11 Zeitmanagement-Methoden & Tipps für mehr Produktivität

Sobald sich ein erster Wachstumserfolg einstellt, wird auch der Berg an Aufgaben stetig größer. Was sich dagegen nicht vermehrt, ist die dir zur Verfügung stehende Zeit. Da du dich verständlicherweise nicht 24/7 deinem Unternehmen widmen willst, musst du deine Zeit möglichst effizient nutzen. In diesem Blogbeitrag stellen wir dir elf der besten Zeitmanagement Methoden im Überblick vor, damit du dein Tagespensum besser in den Griff bekommst und ein effektives Zeitmanagement auf die Beine stellen kannst. Manche von ihnen trennen Relevantes von Irrelevantem, bei anderen handelt es sich um Methoden des Zeitmanagements, die du aktiv auf deine Arbeitsweise anwenden kannst. Hineinschauen lohnt sich!

Was ist Zeitmanagement?

Unter Zeitmanagement, auch Zeitplanung genannt, versteht man die Planung und Umsetzung einer effektiven Zeiteinteilung mit dem Ziel, Aufgaben und Projekte effizient umzusetzen. Im erweiterten Sinn beschreibt Zeitmanagement die Vorgehensweisen bzw. Methoden zur Aufgabenbearbeitung innerhalb der zur Verfügung stehenden Zeit.

Vorteile von Zeitmanagement Methoden

Alle Zeitmanagement Methoden haben eines gemeinsam: Sie bieten dir zahlreiche Vorteile. Die wichtigsten haben wir für dich zusammengestellt:

• Stressabbau: Durch organisiertes Zeitmanagement und geplante Aufgaben kannst du Stress reduzieren oder gar ganz vermeiden, da du stets einen klaren Überblick über deine Verpflichtungen behältst.
• Produktivitätssteigerung: Die Implementierung von Zeitmanagement Methoden hilft dir, mehr Aufgaben in kürzerer Zeit erledigen zu können, wodurch du deine Produktivität immens steigern kannst.
• Bessere Priorisierung: Zeitmanagement Methoden helfen dir, wichtige von unwichtigen ToDos zu unterscheiden. So kannst du dich besser auf das Wesentliche konzentrieren.
• Erhöhte Effizienz: Du arbeitest strukturierter und eliminierst Zeitverschwendungen durch unnötige Projekte, wenn du Zeitmanagement Methoden in deinem Alltag integrierst.
• Verbesserte Zielerreichung: Durch ein systematisches Abarbeiten von Aufgaben erreichst du deine Ziele schneller.

11 effektive Zeitmanagement Methoden für dein Business

Um dir die ersten Schritte in Richtung effektives Zeitmanagement zu erleichtern, haben wir im Folgenden elf erfolgreiche Zeitmanagement Methoden für dich übersichtlich zusammengefasst.

Zeitmanagement Methode #1: Das Pareto-Prinzip

Wie eine kurze Recherche belegt, gibt es ganze Bücher rund um das Pareto-Prinzip. Dabei lässt sich diese Zeitmanagement-Methode schnell erklären: Im Wesentlichen geht es darum, mit 20 Prozent des Aufwands bzw. der Zeit 80 Prozent aller anfallenden Aufgaben zu erledigen.

Klingt utopisch, ist es aber nicht. Die größte Herausforderung besteht darin, die Tasks zu identifizieren, die unter die tatsächlich relevanten 80 Prozent fallen.

Wenn dir das gelingt, kannst du fünfmal schneller arbeiten und deinen Fokus auf die wichtigsten Aufgaben lenken. Auf diese Art macht das Pareto-Prinzip Schluss mit unnötigem Perfektionismus, der dich und dein Unternehmen nur aufhält und das Ergebnis marginal verbessert. Im Arbeitsalltag sind 80 Prozent oft vollkommen ausreichend. Wir wollen allerdings nicht verhehlen, dass es hierbei auch Ausnahmen gibt. Gesetzliche Mindestvorgaben nur zu 80 % zu erfüllen, wäre beispielsweise nicht ratsam!

Zeitmanagement Methode #2: Die ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode nach Lothar Seiwert dient der Arbeitsorganisation, genauer gesagt der Vorausplanung kommender Aufgaben. Wie der Name schon vermuten lässt, umfasst diese Zeitmanagement-Methode fünf Schritte.

A – Aufgaben: Im ersten Schritt definierst du die Aufgaben, die du in nächster Zeit erledigen willst,

L – Länge: Im zweiten Schritt versuchst du, den für die Aufgaben aus Schritt A benötigten Zeitaufwand zu schätzen.

P – Puffer: Deine Planung sollte immer eine Pufferzeit beinhalten, um Unterbrechungen und/oder spontan anfallende Aufgaben aufzufangen. Eine allgemeingültige Zeitspanne gibt es hier nicht. Je nach Aufgabengebiet kann der Puffer aber durchaus 30, 40 oder sogar 50 Prozent der Arbeitszeit in Anspruch nehmen.

E – Entscheidung: In dieser Phase solltest du die Aufgaben aus Schritt A gewichten und entscheiden, welche von ihnen wirklich dringlich sind. Hier kann und sollte das Pareto-Prinzip Anwendung finden!

N – Nachkontrolle: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Zu guter Letzt solltest du dich deshalb vergewissern, dass deine Planung sinnhaft und vor allem realistisch ist. 

⁠Zeitmanagement-Methode #3: Eat the Frog

„Eat the Frog“, eines der berühmtesten Zitate von Mark Twain, beschreibt gleichzeitig eine einfache, aber effektive Methode für das Zeit- und Selbstmanagement. „Eat the Frog“ meint im übertragenen Sinne nichts Anderes als „Erst die Arbeit, dann das Vergnügen.“ Gemünzt auf deinen Arbeitsalltag bedeutet dieses Prinzip, immer erst mit den lästigsten Aufgaben anzufangen und sich zum angenehmeren Teil des Tages durchzuarbeiten. Das hat mehrere positive Effekte: Zum einen bist du früh am Tag frischer und noch eher im Stande, schwierige Herausforderungen zu bewältigen. Ist das geschafft, kannst du mit einem zufriedenen Gefühl an den Rest des Tages herangehen. Ganz anders sieht es aus, wenn die leidigen Themen erst noch vor dir liegen.

Zeitmanagement-Methode #4: 10-10-10

„Welche Konsequenzen hat meine Entscheidung in …

… 10 Minuten?“

… 10 Monaten?“

… 10 Jahren?“

Diesen Fragen geht die 10-10-10-Methode auf den Grund und hilft dir dabei, die Tragweite deiner Entscheidungen besser beurteilen zu können. So kannst du unwichtige Themen herausfiltern und dich auf die Dinge konzentrieren, die auch mittel- und langfristig bedeutsam für dich und dein Business sind.

Zeitmanagement Methode #5: Die Pomodoro-Technik

Pomodoros sind kleine Küchenuhren in Form einer Tomate. Gleichzeitig sind sie jedoch auch namensgebend für eine besonders effektive Technik des Zeitmanagements. Diese sieht ein konzentriertes Arbeiten in kurzen Intervallen von beispielsweise 25 Minuten vor. Nach jedem Intervall folgt eine kleine Pause von 5 Minuten, ehe die nächste Einheit mit 25 Minuten konzentrierter Arbeit folgt. Nach vier Einheiten solltest du eine längere Pause von 20 bis 30 Minuten einlegen.

Selbstverständlich kannst du dein Zeitintervall frei wählen und eine Kombination nutzen, die besser zu deiner Arbeitsweise passt. Worauf es dagegen wirklich ankommt, ist die Arbeit in den Pausenzeiten auch tatsächlich zu unterbrechen. Idealerweise stehst du kurz auf, läufst umher und/oder holst dir vor der nächsten Einheit ein Getränk. Ziel der kleinen Pausen ist es, deine Konzentrationsfähigkeit auch über einen längeren Zeitraum zu erhalten.

Zeitmanagement Methode #6: Die ABC-Methode

Zeitmanagement ist kein Hexenwerk, das beweist die ABC-Methode, die häufig auch ABC-Analyse genannt wird. Hier geht es schlicht und ergreifend darum, anfallende Aufgaben zu sortieren und wenn möglich zu delegieren. Dazu wird deine To-do-Liste in die Kategorien A, B und C eingeteilt.

A – Aufgaben der Kategorie A sind für gewöhnlich nicht delegierbar und benötigen deine volle Aufmerksamkeit. Deshalb solltest du diesem Teil ca. 60 Prozent deiner Zeit widmen. 

B – Diese Tätigkeiten sind von durchschnittlicher Wichtigkeit und meistens delegierbar. Sie sollten nicht mehr als 25 Prozent deiner Zeit in Anspruch nehmen.

C – Kategorie C gehört zu der Sorte von Aufgaben, die du im besten Fall gar nicht erledigen willst, weil sie sehr zeitraubend sind und wenig Mehrwert bieten. Mehr als 15 Prozent deiner Zeit solltest du nicht einplanen.

Zeitmanagement Methode #7: Die Zeitflussanalyse

Viele der hier vorgestellten Zeitmanagement-Methoden schauen in die Zukunft. Manchmal kann es aber auch hilfreich sein, zurückzublicken und die jüngste Vergangenheit Revue passieren zu lassen. Genau das ist das Ziel der Zeitflussanalyse.

Bei dieser Technik dokumentierst du deine Arbeitsweise für mindestens eine Woche genauestens. Dabei geht es vor allem darum, auch solche Tätigkeiten zu erfassen, die dich eigentlich nur aufhalten, wie unnötiges surfen im Internet, Smalltalk usw. Die Zeitflussanalyse setzt daher akribisches Arbeiten voraus, hilft aber dabei, mit schlechten Angewohnheiten aufzuräumen.

Zeitmanagement Methode #8: Timeboxing & Timeblocking

Beim Timeboxing wird eine feste Zeitspanne, eine sogenannte "Box", für ein bestimmtes ToDo reserviert. Nach Ablauf der dafür vorgesehenen Zeit wird die Aufgabe beendet. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Aufgabe abgeschlossen ist oder noch nicht. Timeboxing hilft dir also, dich auf die Aufgabe zu konzentrieren und Ablenkungen zu minimieren, da man genau weiß, wie viel Zeit dafür zur Verfügung steht.
Timeblocking ähnelt dem Timeboxing sehr. Beim Timeblocking wird allerdings der gesamte Tages- oder Wochenablauf in Blöcke unterteilt, statt nur eine Aufgabe zu planen. Jeder einzelne Block hat einen definierten Anfang und ein klares Ende. So kannst du deinen Tag oder deine gesamte Woche strukturieren und dafür sorgen, dass du ausreichend Zeit für wichtige Aufgaben einkalkuliert hast.

Zeitmanagement Methode #9: Getting Things Done (GTD)

GTD steht für Getting Things Done und ist eine Zeitmanagement Methode, die vom US-Amerikanischen Autor David Allen 2001 erstmals vorgestellt wurde. Sie basiert auf folgenden fünf Schritten:

1. Erfassen: Übertrage alle deine Aufgaben und Ideen in ein externes System (z.B. Notizbuch, App).

2. Verarbeiten: Analysiere jede der zuvor erfassten Aufgaben und unterteile diese in konkret ausführbare Schritte.

3. Organisieren: Sortiere Aufgaben nach Priorität, Kontext und Fristen. Nutze hierfür Listen und sortiere nach Kategorien.

4. Durchsehen: Überprüfe deine Listen und Pläne regelmäßig, um sicherzustellen, dass alle deine ToDos stets auf dem aktuellen Stand sind.

5. Erledigen: Arbeite deine Aufgaben nach Priorität und Kontext kontrolliert ab.

Insgesamt hilft dir GTD dabei, dich besser zu fokussieren und Aufgaben systematisch zu erledigen.

Zeitmanagement Methode #10: 60-60-30-Arbeitsrhythmus

Der 60-60-30-Arbeitsrhythmus garantiert ein effektives Zeitmanagement durch die Kombination von produktiven Arbeitsphasen mit ausreichenden Erholungspausen. Der Rhythmus dieser Zeitmanagement Methode besteht aus zwei produktiven Arbeitsphasen von jeweils 60 Minuten, auf die dann 30 Minuten Pause folgen.

Während der aufeinanderfolgenden 60-minütigen Arbeitsphasen konzentrierst du dich ausschließlich auf deine ToDos. So maximierst du deine Produktivität. Minimiere hierfür jegliche Ablenkung an deinem Arbeitsplatz, um ununterbrochen arbeiten zu können. Auf die beiden Arbeitsphasen folgt im Anschluss eine 30-minütige Pause, in der du dich entspannen kannst. In dieser Pause kannst du deine Konzentrationsfähigkeit beispielsweise durch einen kurzen Spaziergang oder leichte körperliche Übungen wieder auftanken, sodass du in den darauffolgenden Arbeitsphasen weiterhin produktiv arbeiten kannst.

Insgesamt fördert der 60-60-30-Arbeitsrhythmus eine ausgeglichene Arbeitsweise, die sowohl deine Produktivität als auch dein Wohlbefinden am Ende des Tages verbessert.

Zeitmanagement Methode #11: Die Eisenhower-Matrix

Zum Schluss servieren wir dir noch einen echten Evergreen des Zeitmanagements: die Eisenhower-Matrix, die vielen auch unter dem Begriff "Eisenhower Prinzip" bekannt ist. In dieser wird jede Tätigkeit in einen von vier sog. Eisenhower-Quadranten eingeteilt. Das Ganze sieht in etwa so aus:

⁠Im ersten Eisenhower-Quadranten (oben links) befinden sich die A-Aufgaben. Das sind solche, die du auf gar keinen Fall aufschieben solltest, da sie sowohl von enormer Wichtigkeit als auch schnell zu erledigen sind. Naturgemäß finden sich hier vor allem negativ behaftete Tasks wie unvorhergesehene Produktions- oder Lieferstopps.

Rechts von den A-Aufgaben lassen sich die B-Aufgaben einordnen. Diese sind für deinen Geschäftsalltag immer noch von großer Bedeutung, sind aber besser planbar und dementsprechend weniger dringend. Eine typische B-Aufgabe könnte zum Beispiel ein wichtiger Kundentermin sein.

Im unteren Bereich der Eisenhower-Matrix befinden sich die weniger wichtigen Aufgaben. C-Aufgaben (unten links) kennzeichnen sich durch eine hohe Dringlichkeit. Dabei könnte es sich beispielsweise um das Schreiben von E-Mails, Telefonieren oder die interne Kommunikation mit Kolleginnen und Kollegen handeln. Es ist nicht so, dass diese Dinge gänzlich unwichtig sind. Ihre Bedeutung wird aber vielmehr mit Blick auf die Langzeitauswirkungen ersichtlich. Mangelnde Kommunikation kann eine Kundenbeziehung beispielsweise nachhaltig schädigen! Für Aufgaben der Gruppe C gilt daher: „So wenig wie möglich, so viel wie nötig.“ Versuche, diese Tasks zu reduzieren und deine Kommunikation so effizient wie möglich zu gestalten.

Die tatsächlichen Zeitfresser befinden sich im vierten Quadranten der Eisenhower-Matrix. Diese Aufgaben solltest du meiden, wann immer es geht, da sie keine Relevanz für deinen Arbeitsalltag haben.

Zeitmanagement Tipps

Damit du dein Zeitmanagement auch mit einfachen Maßnahmen verbessern kannst, haben wir für dich eine Liste mit den zehn wichtigsten Tipps für eine effektive Zeiteinteilung zusammengestellt:

• Vorausplanen: Erstelle regelmäßig ToDo-Listen, um Aufgaben zu priorisieren.
• Nein sagen: Lehne Aufgaben ab, die dich nicht voranbringen oder zu viel Zeit kosten.
• Aufgaben weitergeben: Gib Aufgaben an Kolleg:innen weiter, um dich auf priorisierte Projekte zu konzentrieren.
• Zeitblöcke setzen: Plane feste Zeiten für bestimmte Aufgaben.
• Multitasking vermeiden: Fokussiere dich auf eine Aufgabe, um Flüchtigkeitsfehler durch Multitasking zu vermeiden.
• Effiziente Werkzeuge nutzen: Verwende Kalender oder Apps zur Verwaltung deiner Aufgaben.
• Zeit analysieren: Überprüfe deine Zeitnutzung regelmäßig, um Optimierungspotenziale zu realisieren.
• Ablenkungen minimieren: Schaffe eine ablenkungsfreie Arbeitsumgebung, um fokussiert arbeiten zu können.
• Pausen einlegen: Mache regelmäßige Pausen, um deine Konzentration für eine längere Zeit zu erhalten.
• Ziele setzen:Setze dir klare Ziele, die du kontinuierlich abarbeiten kannst.

Welche Tipps Claudia und Benedikt, die Gründer von Xentral, noch für junge Unternehmen parat haben, erfährst du in diesem Interview: 

Zeitmanagement Tools

Organisation ist alles. Neben den von uns vorgestellten Zeitmanagement Methoden gibt es auch zahlreiche Helfer im Web, die dich bei der Planung und Strukturierung deiner Aufgaben unterstützen. Ein paar davon zeigen wir dir jetzt.

Asana

Im Bereich der Planungstools gehört Asana zu den Global Playern. Nach eigenen Angaben zählt der Dienst mehr als 100.000 Unternehmen in über 190 Ländern zu seinen Kundinnen und Kunden, darunter DHL, Beiersdorf oder Vaillant. Neben zwei kostenpflichtigen Tarifen bietet Asana auch eine kostenlose Version für kleine Teams mit bis zu 15 Mitgliedern. Das macht das Tool auch für Startups interessant. Mit Asana kannst du deinen Mitarbeiter:innen Aufgaben und/oder Projekte zuweisen. Über das Aktivitätenprotokoll lässt sich der Aufgabenstatus aktualisieren und ist für alle involvierten Personen jederzeit abrufbar. In der freien Version gibt es drei verschiedene Projektansichten (Listen-, Board- und Kalenderansicht), mit den Premiumversionen gesellt sich noch eine Zeitleistenansicht hinzu. Darüber hinaus lassen sich an Asana viele weitere Tools anbinden, zum Beispiel Slack, Outlook oder die Adobe Creative Cloud.

Microsoft To Do

Wenn du dein Tagwerk wie viele Unternehmen bereits in einer Microsoft-Office-Umgebung verrichtest, könnte das komplett kostenlose Microsoft To Do für dich und dein Business interessant sein. Auch mit diesem Tool kannst du Aufgaben anlegen und an dein Team delegieren. Besonders praktisch ist die Funktion „Mein Tag“, mit der du bestimmte ToDos markieren und in einer separaten Übersicht organisieren kannst. So kannst du dir nur die Aufgaben herausfiltern, die am jeweiligen Tag erledigt werden sollen – ein gutes Tool für die weiter oben vorgestellte ALPEN-Methode!

So hilft dir Xentral bei deinem Zeitmanagement

⁠⁠Xentral ist die Zentrale für dein Business. Du kannst dein Auftragsmanagement und deine Rechnungslegung zu 100 Prozent automatisieren und das ERP nahtlos in deine übrige Systemlandschaft integrieren. Allein die Automatisierung zahlreicher Prozesse hilft dir enorm, Zeit zu sparen und Fehlerquellen zu minimieren. Darüber hinaus lässt sich Xentral aber auch als Planungstool einsetzen.

Zeiterfassung

Xentral verfügt über eine integrierte Zeiterfassung, mit der deine Kolleginnen und Kollegen ihre Arbeitszeiten selbstständig eintragen können. Alles, was du tun musst, ist, die Einträge zu bestätigen. So verlierst du keine Zeit mehr mit unnötigen, administrativen Aufgaben.

Kanban-Board

Mithilfe von Kanban-Boards kannst du deine Projekte und Aufgaben definieren und zuweisen. Du kannst Budgets festlegen und hast die laufenden Kosten stets im Blick. Doch nicht nur für die interne Organisation ist das Kanban-Board praktisch. Du kannst deine Projekte auch direkt mit deinen Kundinnen und Kunden verbinden. Direkte Verknüpfungen mit dem Auftragsmanagement und deiner Rechnungslegung sind ebenso möglich.

Team-Chat inklusive

Für die teaminterne Organisation ist ein Kanban-Board super, manchmal muss es aber schnell gehen. Das wissen wir auch und stellen dir mit Xentral einen integrierten Team-Chat zur Verfügung, über den du ohne Umschweife mit deiner Belegschaft Kontakt aufnehmen kannst.