Business Automation: Effizienzsteigerung durch digitale Prozesse

Das Wichtigste in Kürze

• Business Automation reduziert manuelle Arbeitsschritte, minimiert Fehler und beschleunigt Arbeitsprozesse.
• Durch die Integration aller Geschäftsprozesse in einem zentralen System mit einheitlicher Datenbasis entfaltet sich ein optimaler Nutzen. Das ist besonders sinnvoll für Multichannel-Händler und wachsende Unternehmen.
• Bereits nach wenigen Monaten zeigen sich mit Business Automatisierung Erfolge und ein positiver ROI.

Was ist Business Automation? Definition und Kernelemente

Business Automation steht für die systematische Digitalisierung manueller Prozesse. Das geschieht mithilfe intelligenter Technologien und automatisierter Workflows, mit dem Ziel, wiederkehrende Arbeitsabläufe zu standardisieren und zu automatisieren. So entsteht eine zentrale Datenbasis, die sicherstellt, dass im gesamten Unternehmen alle Informationen ohne Umwege und manuelle Zwischenschritte durch Systeme fließen.

Entscheidende Kernelemente der Business Automation:

• Prozessdigitalisierung: Umwandlung analoger Abläufe in digitale Prozesse.
• Workflow-Automatisierung: Festlegung und Steuerung automatischer Ablaufketten.
• Systemintegration: Vernetzung verschiedener Software-Lösungen.
• Datenkonsolidierung: Schaffung einer einheitlichen Datenbasis.
• End-to-End-Prozesse: Durchgängige digitale Abläufe ohne manuelle Eingriffe.

Erfolgreiche Business Automation basiert auf einem zentralen ERP-System, das Du dank API-Schnittstellen nahtlos mit externen Tools und Diensten verbinden kannst.

Die größten Vorteile der Business Automation

Die Integration der Business Automation bietet Dir konkrete Vorteile. Idealerweise startest Du mit einem schrittweisen Einstieg, beginnend mit der Auftragsabwicklung. So profitierst Du von:

• Digitalisierung und Automatisierung: Business Automation reduziert manuelle Prozesse und schafft die Grundlage für nachhaltiges Wachstum.
• Zeitersparnis: Beispielsweise kannst Du die Auftragsabwicklung nachweislich um bis zu 65% beschleunigen.
• Fehlerreduktion: Automatisierte Prozesse minimieren Fehler und verbessern die Datenqualität.
• Kernbereiche: Business Automation birgt vor allem Erfolgspotenzial für Auftragsabwicklung, Lagermanagement, Einkauf, Buchhaltung und Multichannel-Vertrieb.
• Zentraler ERP-Ansatz: Mit einem zentralen ERP-System schaffst Du die Grundlage, um Unternehmensprozesse zu automatisieren und nach kurzer Zeit spürbar Ressourcen und Kosten zu sparen.

Die 5 wichtigsten automatisierbaren Geschäftsprozesse im Überblick

Business Automation entfaltet ihr volles Potenzial vor allem in Bereichen mit hohem Datenvolumen und standardisierten Abläufen, wie die folgenden Beispiele zeigen. Voraussetzung dafür ist eine zentrale, einheitliche Datenbasis. Nur so kannst Du sämtliche Abläufe nahtlos automatisieren und ohne Medienbrüche umsetzen.

1. Auftragsabwicklung (Order-to-Cash):

• Automatisierung von Auftragserfassung, Bestandsprüfung, Kommissionierung, Versand, Rechnungsstellung und Zahlungszuordnung.
• Reduziert manuellen Aufwand um bis zu 65% und minimiert Fehler.

2. Bestandsmanagement und Lagerverwaltung:

• Echtzeitsynchronisation der Lagerbestände über alle Kanäle, automatische Bestellvorschläge und optimierte Kommissionierung.
• Steigert die Bestandsgenauigkeit auf über 99% und verhindert Out-of-Stock-Situationen.

3. Einkaufsprozesse (Procure-to-Pay):

• Analyse von Bedarfen, automatische Erstellung von Bestellvorschlägen, Vergleich von Lieferantenkonditionen und automatische Bestellabwicklung.
• Reduziert den Beschaffungsaufwand um durchschnittlich 40%.

4. Buchhaltungsautomatisierung:

• Automatische Verbuchung von Belegen, Zahlungszuordnung und DATEV-Export.
• Spart Zeit und senkt Buchungsfehler um bis zu 70%.

5. Multichannel-Vertrieb:

• Zentrale Verwaltung und Synchronisation von Produktdaten, Preisen und Beständen über verschiedene Vertriebskanäle (Onlineshop, Marktplätze, stationärer Handel).
• Garantiert konsistente Kundeninformationen und verhindert Überverkäufe.

Erfolgreiche Business Automation im e-Commerce mit Multichannel-Integration

Im e-Commerce nutzt Du typischerweise mehrere Kanäle zum Verkauf. Je mehr Kanäle Du bedienst, desto komplexer wird es, Daten synchron zu halten – und genau hier hilft die Business Automation. Sie leistet Folgendes: 

• Zentrale Produktdatenverwaltung: Alle Produktinformationen werden zentral gepflegt und automatisch in alle Verkaufskanäle übertragen.
• Echtzeit-Bestandssynchronisation: Lagerbestände werden in wenigen Minuten über alle Kanäle hinweg aktualisiert, um Überverkäufe zu vermeiden.
• Kanalübergreifende Preissteuerung: Preisänderungen und Aktionen werden zentral gesteuert und automatisch auf allen Plattformen umgesetzt.
• Automatisierte Auftragskonsolidierung: Bestellungen aus unterschiedlichen Kanälen werden in einem zentralen System zusammengeführt und einheitlich abgewickelt.

Beispiel: DiscountDeal24 konnte durch die Integration von Plattformen wie Shopware 6, Amazon (FBA, FBM, SFP), eBay, Otto, Kaufland und Cdiscount sein internationales Geschäft ausbauen, Überverkäufe vermeiden und die Rückläuferquote um 38% senken.
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Mit der Xentral Multichannel-Integration werden Bestellungen, Bestände und Produktdaten im 5-Minuten-Takt synchronisiert – so reagierst Du flexibel auf Marktveränderungen, ohne in jedem System manuell Anpassungen vorzunehmen.

Effekte der Business Automation: So wirkt sich Automatisierung messbar aus

Business Automation bietet messbare Vorteile, die sich direkt auf Deinen Geschäftserfolg auswirken. Hier einige Daten aus den Erfolgsgeschichten unserer Kundschaft:

Zudem profitierte unsere Kundschaft von folgenden Effekten:

• Fehlerreduktion um 92%, da Fehler durch manuelle Eingabe entfallen
• Skalierbarkeit: 3- bis 5-fach höheres Auftragsvolumen mit gleichem Team
• Umsatzsteigerung im e-Commerce: Umsatzsteigerung an Peak-Phasen (beispielsweise von 42% an Black Friday)

Hinweis: Alle Daten stammen aus der internen Datenbank von Xentral.

Business Automation in der Praxis: Fallbeispiele und Erfolgsgeschichten

Folgende Praxisbeispiele zeigen: Mit branchenspezifischen Automatisierungslösungen lassen sich individuelle Herausforderungen erfolgreich bewältigen – von der Rückverfolgbarkeit in der Lebensmittelbranche bis zur Optimierung im Multichannel-Vertrieb. 

• HB-Werkstätten für Keramik GmbH: Die HB-Werkstätten für Keramik reduzierten durch die Automatisierung der Auftragsabwicklung und Multichannel-Integration den manuellen Aufwand um 62%. Die automatische Synchronisation zwischen Online-Shop, Amazon und dem stationären Handel führte zu nahezu 100% fehlerfreier Bestandsführung.

• Händler im Bereich Lebensmittel: Ein Lebensmittelhändler optimierte durch die Automatisierung der MHD- und Chargenverwaltung nicht nur die gesetzlichen Anforderungen, sondern reduzierte auch den administrativen Aufwand um 45%.

Hinweis: Bei allen Beispielen handelt es sich um Xentral-Kundenberichte

Implementierungsstrategien: So führst Du die Business Automation schrittweise ein

Bei der Implementierung der Business Automation solltest Du strategisch und schrittweise vorgehen. So kannst Du Fehler frühzeitig erkennen und Mitarbeitende besser einbinden. Das folgende Vorgehen hat sich in der Praxis bewährt:

1. Ist-Analyse: Identifiziere sämtliche Prozesse mit hohem manuellen Aufwand und häufigen Fehlerquellen. Hier liegt das größte Optimierungspotenzial.

2. Pilotprojekt definieren: Starte in einem abgegrenzten Bereich, beispielsweise der Auftragsabwicklung. Hier erhältst Du die besten Einsichten zu Aufwand und Nutzen.

3. Datenkonsolidierung Schaffe eine einheitliche Datenbasis durch Zusammenführung und Bereinigung bestehender Daten.

4. Systemauswahl: Wähle eine Lösung, die zu Deinen Anforderungen passt und zukünftiges Wachstum unterstützt. Achte auf Integrationsmöglichkeiten.

5. Schrittweise Implementierung: Führe alle Automatisierungsschritte nacheinander ein und überprüfe sie vor der nächsten Phase.

6. Mitarbeitende einbinden: Frühzeitige Schulungen und aktive Einbindung des Teams erhöhen die Akzeptanz nachweislich.

7. Kontinuierliche Optimierung: Betrachte die Automatisierung als fortlaufenden Prozess und optimiere regelmäßig.

Branchenspezifische Herausforderungen für KMU, Lebensmittelhandel sowie gesetzliche Rahmenbedingungen 

Besonders für kleine und mittelständische Unternehmen sowie Lebensmittelhändler ergeben sich Anforderungen, die Du mit Business Automation gezielt adressieren kannst. Gleiches gilt für übergreifende gesetzliche Rahmenbedingungen.

Xentral ERP unterstützt dich bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften durch GoBD-konforme Buchhaltungsfunktionen, DSGVO-konforme Datenverwaltung und branchenspezifische Module wie Chargen- und MHD-Verwaltung. Das System dokumentiert alle relevanten Vorgänge automatisch und erstellt erforderliche Nachweise für Betriebsprüfungen.