How-to: Einkaufs- & Bestandsplanung optimieren

Das Wichtigste im Überblick 

• Eine manuelle Einkaufs- und Bestandsplanung mit Excel-Listen führt zu teuren Fehlern wie Überbeständen, Lieferengpässen und hoher Kapitalbindung.
• Die Lösung liegt in der Kombination bewährter Methoden (z. B. ABC-Analyse, Meldebestand) mit einem zentralen ERP-System, das deine Prozesse automatisiert.
• Durch die Automatisierung schaffst du eine datengestützte Basis für deine Entscheidungen, senkst Lager- und Prozesskosten und sicherst deine Lieferfähigkeit über alle Verkaufskanäle hinweg.

Was ist Einkaufs- & Bestandsplanung und warum ist sie entscheidend für dein Unternehmen? 

Einkaufs- und Bestandsplanung ist der strategische Prozess, der sicherstellt, dass du immer die richtige Menge an Produkten zur richtigen Zeit am richtigen Ort hast. Sie umfasst die Prognose der Nachfrage, die Planung der Beschaffung und das Management der Lagerbestände, um Lieferfähigkeit zu garantieren, ohne unnötig Kapital zu binden. Eine professionelle Planung ist der Hebel für die Optimierung deiner gesamten Lieferkette.

Warum ist eine gute Bestandsplanung so wichtig? Ohne eine klare Strategie riskierst du entweder unzufriedene Kund:innen durch Lieferengpässe oder hohe Kosten durch zu volle Lager. Eine gute Planung verfolgt klare Ziele:

• Maximale Lieferfähigkeit: Deine Produkte sind verfügbar, wenn die Nachfrage da ist.
• Minimale Kapitalbindung: Du bindest so wenig Kapital wie möglich in deinem Lager. 
• Reduzierte Lagerkosten: Du senkst die Kosten für Lagerfläche, Personal und Versicherung.
• Effiziente Prozesse: Deine Beschaffung und dein Bestandsmanagement laufen reibungslos und automatisiert ab.

Die 5 größten Herausforderungen: Von Überbeständen bis zu ineffizienten Excel-Listen 

Kommt dir das bekannt vor? Du kämpfst täglich mit Problemen, die deine Effizienz bremsen und unnötige Kosten verursachen. Oft sind es dieselben Hürden, an denen viele Unternehmen scheitern, bevor sie ihre Prozesse professionalisieren.

1. Überbestände und "totes Kapital": Zu viel bestellte Ware blockiert wertvolle Lagerfläche und bindet Kapital, das du für Wachstum oder Investitionen nutzen könntest. Hohe Lagerkosten sind die direkte Folge.
2. Fehlbestände (Out-of-Stocks): Nichts ist ärgerlicher als ein "Nein" an Kund:innen. Fehlbestände führen zu entgangenen Umsätzen, schaden deinem Ruf und können Kund:innen langfristig zur Konkurrenz treiben.
3. Hohe Kapitalbindung: Jeder Artikel im Lager ist gebundenes Kapital. Ohne eine präzise Planung und Prognose der Nachfrage wächst dieser Posten schnell an und bremst die Liquidität deines Unternehmens.
4. Manuelle Prozesse und Excel-Chaos: Unzählige Excel-Listen, manuelle Bestellungen und umständliche Datenabgleiche sind nicht nur extrem zeitaufwendig, sondern auch eine riesige Fehlerquelle. Gerade im Multichannel-Vertrieb führt das schnell zu Überverkäufen.
5. Fehlende Datenbasis für Prognosen: Ohne zentrale und verlässliche Daten ist jede Nachfrage-Prognose ein reines Ratespiel. Entscheidungen basieren auf Bauchgefühl statt auf Fakten, was die gesamte Planung instabil macht.

Methoden der Bestandsoptimierung im Überblick: Ein strategischer Leitfaden 

Um die genannten Herausforderungen zu meistern, gibt es bewährte Methoden, die dir helfen, deine Bestandsplanung auf eine strategische Grundlage zu stellen. Sie sind die theoretische Basis, die moderne Software in die Praxis umsetzt. Die richtige Strategie ist der erste Schritt zur Optimierung deiner Beschaffung und deines Bestandsmanagements.

Hier sind die wichtigsten Methoden im Überblick:

Diese Methoden bilden das Fundament für ein intelligentes Bestandsmanagement. Ihre volle Wirkung entfalten sie jedoch erst, wenn sie nicht manuell, sondern durch ein zentrales System automatisiert werden.

Mit einem ERP-System wie Xentral kannst du automatische Bestellvorschläge auf Basis von Mindestbeständen, Sicherheitsmargen, Lieferzeiten und Saisonalitäten konfigurieren. So werden Bestellungen ausgelöst, bevor es kritisch wird und das ganz ohne manuelle Kontrolle.

Die Lösung: Wie ERP-Software deine Einkaufs- & Bestandsplanung automatisiert und optimiert 

Du kennst die Probleme und die theoretischen Lösungsansätze. Doch wie setzt du das in der Praxis um, ohne dich in komplexen Formeln und Analysen zu verlieren? Die Antwort lautet: durch den Einsatz eines modernen ERP-Systems. Eine solche Software ist das zentrale Nervensystem für deine Prozesse und die Brücke von der Theorie zur effizienten Praxis.

Ein ERP-System löst die Kernprobleme der manuellen Planung:

• Zentrale Daten statt Silos: Alle relevanten Daten aus Vertrieb, Lager und Einkauf fließen an einem Ort zusammen. Das schafft eine "Single Source of Truth" und bildet die Basis für verlässliche Analysen und Prognosen.
• Automatisierung von Prozessen: Bestellvorschläge werden auf Basis von Meldebeständen oder Verkaufsprognosen automatisch erstellt. Das spart Zeit und reduziert menschliche Fehler bei der Beschaffung.
• Echtzeit-Transparenz: Du siehst jederzeit die aktuellen Lagerbestände über alle Kanäle hinweg. So werden Überverkäufe im Multichannel-Handel wirksam verhindert.

Digitale Integration: EDI & 3PL nahtlos anbinden 

Gerade bei wachsendem Auftragsvolumen oder in der Zusammenarbeit mit großen Handelspartner:innen wird die nahtlose Integration externer Systeme zum entscheidenden Faktor. Hier kommt die Stärke eines modernen ERP-Systems wie Xentral ins Spiel: Durch die Anbindung per EDI (Electronic Data Interchange) oder über 3PL-Schnittstellen (Third-Party Logistics) lassen sich zentrale Einkaufs- und Logistikprozesse vollständig automatisieren.

Was bedeutet das konkret?

• Bestellungen werden direkt aus dem ERP an Lieferant:innen oder Fulfillment-Partner übermittelt – ohne PDF, ohne E-Mail, ohne Zeitverlust.
• Advanced Shipping Notifications (ASN) signalisieren frühzeitig, welche Ware wann eintrifft – ideal für die Lagerplanung.
• Lagerbestände werden in Echtzeit synchronisiert: Zwischen deinem System und dem externen Lager herrscht vollständige Transparenz.
• Gutschriftverfahren und SAP-Anbindungen lassen sich ebenso integrieren wie moderne e-Procurement-Systeme.

Mit Xentral profitierst du von zahlreichen vorgefertigten Integrationen und einer offenen, API-basierten Architektur. So wird dein Einkauf nicht nur digitaler, sondern auch deutlich effizienter.

Best Practices: 4 Schritte zur erfolgreichen Implementierung deiner neuen Bestandsstrategie 

Die Einführung einer Software allein ist nur die halbe Miete. Eine erfolgreiche Transformation erfordert eine klare Strategie. Mit diesen vier Schritten legst du den Grundstein für eine datengestützte und effiziente Einkaufs- und Bestandsplanung.

1. Ist-Analyse durchführen: Wo liegen deine größten Schmerzpunkte? Analysiere deine aktuellen Prozesse, identifiziere Flaschenhälse und bewerte die Kosten, die durch Ineffizienz, Überbestände oder Fehlbestände entstehen.
2. Ziele klar definieren: Was möchtest du erreichen? Lege messbare Ziele fest, z.B. "Reduzierung der Lagerkosten um 15 %" oder "Steigerung der Lieferfähigkeit auf 98 %". Diese Ziele sind dein Kompass für die Optimierung.
3. Die richtige Software auswählen: Wähle ein ERP-System, das zu deinem Unternehmen passt und mit dir wächst. Achte auf wichtige Funktionen wie Multichannel-Integration, automatisierte Bestellvorschläge und flexible Analysemöglichkeiten.
4. Prozesse anpassen und optimieren: Nutze die Einführung der neuen Software als Chance, um alte Arbeitsweisen zu überdenken. Schulen deine Mitarbeiter:innen und etabliere die neuen, automatisierten Prozesse als Standard im Unternehmen.

Fazit: Starte jetzt deine Transformation zu einer datengestützten Bestandsplanung 

Eine professionelle Einkaufs- und Bestandsplanung ist kein "Nice-to-have", sondern ein entscheidender Wettbewerbsvorteil. Der Abschied von fehleranfälligen Excel-Listen und manuellen Prozessen ist der logische Schritt für jedes wachsende Unternehmen.

Durch die Kombination aus bewährten Methoden und der Automatisierung durch ein modernes ERP-System verwandelst du deine Bestandsplanung von einer reaktiven Last in einen proaktiven Motor für mehr Effizienz, geringere Kosten und nachhaltiges Wachstum.