Sport Bargfrede: Eine zentrale Datenbasis sorgt für mehr Effizienz und Wachstum

Das Familienunternehmen aus dem kleinen Ort Zeven in Niedersachsen hat sich auf den Vertrieb und die Individualisierung von Sport- und Teambegleitung spezialisiert. Aus dem klassischen Einzelhändler mit einem Ladengeschäft ist mittlerweile ein Multichannel-Unternehmen geworden. Das digitale Angebot hat sich über die Jahre stark entwickelt. Sport Bargfrede betreibt drei zielgruppenspezifische Onlineshops, einen Amazon-Shop und bietet individuelle Fanshop-Lösungen für Vereine an.

Effiziente Multichannel-Strategie dank zentraler Unternehmenssteuerung

Sport Bargfrede stieß mit der Zeit immer mehr auf Hürden, die die Umsetzung einer effizienten Multichannel-Strategie und weiteres Unternehmenswachstum behinderten. Der Schwerpunkt der Individualisierung von Sport- und Teambegleitung zieht einen großen Beratungsbedarf nach sich. Auftragseingänge über unterschiedliche Kanäle machen das beratungsintensive Geschäft nicht einfacher.

Sport Bargfrede fiel es mit den bisherigen Lösungen immer schwerer, den Überblick über die Aufträge zu behalten. Die Einbindung von Xentral als Singe Source of Truth sorgt im Unternehmen für eine zentrale Datenbasis. Dies verringert den Arbeitsaufwand für das Unternehmen enorm. Aufträge können jederzeit überblickt, die Bearbeitung automatisiert und Prozesse optimiert werden.

Ein ausufernder Tech-Stack bremste das Wachstum des Unternehmens

Das in zweiter Generation geführte Unternehmen arbeitete lange Zeit mit Insellösungen für verschiedene Aufgaben. Die Individualisierung von Begleitung bedarf einer individuellen Beratung und ist sehr zeitintensiv. Aufträge kamen über unterschiedliche Kanäle wie beispielsweise Telefon, E-Mail und Onlineshop. Durch eine Auftragsverwaltung über zwei getrennte Systeme stieg der Arbeitsaufwand mit dem weiteren Unternehmenswachstum enorm an. 

“Wir arbeiten mit zwei Systemen, die Aufträge verwalten. Das wollten wir gern in einem System gebündelt haben. Wir versprechen uns da eine deutlich bessere Übersicht und eine ganzheitliche Bearbeitung.”
⁠– Jenning Bargfrede, Geschäftsführer Sport Bargfrede

Die fehlende zentrale Datenbasis sowie eine rudimentäre Warenwirtschaft sorgten immer mehr für Wachstumsschmerzen und geringe Effizienz. Durch die unterschiedlichen Systeme verzeichnete Sport Bargfrede einen großen manuellen Arbeitsaufwand. Warenflüsse im Unternehmen mussten manuell erfasst und verbucht werden. 

Eine weitere Hürde für das Unternehmen waren fehlende Analysemöglichkeiten der unterschiedlichen Absatzkanäle. Die Betrachtung zu Umsatz und Performance der Kanäle war mit den bisherigen Systemen immer nur zum Jahresende möglich.  

Dank Xentral als zentrale Unternehmenssteuerung zurück auf der Überholspur

Die bisherigen Insellösungen haben für ihren individuellen Zweck gut funktioniert. Allerdings war großer manueller Aufwand nötig, um Informationen aus unterschiedlichen Systemen zu erhalten. Dieser Umstand passte nicht mehr zur Multichannel-Strategie des Unternehmens. Damit Aufträge aus verschiedenen Kanälen gebündelt und schnell sowie zur Zufriedenheit der Kundinnen und Kunden bearbeitet werden können, benötigt das Unternehmen eine zentrale Datenbasis.

“Neben dem großen manuellen Arbeitsaufwand seites der Warenflüssen wussten wir nie genau, welcher Absatzkanal wie gut oder schlecht performt. Wir haben immer erst am Jahresende grob gesehen, wo wir welches Geld verdient haben. Ich möchte gern sehen, wo die Renditen stark sind und welche Kanäle wir weiter ausbauen oder welche Geschäftsbereiche wir eher vernachlässigen können.” 
⁠– Jenning Bargfrede, Geschäftsführer Sport Bargfrede

Xentral bietet Sport Bargfrede die Möglichkeit, Geschäftsprozesse aus einer Software heraus zu steuern. Als Single Source of Truth bündelt die Business Software alle Daten aus den unterschiedlichen Unternehmensbereichen – vom Order Management über die Warenwirtschaft bis hin zum Fulfillment. Dies ermöglicht die Automatisierung sowie die Optimierung einzelner Geschäftsprozesse. 

Dank der umfangreichen Analyse- und Reportingfunktionen ist es dem Unternehmen möglich, Ad-Hoc-Analysen durchzuführen und wichtige Kennzahlen jederzeit einzusehen. Das ermöglicht bessere strategische Entscheidungen hinsichtlich der Lagerführung und der Absatzkanäle. 

Das Xentral ERP sorgt für weniger Aufwand und mehr Zeit für die Kund:innen

Sport Bargfrede migrierte vom bisherigen ERP-System und Shopware 5 zu Shopware 6 und Xentral. Dank der Xentral Connect-Technologie mit der Xentral App war diese Migration einfach und ohne lange Downtime erledigt. Zunächst mussten lediglich historische Daten aus dem Shop zu Xentral transferiert werden. Anschließend erfolgte die Einrichtung von Shopware 6 in der Xentral App und die Anbindung an das Xentral ERP. Dank der einfachen Integration können nun Daten zu Artikeln, Bestellungen und Tracking-Infos automatisch zwischen Shopware 6 und Xentral ausgetauscht werden. 

 “Die Übersichtlichkeit und Suche nach Informationen gestaltet sich sehr viel einfacher. Das kommt den Mitarbeitern und im Endeffekt dem Unternehmen zugute und ist ein großer Vorteil von Xentral.” 
⁠– Jenning Bargfrede, Geschäftsführer Sport Bargfrede

Der Aufwand, Informationen aus den vorherigen Insellösungen zu erhalten, konnte dank Xentral enorm reduziert werden. Das Xentral ERP bündelt alle nötigen Informationen und ermöglicht die Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen. Mit dem automatischen Bestellwesen werden Prozesse verschlankt und es ist spürbar weniger Papier im Umlauf. Damit sank die Fehlerquote und Sport Bargfrede erreichte eine deutlich bessere Servicequalität. 

Das benutzerfreundliche Design der Business Software macht die Arbeit mit der Software für alle Beteiligten im Unternehmen einfacher und verringert den Aufwand zur Einführung neuer Mitarbeiter.