Chargennummer-Rückverfolgung für Food-Start-ups: So setzt du sie easy um

Der Food-&-Beverage-Markt ist hart umkämpft – und besonders streng reguliert. Wie du die Rückverfolgbarkeit deiner Lebensmittel und deine Chargen in den Griff bekommst, erfährst du hier. Bei deinem Food-Start-up stehen Genuss und Qualität an erster Stelle – dafür lieben deine Kunden deine Produkte. Dass Qualität ganz oben auf deiner Prio-Liste steht, ist auch gut so: Die Food-Branche muss sich an strenge Regeln halten. Das soll die Gesundheit von Verbrauchern schützen und die Lebensmittelsicherheit gewährleisten. 

Rückverfolgung: Lebensmittel bis zum Ursprung verfolgen

Dein Food-Business ist beispielsweise rechtlich dazu verpflichtet, Lebensmittel bis zu ihrem Ursprung zurückverfolgen zu können. Das Betrifft alle Waren, die durch deine Produktion, deine Verarbeitung oder deinen Vertrieb laufen. Diese Rückverfolgbarkeit kannst du bequem über Chargen realisieren. 

Was sind Chargen? 

Eine Charge ist eine bestimmte Menge von Waren mit gleichen Eigenschaften, die gemeinsam in einem zusammenhängenden Prozess verarbeitet werden. Neben der Kosmetik- und Pharma-Industrie arbeitet auch die Food-Branche mit Chargen. 

Vorteile von Chargen

Angenommen, du verkaufst Müsli und während der Herstellung gerät ein Allergen in die Mischung, das dort laut Deklaration nicht hingehört. Dann musst du zwar in den sauren Apfel beißen und Produkte aus dem Verkehr ziehen. Aber: Du musst nur die Müslis der betreffenden Charge zurückrufen. Dank der Chargenrückverfolgbarkeit kannst du außerdem gezielt herausfinden, wo sich in der Produktion ein Fehler eingeschlichen hat. 

Was ist eine Chargennummer – und warum ist sie so wichtig? 

Gekennzeichnet werden einzelne Chargen mit Chargennummern oder Losnummern, die auf der Verpackung oder dem Etikett von Lebensmitteln zu finden sind. Die Chargennummer ist allerdings nicht das gleiche wie der Barcode oder die EAN-Nummer auf der Verpackung. 

Die Chargennummer besteht aus Buchstaben- oder Zahlenkombinationen und kennzeichnen eindeutig eine bestimmte Charge. Mit dieser Nummer können auch deine Kunden auf einen Blick erkennen, ob sie von einem Rückruf betroffen sind. 

Wie du deine Chargen systematisierst, ist dir überlassen. WichUg ist, dass die Nummer eindeutig ist und in all deinen Prozessen mit der Ware mitläuft.

Mit der Chargennummer kannst du zum Beispiel easy feststellen: 

• woher die Inhaltsstoffe deiner Produkte stammen
• auf welchem Weg sie zu dir gekommen sind
• in welcher Schicht die Charge verarbeitet wurde
• welche Produktmerkmale die Charge aufweist 

Bei verderblichen Waren kannst du außerdem der Chargennummer ein MHD zuweisen, damit du weißt, welche Chargen zuerst verkauft werden müssen. 

Das Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittel hat für Food-Unternehmen einen Kurzüberblick über alle Angaben veröffentlicht, die neben der Chargennummer auf der Verpackung stehen müssen. 

Vorteil der Chargennummer: Rückverfolgung wird einfacher 

An der Chargenrückverfolgbarkeit führt in der Food-Industrie aus gutem Grund kein Weg vorbei. Wer sich nicht an die Regeln hält, kassiert Bußgelder oder erleidet einen Imageschaden. Wie kannst du sicherstellen, dass deine Chargen rückverfolgbar sind?

Die Chargenverwaltung macht es möglich und bietet dir verschiedene Benefits: 

• Behalte den Überblick: Mit der Chargenverwaltung ist jede Warenbewegung in deinem Start-up sauber an einem zentralen Ort dokumentiert und nachvollziehbar.
• Bleibe transparent: Du kannst deinen Kunden gegenüber jederzeit transparent kommunizieren, was in deinen Lebensmitteln steckt und woher die Inhaltsstoffe kommen. 
• Behalte die Kontrolle: Ist trotz gründlicher Arbeit doch mal ein Rückruf notwendig, kannst du deine Kunden rechtzeiUg und gezielt informieren und so einen Shitstorm vermeiden. 

Werde kreativ mit der Chargenverwaltung

Lush zeigt, dass Chargenverwaltung überhaupt nicht langweilig sein muss, sondern deinem Business sogar zusätzliche Benefits bietet: Das Beauty-Unternehmen gibt seinen Produkten einen persönlichen Touch und personalisiert seine Chargen-Sticker. So zeigt die Company ihren Kunden, welcher Mitarbeiter die köstlich riechende Badebombe oder das natürliche Shampoo hergestellt hat. 

Braucht mein F&B-Start-up eine Chargennummer-Rückverfolgung? 

Die anspruchsvollen Qualitäts- und Sicherheitsanforderungen in der Lebensmittelindustrie zwingen sowohl etablierte als auch junge Food-Unternehmen dazu, die Rückverfolgbarkeit einzuhalten. Chargen helfen dir, dabei den Überblick zu behalten. Die Chargenverwaltung bietet sich vor allem an, wenn du mit deinem Business weiter wachsen willst.

Chargen systematisch zu verwalten ist auch dann besonders hilfreich, wenn du Produkte mit Bio Zertifizierung verkaufen willst. Denn dann kommen zu den ohnehin schon strengen Vorgaben weitere Qualitäts-Anforderungen hinzu.

Die Bio-Lebensmittelindustrie achtet zum Beispiel genau darauf, dass Geschmacksverstärker oder Zusätze mit künstlichen Farb- und Aromastoffen nicht verwendet werden. Mit der Verwaltung deiner Chargen kannst du die Einhaltung der Vorgaben transparent nachweisen. 

Lesetipp: Du möchtest den Versand und die Retouren deiner Waren effizienter und übersichtlicher gestalten? Fulfillment Tools helfen dir dabei, diesen Wunsch in Taten umzusetzen!

How to track your food: ERP-Software digitalisiert Chargennummer-Rückverfolgung 

In anderen Branchen mag der Business-Start mit Excel und Co. gut zu bewältigen sein. Food-Start-ups sollten aufgrund der strengen Anforderungen an die Qualitätssicherheit und die Handelsketten allerdings von Anfang an auf ein ERP-System setzen, um damit die Chargenverwaltung easy umzusetzen.

Als junges Start-up brauchst du dafür kein großes und schwerfälliges Tool wie SAP. Stattdessen kannst du mit Xentral in deinem Tempo starten: Das ERP ist so lean und modern, dass du damit die wichtigsten Prozesse automatisieren kannst und flexibel genug, um mit dir zu wachsen.

Wichtig ist, dass dein ERP Chargenrückverfolgung ermöglicht, damit bei Rückrufaktionen alle Daten nachvollziehbar sind. Für die Rückverfolgbarkeit deiner Food-Produkte bietet Xentral das Feature Chargenverwaltung. 

Mit Xentral kannst du:

• deine Chargen und wichtige Informationen dazu in einer Übersicht im Blick behalten
• eine Chargenhistorie nutzen, um Chargen zu überprüfen und zurückzuverfolgen
• bestimmen, wie Artikel ihre Seriennummern erhalten • Chargen- und Seriennummern-Artikel beim Ein- und Auslagern über einen Scanner erfassen
• Chargen und Seriennummern in der Produktion für eingehende Artikel ausbuchen und für produzierte Artikel neu vergeben
• über eine Schnellsuche und eine Filterfunktion alle Chargen durchsuchen 

Damit du ganz sicher sein kannst, alles richUg zu machen, haben wir uns bei der Rückverfolgbarkeit am IFS Food Standard (International Featured Standard Food) orientiert. Er gehört zu den wichtigsten Lebensmittelstandards überhaupt. 

Warum Food-Start-ups Xentral vertrauen 

Xentral ist eine flexible und moderne Food-ERP-Software, die dir den Business-Alltag einfacher macht. Ein Beispiel: Xentral automatisiert und optimiert deine ERP Lagerverwaltung und sortiert dabei auf Wunsch deine Waren nach Mindesthaltbarkeitsdatum. 

Damit geht immer zuerst die Ware an den Kunden, deren MHD als nächstes erreicht ist. Über die Chargennummern kannst du jederzeit nachvollziehen, welche Ware an welchen Kunden geliefert wurde – damit bist du bei Rückrufaktionen auf der sicheren Seite.

Mit unserem ERP haben auch andere Food-Start-ups ihre ambitionierten Ziele erreicht. Lass dich von der Success Story von KoRo inspirieren und lies, welche Insights CEO Constantinos für dich hat.

Wenn du wissen willst, was Xentral sonst noch für dein Start-up leistet, kannst du dir das ERP 14 Tage lang in Action ansehen.