3 echte Xentral Flows Praxisbeispiele, die dir täglich Stunden sparen

Warum haben Workflows und nicht neue Tools den größten Hebel?  

Bei der Prozessoptimierung unterläuft so manchen Teams ein kleiner Denkfehler: Statt ihre Abläufe zu verbessern, optimieren sie ihre Tools. Ein neues Versandtool, eine bessere Lagersoftware, ein weiteres Dashboard: trotzdem sitzt jemand jeden Morgen da und überträgt Daten von A nach B. 

Denn die Lösung ist der Schritt dazwischen: Es bedarf eines zuverlässigen Workflows.

Xentral Flows greifen direkt auf ERP-Daten zu, ohne Middleware, API-Roundtrip oder externe Abhängigkeit. Ein Workflow in Xentral kennt den Lagerbestand, den Zahlungsstatus, die Kundengruppe und den Kanalursprung einer Bestellung. Er muss diese Informationen nicht erst irgendwo abfragen, sondern hat sie jederzeit parat.

Das ist der strukturelle Unterschied zu externen Automatisierungstools: ERP-Automatisierung funktioniert im Alltag nur dann reibungslos, wenn die Workflows im System laufen, nicht zwischen Systemen.

Was ist der Unterschied zwischen Xentral Flows und Xentral KI-Agenten, kurz erklärt? 

Xentral Flows sind regelbasierte Wenn-Dann-Automatisierungen im ERP für den Handel: Ein definierter Trigger löst eine definierte Aktion aus. 

KI-Agenten in Xentral analysieren eingehende Informationen (z. B. eine Support-Mail) und bereiten eine Antwort oder Aktion vor, ohne dass ein fester Trigger nötig ist. Flows sind ideal für wiederkehrende, klar definierte Prozesse. KI-Agenten übernehmen dort, wo Kontext und Interpretation gefragt sind.

Workflow 1: Versandlabel nach Packen automatisch erstellen 

Einer der häufigsten Reibungspunkte im Lageralltag: Der Schritt zwischen Packen und Versand ist manuell. Dort entstehen Verzögerungen und Fehler.

Das Problem 

Deine Mitarbeitenden im Lager packen eine Bestellung. Sie legen sie beiseite und müssen dann manuell ins ERP wechseln. Sie suchen den Auftrag, setzen den Status auf „verpackt“ und fordern das Versandlabel an. Drei Schritte, die nichts mit dem eigentlichen Packen zu tun haben. Bei 200 Bestellungen täglich summiert sich das auf Stunden.

Hier entstehen Fehler: Ein Auftrag wird verpackt, aber das Label wird vergessen. Die Bestellung liegt im Lager, der Kunde wartet.

Die Workflow-Logik 

• Trigger: Auftragsstatus wechselt auf „verpackt“.

• Aktion: Xentral erstellt automatisch das Versandlabel beim hinterlegten Versanddienstleister und ordnet es dem Auftrag zu.

• Parameter: Versandart und Dienstleister werden aus den Auftragsregeln gezogen. Es ist keine manuelle Auswahl nötig.

Dieser Workflow ist in der Xentral Workflow-Bibliothek als vorgefertigter Typ verfügbar und lässt sich ohne Konfigurationsaufwand direkt aktivieren. Wie du den Workflow Schritt für Schritt im ERP einrichtest, zeigt dir der geführte Setup-Prozess direkt in der Bibliothek.

Das Ergebnis 

• Es gibt keinen manuellen Schritt zwischen Packen und Label-Erstellung.

• Die Fehlerquelle „vergessenes Label“ entfällt strukturell.

• Das Lagerteam arbeitet schneller, weil ein Medienbruch wegfällt.

Workflow 2: Unbezahlte Vorkasse-Bestellungen regelbasiert stornieren 

Offene Vorkasse-Aufträge sind stille Bestandskiller: Sie blockieren Lagerplatz und verfälschen die Buchungslage. Zu oft bleibt so etwas zu lange unbemerkt.

Das Problem 

Vorkasse-Bestellungen, die nicht bezahlt werden, blockieren Lagerbestand. Der Artikel ist reserviert, steht aber nicht zur Verfügung für andere Kund:innen und Kanäle. Wer das manuell überwacht, prüft täglich eine Liste, sucht überfällige Aufträge und storniert sie einzeln. Das kostet Zeit und passiert mitunter nicht konsequent genug.

Die Folge: Bestände, die auf dem Papier vergeben sind, aber physisch im Regal stehen, und Buchungen, die nicht mit der Realität übereinstimmen. Eine automatische Bestandssynchronisation per Workflow löst das, ohne dass jemand täglich eingreifen muss.

Die Workflow-Logik 

• Trigger: Zahlungseingang bleibt aus – Frist X Tage nach Bestelleingang überschritten (konfigurierbar, z. B. 7 Tage).

• Bedingung: Zahlungsart = Vorkasse, Zahlungsstatus = offen.

• Aktion: Auftrag wird automatisch ab Tag X storniert, Bestand wird freigegeben, optional: Stornobestätigung an Kund:in.

• Parameter: Frist, Zahlungsart und Stornobegründung sind frei konfigurierbar.

Das Ergebnis 

• Der Lagerbestand ist jederzeit korrekt. Es gibt keine Phantomreservierungen.

• Die Buchungsqualität steigt, weil offene Aufträge nicht künstlich in der Pipeline bleiben.

• Das Operations-Team spart die tägliche manuelle Prüfung komplett ein.

Ein Handelsunternehmen mit 20 % Vorkasse-Anteil und 150 Bestellungen täglich hat im Schnitt 30 Aufträge, die wöchentlich geprüft werden müssen. Dieser Workflow übernimmt das vollständig, ohne dass jemand eine Liste öffnen muss.

Workflow 3: B2B-Kundschaft automatisch der richtigen Kundengruppe zuweisen 

Wer B2B- und B2C-Kund:innen parallel bedient, kennt das Szenario: Neue Geschäftskunden landen versehentlich in der falschen Preisgruppe, und niemand korrigiert das schnell genug.

Das Problem 

Ein neuer Geschäftskunde legt sich ein Konto an. Er sieht aber zunächst Endkundenpreise und bekommt keine Staffelrabatte.

Ein Teammitglied, dem das irgendwann zufällig auffällt, muss den Geschäftskunden manuell in die richtige Kundengruppe verschieben. Bis dahin hat der Kunde jedoch möglicherweise schon eine Bestellung mit den falschen Preisen aufgegeben.

Die Workflow-Logik 

• Trigger: Neuer Kunde wird angelegt oder eine Bestellung geht ein.

• Bedingung: Kundendaten enthalten ein Pflichtfeld, das auf B2B hinweist, z. B. eingetragene USt-IdNr., bestimmte E-Mail-Domain oder manuell gesetztes Merkmal.

• Aktion: Kunde wird automatisch der definierten B2B-Kundengruppe zugewiesen, inklusive hinterlegter Preisliste, Zahlungsbedingungen und Rabattlogik.

• Parameter: Erkennungsmerkmal, Zielkundengruppe und zugehörige Preisliste sind konfigurierbar.

Das Ergebnis

• Jeder neue B2B-Kunde bekommt sofort die richtigen Preise, ohne manuelle Nacharbeit.

• Falsch berechnete Aufträge durch eine falsche Kundengruppe entfallen.

• Skalierbarkeit: Ob 10 oder 1.000 neue B2B-Kunden pro Monat, der Prozess läuft stets identisch.

Ein Unternehmen, das monatlich 50 neue B2B-Kunden onboardet, spart mit diesem Workflow die manuelle Prüfung und Zuweisung für jeden einzelnen Datensatz. Das sind bei 5 Minuten pro Kunde über 4 Stunden im Monat allein für diesen einen Schritt.

Das ist der Kern der No-Code-Workflow-Automatisierung in einem ERP für den Mittelstand: Prozesse, die einmal eingerichtet sind und danach einfach laufen.

Eigene Workflows mit dem Flow Editor bauen 

Die drei Workflows oben sind Beispiele aus der Xentral Workflow-Bibliothek. Diese enthält rund 70 vorgefertigte Typen, die für alle Kund:innen kostenlos aktivierbar sind. Darunter findest du unter anderem: 

• Workflows, um die Auftragsabwicklung im ERP zu automatisieren

• Workflows für die Rechnungserstellung im ERP

• Workflows zum Mahnwesen automatisieren

Wenn du darüber hinaus eigene Wenn-Dann-Logiken bauen möchtest, kannst du das mit dem Xentral Flow Editor tun. Es ist eine No-Code-Oberfläche im ERP, mit der du Trigger, Bedingungen und Aktionen per Drag & Drop zusammensetzt. Der Flow Editor ist ab sofort verfügbar.

Was der Flow Editor kann:

• eigene Trigger definieren (Statuswechsel, Zeitintervall, Datenfeldänderung)

• Bedingungen verschachteln (wenn A und B, dann C – sonst D)

• Aktionen kombinieren (Statusänderung + Benachrichtigung + Datenfeld-Update in einem Schritt)

• Flows testen, bevor sie live gehen

Für wen er gedacht ist: Der Flow Editor ist für Nutzende mit technischer Affinität ausgelegt. Du musst nicht programmieren können, aber du solltest wissen, wie deine Prozesse aufgebaut sind.

Möchtest du lieber einen individuellen Workflow durch das Xentral Solution Engineering Team oder einen zertifizierten Partner umsetzen lassen, kannst du das alternativ beauftragen.

Verfügbarkeit und Kosten: Der Flow Editor ist in allen Software-Paketen verfügbar – Starter, Business, Pro und Scale. Die Nutzung läuft über Xentral Credits, die einheitliche Nutzungseinheit für Flows, Connect Jobs und API-Calls.

Wie viele Credits in deinem Service-Paket inklusive sind und was bei Überschreitung gilt, hängt von deinem gewählten Service-Paket ab (Standard, Growth oder Premium). Bibliotheks-Workflows sind für alle Kund:innen nutzbar.

Mehr Infos und einen Live-Walkthrough findest du im Webinar zum Flow Editor Launch.

Fazit: Automatisierung beginnt mit dem ersten Workflow 

Drei Workflows, drei konkrete Probleme, drei messbare Ergebnisse. ERP-Automatisierung im Alltag ist kein riesiges Strategieprojekt, sondern ein konkreter Schritt, den du heute tun kannst. Wenn du die Zeiterfassung für manuelle Arbeit im ERP reduzieren möchtest, fängst du am besten direkt mit dem ersten Workflow an.

Welcher Workflow passt zu deinem Betrieb? Schau dir die vollständige Xentral Workflow-Bibliothek an – oder lass uns gemeinsam herausfinden, wo bei dir der größte Hebel liegt.