Xentral den Bedarf aus abgeschlossenen Aufträgen des Vorjahreszeitraums.

4 Wochen vor Black Friday: Workflows auf Peak-Modus stellen 

Vier Wochen vor Black Friday ist der Moment, in dem Prozesse wie Versandautomatisierung im ERP oder Mahnpause konfiguriert werden. Alles, was jetzt nicht eingerichtet wird, wird in der Peak-Season manuell nachgeholt.

Workflow 1: Versandlabel-Automatisierung auf maximale Geschwindigkeit 

Im Normalbetrieb klingt ein manueller Schritt zwischen Pick & Pack und Versandlabel-Druck nach einer Kleinigkeit. Jemand schließt den Pick ab, wechselt ins System, löst den Label-Druck aus – das sind vielleicht 30 Sekunden pro Auftrag.

Am Black Friday mit 500 Aufträgen sind das aber vier Stunden, die dein Team täglich damit verbringt, einen Schritt auszuführen, den das ERP genauso gut selbst erledigen kann. Und das ist nur ein Prozess von vielen, die in der Hochsaison gleichzeitig unter Druck geraten.

Dafür brauchst du keinen Workflow, das kann die Logistik in Xentral selbst. Zwei Wege, je nach Lager:

Am Packtisch stellst du das Versandzentrum so ein, dass die Label-Maske übersprungen wird. Die Paketmarke druckt dann direkt, sobald der Auftrag gescannt ist. Das ist ein Schritt weniger pro Paket, ohne dass jemand etwas anklickt.

Bei gleichartigen Aufträgen geht es noch weiter: Der Sammeldruck von Versandlabels prüft über ein Picklisten-Profil alle Aufträge, überführt die passenden in Picklisten und druckt nach dem Durchlauf des Prozessstarters alle Labels am Etikettendrucker aus, mit Start- und Endlabel zur Kontrolle. Schlägt ein Label fehl, legt Xentral automatisch einen Klärfall im Versandzentrum an, damit nichts stillschweigend liegen bleibt.

In der Xentral Workflow-Bibliothek ist dieser Ablauf direkt aktivierbar. Möchtest du darüber hinaus spezifische Versanddienstleister oder kanalabhängige Logiken einbauen, kannst du das seit im Flow Editor tun.

Workflow 2: Mahnpause während der Peak-Wochen 

Eine Mahnung geht an eine Kundin raus, die zwei Tage vorher für 300 Euro eingekauft hat. Der Kundenservice bekommt eine wütende Rückmeldung, das Team muss reagieren, mitten in der Hochsaison, wenn die Kapazität sowieso am Limit ist.

Der Zeitraum zwischen Mitte November und Anfang Januar ist der schlechteste Moment fürs Forderungsmanagement. Kund:innen sind in Kauflaune, Zahlungsverzögerungen entstehen oft durch das erhöhte Bestellvolumen und nicht durch Zahlungsunwilligkeit.

Die Lösung liegt im Mahnwesen selbst. Der Mahnlauf startet nicht von allein: Er läuft entweder über den Prozessstarter Mahnwesen zu festen Uhrzeiten oder erst, wenn jemand auf „Mahnwesen starten" klickt. Für die Peak-Wochen nimmst du dem Prozessstarter die Uhrzeiten weg, dann rechnet Xentral weiter mit, verschickt aber nichts.

Zwei Stellschrauben dazu: Über die Einstellungen verlängerst du die Mahnfristen je Stufe für den Peak-Zeitraum. Und einzelne Rechnungen, bei denen du sicher nicht mahnen willst, sperrst du direkt in der Mahnübersicht für die Weiterverarbeitung.

Ein Punkt bleibt manuell: Nach dem Peak stellst du den Prozessstarter wieder auf die alten Zeiten. Setz dir dafür einen Kalendereintrag auf den 10. Januar. Das ist der eine Handgriff, den dir hier niemand abnimmt, und er dauert eine Minute.

Workflow 3: Out-of-Stock-Alert für Top-Seller 

Der dritte Workflow adressiert ein Problem, das sich in der Peak-Season besonders schmerzhaft zeigt: Ein A-Artikel ist ausverkauft, aber niemand hat es rechtzeitig gemerkt. Der Einkauf erfährt es, weil jemand im Lager zufällig nachschaut oder Kund:innen anfangen, Bestellungen zu stornieren.

Das Problem ist fehlende Sichtbarkeit. In der Hochsaison hat niemand die Zeit, täglich Bestandslisten manuell durchzugehen.

Dafür gibt es in Xentral zwei Wege, und in der Peak-Season lohnen sich beide.

Bestellvorschlag E-Mail

Erstens die App Bestellvorschlag E-Mail aus dem App Center. Sie schickt den Bestellvorschlag nach Zeitplan an den Einkauf, mit der Fehlmenge gegenüber der Mindestlagermenge je Artikel. Im Normalbetrieb reicht einmal pro Woche, für den Peak stellst du den Prozessstarter auf täglich. Damit landet die Liste im Postfach, statt dass jemand sie sich holen muss.

Lageranalyse

Zweitens die Lageranalyse. Der KPI Niedriger Lagerbestand markiert Artikel als gefährdet, wenn der Bestand nicht mehr für 95 % der wöchentlichen Verkaufsmenge reicht, und rechnet den potenziellen Umsatzverlust gleich mit aus. Das ist die Ansicht, die dein Einkauf in den Peak-Wochen morgens offen haben sollte.

Keiner dieser Hebel braucht eine Zusatzsoftware. Sie stecken in Xentral. Willst du darüber hinaus eigene Abläufe automatisieren, steht dir Xentral Flows offen, in jedem Plan, mit rund 70 vorgefertigten Workflow-Typen aus der Bibliothek. Für eigene Flows brauchst du den Flow Editor, der aktuell in der Beta ist.

Beachte, dass jede Workflow-Ausführung über die im Plan enthaltene Fair-Usage-Menge hinaus abgerechnet wird.

1 Woche vor Black Friday: KI-Agenten für den Kundenservice in der Hochsaison aktivieren 

Der Peak bringt mehr Kundenanfragen: „Wo ist mein Paket?“, „Kann ich noch umtauschen?“, „Wann wird geliefert?“.

Dieser Overflow ist die häufigste Ursache dafür, dass Teams kurzfristig Aushilfskräfte einstellen – mit allem, was dazugehört: Einarbeitung, Fehlerquote, Koordinationsaufwand.

Im Xentral Agent Hub arbeiten mehrere KI-Agenten deinen E-Mail-Eingang vor. Zwei davon tragen in der Peak-Season die größte Last:

Lieferauskunft-Agent: Eingehende Anfragen zum Versandstatus werden automatisch erkannt. Der Agent liest die relevanten Informationen aus der Nachricht (Bestellnummer, Kundendaten, Versanddienstleister), gleicht sie mit den Daten in Xentral ab und erstellt eine Zusammenfassung mit Handlungsempfehlung. Dein Team sieht, was zu tun ist, ohne jede Anfrage manuell nachzuschlagen.

Retouren-Agent: Er liest aus der Kundennachricht Kundendaten, Bestellnummer, betroffene Artikel, Reklamationsgrund und hochgeladene Bilder heraus. Dann prüft er deine hinterlegten Rückgabe- und Reklamationsfristen sowie das Wissen aus deiner Wissensdatenbank und schlägt den nächsten Schritt vor: Rücksendung einleiten, Umtausch oder Ersatzlieferung. Bereits vorhandene Retouren und Gutschriften erkennt er und verhindert so Doppelanlagen. Trifft keine Regel zu, bekommst du eine Meldung mit Handlungsempfehlung.

Der Agent bereitet vor, der Mensch entscheidet. Kein autonomes Handeln ohne Kontrolle, aber auch kein manuelles Suchen von Informationen, das in der Hochsaison wertvolle Minuten kostet.

Plane hierfür mehr als eine Woche ein. Der Agent Hub arbeitet über eine Weiterleitungsregel: Du leitest ein Postfach, zum Beispiel retoure@ oder support@, an die Adresse deiner Agent-Hub-Instanz weiter und richtest in Xentral ein Versandkonto für die Antworten ein.

Dazu brauchst du die passenden Berechtigungen und eine gepflegte Wissensdatenbank, in der Kommunikationsstil, Produktwissen und Rückgaberegeln hinterlegt sind. Ohne diese Basis liefern die Agenten keine brauchbaren Vorschläge.

Eine Woche vor dem Peak steht dann der Testlauf: Beispielanfragen durchlaufen lassen und das Team auf die abweichenden Prozesse briefen. Starte mit einem klar abgegrenzten Postfach und erweitere später.

Einen Überblick über alle verfügbaren KI-Funktionen in Xentral findest du auf unserer KI-Übersichtsseite.

ROI-Vergleich: Aushilfskräfte vs. ERP-Konfiguration 

Die folgende Gegenüberstellung ist ein Rechenbeispiel für ein Handelsunternehmen mit einem Auftragsvolumen von rund 200 täglichen Orders in der Hochsaison, das für den Peak zwei zusätzliche Aushilfskräfte über sechs Wochen einstellt.

Auf der anderen Seite steht der Aufwand, das ERP einmalig für die Peak-Season vorzubereiten. Was davon in deinem Plan enthalten ist und was ein Zusatzmodul braucht, hängt von deinem Setup ab. Der Erweiterte Bestellvorschlag und die App Bestellvorschlag E-Mail sind eigene Bausteine, und Workflow-Ausführungen in Xentral Flows werden über die im Plan enthaltene Fair-Usage-Menge hinaus abgerechnet. Klär das einmal mit deinem Ansprechpartner, dann steht die Rechnung.

Denn das eigentliche Ziel der Peak-Season-Vorbereitung ist ja gerade die Fähigkeit, das Bestellvolumen zu verdoppeln oder zu verdreifachen, ohne zusätzliches Personal zu gebrauchen.

Checkliste zur Vorbereitung des ERP auf die Peak-Season: Was du wann erledigst 

✅ 8 Wochen vor dem Peak 

• Vorjahresdaten für Oktober–Dezember im ERP auswerten

• ABC-Analyse aktualisieren und A-Artikel identifizieren

• Mindestbestände für Top-Seller hochsetzen

• Bestellvorschläge mit Saisonalitätsfaktor aktivieren

• Sicherheitspuffer für A-Artikel über separates Lager, Nachschublagerplatz oder Pseudo-Lagerzahlen anlegen

✅ 4 Wochen vor dem Peak 

• Versandlabel-Workflow auf automatischen Trigger nach Pick & Pack stellen

• Out-of-Stock-Alert-Workflow für Top-Seller konfigurieren

• Mahnwesen für die Peak-Wochen anhalten: Uhrzeiten am Prozessstarter entfernen, Mahnfristen verlängern

• Kanalspezifische Bestandspuffer über Pseudo-Lagerzahlen-Formeln erhöhen

• Gegenprüfen: Druckt die Paketmarke automatisch? Kommt der Bestellvorschlag als Mail? Ist der Mahnlauf angehalten?

✅ 1 Woche vor dem Peak 

• KI-Agenten aktivieren und Testlauf mit Beispielanfragen durchführen

• Lieferzeitanzeige im Shop aktualisieren

• Team auf abweichende Prozesse und neue Workflows briefen

• Eskalationspfade für Ausnahmefälle definieren

✅ Nach dem Peak 

• Prozessstarter Mahnwesen auf die normalen Uhrzeiten zurückstellen, gesperrte Rechnungen freigeben

• Bestandspuffer auf Normalwerte zurücksetzen

• Peak-Daten dokumentieren: Welche SKUs haben überperformt? Wo gab es Engpässe?

• Setup für nächstes Jahr sichern

Fazit: Die Peak-Season ist planbar und kann jedes Jahr besser laufen 

Wer 8 Wochen vorher anfängt, kann die Peak-Season ohne Aushilfen bewältigen und hat am 1. Januar einen sauberen Abschluss. Das Setup ist wie ein Playbook, das jedes Jahr besser wird, weil die Daten des aktuellen Peaks die Grundlage für den nächsten bilden.