Wie STAY SPICED ! mit dem gleichen Team 6x mehr Pakete verschickt

Bei 100 Paketen am Tag war Schluss. Nicht wegen fehlender Nachfrage, nicht wegen zu kleinem Team, sondern weil das alte ERP-System einen einzigen Mitarbeiter zum Flaschenhals machte.

Lukas Walchhofer kennt Spiceworld seit dem ersten Tag. Damals: ein Mini-Office und ein Betonmischer für Gewürze. Heute ist daraus STAY SPICED ! geworden, eine der bekanntesten Gewürzmarken Österreichs. Die Marke verkauft über eigene Shopify-Stores, Amazon und österreichische Marktplätze, dazu kommen drei Concept Stores in Salzburg, Wien und Vorarlberg. Außerdem Gastronomie-Großhändler, Retailpartner und Exportmärkte in der Schweiz, Irland, Finnland und Zypern. Bald Polen und Schweden. Und dann noch Customizing-Produkte und Private Label.

Sieben Projekte, zwölf Preisstufen, Verkauf auf fast jedem Kanal, den es gibt. Was wie ein Albtraum für jede Warenwirtschaft klingt, läuft heute bei knapp 40 Mitarbeitenden über Xentral ERP.

Ein Mitarbeiter, der den ganzen Tag Lieferscheine druckt, ist kein Prozess 

Das alte ERP war ursprünglich für die Rezepturverwaltung gebaut worden, nicht für e-Commerce. Mit dem Wachstum von STAY SPICED ! wurde das zum Problem. Ein Mitarbeiter war ausschließlich damit beschäftigt, Aufträge zu disponieren und Lieferscheine zu drucken. Den ganzen Tag. Jeden Tag.

Der Lagerbestand war nicht verlässlich. Lagerplätze nicht klar definiert. Die Amazon-Anbindung lief nicht sauber. Exportpartner schickten Fax-Bestellungen, die Mitarbeitende manuell abtippten. Und weil das System auf eigenen Servern lief, stieß es genau dann an seine Grenzen, wenn es am meisten gebraucht wurde.

Warum die Wahl auf Xentral fiel 

STAY SPICED ! hat mehrere Systeme evaluiert. Am Ende gaben drei Punkte den Ausschlag.

Das alte System lief auf eigenen Servern. Homeoffice war kaum möglich, und wenn die Kapazität in der Peak-Season nicht reichte, landete das Problem sofort auf Lukas' Schreibtisch. Mit Xentral war das vorbei: verfügbar, skalierbar, kein eigener Infrastrukturaufwand.

Dazu kam ein starkes Onboarding-Setup. STAY SPICED ! bekam von Anfang an einen kompetenten Ansprechpartner an die Seite, der das System wirklich kannte.

Und schließlich die Frage: Wohin entwickelt sich das System? Lukas wollte keine Software, die sein Team selbst zusammenflicken muss. Er wollte ein System, das den Alltag von Händlern versteht und daraus weiter denkt.

Go-Live in fünf Monaten, pünktlich vor der Weihnachtssaison 

Das Ziel war klar: vor Q4 live gehen. Projektstart im Mai, Ende September war Xentral im Einsatz. Fünf Monate von der Entscheidung bis zum Go-Live, im laufenden Betrieb.

Der Anspruch war bewusst pragmatisch gesetzt. Nicht 100 % vom ersten Tag an, sondern Priorität auf das Wichtigste: Aufträge automatisiert abarbeiten. Das klappte. Der Unterschied war sofort spürbar. Das Team musste nicht mehr auf eine Person warten. Der Stress in der ersten Peak-Season war weg.

572 Regalstellplätze, kein Vertriebskollege mehr im Lager 

Die Kommissionierung war lange der operative Engpass. Lukas' Bruder ist Data Scientist. Gemeinsam führten sie eine algorithmische Lageranalyse durch: 572 Regal-Stellplätze, so arrangiert, dass der Großteil der Warenkörbe innerhalb von vier Feldern abgedeckt ist. Der Mitarbeitende geht zwei bis vier Meter, dreht um, fertig.

Das lief über Kommissionierlisten auf Papier. Gut optimiert, aber mit einem harten Limit. Maximal vier Personen gleichzeitig im Gang, bevor es eng wurde. Bei Großkundenaufträgen fiel die Wegoptimierung komplett weg. In jeder Peak-Season mussten Kolleginnen und Kollegen aus dem Vertrieb im Lager aushelfen.

Mit der Mobile Picking App läuft die Kommissionierung heute über Scanner-Geräte direkt im Lager. Sammelkommissionierung bedeutet: ein Lauf, ein Wagen, bis zu zwölf Kisten gleichzeitig. Letztes Jahr hat kein einziger Kollege aus dem Vertrieb im Lager ausgeholfen. Zum ersten Mal.

4.000 Lagerplätze inventarisiert. In acht Stunden. 

Die Jahresinventur war früher ein mehrtägiges Projekt. STAY SPICED ! hatte dafür ein externes Tool programmieren lassen, das regelmäßig Probleme machte. Dieses Jahr wickelte das Team die komplette Inventur erstmals über die Xentral Inventory-App ab. Früher hat die Inventur mindestens zwei Tage gedauert. Heute ist das Team nach acht Stunden fertig. Und das bei 4.000 Lagerplätzen, inklusive Verpackungsmaterial.

Procuros beendet das Fax-Zeitalter 

Export- und Handelspartner, die früher Fax-Bestellungen schickten, schicken heute PDFs. Procuros liest sie aus und übergibt die Bestellung direkt an Xentral. Kein manuelles Abtippen mehr, keine Fehlerquelle. Die interne Direktive ist eindeutig: Niemand tippt mehr Bestellungen ab.

Xentral als Betriebssystem für das ganze Unternehmen 

STAY SPICED ! nutzt Xentral quer durch alle Bereiche: Einkauf, Logistik, Buchhaltung, Berichtswesen, Ticketing, Stammdatenpflege für Produktbilder und -texte, Marktplatzanbindungen über Xentral Connect. Für den Kundensupport kommt Xentral Go dazu. Fast alle 40 Mitarbeitenden haben einen Zugang. Auch Marketing. Auch die Store-Mitarbeitenden.

Die Amazon-Anbindung, früher ein dauerhafter Schmerzpunkt, läuft heute ohne manuelle Eingriffe durch. Eine ERP-Einführung läuft nie völlig reibungslos, das weiß auch Lukas. Was den Unterschied macht: Xentral ist greifbar, geht auf Feedback ein und versteht sich als Partner, nicht als Softwareanbieter.

Heute macht STAY SPICED ! bis zu 600 Pakete am Tag. Ohne dass irgendwer gestresst ist. Selbst testen oder beraten lassen.