ERP-Workflows vs. Zapier und Make im Vergleich: Was ist langfristig günstiger und stabiler für Handelsprozesse?

Hinweis: Dieser Artikel ist eine redaktionelle Einschätzung auf Basis öffentlich zugänglicher Informationen und eigener Produktkenntnisse. Er stellt keine vollständige Marktübersicht dar. Die tatsächliche Eignung eines Tools hängt immer vom individuellen Setup ab.

Native ERP-Automatisierung vs. Zapier und Make: Vorteile haben alle – aber welche brauchst du? 

Zapier ist in zehn Minuten eingerichtet. Das ist auch der Grund, warum so viele wachsende Handelsunternehmen externe Automatisierungstools nutzen: ein Trigger hier, eine Action dort, fertig.

Aber was passiert, wenn das Auftragsvolumen wächst, täglich 500 Bestellungen durch diese externe Automatisierung laufen und die Zapier-Kosten parallel mitskalieren? Wenn Shopify sein API updatet und all deine Workflows stumm sterben? Die anfänglichen Vorteile von externen Tools verpuffen dann, während native ERP-Automatisierung zukunftssichere Workflows bietet. 

Wenn du mit Zapier oder Make vertraut bist und evaluierst, ob die Tools langfristig die richtige Strategie für deine Commerce-Kernprozesse sind, dann bietet dir dieser Ratgeber eine Entscheidungsgrundlage.

Wofür sind Zapier und Make konzipiert? 

Zapier verbindet über 8.000 Apps miteinander. Make bietet eine visuelle Oberfläche für verzweigte Logik und ist bei gleichem Volumen oft günstiger als Zapier. Beide Tools ermöglichen es, Systeme miteinander sprechen zu lassen, ohne dass jemand programmieren muss.

Für diese Szenarien sind Zapier und Make bestens geeignet: 

• Marketing-Automatisierung: Lead aus Formular landet automatisch im CRM, Willkommens-Mail geht raus, Slack-Benachrichtigung folgt.
• CRM-Befüllung: Neue Shopify-Kunden werden automatisch in HubSpot angelegt.
• Appübergreifende Benachrichtigungen: Wenn Auftrag X den Status Y erreicht, geht eine Nachricht an Kanal Z.
• Einfache Datenflüsse zwischen SaaS-Tools: Schnell eingerichtete Kommunikation zwischen Tools, die keine gemeinsame Datenbasis haben.
  

Wo schwächeln Zapier und Make gegenüber einer ERP-Alternative? 

Das Problem beginnt, wenn die Automatisierungslogik von externen Tools auf Commerce-Kernprozesse wie Auftragsabwicklung, Bestandsmanagement, Rechnungsstellung oder Retourenverarbeitung angewendet wird.

Diese Prozesse laufen nicht zwischen isolierten SaaS-Tools, sie leben im ERP, greifen auf dieselbe Datenbasis zu und hängen voneinander ab. Externe Automatisierungstools kennen diesen Kontext nicht. Sie übertragen im Grunde ERP-Daten, aber sie verstehen nicht, was im System dahinter passiert. Das führt bei Tools wie Zapier zu Abhängigkeiten, die bei jedem API-Update neu brechen können, und zu Fehlern, die schwer zu debuggen sind.

Kurz: Für diese Prozesse wurden externe Automatisierungstools nicht gebaut. Wer echte Business-Automation einrichten will, stößt mit externen Tools schnell an strukturelle Grenzen – spätestens, wenn das Auftragsvolumen wächst.

Drei Vergleichsdimensionen: Kosten, Stabilität, Skalierbarkeit 

Drei Fragen entscheiden, ob externe Tools oder native ERP-Workflows die bessere Wahl sind:

1. Was kostet die Automatisierung, wenn das Auftragsvolumen wächst?
2. Wie stabil läuft sie, wenn sich Plattformen und APIs verändern?
3. Wie gut skaliert sie, wenn neue Kanäle oder Lager dazukommen?

Die folgende Tabelle zeigt, wo die strukturellen Unterschiede zwischen nativen ERP-Workflows und externen Tools wie Zapier und Make liegen.

Vergleichstabelle: Native ERP-Workflows mit Xentral Flows vs. Zapier & Make 

Hinweis: Die Überblickstabelle stellt eine redaktionelle Einschätzung auf Basis öffentlich zugänglicher Produktinformationen dar (Stand: Juni 2026). Preise können je nach Paket, Nutzeranzahl und Integrationen variieren.

Kosten: Was 100 bzw. 500 Bestellungen täglich bedeuten 

Zapier und Make berechnen nach Operationen, also nach der Anzahl der ausgeführten Automatisierungsschritte. Das klingt zunächst überschaubar, hat bei Unternehmenswachstum aber einen Haken.

Ein Rechenbeispiel:

Ein Unternehmen verzeichnet 100 Bestellungen pro Tag und braucht je 10 Automatisierungsschritte pro Bestellung. Das sind 1.000 Operationen täglich, also 30.000 pro Monat.

Auf dem Teams-Plan von Make (ab ca. 10.000 Ops/Monat) braucht man dafür drei Pakete à ca. 25 € (Stand: Juni 2026). Das ergibt ca. 75 € pro Monat nur für diesen einen Prozess. Die ebenfalls anfallenden Kosten für ein ERP, eine Shop-Anbindung und dergleichen sind hier noch nicht berücksichtigt.

Wächst das Unternehmen und verzeichnet 500 Bestellungen täglich, werden 150.000 Ops/Monat nötig. Das ergibt 15 Pakete des Teams-Plans, rund 375 € pro Monat. Und zwar nur für die Workflow-Automatisierung. Die Kosten skalieren linear mit.

Stabilität: Was passiert bei Zapier & Make vs. ERP-integrierten Workflows, wenn Shopify sein API updatet? 

Externe Automatisierungstools sind eine zusätzliche Schicht zwischen ERP und Prozess. Diese Zusatzschicht ist von den APIs aller angebundenen Systeme abhängig.

Wenn nun Shopify, Amazon oder ein anderes System seine API-Struktur ändert (was regelmäßig passiert), können externe Commerce-Workflows „heimlich“ aufhören zu funktionieren. Keine Fehlermeldung, keine Ausführung mehr. Das fällt bei Make und Co. oft erst auf, wenn Bestellungen fehlen oder Bestände nicht mehr stimmen.

Bei nativen ERP-Workflows, die vollständig innerhalb von Xentral laufen, liegt die Integration unter einer zentralen Systemverantwortung. Xentral updatet diese Flows intern und stellt sicher, dass sie kompatibel bleiben. In diesen Fällen ist kein manuelles Nachprüfen nach Plattform-Updates nötig (wichtiger Hinweis: Für externe, über Xentral Connect angebundene Systeme trägst du dieselbe Verantwortung wie bei jedem anderen Integrationspunkt).

Datenschutz im Vergleich: ERP-Workflows in Xentral vs. Zapier und Make 

Kunden-, Bestell- und Zahlungsinformationen laufen bei Zapier und Make über US-amerikanische Server. Seit dem Wegfall des Privacy Shield sind Datenübertragungen in die USA rechtlich heikel: Unternehmen müssen aktiv nachweisen, dass ein dem europäischen Niveau gleichwertiger Schutz gewährleistet ist, sonst drohen Bußgelder. Bei nativen ERP-Workflows entfällt dieses Problem: Xentral verarbeitet Daten DSGVO-konform auf EU-Servern.

Skalierbarkeit: Workflow-Automatisierung mit ERP vs. externe Tools 

Ein nativer ERP-Workflow, der einen Auftrag verarbeitet, arbeitet im selben Systemkontext wie das ERP selbst: aktueller Lagerbestand, Kundenhistorie, Zahlungsstatus, Kanalzuordnung, Projektzugehörigkeit, alles befindet sich in einer konsistenten Datenbasis.

Zapier und Make greifen auf dieselben Daten per API zu, aber ohne den Systemkontext zu kennen: Sie übertragen Datenpunkte, verstehen aber nicht, wie diese Datenpunkte zusammenhängen. Das bedeutet mehr Konfigurationsaufwand, mehr potenzielle Fehlerquellen bei der Datenzusammenführung und mehr Wartungsaufwand, wenn sich die Geschäftslogik ändert. 

Xentral Flows hingegen entwickelt sich synchron mit dem ERP-Kern weiter. Wenn sich eine interne API ändert, wird Flows mitgezogen. Und wenn ein Unternehmen wächst, ein neuer Marktplatz dazukommt oder ein zweites Lager öffnet, bleibt ein nativer ERP-Workflow konsistent. Externe Workflows hingegen müssen neu konfiguriert, getestet und freigegeben werden.

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No-Code-Automatisierung für Prozesse im Handel mit Xentral Flows: Bibliothek-Workflows direkt aktivieren 

Das häufigste Argument für Zapier: Es ist in zehn Minuten eingerichtet. Das stimmt. Aber das gilt auch für Xentral. Der Schlüssel liegt im Low-Code Flow Editor, integriert direkt im ERP. Er macht eigenes Programmieren, Connector-Setups und vorangehendes Testing obsolet.

Die Xentral Workflow-Bibliothek enthält fertige Workflows für Standard-Commerce-Prozesse, die direkt aktiviert werden können, zum Beispiel:

• Autoversand auslösen nach Auftragsimport von POS-Aufträgen

• Zahlungsziel setzen bei neuen Aufträgen, abhängig von Kundengruppe oder Zahlungsart

• Automatische Rechnungserstellung aus abgeschlossenen Aufträgen in der Auftragsliste

Individuelle Automatisierung ohne Middleware einrichten 

Ein weiteres häufiges Argument für Zapier: Es ist flexibler. Allerdings ermöglicht der Flow Editor von Xentral eigene Wenn-dann-Workflows direkt im ERP. Für komplexere Anforderungen stehen zertifizierte Xentral-Partner und das Solution Engineering Team zur Verfügung.

Wichtig: Individuelle Workflows werden aktuell durch das Xentral Solution Engineering Team oder zertifizierte Partner umgesetzt. Der Self-Service-Editor für alle Kunden ist ab dem 2. Juli 2026 verfügbar. Wer heute individuelle Workflows braucht, sollte das in der Evaluierung berücksichtigen.

Wann sind externe Tools die richtige Entscheidung? 

Es gibt Prozesse, für die externe Tools die richtige Wahl sind:

• Marketing-Automatisierung: E-Mail-Funnels, Lead-Routing, Benachrichtigungen
• CRM-Verbindungen, die nicht transaktionskritisch sind und keine Echtzeit-Bestandsdaten benötigen
• Tool-Brücken für Nischensysteme, die keinen nativen ERP-Konnektor haben und für die ein API-Roundtrip ausreicht

Kurz: Wenn ein Prozess keinen ERP-Datenkern braucht (Bestandsdaten, Auftragshistorie, Zahlungsinformationen in Echtzeit) sind externe Tools brauchbar. Benötigst du diese Datenbasis aber, sind native ERP-Workflows die Empfehlung.

Viele wachsende Handelsunternehmen fahren langfristig gut mit einem hybriden Ansatz: Zapier oder Make für Marketing und CRM, native ERP-Workflows für automatisiertes Auftragsmanagement, Lager und Buchhaltung.

Automatisierung mit KI-Agenten: Nur mit nativen Workflows möglich 

KI-Automatisierung kann operativen Teams enorm viel Zeit sparen. KI-Agenten sind aber zwingend auf saubere, konsistente, kontextreiche ERP-Daten angewiesen:

• der Auftrags-Agent, der eingehende Bestellmails liest und automatisch Aufträge anlegt
• der Lieferauskunft-Agent, der Kundenanfragen zum Versandstatus beantwortet
• der Eingangsrechnungs-Agent, der Lieferantenrechnungen verarbeitet und dem Zahlungsabgleich zuführt

Wer seine Kernprozesse über externe Tools führt, fragmentiert diese Datenbasis. Daten, die durch vier externe Systeme gelaufen sind, bevor sie im ERP landen, sind schwerer zu verarbeiten, fehleranfälliger und weniger aktuell.

In einem KI-basierten ERP können Agenten eigenständig handeln, zeitintensive Routineaufgaben übernehmen und menschliche Entscheidungen vorbereiten. Das ist kein Zukunftsszenario, sondern die logische Konsequenz einer sauberen Systemarchitektur, von der Xentral-Kunden bereits heute profitieren.

Fazit: Für Commerce-Kernprozesse gewinnen native ERP-Workflows langfristig 

Für Auftragsabwicklung, Bestandsmanagement, Rechnungsstellung und alle Prozesse, die ERP-Daten benötigen, sind native ERP-Workflows langfristig stabiler, skalierbarer und auch günstiger als externe Tools wie Zapier und Make. Deren Kosten divergieren mit wachsendem Volumen erheblich.

Die Stabilität von nativen ERP-Workflows wird nicht von externen API-Updates beeinträchtigt. Und die konsistente Datenbasis im ERP ist die Voraussetzung für KI-Agenten, die im nächsten Schritt eigenständig handeln können.