Klapster: Weniger Listen und 20h mehr Zeit pro Woche

Weil Platz in ihrer Studierenden-WG Mangelware war, suchte Lukas Wagner einen Weg, den vorhandenen Wohnraum besser auszunutzen.

Die Lösung: Eine Treppe, die sich bei Bedarf von der Wand falten lässt und den Wohnraum mit einer Zwischenebene verbindet. Aus der Idee entstand das gemeinsame Unternehmen raumvonwert GmbH​, das unter der Marke Klapster Raumspartreppen vertreibt.

Damit sich die Prozesse der Gründer:innen genauso einfach entfalten können wie ihre Treppen, suchten sie in der Wachstumsphase eine ERP-Lösung.

Hoher Komfort für Kund:innen, viel Komplexität für Prozesse 

raumvonwert organisiert die gesamte Wertschöpfungskette der Klapptreppen in Eigenregie – von der Idee über das Prototyping bis hin zur Serienfertigung. Die in Frankfurt am Main produzierten Treppen lagern in Alzenau, von wo aus der weltweite Versand an Endkund:innen (ca. 80 %) und B2B-Kund:innen (ca. 20 %) erfolgt. 

Vor der Bestellung können die Kund:innen ihre Treppe im Shop für unterschiedliche Herausforderungen und Einbausituationen konfigurieren. Damit die richtige Variante im Paket landet, müssen die Prozesse des Startups genauso mühelos ineinandergreifen wie die Teile ihrer Klapster-Treppe. All das sorgt zwar für Komfort für Kund:innen, erhöht jedoch die Komplexität interner Prozesse.

Die nächste Erfolgsstufe: Von Tabellen zu ERP-Prozessen 

Komplexe Prozesse waren es, die bei steigender Nachfrage nach den Origami-Treppen zum Hindernis für Wachstum wurden. „Wir sind als klassisches Startup mit viel Eigeninitiative und Herzblut gestartet, jedoch ohne CRM- und ERP-Software“, sagt Luigi Caputo, Projektleiter und Assistenz der Geschäftsführung bei Klapster. „Gerade im Onlineshop und in den Produktionsprozessen gab es Schmerzpunkte, mit denen wir nicht nach unseren Vorstellungen hätten wachsen können.“ 

Eine große Baustelle war laut Luigi die Lagerbewirtschaftung, die sich vor allem in Excel abspielte. „Da Produktion und Lager räumlich getrennt sind, brauchen wir einen schnellen und einfachen Überblick über unseren Bestand.“ Dafür suchte das Klapster-Team ein verlässliches ERP, um DIY-Prozesse gegen mehr Automatisierung und Stabilität zu tauschen.

Über den Flurfunk zur neuen ERP-Lösung 

Statt lange im Internet zu recherchieren, sprach das Klapster-Team mit dem Team von VanDeBord. Die beiden Unternehmen teilen sich Büroflächen und IT-Infrastruktur, außerdem ist der VanDeBord-Geschäftsführer Prokurist bei raumvonwert  – und zufriedener Xentral-User.

Da beide Unternehmen ähnliche Prozesse haben und wertvolles ERP-Wissen nur einen Gang über den Flur entfernt ist, war die Entscheidung für Xentral schnell gefällt. 

Im Oktober 2024 startete Klapser mit Xentral. Pünktlich zur wichtigsten Verkaufsphase: In Herbst, Winter und Frühjahr stehen bei vielen Menschen das Ausmisten des Dachbodens oder Veränderungen in den eigenen vier Wänden an. Seitdem arbeiten dast alle Teammitglieder bei raumvonwert mit Xentral. 

So arbeitet raumvonwert mit Xentral 

„Das Feedback unseres Teams ist durchweg sehr positiv“, berichtet Luigi. Statt wie früher mit mehreren Tabellen arbeiten zu müssen, nutzen die Mitarbeitenden ein übersichtliches Dashboard, das alle relevanten Informationen enthält und die Arbeit vereinfacht.

Zu den wichtigsten Xentral-Funktionen für Klapster gehören neben dem CRM, der Auftrags- und Lagerverwaltung und dem Fulfillment auch die Buchhaltung, die mit DATEV verbunden ist. „Der Monatsabschluss dauert bei uns nur noch fünf Minuten anstatt einer Stunde und durch digitalisierte Prozesse sparen wir pro Woche locker 15 bis 20 Stunden“, schätzt der Projektleiter.

Dank Xentral kann Luigi seine Ressourcen jetzt besser nutzen. Zum Beispiel für den Service – ein echter Vorteil, da Klapster keine Massenware anbietet, sondern ein beratungsintensives Nischenprodukt.

Neues Front- und Backend: Ein Gewinn für Kundschaft und Team 

Während der Implementierung von Xentral zog das Klapster-Team auch den Onlineshop zu Shopware um. Dort erhalten die Kund:innen unter anderem mehrsprachigen Support, um passende Produkte zu finden. „Wir bekommen oft das Feedback, dass unser Shop und der Bestellprozess sehr kundenfreundlich ausgerichtet sind“, sagt Luigi stolz. 

Mit den komfortablen Shopfunktionen hat das Klapster Team 2025 den Shopware Visionary Award gewonnen. Auch im Backend läuft dank Xentral alles mühelos ab: Die Bestellungen laufen automatisch im ERP ein, damit Produktion, Fulfillment und Buchhaltung zügig ablaufen. Mit Xentral als wichtiges Bindeglied der Wertschöpfungskette profitieren heute die Mitarbeitenden aller Bereiche von schnelleren Abläufen.

Mit Klapster klappt’s, mit Xentral läuft‘s 

Einfache und effiziente Prozesse und mehr Übersicht – die Einführung von Xentral ist aus Sicht der Treppenbauer ein Erfolg. Während der Black Week 2025 erwies sich die Software auch unter harten Bedingungen als zuverlässig: „Unsere erste Black Week lief super erfolgreich“, so das Fazit des Projektleiters.

Luigi ist so sehr von der Software überzeugt, dass er sie bereits an ein Startup weiterempfohlen hat, das inzwischen ebenfalls zur Xentral Community gehört. Seine Argumente: Xentral so flexibel wie die Produkte seines Unternehmens. Das System lässt sich schrittweise adaptieren und erweitern.

Wann immer es um synchrone Prozesse und Integrationen geht, kann Luigi mit Xentral ganz einfach „Workflow-Treppe“ bauen, die sein Team weiterbringt, ohne ihm im Weg zu stehen.